Perusahaan dagang yang telah menjadi Pengusaha Kena Pajak (PKP) memiliki kewajiban untuk memungut PPN dari setiap transaksi penjualannya. Proses ini melibatkan penerbitan Faktur Pajak Keluaran. Selain memungut PPN, PKP dapat mengkreditkan faktur pajak masukan dari pembelian yang mereka lakukan dari PKP lainnya. Proses administrasi melibatkan alur dari transaksi hingga pengajuan Surat Pemberitahuan Masa PPN (SPT Masa PPN).
Faktur pajak dikelola dalam sebuah bagian/divisi dalam perusahaan yang bernama “Divisi Keuangan/Finance Division”. Dalam divisi tersebut ada beberapa bagian yaitu:
1. Bagian Finance (dikepalai Manajer Finance), dibawahnya ada yang mengurus Account Receivable (Staff AR) & Account Payable (Staff AP)
2. Bagian Accounting (dikepalai Manajer Accounting), dibawahnya ada yang mengurus Accounting (Staff Accounting) & Pajak (Supervisor Pajak & Staff Pajak)
Untuk faktur pajak keluaran, administrasi dimulai oleh staff AR. Staff AR akan membuat invoice penjualan di dalam aplikasi pembuatan invoice, kemudian aplikasi ini akan terhubung langsung dengan staff pajak yang akan langsung membuat faktur pajak di aplikasi e-Faktur. Aplikasi pembuatan invoice ini dapat langsung memproduksi file CSV untuk langsung diimpor oleh staff pajak ke dalam aplikasi e-Faktur. Setelah jadi, invoice penjualan dan faktur pajak keluaran akan dikirimkan kepada customer sesuai jadwal yang sudah ditentukan. Pajak keluaran sendiri sudah langsung otomatis tercatat di aplikasi e-Faktur pada setiap hari.
Untuk faktur pajak masukan, administrasi dimulai oleh staff AP. Staff AP yang akan menerima faktur pajak masukan (bersama invoice pembelian) kemudian menginput di aplikasi perekaman invoice di perusahaan. Setelah selesai direkam, faktur pajak masukan tersebut kemudian akan diberikan kepada staff pajak, untuk dapat direkam ke dalam aplikasi e-Faktur. Perekamannya sendiri menggunakan scanner barcode e-Faktur yang akan kemudian jadi dalam format CSV yang akan direkam dalam aplikasi e-Faktur.
Setelah mencatat faktur pajak keluaran dan masukan di aplikasi e-Faktur, tugas supervisor pajak melibatkan rekonsiliasi dengan general ledger sebelum menentukan kurang bayar/lebih bayar PPN dan membuat SPT Masa PPN. Rekonsiliasi terutama fokus pada kesesuaian antara faktur pajak masukan dan general ledger. Pentingnya langkah ini terletak pada keharmonisan jumlah faktur pajak masukan dalam e-Faktur (SPT Masa PPN) dengan jumlah pajak masukan dalam general ledger pada periode yang sama. Tujuannya adalah menghindari selisih antara SPT Masa PPN dan General Ledger, mengurangi risiko selama pemeriksaan pajak.
Agar dapat lebih jelas, akan Kami berikan contoh:
Sebuah faktur pajak masukan bersama invoice pembelian yang tertanggal 30 Mei 2017, baru perusahaan terima pada tangal 5 Juni 2017. Faktur pajak masukan tersebut akan dicatat secara accounting pada tanggal 5 Juni 2017, dan juga akan dicatat dalam aplikasi e-Faktur sebagai pajak masukan masa Juni 2017. Hal ini dimungkinkan, karena sesuai peraturan, faktur pajak masukan dapat dikreditkan maksimal 3 bulan.
Baca juga: Ragam Cara Membuat Faktur Penjualan
Demikian yang dapat saya sampaikan. Pada akhirnya, yang saya tulis diatas adalah berdasarkan pengalaman saya di perusahaan dagang tempat bekerja saya sekarang. Pada kenyataannya, bisa saja praktek yang terjadi berbeda. Bisa ada lebih sedikit yang mengelola faktur pajak, dan bisa juga lebih banyak. Yang terpenting adalah semua faktur pajak penjualan dan faktur pajak masukan agar dapat dikelola dengan baik, agar pada ujungnya menjadi SPT Masa PPN yang dilaporkan, untuk kepatuhan Wajib Pajak.
OnlinePajak sebagai aplikasi yang telah terintegrasi dan menjadi mitra resmi Direktorat Jenderal Pajak dalam hal pengelolaan perpajakan baik individu maupun badan. Anda bisa dengan mudah mengelola invoice dan faktur pajak, mengirimkannya ke lawan transaksi secara instan, membayar SPT Masa PPN dengan cepat dan nyaman, dan anda juga dapat melakukan pembayaran invoice yang mudah dan aman, hanya dalam sekali klik! Hubungi sales kami untuk informasi lebih lanjut mengenai pengelolaan PPN maupun layanan lain yang sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda.