Dalam aktivitas bisnis, proses pengiriman barang bukan hanya soal memindahkan produk dari gudang ke alamat pelanggan. Di balik setiap pengiriman, ada alur administrasi yang perlu dicatat dengan rapi agar barang yang keluar, barang yang diterima, hingga pihak yang bertanggung jawab dapat ditelusuri dengan jelas. Salah satu dokumen penting dalam proses tersebut adalah surat jalan pengiriman barang.
Bagi bisnis yang bergerak di bidang perdagangan, distribusi, manufaktur, retail, e-commerce, atau jasa logistik, surat jalan berperan seperti “kartu identitas” bagi barang yang sedang dikirim. Dokumen ini menjelaskan barang apa yang dibawa, berapa jumlahnya, ke mana tujuan pengirimannya, siapa penerimanya, dan siapa pihak yang mengirimkan barang tersebut.
Tanpa surat jalan, proses pengiriman bisa menjadi lebih rentan terhadap kesalahan. Misalnya, barang yang dikirim tidak sesuai pesanan, jumlah barang kurang, alamat tujuan keliru, atau penerima tidak memiliki bukti bahwa barang benar-benar sudah diterima. Dalam skala kecil, masalah ini mungkin hanya menimbulkan komplain pelanggan. Namun, dalam skala bisnis yang lebih besar, kesalahan pengiriman bisa berdampak pada pencatatan stok, laporan penjualan, proses penagihan, hingga arus kas perusahaan.
Itulah mengapa pemahaman tentang format surat jalan pengiriman barang, fungsi, contoh, dan cara membuatnya sangat penting bagi pemilik bisnis. Artikel ini akan membahasnya secara lengkap agar Anda dapat menyusun dokumen surat jalan yang lebih rapi, profesional, dan mudah digunakan dalam operasional harian.
Apa Itu Surat Jalan Pengiriman Barang?
Surat jalan pengiriman barang adalah dokumen tertulis yang menyertai barang saat dikirim dari pihak pengirim kepada pihak penerima. Dokumen ini biasanya berisi informasi mengenai identitas pengirim, identitas penerima, alamat tujuan, rincian barang, jumlah barang, tanggal pengiriman, nomor surat, data kendaraan atau kurir, serta tanda tangan pihak terkait.
Secara sederhana, surat jalan dapat dipahami sebagai bukti bahwa suatu barang memang sedang dikirim untuk tujuan tertentu. Dokumen ini membantu semua pihak yang terlibat dalam proses pengiriman untuk mengetahui detail barang yang dibawa, sehingga tidak hanya bergantung pada informasi lisan atau catatan informal.
Dalam praktik bisnis, surat jalan sering digunakan oleh perusahaan dagang, toko grosir, distributor, pabrik, perusahaan logistik, toko online, supplier bahan baku, hingga bisnis jasa yang mengirimkan perlengkapan atau peralatan kerja ke lokasi pelanggan. Dokumen ini juga bisa digunakan untuk pengiriman internal antargudang, pengiriman barang pesanan pelanggan, pengiriman sampel produk, retur barang, atau pengiriman aset perusahaan.
Sebagai contoh, sebuah distributor alat tulis kantor menerima pesanan dari perusahaan klien sebanyak 50 rim kertas, 20 kotak pulpen, dan 10 unit toner printer. Ketika barang dikirim, pihak distributor perlu membuat surat jalan yang mencantumkan jenis barang, jumlah, alamat penerima, dan nama petugas pengiriman. Saat barang tiba, penerima dapat mengecek kesesuaian isi kiriman dengan surat jalan. Jika semua sesuai, penerima menandatangani dokumen tersebut sebagai bukti penerimaan.
Dengan begitu, surat jalan bukan sekadar pelengkap administrasi, melainkan bagian penting dari proses pengendalian barang dan transaksi.
Mengapa Surat Jalan Penting dalam Pengiriman Barang?
Dalam bisnis, setiap barang yang keluar dari gudang sebaiknya memiliki jejak dokumen yang jelas. Surat jalan membantu perusahaan memastikan bahwa perpindahan barang tercatat secara resmi dan dapat dipertanggungjawabkan.
Bayangkan sebuah bisnis memiliki banyak pesanan dalam satu hari. Ada barang yang dikirim ke pelanggan A, ada barang yang dikirim ke cabang B, dan ada pula barang retur yang dikirim kembali ke supplier. Jika semua pengiriman hanya dicatat melalui chat, pesan lisan, atau catatan manual yang tidak standar, risiko kesalahan akan semakin besar.
Surat jalan membantu mengurangi risiko tersebut karena dokumen ini mencatat informasi penting dalam satu format yang mudah diperiksa. Pihak gudang dapat melihat barang apa yang boleh keluar. Kurir mengetahui barang mana yang harus dibawa. Penerima dapat mencocokkan barang dengan dokumen. Bagian administrasi bisa menggunakan surat jalan sebagai arsip pendukung transaksi.
