Sekilas Tentang Invoice
Invoice atau faktur adalah dokumen komersial yang diterbitkan oleh penjual dan diberikan kepada pembeli berkaitan dengan transaksi bisnis. Dalam dokumen tersebut umumnya berisikan informasi seperti jenis produk, jumlah produk, dan harga yang disepakati, serta skema pembayaran untuk transaksi tersebut.
Pengertian lainnya, invoice adalah daftar barang kiriman yang dilengkapi dengan nama, jumlah, dan harga yang harus dibayar pembeli atau pemesan.
Jadi dengan kata lain, invoice adalah dokumen penagihan yang diterbitkan penjual kepada pembeli atas suatu transaksi penjualan, yang berisi informasi berkaitan dengan transaksi tersebut.
Fungsi Invoice
Berdasarkan definisinya, invoice berfungsi sebagai alat untuk menagih pembayaran kepada pembeli atas transaksi yang terjadi.
Selain itu, invoice berfungsi untuk mencatat transaksi yang terjadi antara penjual dan pembeli. Pencatatan ini umumnya dilakukan pada jurnal akuntansi untuk keperluan laporan keuangan, serta membantu melacak posisi keuangan perusahaan.
Invoice juga berfungsi sebagai bukti valid terjadinya transaksi.
Baca Juga: Serba-Serbi Invoice dalam Dunia Usaha yang Perlu Anda Pahami
Jenis-Jenis Invoice
Ada berapa jenis invoice dalam dunia bisnis? Faktanya, ada sekitar 26 jenis invoice dengan fungsi yang berbeda-beda. Mari menguliknya lebih lengkap di sini.
- Invoice Standar
Invoice standar adalah jenis invoice yang paling umum digunakan dalam transaksi bisnis. Invoice jenis ini memuat informasi seperti nomor invoice, nama dan informasi pembeli, jenis produk dan jumlah pembelian, total harga yang harus dibayarkan serta informasi pembayaran.
- Commercial Invoice
Faktur komersial adalah invoice yang diterbitkan untuk transaksi bisnis proyek besar dalam transaksi internasional. Namun pada praktiknya, invoice komersial ini menyerupai invoice standar pada umumnya.
- Sales Invoice
Sales invoie adalah faktur penjualan yang diterbitkan oleh penjual kepada pembeli. Informasi yang dimuat dalam dokumen ini tidak jauh berbeda dengan invoice standar.
- Purchase Invoice
Purchase invoice adalah faktur yang diterbitkan oleh penjual kepada pembeli sebagai bukti pembelian telah dilakukan. Berbeda dengan sales invoice, purchase invoice diberikan di tengah transaksi untuk menunjukkan jumlah barang, diskon, total harga yang harus dibayar kepada pembeli.
- Proforma Invoice
Proforma invoice adalah faktur ringkasan yang diterbitkan oleh penjual dan dikirimkan kepada pembeli sebelum pengiriman barang dan/atau pengerjaan jasa. Berdasarkan definisinya, dokumen invoice ini umumnya digunakan sebagai faktur sementara dengan kutipan. Dalam kasus lain, penjual menerbitkan proforma invoice saat pembeli melakukan pembayaran di muka.
- Interim Invoice
Interim invoice sering disebut juga sebagai faktur sementara, yaitu jenis faktur yang diperuntukkan untuk transaksi dengan metode pembayaran cicilan. Jadi, pihak penjual mengirimkan interim invoice secara bertahap setiap kali pembeli melakukan pembayaran cicilan.
- Consular Invoice
Invoice konsuler umumnya diterbitkan pada transaksi ekspor-impor. Namun sebelum terjadi penyerahan invoice, pihak penjual akan meminta persetujuan tertulisa dari atase perdagangan dari negara yang melakukan transaksi.
- Pending Invoice
Pending Invoice atau faktur yang tertunda adalah faktur yang digunakan untuk menunjukkan draft faktur yang akan diterbitkan kepada pembeli. Dengan kata lain, pending invoice berfungsi sebagai pratinjau. Karena bersifat pratinjau, isi informasi dalam dokumen ini tidak lengkap, seperti tidak ada nomor faktur. Isinya pun dapat berubah selama belum kesepakatan antara penjual dan pembeli.
- Final Invoice
Ini adalah jenis invoice yang dikirimkan setelah transaksi selesai. Jadi, penjual menerbitkan invoice final kepada pembeli, yang berisikan informasi mengenai jumlah barang dan harga akhir yang disepakati, jumlah uang yang terutang, tanggal jatuh tempo, dan metode pembayaran yang disepakati.
- Past Due Invoice
Jenis invoice ini diterbitkan oleh penjual untuk pembeli karena pihak pembeli telat melakukan pembayaran sesuai tanggal yang telah disepakati. Jadi, invoice ini menjadi alat pengingat dan juga penagih pembayaran kepada pembeli. Isi dokumen ini meliputi informasi transaksi sekaligus pengingat total harga yang harus dibayar, tanggal jatuh tempo, dan metode pembayaran.
- Faktur Kolektif
Faktur kolektif adalah dokumen yang mencakup lebih dari 1 faktur, umumnya digunakan ketika penjual menyediakan beberapa barang yang berbeda. Faktur kolektif ini dapat diberikan pada pembeli yang rutin berbelanja atau bertransaksi dalam suatu periode. Jadi, penjual dapat memberikan faktur kolektif di akhir suatu periode kepada pembeli tersebut.
