Surat Edaran Dirjen Pajak - SE 462/PJ./2000

Sehubungan dengan rencana perubahan organisasi Direktorat Jenderal Pajak yang mulai efektif sejak 1 Januari 2001, dipandang perlu adanya petunjuk pelaksanaan persiapan pemecahan/reorganisasi KPP dan KP PBB tertentu serta penggabungan Karikpa ke dalam unit KPP. Persiapan tersebut meliputi persiapan perubahan organisasi, pemisahan Master File (MF) dan pemisahan berkas WP. Agar pelayanan kepada masyarakat/WP tidak terganggu dengan proses persiapan/pelaksanaan perubahan organisasi tersebut, maka pekerjaan rutin harus tetap dilaksanakan sesuai dengan ketentuan.

Untuk mempersiapkan pelaksanaan perubahan organisasi tersebut KPP, KP PBB, dan Karikpa diminta segera mengambil langkah-langkah persiapan sebagai berikut :

ADMINISTRASI PADA KARIKPA
1. Administrasi Pemeriksaan
  Tim persiapan pelaksanaan reorganisasi pada Karikpa melaksanakan persiapan administrasi berkas yang ada pada TU Pemeriksaan meliputi :
  1. Melakukan Pembenahan, Inventarisasi, dan pengelompokan berkas pemeriksaan :
    1. Berkas KKP untuk masing-masing WP per tahun pajak digabung dalam satu berkas termasuk di dalamnya surat-surat yang berkaitan dengan WP;
    2. Pemisahan berkas sebagaimana dimaksud butir a per KPP di mana WP akan diadministrasikan;
    3. Setiap berkas KKP untuk masing-masing WP agar dibuatkan daftar isi berkas (formulir 1).
  2. Melakukan inventarisasi buku register dan arsip berkas/data WP dari KPP;Arsip berkas/data WP dari KPP yang telah selesai diperiksa segera dikembalikan ke KPP terkait.
  3. Melakukan Inventarisasi LP2 dan DKHP :LP2 atas pemeriksaan yang telah selesai, segera dibuatkan DKHP dan dikirimkan ke Direktorat Pemeriksaan Pajak.
  4. Melakukan penataan arsip berkas lainnya seperti :
    – Buku register dan arsip peminjaman berkas/data ke KPP;
    – Buku register SPPP;
    – Buku register Hasil pemeriksaan;
    – Arsip bon berkas KKP/LPP oleh pemeriksa;
    – Arsip Laporan Kinerja, Laporan Bulanan, dan Laporan Triwulanan;
    – Arsip penugasan ke Ketua Kelompok;
    – Arsip laporan hasil pemeriksaan Inspektorat Jenderal;
  – Arsip tindak lanjut pemeriksaan Inspektorat Jenderal. Semua arsip tersebut akan dikirim/disimpan di KPP terkait yang terdekat pada saat serah terima.
  1. Memfoto kopi register SPPP, register peminjaman berkas, dan register hasil pemeriksaan untuk pemeriksaan yang belum selesai sampai dengan penutupan Karikpa dan dikirimkan ke KPP terkait bersamaan dengan pengiriman berkas lainnya.
  2. Mempercepat penyusunan Laporan KP.Rikpa triwulan yang terakhir.
2. Administrasi Kepegawaian.
  Tim Persiapan Pelaksanaan Reorganisasi pada Karikpa melaksanakan persiapan administrasi Kepegawaian meliputi :
  1. Inventarisasi dan pembenahan berkas kepegawaian untuk setiap pegawai, dalam satu berkas dan dibuat daftar isi, yang selanjutnya akan dikirim ke unit organisasi dimana masing-masing pegawai ditempatkan.
  2. Penataan arsip berupa :
    – Laporan bulanan, triwulanan dan tahunan;
    – DUPAK dan KP.KOM.3;
    – Surat masuk dan keluar; dibuatkan daftar isi untuk setiap berkas. Semua berkas tersebut akan diserahkan ke KPP terkait yang terdekat. Khusus untuk arsip DUPAK dan KP.KOM.3 atas nama Fungsional Pemeriksa yang masih aktif pada Karikpa yang bersangkutan diserahkan kepada Fungsional Pemeriksa yang bersangkutan. Sedangkan DUPAK dan KP.KOM3 atas nama Fungsional Pemeriksa yang sudah pindah dikirim/disimpan di KPP terdekat.
3. ADMINISTRASI KEUANGAN DAN RUMAH TANGGA
  Tim Persiapan Pelaksanaan Reorganisasi pada Karikpa melaksanakan persiapan administrasi Keuangan dan Rumah Tangga meliputi :
  1. Inventarisasi dan pembenahan arsip keuangan
    1. Arsip berkas per mata anggaran per tahun digabung dalam satu berkas dan dibuatkan daftar isi;
    2. Buku-buku berkaitan dengan Bendaharawan digabung dalam satu berkas dan dibuatkan daftar isi.
  2. Inventarisasi dan pembenahan arsip rumah tangga
    1. Arsip berupa surat masuk, surat keluar, Daftar Inventaris Ruangan, Kartu Inventaris Barang, Laporan Mutasi Barang Triwulanan dan Laporan Tahunan, digabung dalam satu berkas dan dibuatkan daftar isi;
    2. Arsip penting berupa perijinan/kepemilikan digabung/diamankan dalam satu berkas (IMB, Sertifikat, STNK, BPKB). Semua berkas tersebut akan dikirim/disimpan di KPP terkait yang terdekat pada saat serah terima.
4. Administrasi berkas pada Tenaga Fungsional Pemeriksa Pajak.Kelompok Tenaga Fungsional Pemeriksa Pajak bertugas :
  1. Melakukan inventarisasi dan pembenahan berkas yang dipinjam dari WP dan berkas WP dari KPP.
  2. Mengembalikan berkas yang dipinjam dari WP/KPP, apabila pemeriksanya telah selesai. Apabila pada saat Karikpa dibubarkan terdapat pemeriksaan yang belum selesai, akan diatur kemudian.

