Digitalisasi tidak sekadar mengikuti tren teknologi yang semakin canggih. Pada dunia bisnis, digitalisasi menjadi strategi untuk meningkatkan efisiensi dalam operasional, mengoptimalkan produktivitas tim, hingga memaksimalkan pendapatan bisnis. Melakukan peralihan proses bisnis dari manual ke digital juga membantu agar tetap relevan dan kompetitif. Bagaimana caranya?
Sebelum mencari tahu caranya, ada baiknya untuk memahami apa itu digitalisasi serta tahapan untuk transisi dari manual ke digital. Simak pembahasannya di artikel ini.
Apa Itu Digitalisasi?
Digitalisasi adalah proses mengubah aktivitas atau proses manual menjadi berbasis digital dengan bantuan teknologi. Artinya, pekerjaan yang sebelumnya menggunakan cara konvensional, seperti pencatatan dengan pulpen dan buku, berganti dengan sistem digital seperti software atau aplikasi.
Digitalisasi juga turut dimaknai dengan mengubah data fisik menjadi digital (misalnya scan dokumen) atau transformasi menyeluruh pada strategi dan model bisnis
Dengan kata lain, digitalisasi adalah langkah awal menuju transformasi digital yang lebih luas.
Manfaat Transformasi Digital
Secara umu, transformasi digital pada sektor bisnis dan sebagainya, memberikan berbagai manfaat nyata, seperti:
- Mengurangi kesalahan yang diakibatkan oleh human error.
- Menghemat biaya operasional untuk proses manual.
- Mempercepat proses kerja dan menjadikan data lebih real time
- Menjadikan semua data terintegrasi dan lebih terstruktur
- Mempermudah pengawasan dan pengendalian kinerrja
Contoh Digitalisasi di Berbagai Sektor
Digitalisasi sudah diterapkan di berbagai bidang, seperti:
- Bisnis, contoh penggunaan teknologi pada sektor ini adalah penggunaan aplikasi transaksi bisnis, penggunaan sistem CRM untuk mengelola pembeli/klien, penggunaan aplikasi e-commerce untuk penjualan produk.
- Pendidikan, digitalisasi dalam pendidikan mampu meningkatkan proses pembelajaran secara signifikan, seperti E-learning atau kelas online, dan penyediaan platform untuk belajar online
- Pemerintahan, contoh penerapan digitalisasi pada pemerintahan adalah adanya layanan administrasi online dan layanan pembayaran pajak secara online.
- Kesehatan, transformasi digital turut meningkatkan sektor kesehatan, seperti pencatatan/rekam medis elektronik dan platform untuk konsultasi secara online.
Contoh-contoh ini menunjukkan bahwa digitalisasi telah menjadi bagian penting dalam kehidupan sehari-hari.
Tahapan Memulai Digitalisasi dalam Bisnis
Bagaimana cara perusahaan untuk beralih dari proses manual menjadi digital? Berikut ini langkah-langkah untuk menjadi digitalisasi:
- Identifikasi kebutuhan bisnis dan tentukan proses atau area yang perlu digitalisasi.
- Pilih teknologi yang tepat dan sesuai dengan kebutuhan proses tersebut, misalnya menggunakan aplikasi transaksi bisnis untuk mengelola transaksi dan perpajakan bisnis.
- Persiapkan sumber daya manusia/karyawan untuk memegang kendali dan menggunakan teknologi terbaru ini. Pastikan sumber daya manusia/karyawan perusahaan mampu menggunakan teknologi baru untuk mendukung operasional dengan cara baru.
- Lakukan evaluasi secara berkala setelah menerapkan penggunaan teknologi pada bisnis.
Alasan Bisnis Wajib Berubah
Perubahan menjadi digital lebih dari sekadar pemakaian teknologi pada proses bisnis, tetapi juga tentang efisiensi dan daya saing bisnis. Berikut beberapa alasan mengapa perusahaan wajib berubah dari manual ke digital:
- Mengoptimalkan Proses Bisnis
Mengalihkan proses manual ke digital dapat membantu bisnis dalam menghemat waktu dan biaya dalam menjalankan proses kerja. Sebagai contoh, penggunaan software atau aplikasi transaksi bisnis dapat mengoptimalkan proses transaksi, menjadikan proses berjalan lebih cepat tanpa mengurangi keakuratannya.
- Meningkatkan Produktivitas Tim
Digitalisasi proses bisnis mendorong terjadinya integrasi data dan kolaborasi antartim. Dengan adanya kedua hal ini, dapat meningkatkan produktivitas tim.
- Mendukung Pengambilan Keputusan Berbasis Data
Transisi proses manual ke digital tidak hanya menjadikan penyelesaian pekerjaan lebih rapi dan terstruktur, tetapi juga menghasilkan sejumlah data untuk perusahaan. Jika diolah dengan baik, data-data ini dapat berguna untuk pengambilan berbagai keputusan bisnis, terutama untuk keputusan penting untuk pengembangan bisnis. Pengambilan keputusan dapat dilakukan secara akurat dan strategis berdasarkan data realistis.
- Meningkatkan Pengalaman Pembeli
Jika bisnis berhadapan langsung dengan konsumen akhir, perubahan proses manual menjadi digital dapat meningkatkan layanan dengan pembeli menjadi lebih cepat dan lebih responsif. Hal ini dapat meningkatkan pengalaman pembeli dan dapat menghasilkan tinjauan positif.
- Memberikan Keunggulan Kompetitif
Bisnis yang mengadopsi digitalisasi lebih mampu beradaptasi dengan perubahan pasar sehingga dapat bertahan atau lebih unggul daripada kompetitor.
Tantangan dalam Perubahan Digital
Meski memiliki banyak manfaat, digitalisasi juga memiliki tantangan, seperti:
- Karyawan yang sulit beradaptasi dengan teknologi.
- Pengeluaran atau biaya pada awal implementasi teknologi pada perusahaan.
- Risiko keamanan data
- Perubahan budaya kerja
Tantangan ini mungkin akan dihadapi perusahaan pada saat proses transisi dari manual ke digital. Sebab sejatinya, proses digitalisasi pada semua sektor bukan sebuah proses yang instan. Namun dengan langkah dan strategi yang tepat, perusahaan dapat mengatasi tantangan dan mengimplementasikan pemakaian teknologi pada bisnis.
Perusahaan dapat memulai transformasi digital dari area pengelolaan transaksi bisnis. Perusahaan dapat menggunakan OnlinePajak, aplikasi yang menyediakan solusi pengelolaan transaksi dan pajak dalam 1 aplikasi terintegrasi. Mulai dari pembuatan invoice hingga penagihan atau pembayaran invoice, semua dapat dikerjakan dalam 1 aplikasi terpadu. Daftar sekarang untuk memulai digitalisasi dalam pemrosesan transaksi bisnis.