Tentang Outstanding Invoice
Outstanding invoice adalah faktur atau tagihan yang telah diterbitkan oleh perusahaan kepada pelanggan, tetapi belum dibayar hingga jatuh tempo. Tagihan ini merupakan piutang yang harus diterima oleh bisnis dalam periode tertentu.
Dalam dunia usaha, outstanding invoice menjadi bagian yang krusial dari cash flow perusahaan. Oleh karena itu, harus dikelola dengan baik, sehingga tidak ada penumpukan tagihan yang belum dibayar yang dapat mengganggu kelancaran operasional dan stabilitas keuangan perusahaan.
Cara Menagih Outstanding Invoice
Dalam usaha menagih outstanding invoice, dibutuhkan pendekatan yang sistematis supaya pembayaran dapat diterima dengan cepat dan hubungan bisnis tetap terjaga. Berikut ini langkah yang bisa Anda lakukan dalam menagih outstanding invoice:
1. Kirim Pengingat Sebelum Jatuh Tempo
Kirimkan pengingat kepada pelanggan beberapa hari sebelum tanggal jatuh tempo. Hal ini akan membantu mereka supaya mempersiapkan pembayaran tepat waktu. Anda bisa gunakan email profesional yang ramah, sertakan detail invoice seperti nomor faktur, jumlah yang harus dibayar, dan tanggal jatuh tempo.
2. Kirimkan Invoice Secara Jelas dan Tepat Waktu
Pastikan invoice dikirim segera setelah transaksi selesai karena invoice yang telat dikirimkan dapat menyebabkan keterlambatan pembayaran. Informasi lengkap juga harus dicantumkan, seperti:
- Nomor dan tanggal invoice
- Nama dan alamat pelanggan
- Rincian barang atau jasa
- Total pembayaran dan metode pembayaran
3. Hubungi Pelanggan secara Langsung
Apabila pembayaran belum juga Anda terima setelah jatuh tempo, silakan hubungi pelanggan melalui telepon atau email. Pastikan nada komunikasi tetap terjaga sopan dan profesional. Fokus pada solusi, bukan menyalahkan pelanggan.
4. Tawarkan Opsi Pembayaran Bertahap
Jika Anda mendapati pelanggan mengalami kesulitan pembayaran penuh, tawarkan skema cicilan atau pembayaran bertahap. Hal ini mungkin akan membantu menjaga hubungan baik dan memudahkan kedua belah pihak menyelesaikan outstanding invoice.
5. Kirim Surat Peringatan Resmi
Bila upaya-upaya di atas tidak juga berhasil, kirimkan surat peringatan resmi (legal notice) sebagai tindakan lanjutan. Surat ini juga harus disertakan tenggat waktu akhir untuk pembayaran sebelum tindakan hukum diambil.
Baca Juga: Otomatisasi Pembayaran jadi Solusi Tingkatkan Manajemen Keuangan Industri Teknologi
Strategi Penagihan Outstanding Payment Lebih Efisien
Untuk mempercepat proses penagihan outstanding invoice, ada beberapa strategi yang bisa Anda terapkan, seperti berikut ini:
1. Otomatisasi Pengiriman Invoice dan Pengingat
Anda bisa menggunakan sistem otomatisasi untuk mengirimkan invoice dan pengingat secara berkala. Tujuannya untuk menghemat waktu dan memastikan tidak ada tagihan yang terlewat. Platform seperti OnlinePajak dapat membantu Anda untuk otomatisasi proses ini.
2. Berikan Diskon untuk Pembayaran Cepat
Tawarkan insentif seperti diskon bagi pelanggan yang membayar sebelum jauh tempo. Misalnya, diskon 2% untuk pembayaran dalam 7 hari. Strategi ini mendorong pelanggan menyelesaikan pembayaran lebih cepat.
3. Terapkan Denda Keterlambatan
Buat atau tambahkan kebijakan denda atau bunga atas keterlambatan pembayaran. Pastikan juga bahwa aturan ini tertera dengan jelas dalam perjanjian awal yang dibuat. Hal ini memberikan motivasi kepada pelanggan agar membayar tepat waktu.
4. Gunakan Jasa Penagihan Profesional
Apabila tagihan tetap tidak dibayar dalam waktu lama, pertimbangan menggunakan jasa penagihan pihak ketiga (debt collection agency). Jasa ini memiliki metode yang lebih tegas dan sesuai dengan hukum untuk menagih outstanding invoice.
5. Bangun Hubungan Baik dengan Pelanggan
Menjaga komunikasi yang baik dengan pelanggan dapat mencegah keterlambatan pembayaran di masa yang akan datang. Selalu lakukan klarifikasi syarat pembayaran di awal kerja sama.
Hemat Waktu Kelola Outstanding Invoice dengan OnlinePajak
Mengelola outstanding invoice secara manual bisa memakan waktu dan rentan kesalahan. Dengan platform digital seperti OnlinePajak, proses ini menjadi lebih mudah dan efisien.
Keunggulan Menggunakan OnlinePajak:
- Otomatisasi Invoice dan Pengingat: Kirim invoice dan pengingat pembayaran secara otomatis untuk mengurangi beban administratif.
- Pencatatan Transaksi Real-Time: Semua transaksi dicatat secara real-time, memudahkan pemantauan outstanding invoice dan cash flow.
- Integrasi dengan Sistem Akuntansi: Terintegrasi dengan berbagai software akuntansi untuk mempercepat proses rekonsiliasi pembayaran.
- Laporan Keuangan yang Akurat: Menyediakan laporan komprehensif tentang tagihan yang belum dibayar dan status pembayaran.
- Keamanan Data Terjamin: OnlinePajak menggunakan sistem keamanan tinggi untuk melindungi data keuangan Anda.
Kesimpulan
Outstanding invoice adalah tagihan yang belum dibayar hingga jatuh tempo, yang memengaruhi arus kas perusahaan jika tidak dikelola dengan baik. Dengan menerapkan strategi penagihan yang efisien—seperti otomatisasi, diskon, dan denda—bisnis dapat mempercepat proses pembayaran.
Menggunakan platform digital seperti OnlinePajak membantu menghemat waktu dalam mengelola outstanding invoice, mengurangi kesalahan manual, dan meningkatkan transparansi keuangan. Dengan manajemen yang baik, Anda dapat menjaga kelancaran cash flow dan kesehatan finansial bisnis.
OnlinePajak menawarkan beragam fitur untuk meningkatkan arus kas bisnis Anda, seperti pembayaran invoice dan permintaan pembayaran invoice/penagihan invoice. Semua ini bisa Anda lakukan di OnlinePajak dengan lebih mudah dan cepat. Tidak hanya itu, Anda juga bisa mengelola kewajiban perpajakan Anda tanpa harus khawatir akan adanya kesalahan karena OnlinePajak merupakan aplikasi terintegrasi yang mitra resmi DJP dan diawasi secara langsung.
Hubungi tim sales OnlinePajak untuk informasi lebih lengkap dan temukan solusi dari masalah bisnis dan perpajakan Anda.