ADMINISTRASI PADA KPP
Tim Persiapan Pelaksanaan Reorganisasi pada KPP melaksanakan persiapan pemecahan administrasi meliputi :

Melakukan pemutakhiran Master File
1. Seluruh KPP harus menyesuaikan data identitas WP sesuai dengan SPT terakhir dan atau lampiran perubahan identitas WP.
2. Memastikan alamat dan identitas WP bagi SPT Kempos dan WP Non Efektif dan mengadakan perubahan identitas WP dalam Master File Lokal sesuai dengan keadaan yang sebenarnya.
3. Butir a dan b harus dilakukan terutama pada identitas WP. Kode wilayah dan kode KLU harus lengkap dan benar, dan kode wilayah agar disesuaikan denganyang diterapkan pada KP PBB. Pemutakhiran identitas WP harus diselesaikan paling lambat 30 November 2000.
Persiapan pemecahan Master File pada KPP yang akan dipecah :
1. Setelah melakukan pemutakhiran Master File pada butir 1, KPP akan menerima program pemecahan Master File dari Pusat PDIP dan selanjutnya melakukan pemecahan Master File sesuai dengan wilayah kerjanya.
2. Melakukan koordinasi dengan Pusat PDIP dalam pemecahan Master File.

Persiapan Pemisahan Berkas WP pada KPP yang akan dipecah :

Memberi tanda seluruh berkas WP menurut wilayah kerja KPP berdasarkan Master File Lokal yang telah dimutakhirkan sesuai dengan rancangan Keputusan Menteri Keuangan RI tentang perubahan organisasi DJP, meliputi :

1)	Berkas Induk di Seksi TUP;
2)	Berkas pengawasan pembayaran masa dan berkas pemeriksaan serta berkas surat/dokumen di seluruh Seksi PPh dan Seksi PPN;
3)	Berkas penagihan secara lengkap dan berkas surat/dokumen lainnya di Seksi Penagihan,
4)	Berkas data WP di Seksi PDI;
5)	Berkas keberatan dan berkas surat/dokumen lainnya di Seksi Penerimaan dan Keberatan.

