Struktur dan Skala Upah, Pahami Ketentuan dan Cara Buatnya di Sini!

Apa itu Struktur dan Skala Upah?

Menurut Pasal 2 Ayat (1) Peraturan Menteri Ketenagakerjaan (Permenaker) nomor 1 Tahun 2017, pengusaha wajib menyusun struktur skala upah dengan memperhatikan golongan, jabatan, masa kerja, pendidikan, dan kompetensi pekerja.

Hal itu ditetapkan oleh pimpinan perusahaan dalam bentuk surat keputusan, yang otomatis akan berlaku bagi setiap pekerja yang mempunyai hubungan kerja dengan perusahaan bersangkutan.  

Bagi kalian para pekerja atau karyawan suatu perusahaan, perlu diingat bahwa kalian berhak mengetahui tingkatan gaji sesuai golongan jabatan kalian yang berlaku pada perusahaan tempat kalian bekerja. Karena berkaitan dengan karyawan maka informasi ini juga penting untuk diingat oleh tim Human Resource Department (HRD), yang bertugas menyampaikan tingkatan gaji yang berlaku kepada karyawan secara perorangan.

Kewajiban perusahaan untuk menyampaikan informasi struktur maupun skala gaji telah ditegaskan pemerintah dalam Pasal 8 Kepmenakertrans 1/2017.

Fungsi Struktur dan Skala Upah

Sebagian dari Anda mungkin bertanya-tanya, apa fungsi dari penyusunan struktur dan skala gaji? Perlu diketahui bahwa penyusunan struktur skala gaji berguna bagi perusahaan maupun karyawan yang bekerja pada perusahaan tersebut.

Bagi perusahaan, struktur atau skala gaji berguna sebagai pedoman untuk penetapan upah berdasarkan satuan waktu. Sementara bagi karyawan, struktur dan skala gaji bisa menjamin kepastian upah setiap pekerja serta mengurangi kesenjangan antara upah terendah dan tertinggi di perusahaan.

Baca Juga: Ini 5 Komponen Gaji yang Perlu Anda Ketahui dalam Sistem Pengupahan

3 Metode Penyusunan Struktur dan Skala Upah, Beserta Langkah Pembuatannya

Dalam Kepmenakertrans 1/2017, pemerintah telah mencantumkan contoh penyusunan struktur dan skala upah dalam lampiran yang masih menjadi bagian dari regulasi tersebut. Berikut langkah dan contoh 3 metode penyusunan struktur dan skala upah:

1. Metode Ranking Sederhana

A. Tentukan jabatan dan uraian tugas masing-masing jabatan. Contoh:

• Office Boy: bertanggung jawab atas kebersihan dan kerapian kantor, serta melaksanakan tugas yang diberikan staf umum.
• Junior Administrasi: melakukan pembayaran atau transaksi terkait kebutuhan kantor; menjaga komunikasi melalui telepon, fax, maupun email; menyimpan dan merekapitulasi berkas administrasi.
• Senior Administrasi: menyiapkan administrasi harian dan dokumen penting; menyiapkan dan mengatur rapat, seminar, atau pelatihan; serta menyiapkan laporan per semester.
• Manajer: memimpin, mengendalikan, dan mengembangkan kualitas organisasi; serta membangun kepercayaan antar karyawan
• Chief Executive Officer (CEO): menentukan arah strategis perusahaan, menciptakan jaringan bisnis, dan melaporkan perkembangan kepada dewan direksi.

B. Buat daftar jabatan dan urutkan jabatan tersebut berdasarkan uraian tugasnya dari yang termudah sampai dengan yang tersulit.

C. Buat tabel struktur dan skala upah yang terdiri dari kolom jabatan, golongan jabatan, upah terkecil, dan upah terbesar.

