Surat Edaran Dirjen Pajak – SE 47/PJ./1998

Menunjuk Keputusan Menteri Keuangan Republik Indonesia Nomor : 1429/KM.1/1993 tanggal 26 Juni 1993 tentang Jadwal Retensi Arsip Direktorat Jenderal Pajak, Nomor 796/KM.1/1995 tanggal 10 Agustus tentang pedoman Penyusutan Arsip di Lingkungan Departemen Keuangan dan Nomor 930/KM.1/1996 tanggal 16 Oktober 1996 tentang Jadwal Retensi Arsip Fasilitatif di Bidang Keuangan, Perlengkapan, Ketata usahaan, Kerumah tanggaan dan Keprotokolan di lingkungan Departemen Keuangan, juncto Surat Edaran Direktur Jenderal Pajak Nomor : SE-25/PJ.113/1994 tanggal 25 Februari 1994, dengan ini ditegaskan beberapa hal sebagai berikut :

1. Bahwa mekanisme penyusutan arsip saat ini belum berjalan sebagaimana mestinya meskipun pedoman tersebut telah ditetapkan dengan Keputusan Menteri Keuangan Republik Indonesia Nomor : 1429/KM.1/1993 tanggal 26 Juni 1993 tentang Jadwal Retensi Arsip Direktorat Jenderal Pajak, Nomor 796/KM.1/1995 tanggal 10 Agustus tentang pedoman Penyusutan Arsip di Lingkungan Departemen Keuangan dan Nomor 930/KM.1/1996 tanggal 16 Oktober 1996 tentang Jadwal Retensi Arsip fasilitatif di Bidang Keuangan, Perlengkapan, Ketatausahaan, Kerumah tanggaan dan Keprotokolan di lingkungan Departemen Keuangan, juncto Surat Edaran Direktur Jenderal Pajak Nomor : SE-25/PJ.113/1994 tanggal 25 Februari 1994.

2. Perlu ditegaskan kembali bahwa ruang lingkup penyusutan arsip meliputi :
   1. Pemindahan Arsip Inaktif dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan di lingkungan Direktorat Jenderal Pajak.
   2. Pemusnahan arsip yang sudah tidak mempunyai nilai guna dan telah melampaui jangka waktu simpan inaktif menurut Jadwal Retensi Arsip dan sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
   3. Penyerahan Arsip Statis oleh Unit Kearsipan di lingkungan Direktorat Jenderal Pajak kepada Arsip Nasional atau Perwakilan Arsip Nasional di Daerah.

3. Prosedur penyusutan arsip dilakukan dengan berpedoman pada Keputusan Menteri Keuangan Nomor 796/KM.1/1995 tanggal 10 Agustus 1995 tentang Pedoman Penyusutan Arsip di Lingkungan Departemen Keuangan juncto Surat Edaran Direktur Jenderal Pajak Nomor SE-25/PJ.113/1994 tanggal 25 Februari 1994 tentang Petunjuk pelaksanaan Jadwal Retensi Arsip Direktorat Jenderal Pajak.

4. Kepada Unit Kearsipan di lingkungan Direktorat Jenderal Pajak di instruksikan untuk segera mengusulkan penyusutan arsip di lingkungan Direktorat Jenderal Pajak untuk arsip-arsip yang telah melewati waktu simpan selama 10 (sepuluh) tahun atau lebih. Dalam hal ini untuk pertama kali dimungkinkan semua arsip tahun 1987 dan tahun sebelumnya dapat diusulkan untuk dimusnahkan, kecuali :
   1. Berkas-berkas pendaftaran/pengukuhan dan penghapusan Wajib Pajak, yang masih aktif menjadi Wajib Pajak.
   2. STP, SKP, SKPT, SKKPP, SPb, bagi WP yang mengajukan banding ke MPP/BPSP dan gugatan ke PTUN, jika keputusan melewati masa inaktif, 2 tahun sejak Keputusan MPP/PTUN, baik untuk berkas PPh maupun PPN.
   3. Berkas pendaftaran, pengukuran dan penilaian dalam dokumen-dokumen Pendataan dan Penilaian Pajak Bumi dan Bangunan, yang mempunyai masa aktif selama 1 tahun setelah diterbitkannya SPPT dan masa inaktif sebelum terjadinya perubahan data.
   4. Berkas-berkas pada penerbitan ketetapan PBB, alat penagihan, berita acara penyerahan alat penagihan untuk Pajak Bumi dan Bangunan, yang mempunyai masa aktif 1 tahun setelah diterbitkannya SPPT dan masa inaktif sebelum hutang pajaknya lunas.
   5. Berkas data kelas, luas tanah dan bangunan dan daftar penyusutan bangunan pada berkas Pajak Bumi dan Bangunan, yang masa inaktifnya sebelum selesainya penyusunan data awal kembali.
   6. Kertas Kerja Pemeriksaan Tetap, pada berkas pemeriksaan yang mempunyai masa aktif selama menjadi WP.
   7. Berkas Penyidikan, yaitu untuk berkas yang diteruskan ke Pengadilan, retensi inaktif sampai ada putusan Hakim yang berkekuatan tetap.
   8. Rancangan Tax Treaty, Undang-undang, Peraturan Pemerintah, Keputusan Presiden, Keputusan Menteri Keuangan, yang mempunyai masa aktif sampai dengan diundangkannya/ditetapkannya dan mempunyai masa inaktif selama masih diperlukan, dan hal tersebut bersifat permanen.
   9. Keputusan Dirjen Pajak, Keputusan Bersama, Surat Edaran Bersama, juklak Juknis Perpajakan, yang mempunyai masa aktif sampai dengan diundangkannya/ditetapkannya dan mempunyai masa inaktif selama masih diperlukan, dan hal tersebut bersifat permanen.
   10. Laporan Tahunan Direktorat Jenderal Pajak, yang bersifat permanen.
   11. Khusus dalam hal berkas/arsip yang sedang digunakan pada proses penyelesaian selanjutnya (baik untuk penyelesaian keberatan/banding/penyidikan/diajukan ke pengadilan/maupun dalam proses penyelesaian Badan Penyelesaian Sengketa Pajak), dikelompokkan ke dalam arsip-arsip tersendiri dan tidak diperkenankan untuk dikelompokkan ke dalam arsip yang diusulkan untuk dimusnahkan.

5. Rincian lebih lanjut mengenai arsip-arsip yang dapat diusulkan untuk disusutkan/dimusnahkan dan melampaui jadwal retensi arsip agar berpedoman pada Keputusan Menteri Keuangan Nomor 1429/KM.1/1993 tanggal 26 Juni 1993 tentang Jadwal Retensi Arsip Direktorat Jenderal Pajak juncto Keputusan Menteri Keuangan Nomor 930/KM.1/1996 tentang Jadwal Retensi Arsip Fasiliatif di Bidang Keuangan, Ketatausahaan, kerumah tanggaan dan Keprotokolan di lingkungan Departemen Keuangan.

6. Surat Edaran ini agar dilaksanakan secara rutin setiap tahun, apabila unit yang bersangkutan tidak mempunyai arsip yang diusulkan untuk disusutkan/dimusnahkan, maka unit bersangkutan tetap wajib melaporkan usulan penyusutan/pemusnahan arsip dengan laporan nihil.

Demikian untuk dimaklumi.

A.N. DIREKTUR JENDERAL PAJAK
SEKRETARIS DIREKTORAT JENDERAL

ttd

Drs. KARSONO SURJOWIBOWO