Penyebab Hilangnya Database e-Faktur
Apa yang menyebabkan database e-faktur hilang? Masalah ini bisa disebabkan oleh berbagai faktor seperti virus, malware atau corrupt hardisc pada komputer yang Anda gunakan.
Bahkan ada kasus ketika data faktur dibawa oleh pegawai yang telah resign dan tidak mengembalikan data-data perusahaan.
Kehilangan data e-Faktur juga bisa disebabkan oleh faktor “human error” . Contohnya ketika petugas lupa password admin utama aplikasi e-faktur. Selain itu masih banyak kejadian PKP yang sudah membuat faktur dan berhasil di approve tetapi lupa password untuk login.
Berikut ini yang harus Anda lakukan untuk mengatasi sekian permasalahan di atas:
Lakukan Ini Jika Database e-Faktur Anda Hilang
Berdasarkan SE-58/PJ/2015, berikut ini beberapa prosedur yang harus diikuti oleh Pengusaha Kena Pajak ketika kehilangan database e-Faktur :
- Mengajukan permintaan data e-Faktur yang hilang secara tertulis ke Kantor Pelayanan Pajak (KPP) tempat PKP terdaftar dengan melampirkan surat permintaan data e-Faktur.
- Setelah surat permintaan diajukan, pelapor akan memperoleh Bukti Penerimaan Surat.
- Setelah itu pelapor akan menerima pemberitahuan lewat email yang terdaftar untuk mengambil data e-Faktur ke KPP. Jika tidak, permohonan tidak dapat diproses.
- Ambil data e-Faktur ke KPP dengan menunjukkan asli Bukti Penerimaan Surat.
- Pemohon akan menerima data e-Faktur yang rusak atau hilang setelah sebelumnya memasukan password dan menandatangani tanda terima.
Perlu Anda ingat, untuk mengajukan permintaan database, ada prosedur resmi yang harus Anda lalui. Berikut ini tata cara tersebut:
Prosedur Permintaan Database e-Faktur ke KPP
- Menunjukkan Kartu identitas asli/KTP sesuai dengan Nama dan NIK yang tertera di surat permintaan.
- Saat mengambil data, persiapkan password PKP dan KTP pemohon. Saat Anda mengambil backup database e-faktur, Anda akan diminta memasukkan password PKP.
- Proses permintaan data e-faktur di KPP membutuhkan waktu yang berbeda-beda sesuai tingkat kesibukan masing-masing KPP.
Cara Mendapatkan Kembali Database e-Faktur
Tidak semua kasus hilangnya database e-Faktur harus diselesaikan dengan meminta backup ke KPP. Jika data e-Faktur hilang karena me-reset aplikasi, Anda cukup melakukan langkah berikut ini:
- Backup database lama.
- Reset aplikasi client di https://efaktur.pajak.go.id
- Ekstrak ulang aplikasi e-Faktur baru, lalu lakukan registrasi ulang.
- Dari backup database lama, di dalam folder terdapat database e-Faktur, yang memiliki default nama ETaxInvoice.
- Rename folder tersebut lalu copy ke dalam folder database pada aplikasi baru yang sudah di registrasi.
- Jalankan e-Faktur, lalu login.
- Pilih menu File > Administrasi DB.
- Pilih nama database yang lama yang tadi sudah di rename, lalu connect ke database.
- Masuk ke menu Faktur > Pajak Keluaran > Export. Kemudian, semua data faktur keluaran pada database lama berhasil diekspor.
- File hasil yang telah diekspor tadi terbentuk dalam format csv, silakan impor di database yang baru diregistrasi.
- Untuk Pajak Keluaran, silahkan buka menu Faktur –> Pajak Keluaran –> Impor. Untuk Pajak Masukan buka menu Faktur –> Pajak Masukan –> Impor.
Biasanya muncul pertanyaan, apakah faktur pajak yang sudah diapprove DJP statusnya akan tetap approve atau berubah menjadi belum diapprove? Jangan khawatir, faktur pajak Anda akan tetap approve.
Selain langkah-langkah diatas , untuk mencegah kehilangan data, Anda dapat melakukan beberapa langkah berikut untuk membackup database e-Faktur Anda.
Cara Backup Database Aplikasi e-Faktur
Database e-Faktur adalah hal terpenting dari aplikasi e-Faktur. Seluruh data baik itu registrasi, aktifasi, dan semua transaksi yang kita rekam tersimpan di database.
Mengingat pentingnya database, berikut ini langkah yang bisa Anda lakukan untuk mem-backup database di e-Faktur, yaitu salin folder database ke folder atau media penyimpanan lain (flasdisk misalnya).
Penting untuk diketahui, saat Anda menyalin folder pastikan aplikasi e-Faktur dalam keadaan tidak dijalankan. Sebab, jika Anda menyalin folder saat aplikasi berjalan, dapat mengakibatkan database corrupt.
Kelola Data e-Faktur dengan Aman
Saat ini, Anda dapat mengelola e-Faktur beserta datanya dengan aman di fitur e-Faktur OnlinePajak. Sebagai mitra resmi DJP, OnlinePajak menyajikan fitur dan solusi dalam aplikasi berbasis web dan media penyimpanan berbasis cloud sehingga semua data dapat tersimpan dengan aman, mengurangi risiko terjadinya kehilangan data karena virus atau malware.
Tidak hanya itu, media penyimpanan berbasis cloud ini memungkinkan Anda untuk dapat mengakses data kapan saja dan di mana saja.
Fitur e-Faktur OnlinePajak juga dapat membantu Anda dalam menerbitkan invoice dan faktur pajak untuk suatu transaksi secara bersamaan dan mengirimkannya langsung ke lawan transaksi. Kemudian, Anda dapat membayar dan melaporkan pajak transaksi tersebut secara tepat waktu. Semua dapat dikerjakan dalam 1 aplikasi saja.
Ketahui lebih lanjut mengenai fitur e-Faktur OnlinePajak dengan menghubungi sales OnlinePajak.
Referensi:
- SE-58/PJ/2015