Dengan kata lain, surat jalan menciptakan keteraturan dalam proses pengiriman. Dokumen ini menghubungkan aktivitas gudang, penjualan, logistik, akuntansi, dan pelayanan pelanggan dalam satu alur yang lebih jelas.
Fungsi Surat Jalan Pengiriman Barang
Surat jalan memiliki banyak fungsi dalam operasional bisnis. Fungsinya tidak hanya terbatas sebagai pengantar barang, tetapi juga berkaitan dengan administrasi, legalitas, pencatatan stok, hingga proses penagihan.
1. Sebagai Bukti Pengiriman Barang
Fungsi utama surat jalan adalah menjadi bukti bahwa barang telah dikirim dari pihak pengirim kepada pihak penerima. Ketika terjadi pengiriman, dokumen ini menunjukkan bahwa barang benar-benar keluar dari gudang atau lokasi pengirim.
Bukti ini penting karena pengiriman barang sering melibatkan beberapa pihak, seperti staf gudang, kurir, ekspedisi, driver, admin penjualan, dan penerima barang. Jika suatu saat muncul pertanyaan seperti “Barang ini sudah dikirim atau belum?”, maka surat jalan dapat digunakan sebagai dokumen pendukung.
Surat jalan yang sudah ditandatangani oleh penerima juga dapat menjadi bukti bahwa barang telah sampai di tujuan. Hal ini sangat membantu ketika terjadi komplain, perbedaan data, atau permintaan klarifikasi dari pelanggan.
2. Sebagai Dokumen Legalitas Pengiriman
Dalam beberapa situasi, barang yang sedang dibawa oleh kurir atau kendaraan operasional perlu dibuktikan asal, tujuan, dan kepemilikannya. Surat jalan dapat menjadi dokumen yang menjelaskan bahwa barang tersebut dikirim untuk keperluan bisnis yang sah.
Misalnya, kendaraan perusahaan membawa barang dalam jumlah besar dari gudang ke toko cabang. Jika dalam perjalanan ada pemeriksaan, petugas pengiriman dapat menunjukkan surat jalan sebagai keterangan bahwa barang tersebut memiliki tujuan pengiriman yang jelas.
Dokumen ini juga berguna untuk menghindari kesalahpahaman, terutama ketika barang yang dikirim memiliki nilai tinggi, jumlah besar, atau membutuhkan penanganan khusus.
3. Sebagai Dasar Pengecekan Barang oleh Penerima
Ketika barang tiba di lokasi tujuan, penerima perlu memastikan bahwa barang yang diterima sesuai dengan pesanan. Surat jalan membantu proses pengecekan tersebut.
Penerima dapat membandingkan informasi pada surat jalan dengan barang fisik yang datang. Beberapa hal yang biasanya diperiksa adalah nama barang, jumlah barang, satuan, kondisi barang, dan keterangan tambahan jika ada.
Jika terdapat ketidaksesuaian, misalnya jumlah barang kurang atau ada barang yang rusak, penerima dapat mencatat catatan khusus sebelum menandatangani dokumen. Dengan begitu, masalah dapat ditindaklanjuti lebih cepat dan tidak menimbulkan perdebatan di kemudian hari.
4. Sebagai Arsip Administrasi dan Akuntansi
Surat jalan juga berfungsi sebagai arsip administrasi perusahaan. Dokumen ini dapat digunakan untuk mencocokkan data penjualan, data stok, faktur, invoice, purchase order, atau laporan pengiriman.
Dalam kegiatan akuntansi, surat jalan sering menjadi dokumen pendukung bahwa barang sudah dikirim kepada pelanggan. Dokumen ini dapat membantu bagian keuangan saat memproses penagihan, terutama jika sistem pembayaran dilakukan setelah barang diterima.
Sebagai contoh, sebuah perusahaan menjual bahan baku kepada pelanggan korporat dengan sistem pembayaran tempo. Sebelum invoice ditagihkan, perusahaan perlu memastikan bahwa barang telah dikirim dan diterima. Surat jalan yang sudah ditandatangani penerima bisa menjadi salah satu bukti pendukung dalam proses tersebut.
5. Sebagai Alat Kontrol Stok Barang
Setiap barang yang keluar dari gudang harus tercatat agar stok perusahaan tetap akurat. Surat jalan membantu tim gudang dan administrasi untuk mencatat pergerakan barang keluar.
Jika surat jalan dibuat dengan rapi, perusahaan dapat mengetahui barang apa saja yang dikirim, kapan dikirim, berapa jumlahnya, dan ke mana tujuannya. Data ini penting untuk mencocokkan stok fisik dengan stok dalam sistem.
Tanpa pencatatan yang baik, perusahaan bisa mengalami selisih stok. Misalnya, sistem menunjukkan stok masih tersedia, padahal barang sudah dikirim. Atau sebaliknya, barang fisik masih ada, tetapi sudah tercatat keluar. Selisih seperti ini dapat mengganggu proses penjualan dan menurunkan kepercayaan pelanggan.
