Contoh Surat Pernyataan Kehilangan Faktur

Surat Pernyataan Kehilangan Faktur

Kehilangan dokumen atau surat-surat berharga dapat dialami oleh siapa saja. Saat ada dokumen penting hilang, maka hal yang harus segera dilakukan adalah membuat surat pernyataan kehilangan.

Surat pernyataan kehilangan merupakan dokumen dengan nilai legalitas yang menyatakan hilangnya barang atau dokumen berharga. Salah satu dokumen yang mungkin saja hilang adalah surat bukti transaksi seperti nota, bon atau faktur.

Secara khusus, artikel ini akan mengulas surat kehilangan dokumen faktur beserta contohnya, dan langkah yang perlu Anda lakukan saat kehilangan faktur.

Sebelum membahas lebih jauh mengenai contoh surat pernyataan kehilangan faktur, mari simak hal-hal yang harus dipersiapkan sebelum membuatnya.

Baca juga: Manfaat e-Faktur bagi PKP, Pemerintah dan Lingkungan

Hal yang Harus Diperhatikan Sebelum Membuat Surat Pernyataan Kehilangan

Beberapa hal yang harus Anda perhatikan saat kehilangan dokumen faktur di antaranya:

1. Usahakan untuk mencari lebih dahulu fotokopi faktur yang hilang. Sebagai langkah pencegahan, Anda juga dapat memfotokopi surat-surat berharga yang Anda miliki, termasuk faktur.
2. Jika faktur ini diperlukan dalam transaksi yang cukup besar, Anda perlu untuk meminta surat keterangan hilang dari kantor polisi terdekat.
3. Bawa semua persyaratan yang dibutuhkan. Biasanya, pihak kepolisian akan meminta identitas Anda sebagai pelapor.
4. Siapkan keterangan yang harus Anda sampaikan kepada polisi, seperti tanggal, lokasi dan kronologi hilangnya faktur Anda.

Setelah mengetahui beberapa hal di atas, ini sejumlah keterangan yang harus Anda tuliskan dalam Surat Pernyataan Kehilangan Faktur :

• Kop Surat Pernyataan
• Nama: Berisi nama pihak yang mengalami kehilangan faktur
• Jabatan: Jabatan Anda dalam organisasi tempat melakukan transaksi
• Perusahaan:  Nama perusahaan di mana Anda melakukan transaksi
• Dokumen:  Jenis dokumen dalam hal ini faktur
• Nomor: Berisi nomor faktur yang hilang
• Tanggal: Tanggal kehilangan faktur
• Rincian:  Berisi rincian data yang ada dalam faktur seperti jumlah, jenis/ nama barang, dan informasi lainnya

Contoh Surat Pernyataan Kehilangan untuk Dokumen Faktur

Pada bagian di atas, Anda sudah mengetahui mengenai bagian-bagian penting yang harus ada dalam contoh surat pernyataan kehilangan dokumen faktur. Berikut ini contoh format surat kehilangan yang dapat dipelajari:

Jakarta, 11 Januari 2018
Kepada YTH,
Toko Sportskita
Jakarta Barat

Dengan hormat,
Bersama ini kami beritahukan bahwa telah terjadi kehilangan faktur dengan data sebagai berikut:

Faktur ini hilang atas kesalahan pihak kami, maka dari itu kami mengeluarkan Surat Pernyataan Kehilangan Faktur ini sekaligus menyatakan bahwa Surat ini menjadi pengganti hilangnya faktur sesuai dengan nomor faktur dan jumlah yang tertera diatas.

Dengan demikian kami menyatakan bahwa Jika dikemudian hari ditemukan kembali, maka tagihan tersebut sudah tidak berlaku sebagai bukti tagihan lagi. Untuk itu kami mohon kerjasama dari pihak Toko Sportskita untuk membantu proses pembayaran faktur tersebut. Apabila ada pihak yang menagih ke toko dengan faktur tersebut, kami anggap tidak berlaku. Kami mohon maaf sebesar-besarnya atas kejadian ini.

Demikian surat pernyataan kehilangan faktur ini kami buat, atas kerjasamanya kami ucapkan terima kasih.

Hormat Kami,

Sugeng Junaidi
PT Sportsbersama

Demikian contoh surat pernyataan kehilangan faktur yang dapat Anda gunakan ketika mengalami kehilangan dokumen faktur karena suatu hal atau musibah. Namun, usahakan untuk menyimpan dokumen-dokumen berharga dengan sebaik mungkin guna menghindari kerusakan maupun kehilangan.

Kelola faktur pajak dan invoice bisnis Anda dengan menggunakan e-Faktur OnlinePajak. Sebagai mitra resmi DJP, OnlinePajak merupakan aplikasi berbasis web yang menggunakan media penyimpanan berbasis cloud sehingga seluruh data dapat tersimpan dengan baik dan memudahkan penggunanya untuk mengakses data kapan saja, di mana saja.

Tidak hanya itu, OnlinePajak juga telah bersertifikasi keamanan tingkat tinggi yang menjamin data pengguna aman.

Selain itu, OnlinePajak menghadirkan berbagai fitur dan solusi yang menjawab kebutuhan bisnis Anda, terutama dalam pengelolaan faktur pajak dan transaksi bisnis. Hubungi sales OnlinePajak untuk mengetahui informasi lebih lanjut.