D. Tentukan upah terkecil untuk jabatan terendah.

E. Tentukan upah terbesar untuk jabatan terendah.

F. Tentukan upah terkecil dan upah terbesar untuk jabatan-jabatan selanjutnya, mengikuti langkah D dan E.

G. Masukan upah terkecil dan upah terbesar masing-masing jabatan ke dalam tabel struktur dan skala upah.

H. Tentukan golongan jabatan untuk masing-masing jabatan. Apabila ada jabatan yang tugas dan tanggung jawabnya relatif sama, jabatan tersebut dapat dikelompokkan dalam satu golongan jabatan.

Contoh Tabel Struktur dan Skala Upah dengan Metode Ranking Sederhana

Jabatan	Golongan Jabatan	Upah Terkecil	Upah Terbesar
Office Boy	1	Rp2,7 juta	Rp3 juta
Junior Administrasi	2	Rp3,7 juta	Rp4,5 juta
Senior Administrasi	3	Rp5,5 juta	Rp6,5 juta
Manajer	4	Rp10 juta	Rp15 juta
CEO	5	Rp25 juta	Rp40 juta

2. Metode Dua Titik

Metode dua titik adalah metode yang menghubungkan dua titik dalam bidang koordinat sumbu absis (x) yang merupakan golongan jabatan dan sumbu ordinat (Y) yang merupakan upah. Sehingga keduanya membentuk sebuah garis lurus yang mempunyai persamaan garis lurus Y= a+b(x). Garis lurus yang terbentuk dari dua titik tersebut merupakan garis kebijakan upah. Berikut langkah-langkah membuat jenjang gaji dengan metode dua titik:

1. Siapkan daftar jabatan dan upah yang terdiri dari kolom nomor urut, nama, jabatan, dan upah.
2. Urutkan upah dari yang terendah sampai dengan yang tertinggi.
3. Identifikasikan upah yang terendah dan upah yang tertinggi.
4. Tentukan jumlah golongan jabatan.
5. Buat format tabel struktur dan skala upah yang terdiri dari kolom rentang, golongan jabatan, upah terkecil, upah tengah, dan upah terbesar.
6. Tentukan rentang untuk masing-masing golongan jabatan.
7. Gunakan upah terendah sama dengan upah tengah terendah, dan upah tertinggi sama dengan upah tengah tertinggi.
8. Hitung upah tengah antara upah tengah terendah dan upah tengah tertinggi dengan menggunakan garis lurus: Y= a+b(x).
9. Hitung upah terkecil dan upah terbesar masing-masing golongan jabatan dengan menggunakan rumus:
   – Upah terkecil = 2 x upah tengah : (rentang+2)
   – Upah terbesar = (2 x upah tengah) x (rentang+1) : rentang+2

Contoh Tabel Struktur dan Skala Gaji dengan Metode Dua Titik

Jabatan	Golongan Jabatan	Klasifikasi Jabatan	Rentang Upah	Upah Terkecil	Upah Tengah	Upah Terendah
Office Boy	1	Staff	40%	Rp1,31 juta	Rp1,57 juta	Rp1,83 juta
Satpam	2	Staff	40%	Rp3,17 juta	Rp3,81 juta	Rp4,44 juta
Kasir	3	Staff	40%	Rp5,04 juta	Rp6,05 juta	Rp7,05 juta
Staf Akunting	4	Staff	40%	Rp6,90 juta	Rp8,28 juta	Rp9,66 juta
Supervisor Pembelian	5	Supervisory	70%	Rp7,79 juta	Rp10,52 juta	Rp13,25 juta
Kepala Minimarket	6	Managerial	100%	Rp8,50 juta	Rp12,76 juta	Rp17,01 juta
General Manager	7	Managerial	100%	Rp10 juta	Rp15 juta	Rp20 juta

3. Metode Poin Faktor

• Analisa Jabatan
  Tahapan ini melingkupi proses pencarian dan pengolahan data jabatan menjadi informasi jabatan yang dituangkan dalam bentuk uraian jabatan.
• Evaluasi Jabatan
  Evaluasi jabatan merupakan proses menilai, membandingkan, dan memeringkat jabatan.
• Penentuan Struktur dan Skala Gaji
  Setelah melakukan evaluasi jabatan dan menentukan poin faktor, pengusaha baru bisa menentukan struktur dan skala gaji. Tahap ini dilakukan oleh pengusaha berdasarkan kemampuan perusahaan dengan memperhatikan upah minimum yang berlaku.