- Faktur Berulang
Berbeda dengan faktur kolektif, faktur berulang adalah invoice yang diterbitkan dan dikirimkan secara berkala untuk barang/jasa yang sama, dengan total tagihan yang sama, kepada pembeli yang sama. Contoh faktur ini adalah invoice tagihan berlangganan layanan internet bulanan.
- Faktur Elektronik
Faktur elektronik atau e-Faktur adalah faktur yang diterbitkan melalui sebuah aplikasi elektronik sehingga hasilnya berupa dokumen elektronik. Faktur jenis ini dapat langsung dikirimkan ke pembeli melalui email sehingga tidak perlu mencetaknya lagi.
- Faktur Digital
Faktur digital memiliki definisi yang menyerupai dengan faktur elektronik. Bedanya, faktur digital merupakan jenis faktur yang dipindai (scan) dari bentuk fisik menjadi dokumen digital, untuk kemudian dikirimkan secara digital kepada lawan transaksi.
- Faktur Pajak
Faktur pajak merupakan dokumen bukti pungutan pajak pengusaha kena pajak (PKP) yang melakukan transaksi penyerahan barang kena pajak (BKP)/jasa kena pajak (JKP) dengan lawan transaksinya. Faktur pajak menjadi bukti bahwa PKP penjual memungut pajak dari pembeli atas transaksi jual-beli yang terjadi.
Baca Juga: Faktur Pajak: Pengertian, Jenis, Fungsi & Contohnya
- Faktur Debit
Faktur debit merupakan jenis faktur yang diterbitkan ketika pembeli melakukan penambahan belanja atau adanya undercharge yang harus ditagihkan kepada pembeli.
- Faktur Kredit
Faktur kredit merupakan jenis faktur yang diterbikan saat terjadinya retur barang. Faktur kredit berfungsi untuk menambahkan sejumlah uang ke rekening pembeli.
- Mixed Invoice
Mixed invoice atau faktur campuran adalah campuran dari faktur kredit dan faktur debit. Pengusaha dapat melakukan penghitungan dari mixed invoice ini. Nilai dari keseluruhan mixed invoice ini dapat menimbulkan perubahan harga.
- Self-billing Invoice
Self-billing invoice adalah faktur yang diterbitkan oleh pihak pembeli untuk diteruskan kepada pihak penjual. Isi faktur ini umumnya sama seperti faktur standar, terdapat nama dan jumlah barang, total harga, serta metode pembayaran. Kesemua informasi transaksi tersebut merupakan hasil kesepakatan kedua belah pihak.
- Time Billing invoice
Time billing invoice adalah jenis invoice yang diperuntukkan pada transaksi berbasis waktu. Sederhananya, faktur ini berisikan transaksi berupa jasa yang dikerjakan oleh tenaga ahli atau perusahaan, dengan upah atau penghitungan nominal transaksi tergantung pada waktu yang dikeluarkan. Contohnya, seorang freelance web designer yang mengerjakan pengembangan website dengan harga jasanya adalah 200.000 per jam pengerjaan. Maka, isi fakturnya akan memuat informasi total jam pengerjaan dan total biaya yang harus dibayarkan oleh pihak yang membeli jasanya.
- Utility Invoice
Sesuai namanya, ini adalah invoice yang berisikan penagihan atas pengeluaran penggunaan utilitas, seperti gas, listrik, air, dan sebagainya. Faktur utilitas ini berfungsi untuk mengingatkan pengguna terhadap utilitas yang telah digunakan dan untuk mengingatkan pembayaran tagihan penggunaan utilitas tersebut.
- Milestone-Based Invoice
Ini adalah jenis faktur yang diterbitkan penjual untuk mengukur jumlah uang yang terutang dalam suatu periode. Sederhananya, penjual menerbitkan faktur berbasis milestone ini untuk memberi pengingat kepada pembeli atas nilai uang yang terutang dalam suatu periode.
- Miscellaneous Invoice
Jenis faktur ini digunakan untuk transaksi yang bersifat kecil atau yang tidak berkaitan dengan penjualan utama, seperti tagihan parkir, pembelian barang di warung, dan sebagainya.
Ada banyak sekali jenis invoice dalam dunia bisnis. Namun semua jenis invoice ini memiliki fungsi yang sama, yaitu sebagai bukti sah transaksi dan sebagai alat untuk menagih pembayaran.
Dalam 1 transaksi dapat membutuhkan beberapa invoice yang berbeda, beberapa di antaranya invoice standar dan faktur pajak. Kedua invoice tersebut umumnya diterbitkan menggunakan 2 aplikasi yang berbeda sehingga pengusaha harus dapat memastikan mengirim dua invoice untuk transaksi yang sama pada pembeli yang tepat. Untuk memudahkan pengelolaannya, pengusaha dapat menggunakan aplikasi bisnis yang menerbitkan invoice dan faktur pajak secara bersamaan.
OnlinePajak merupakan aplikasi bisnis yang memberikan solusi pengelolaan transaksi dan pajak bisnis untuk para pengusaha. Sebagai mitra resmi DJP, OnlinePajak memiliki sejumlah layanan dan fitur yang dapat mengoptimasi proses bisnis, salah satunya layanan Buat dan tagih invoice dengan cepat dan praktis.
Selain itu, tersedia layanan solusi otomatisasi invoice untuk pengusaha yang ingin meningkatkan produktivitas dalam hal pengelolaan invoice. Bagaimana layanan ini bekerja? Hubungi sales OnlinePajak sekarang untuk informasi selengkapnya.