Pengertian Faktur
Secara umum, pengertian faktur adalah suatu dokumen komersial yang merinci transaksi antara pembeli dan penjual. Baik transaksi pembelian secara tunai maupun kredit, membutuhkan faktur. Misalnya, pada transaksi pembelian secara kredit, faktur juga merinci ketentuan kesepakatan serta memberikan informasi tentang metode pembayaran yang tersedia.
Dalam masyarakat umum, faktur juga dikenal sebagai kuitansi, tagihan atau faktur penjualan.
Secara umum, faktur dibuat dalam format hardcopy, disertai dengan beberapa salinan sehingga baik pembeli dan penjual masing-masing memiliki catatan transaksi yang bisa digunakan sebagai pencatatan.
Namun, dewasa ini faktur pajak berbentuk elektronik sudah lazim digunakan dan tetap bisa dicetak dalam bentuk hardcopy sesuai permintaan atau dikirimkan via surat elektronik atau e-mail ke pihak-pihak yang terlibat dalam suatu transaksi. Kehadiran faktur pajak berbentuk elektronik ini jelas memudahkan pencarian dan penyortiran atas transaksi tertentu pada tanggal tertentu.
Komponen Faktur
Seperti halnya dokumen, faktur memiliki penanda yang menunjukan bahwasanya faktur tersebut merupakan dokumen komersial yang sah. Faktur biasanya memiliki pengidentifikasi unik yang disebut nomor faktur, yang berguna sebagai referensi internal dan eksternal.
Selain itu, faktur juga berisi identitas penjual disertai informasi kontak penjual agar apabila terjadi kesalahan dengan tagihan yang disampaikan, pihak pembeli langsung bisa menghubungi penjual atau layanan pelanggan lewat kontak yang tertera pada faktur.
Faktur juga mengurai terkait ketentuan pembayaran, serta informasi yang berkaitan dengan diskon, rincian pembayaran awal atau biaya keuangan yang dinilai untuk pembayaran yang terlambat. Faktur juga menyajikan biaya unit dari suatu barang, total unit yang dibeli, pengiriman, penanganan, pengiriman dan biaya pajak terkait, serta menguraikan jumlah total yang terutang.
Faktur juga mencantumkan tanggal faktur, yang merupakan tanggal resmi dimana barang telah ditagih. Tanggal faktur memiliki informasi penting mengenai pembayaran, serta menunjukan durasi kredit dan tanggal jatuh tempo tagihan. Ini sangat penting untuk entitas yang menawarkan kredit.
Baca juga: Saat Pembuatan Faktur Pajak
Fungsi Faktur
Seperti yang telah disebutkan, faktur memiliki fungsi sebagai dokumen yang merinci transaksi antara pembeli dan penjual. Namun, fungsi faktur tidak hanya sebagai perinci transaksi, berikut ini beberapa fungsi lain faktur selain sebagai dokumen perinci transaksi.
1. Fungsi Pengendalian Akuntansi
Fungsi pengendalian akuntansi ini tertera pada jumlah total yang tertera pada faktur, yang mana jumlah total jatuh tempo ini dapat diakui menjadi hutang dagang untuk pembeli dan piutang dagang untuk penjual.
Total jatuh tempo yang tercatat pada faktur ini dapat dimasukkan dalam laporan keuangan, dalam akun hutang dagang dan piutang dagang, utamanya ketika transaksi dilakukan secara kredit. Penggunaan faktur mewakili keberadaan kredit, karena penjual telah mengirim produk atau memberikan layanan tanpa menerima uang tunai di muka.
2. Fungsi Kontrol Internal
Faktur adalah elemen penting dari pengendalian internal dalam akuntansi perusahaan. Komponen biaya pada faktur harus disetujui oleh orang dalam manajemen perusahaan yang bertanggung jawab terhadap masalah perpajakan.
Fungsi internal lainnya terwujud dari pencocokan faktur dengan pesanan pembelian. Setelah merekonsiliasi informasi, pembayaran baru bisa dicairkan untuk transaksi yang disetujui. Bagian audit juga perlu memastikan faktur dimasukkan ke dalam periode akuntansi yang tepat ketika menguji pemotongan biaya.
Baca juga: Faktur Pajak Fiktif: Pengertian, Modus, Kriteria dan Sanksinya
Faktur Elektronik
Dewasa ini kegiatan bisnis lebih mengandalkan faktur elektronik sebagai alternatif dari faktur berbentuk hardcopy. Faktur elektronik adalah bentuk tagihan elektronik untuk menghasilkan, menyimpan, dan memantau dokumen transaksional antara pihak-pihak dan memastikan ketentuan perjanjian mereka terpenuhi. Faktur elektronik ini lazimnya disebut sebagai e-Faktur.
Dokumen-dokumen elektronik ini dapat meliputi faktur dan kuitansi, pesanan pembelian, catatan debit dan kredit, ketentuan dan instruksi pembayaran, dan slip pengiriman uang. Faktur digital biasanya dikirim melalui email, halaman web atau aplikasi.
Keuntungan penggunaan faktur elektronik atau faktur digital ini adalah ketahanannya terhadap kerusakan fisik, kemudahan mencari dan menyortir nama, istilah, atau tanggal tertentu. Selain itu, faktur elektronik juga mampu meningkatkan kemampuan audit, kemampuan untuk mencetak atau mereproduksi sesuai permintaan, kemampuan untuk pengumpulan data dan intelijen bisnis, serta pengurangan penggunaan kertas.
OnlinePajak, sebagai mitra resmi DJP menyediakan fitur pengelolaan faktur pajak dan invoice secara terintegrasi. Simak lebih lanjut untuk mengetahui keunggulan e-Faktur OnlinePajak.
Tertarik untuk mendapatkan kemudahan saat menggunakan e-Faktur OnlinePajak? Daftar sekarang.