Apa itu Duplicate Payment?
Duplicate payment merupakan pembayaran yang terduplikasi. Duplicate payment merupakan masalah yang sering terjadi di banyak perusahaan. Baik perusahaan kecil, besar, publik bahkan institusi pemerintahan pun pernah mengalami hal tersebut setiap tahunnya. Diketahui dalam sebuah studi, persentase terjadinya duplicate payment ini bisa mencapai 3%. Faktanya, 20% responden dengan tingkat pengelolaan account payable terbaik juga pernah mengalami masalah tersebut dengan persentase rata-rata 1%.
Penyebab terjadinya duplicate payment ini bisa beragam. Berdasarkan studi dari institute of financial and management, rasio duplicate payment di atas 0,5% terjadi karena kurangnya pengawasan dan pengelolaan dokumen yang kurang sistematis/rapi.
Baca Juga: Kenali Term of Payment dan Ragam Metode di Dalamnya
Penyebab Duplicate Payment
Terdapat 3 penyebab yang sering menjadi alasan terjadinya duplikasi pembayaran, yakni invoice, kesalahan pada vendor, dan fraud. Dari pengelolaan invoice sendiri terbagi ke dalam beberapa masalah, seperti human error dan kurangnya pengetahuan tentang pengelolaan invoice yang baik. Di bawah ini akan diulas secara singkat 3 penyebab terjadinya duplicate payment:
1. Kesalahan pada Vendor
Penyimpanan invoice yang sama lebih dari satu adalah salah satu alasan kesalahan vendor yang menyebabkan pembayaran ganda. Padahal hal tersebut sangat bertentangan dengan prinsip penyimpanan dokumen, sehingga bisa menimbulkan salah paham antara perusahaan dengan supplier yang berujung pada duplikasi pembayaran.
2. Human Error
Dalam sebuah studi yang dilakukan oleh Aberdeen Institute mengatakan, persentase kesalahan pengelolaan invoice yang dilakukan manual bisa mencapai 12%-15% akhibat human error, seperti volume invoice yang dikerjakan terlalu banyak, kesalahan dalam penginputan data, tidak menyertakan PO, adanya double document, atau bahkan staf yang bertugas masih belum berpengalaman.
3. Fraud
Fraud ini bisa saja disebabkan oleh staff account payable maupun dari vendor. Dari sisi staf, mungkin saja adalah pemanfaatan kepercayaan yang akhirnya disalahgunakan sehingga mengambil keuntungan dengan melakukan penggandaan. Dibuat kontrak vendor palsu dan mengirimkan cek ke alamat sendiri. Dari sisi vendor, hal tersebut bisa saja dilakukan dengan mengaku kalau mereka belum menerima pembayaran atau mengirimkan invoice diluar kontrak yang telah disepakati bersama. Selain itu, masih ada skenario lain yang bisa saja dilakukan baik dari pihak vendor maupun staf untuk mengambil keuntungan ini.
Baca Juga: Payment Gateway: Seperti Ini Pengertian hingga Manfaatnya
Implikasi Buruk yang Terjadi
Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya, pembayaran yang telah diduplikasi ini dapat mengakibatkan kredibilitas perusahaan buruk di depan vendor dan juga bisa merepotkan vendor ketika mereka melakukan pengecekan ulang.
Salah satu solusi yang bisa dilakukan adalah duplicate payment yang telah diterima oleh vendor ini dapat dijadikan budget untuk melakukan pengadaan selanjutnya. Namun, tentu hal ini bisa dilakukan berdasarkan kesepakatan antar perusahaan dengan vendor. Apabila masalah duplikasi pembayaran ini sering terjadi, maka perusahaan bisa saja menderita kerugian yang cukup besar.
Baca Juga: Tunai hingga Dompet Elektronik, Ini Jenis Sistem Pembayaran yang Ada di Indonesia
Solusi Mencegah Duplikasi Pembayaran
Terdapat 3 solusi yang dapat dilakukan perusahaan guna mencegah terjadinya duplicate payment, yakni:
- Sistem Informasi Akuntansi Perusahaan: Sistem informasi akuntansi pada sebuah perusahaan dapat mencegah adanya registrasi ulang pada suatu pembelian atau invoice. Perusahaan dapat membuat kebijakan bahwa hanya invoice asli yang bisa dimasukan ke dalam sistem informasi akuntansi. Sedangkan fotokopi invoice dari supplier tidak dapat diproses.
- Pembagian Tugas dan Wewenang yang Jelas: Pembagian tugas dalam hal memasukan data ke sistem, mempersiapkan data pembayaran, membuat transaksi transfer, hingga permintaan otorisasi harus dibagi dengan jelas. Sehingga meminimalisir kesalahan dalam prosesnya.
- Kebijakan Perusahaan: Salah satu yang dapat dilakukan perusahaan untuk mencegah terjadinya duplicate payment ini adalah membuat kebijakan wajib cuti dan rotasi pekerjaan. Dengan kebijakan ini, maka seseorang yang menggantikan orang lain dalam periode tertentu akan jelas. Sehingga, pekerjaan yang dilakukan satu sama lain akan diketahui. Jika ada unsur penyalahgunaan, maka bisa dengan segera terlihat/dicurigai oleh karyawan lainnya yang menggantikan.
Selain solusi di atas, hal lain yang dapat Anda lakukan adalah dengan menggunakan aplikasi yang dapat membantu perusahaan Anda membuat invoice dan faktur pajak dengan benar dan rapi. Salah satunya adalah aplikasi OnlinePajak. Dengan OnlinePajak, Anda dapat membuat invoice bahkan Anda bisa kostumisasi invoice Anda sendiri. Selanjutnya, Anda dapat pula membuat faktur pajaknya.
Tidak hanya itu, untuk kepentingan perusahaan lain seperti pajak, penandatanganan, dan membuat bukti potong pun dapat Anda lakukan melalui aplikasi OnlinePajak. Semua bisa Anda lakukan hanya dalam 1 aplikasi terintegrasi. Buat pengalaman menarik bersama OnlinePajak, dengan daftar di sini!