Contoh Tabel Struktur dan Skala Gaji dengan Metode Poin Faktor

Jabatan	Golongan Jabatan	Klasifikasi Jabatan	Rentang Upah	Total Poin	Upah Terkecil (Rp)	Upah Tengah (Rp)	Upah Terendah (Rp)
Office Boy	1	Staff	40%	150	1.312.500	1.575.000	1.837.500
Supervisor Pembelian	5	Supervisory	70%	460	7.796.296	10.525.000	13.253.704
General Manager	7	Managerial	100%	870	10.000.000	15.000.000	20.000.000

Perlu diketahui pengusaha dapat memilih metode penyusunan struktur dan skala gaji yang lain sesuai dengan kondisi perusahaan masing-masing. Dengan kata lain, pengusaha tidak diwajibkan untuk mengikuti contoh penyusunan struktur dan skala upah sebagaimana tercantum dalam Kepmenaker 1/2017.

Jangan Lupa Bayar Pajak Penghasilan Karyawan

Berbicara tentang gaji atau upah karyawan, pengusaha dan tim HRD juga wajib tahu tentang potongan pajak penghasilan (PPh) yang diambil dari gaji karyawan. Jenis pajak ini masuk dalam kategori PPh Pasal 21.

Untuk perhitungan PPh Pasal 21 karyawan, biasanya akuntan atau staf payroll menggunakan excel, lalu membuat Surat Pemberitahuan Tahunan (SPT) PPh dengan software e-SPT dari DJP. Namun cara ini akan sangat memakan waktu Anda dan tidak efisien.

Perlu diketahui, untuk mempermudah pengelolaan pajak karyawan, aplikasi berbasis website yakni OnlinePajak telah memiliki fitur PPh 21, yang memungkinkan Anda untuk menghitung, setor, hingga lapor PPh 21 dalam satu apliksi terintegrasi. Anda tidak perlu hitung gaji dan pajak penghasilan karyawan secara manual lagi menggunakan excel.

Fitur penghitungan otomatis PPh 21 pada aplikasi OnlinePajak bahkan juga bisa menghitung serta potongan iuran BPJS bagi karyawan tetap dan tidak tetap, hingga pembetulan SPT Masa PPh Pasal 21 secara akurat dan otomatis.

Aplikasi PPh 21 OnlinePajak sudah disahkan oleh DJP sebagai aplikasi alternatif resmi penyedia e-SPT dan e-filing secara gratis dengan Surat Keputusan Nomor KEP-193/PJ/2015.

Baca Juga: Bingung Membuat Format Slip Gaji? Cari Tahu di Sini! 

Sanksi bagi Perusahaan yang Tidak Menyusun Struktur Skala Upah

Dalam Pasal 12 Kepmenaker 1/2017 pemerintah menegaskan, bahwa pengusaha yang tidak menyusun struktur dan skala upah, serta tidak memberitahukan kepada seluruh pekerja, akan dikenai sanksi administratif. Sebagaimana tercantum dalam Pasal 59 Peraturan Pemerintah (PP) Nomor 78 tahun 2015 tentang Pengupahan. Sanksi yang diberikan berupa:

• Teguran tertulis.
• Pembatasan kegiatan usaha.
• Penghentian sementara sebagian atau seluruh alat produksi.
• Pembekuan kegiatan usaha.

Referensi: 

• Peraturan Menteri Ketenagakerjaan (Permenaker) nomor 1 Tahun 2017
• Peraturan Pemerintah (PP) Nomor 78 tahun 2015 tentang Pengupahan