Mengecek/melengkapi Daftar Isi Berkas pada setiap berkas sebagaimana tersebut pada huruf a diatas;
Membuat Daftar Berkas yang akan masuk dalam wilayah kerja KPP lain sebagai lampiran Berita Acara Serah Terima Berkas ke KPP Baru;
Tim Persiapan Pelaksanaan Reorganisasi bertanggung jawab atas kelengkapan berkas sesuai dengan Daftar Isi berkas;

Pelaksanaan Pekerjaan Rutin
1. Menyempurnakan perekaman seluruh surat keputusan keberatan, banding dan Peninjauan Kembali atas surat ketetapan pajak (skp);
2. Menyempurnakan perekaman seluruh data/alat keterangan di seksi PDI;
3. Menyempurnakan administrasi penagihan dengan melakukan perekaman skp yang belum dilakukan perekaman atau yang penerbitannya melalui proses manual agar dapat dipastikan semuanya sudah direkam di dalam basis data tabel penagihan.
4. Menyelesaikan kegiatan penagihan aktif sampai tuntas (pelunasan/surat paksa/SPMP) sebelum akhir tahun 2000 bagi tunggakan pajak yang daluwarsa penagihannya sampai dengan 31 Maret 2001;
5. KPP lama bertanggung jawab menyelesaikan proses pelayanan dan tugas-tugas yang ada hubungannya dengan batas waktu penyelesaian/daluwarsa sampai dengan 31 Maret 2001.

ADMINISTRASI PADA KP PBB YANG DIPECAH
Tim Persiapan Pelaksanaan Reorganisasi pada KP PBB melaksanakan persiapan administrasi sebagai berikut :
1. Melakukan pemutakhiran Basis Data dan Sistem Komputer
  1. Melakukan inventarisasi lokasi basis data SISMIOP untuk wilayah kerja yang akan menjadi wewenang kantor baru harus diselesaikan paling lambat 30 November 2000.
  2. Melakukan koordinasi dengan Kantor Pusat c.q. Direktorat Pajak Bumi dan Bangunan tentang proses persiapan pemisahan basis data SISMIOP.
2. Melakukan persiapan pemisahan/pengiriman Berkas Objek dan Subjek Pajak berupa :
  1. Surat Pemberitahuan Objek Pajak (SPOP) dan dokumen pendukungnya;
  2. Daftar Himpunan Ketetapan Pajak (DKHP) di Seksi Penetapan;
  3. Daftar Hasil Rekaman (DHR) di Seksi Pengolahan Data dan Informasi;
  4. Struk Surat Tanda Terima Setoran (STTS) di Seksi Penerimaan dan Penagihan;
  5. Arsip pelayanan berupa berkas pembetulan di Seksi Penetapan, berkas mutasi objek/subjek pajak di Seksi Pendataan dan Penilaian serta berkas keberatan dan pengurangan di Seksi Keberatan dan Pengurangan;
  6. Berkas hasil penilaian individual di Seksi Pendataan dan Penilaian;
  7. Peta blok, peta kelurahan, dan peta ZNT di Seksi Pendataan dan Penilaian;
  8. Buku Klasifikasi Nilai Jual Objek Pajak (NJOP);
  9. Surat Setoran BPHTB (SSB) dan berkas administrasi yang terkait dengan BPHTB di Seksi Penerimaan dan Penagihan dan Seksi Penetapan;
  10. Berkas lainnya dalam administrasi pengelolaan objek pajak PBB.
3. Pelaksanaan Pekerjaan Rutin
  1. Menyempurnakan administrasi tunggakan dan perekaman Struk STTS;
  2. KP PBB lama bertanggung jawab menyelesaikan proses pelayanan dan tugas-tugas yang ada hubungannya dengan batas waktu penyelesaian/daluwarsa sebelum 31 Maret 2001.
LAIN-LAIN
1. Pelayanan dengan batas waktu penyelesaian sebelum saat pemecahan kantor agar diberi perhatian khusus sehingga dapat diselesaikan tepat waktu.
2. Hal-hal khusus atau yang belum diatur dalam Surat Edaran ini, akan diatur lebih lanjut.

Demikian untuk dilaksanakan.

DIREKTUR JENDERAL PAJAK,

ttd

MACHFUD SIDIK

Surat Edaran Dirjen Pajak – SE 462/PJ./2000