Artikel ini akan membahas secara lengkap tentang arti purchasing dalam bisnis, alur kerja dan tugasnya, serta bagaimana kegiatan pembelian berhubungan dengan fitur Pembayaran Invoice dan Penagihan Supplier di OnlinePajak.
Arti Purchasing
Secara sederhana, purchasing adalah aktivitas atau divisi di perusahaan yang bertanggungjawab mengambil keputusan pembelian barang dan/atau jasa yang dibutuhkan perusahaan untuk operasionalnya. Purchasing sering juga disebut sebagai buyer atau departemen pembelian. Peran ini mencakup pengadaan barang, negosiasi harga dan kualitas, hingga koordinasi dengan pihak keuangan untuk pembayaran.
Menurut definisi praktis, purchasing adalah bagian dari proses procurement yang lebih luas, namun fokusnya lebih taktis — yakni pada pelaksanaan pembelian barang/jasa berdasarkan kebutuhan yang telah ditetapkan perusahaan. Purchasing memastikan bahwa kebutuhan perusahaan akan barang atau jasa tersedia pada waktu yang tepat dan dengan kualitas serta harga yang optimal.
Alur Kerja dan Tugas Purchasing
Alur kerja pembelian dalam perusahaan adalah rangkaian langkah yang sistematis dilakukan oleh tim purchasing untuk memenuhi kebutuhan barang dan jasa. Secara garis besar, proses ini meliputi beberapa tahapan berikut ini:
- Perencanaan Kebutuhan
Purchasing memulai dengan purchase requisition, yakni identifikasi kebutuhan barang atau jasa oleh divisi lain dalam perusahaan. Tim pembelian juga mempertimbangkan anggaran yang tersedia serta prioritas pembelian. - Pemilihan Supplier
Setelah kebutuhan terdefinisi, tim pembelian memilih supplier yang paling sesuai — mempertimbangkan reputasi, harga, kualitas, serta kemampuan pengiriman. - Permintaan Penawaran dan Negosiasi
Bagian purchasing kemudian meminta quotation dari beberapa supplier, membandingkan tawaran, dan nego harga serta syarat lain seperti garansi atau waktu pengiriman. - Penerbitan Purchase Order (PO)
Setelah negosiasi, purchasing membuat Purchase Order kepada supplier yang terpilih. PO adalah dokumen resmi untuk memulai transaksi pembelian. - Penerimaan Barang/Jasa dan Verifikasi
Barang atau jasa yang dibeli diterima, dan tim pembelian bersama pihak terkait memeriksa kesesuaian dengan spesifikasi pada PO. - Penerimaan Invoice dan Proses Pembayaran
Supplier mengirimkan invoice sebagai permintaan tagihan atas barang/jasa yang telah diserahkan. Purchasing akan meneruskan ke bagian keuangan untuk proses pembayaran.
Baca Juga: Purchase Order Financing: Definisi, Keuntungan, dan Cara Mendapatkannya
Tugas Utama Bagian Purchasing
Tugas dari staf atau tim pembelian dalam perusahaan antara lain:
- Menyusun daftar kebutuhan barang/jasa sesuai permintaan divisi lain.
- Melakukan analisis biaya seperti Total Cost of Ownership untuk memastikan pembelian yang ekonomis.
- Menyusun dan mengevaluasi daftar supplier potensial.
- Melakukan negosiasi harga, kualitas, dan syarat pengiriman.
- Membuat dan mengirim dokumen Purchase Order.
- Melacak pengiriman barang serta mengecek kesesuaian barang/jasa yang diterima.
- Berkoordinasi dengan tim gudang dan tim keuangan untuk proses penempatan barang dan pembayaran.
Peran purchasing sangat penting karena mencakup hubungan dengan berbagai departemen serta external partner seperti supplier — menjadikan tugas ini krusial dalam menjaga kelancaran operasional bisnis.
Peran Purchasing dalam Sistem Finance Modern
Dalam banyak organisasi modern, tim purchase juga terlibat dalam alur purchase-to-pay (P2P) atau procure-to-pay, yang merupakan jalur proses pengadaan barang sampai pembayaran kepada supplier. P2P biasanya mencakup tahapan seperti permintaan pembelian, penerbitan PO, penerimaan barang, penerimaan invoice, dan pembayaran kepada supplier.
Alur ini membutuhkan koordinasi antara tim pembelian dengan tim akuntansi atau keuangan untuk memastikan transaksi tercatat dengan benar dan pembayaran dilakukan secara tepat waktu. Hal ini pun menjadi bagian dari pengendalian internal yang penting bagi bisnis karena memengaruhi arus kas dan hubungan dengan supplier.
Peran tim purchase perusahaan tidak berhenti setelah barang/jasa diterima — bagian ini biasanya menjadi penghubung ke tim keuangan untuk pembayaran invoice dan penagihan supplier, terutama dalam sistem digital seperti OnlinePajak.
OnlinePajak menyediakan fitur Pembayaran Invoice yang memudahkan perusahaan atau tim keuangan untuk membayar tagihan supplier dengan lebih efisien. Beberapa manfaat dan fitur utamanya meliputi:
- Bayar invoice dengan berbagai metode — pengguna dapat memilih pembayaran melalui virtual account atau kartu kredit/debit Visa, sesuai kebutuhan cashflow perusahaan.
- Perhitungan pajak otomatis — saat membayar invoice, sistem menghitung PPN atau PPh yang terkait sehingga jumlah yang dibayarkan sesuai dengan ketentuan pajak.
- Rekonsiliasi otomatis — setiap transaksi pembayaran akan otomatis direkonsiliasi dengan sistem, membantu tim keuangan melacak pembayaran dengan mudah.
- Satu klik bayar invoice — fitur ini menyederhanakan proses pembayaran di dashboard OnlinePajak, sehingga tim purchasing dan finance tidak perlu berpindah aplikasi untuk menyelesaikan kewajiban pembayaran supplier.
Dengan fitur ini, koordinasi antara purchasing yang menerima invoice dan tim keuangan yang memproses pembayaran menjadi lebih mudah, cepat, dan terdokumentasi dengan jelas di satu platform.
Baca Juga: Beda Pembiayaan Purchase Order dan Invoice Financing untuk Bisnis
Jadi, purchasing adalah fungsi bisnis krusial yang fokus pada pengadaan barang dan jasa perusahaan, mulai dari perencanaan kebutuhan hingga koordinasi dengan supplier. Proses purchasing mencakup identifikasi kebutuhan, pemilihan vendor, negosiasi, pembuatan Purchase Order, serta pengelolaan invoice sampai proses pembayarannya kepada supplier.
Integrasi proses purchasing dengan fitur digital seperti Pembayaran Invoice & Penagihan Supplier di OnlinePajak membantu tim purchasing dan keuangan bekerja lebih efektif dalam menyelesaikan tagihan dengan berbagai metode pembayaran, perhitungan pajak otomatis, serta rekonsiliasi yang menyeluruh.
Dengan demikian, menggabungkan fungsi purchasing yang kuat dan platform digital yang tepat akan memberikan efisiensi operasional, pengendalian internal yang lebih baik, serta hubungan bisnis yang sehat dengan supplier — semua kunci bagi kelangsungan dan pertumbuhan perusahaan Anda. Hubungi tim sales OnlinePajak untuk informasi lebih lengkap dan temukan solusi dari masalah bisnis dan perpajakan Anda. Mulai perjalanan digitalisasi invoice Anda sekarang bersama OnlinePajak.