6. Sebagai Media Komunikasi Internal
Surat jalan juga berperan sebagai media komunikasi antara berbagai bagian dalam perusahaan. Dokumen ini memberikan informasi yang sama kepada tim penjualan, gudang, logistik, keuangan, dan penerima barang.
Misalnya, tim penjualan membuat pesanan berdasarkan permintaan pelanggan. Tim gudang menyiapkan barang sesuai pesanan. Tim logistik mengatur pengiriman. Bagian keuangan menyiapkan invoice. Semua bagian tersebut membutuhkan informasi yang konsisten agar proses berjalan lancar.
Dengan adanya surat jalan, setiap pihak memiliki acuan yang sama. Hal ini membantu mengurangi miskomunikasi, terutama pada bisnis yang memiliki volume pengiriman tinggi.
7. Sebagai Bukti Pendukung Jika Terjadi Komplain
Komplain pelanggan dapat terjadi karena berbagai alasan, seperti barang belum diterima, jumlah barang tidak sesuai, barang rusak, atau pengiriman terlambat. Surat jalan dapat membantu perusahaan menelusuri masalah tersebut.
Melalui surat jalan, perusahaan bisa memeriksa tanggal pengiriman, nama kurir, rincian barang, alamat tujuan, dan tanda tangan penerima. Jika dokumen dilengkapi catatan kondisi barang saat diterima, proses penyelesaian komplain bisa lebih objektif.
Dokumen ini tidak selalu menyelesaikan semua masalah secara langsung, tetapi setidaknya memberi dasar pemeriksaan yang lebih jelas.
Perbedaan Surat Jalan dengan Dokumen Lain dalam Transaksi Bisnis
Dalam proses bisnis, surat jalan sering digunakan bersamaan dengan dokumen lain seperti invoice, purchase order, delivery order, dan tanda terima. Karena fungsinya saling berkaitan, beberapa orang sering menganggap dokumen-dokumen tersebut sama. Padahal, masing-masing memiliki peran berbeda.
Surat Jalan dan Invoice
Surat jalan adalah dokumen yang menyertai pengiriman barang. Fokus utamanya adalah membuktikan bahwa barang telah dikirim dan diterima. Sementara itu, invoice adalah dokumen penagihan yang berisi nilai transaksi, harga barang, pajak jika ada, total pembayaran, serta informasi jatuh tempo pembayaran.
Dalam praktiknya, surat jalan bisa menjadi dokumen pendukung invoice. Jika pelanggan menerima barang dengan baik, perusahaan dapat melanjutkan proses penagihan menggunakan invoice.
Surat Jalan dan Purchase Order
Purchase order atau PO adalah dokumen pemesanan dari pembeli kepada penjual. Isinya biasanya mencakup barang yang dipesan, jumlah, harga, syarat pembayaran, dan informasi pembelian lainnya.
Surat jalan dibuat setelah barang diproses untuk dikirim. Dengan kata lain, PO berada di awal proses pembelian, sedangkan surat jalan berada pada tahap pengiriman.
Surat Jalan dan Tanda Terima
Tanda terima adalah bukti bahwa sesuatu telah diterima. Surat jalan dapat berfungsi sebagai tanda terima apabila dokumen tersebut ditandatangani oleh penerima barang. Namun, pada beberapa perusahaan, tanda terima dibuat sebagai dokumen terpisah.
Jika surat jalan sudah memiliki kolom tanda tangan penerima dan catatan penerimaan barang, dokumen tersebut sering kali cukup digunakan sebagai bukti penerimaan.
Surat Jalan dan Delivery Order
Dalam beberapa konteks, istilah surat jalan dan delivery order sering digunakan bergantian. Namun, secara operasional, delivery order dapat merujuk pada instruksi pengeluaran atau pengiriman barang, sedangkan surat jalan menjadi dokumen yang menyertai barang saat dikirim.
Perbedaannya dapat bergantung pada kebijakan masing-masing perusahaan. Yang terpenting, perusahaan perlu memastikan setiap dokumen memiliki fungsi yang jelas agar tidak terjadi tumpang tindih administrasi.
Format Surat Jalan Pengiriman Barang
Format surat jalan pengiriman barang dapat berbeda-beda tergantung kebutuhan bisnis. Namun, ada beberapa komponen umum yang sebaiknya selalu dicantumkan agar dokumen mudah dipahami dan dapat digunakan sebagai bukti administrasi.
1. Kop Surat atau Identitas Perusahaan
Bagian atas surat jalan biasanya memuat identitas perusahaan pengirim. Informasi ini dapat mencakup nama perusahaan, alamat kantor, nomor telepon, email, logo perusahaan, dan informasi legal lain jika diperlukan.
Kop surat membuat dokumen terlihat lebih profesional. Selain itu, identitas perusahaan membantu penerima mengetahui dari mana barang berasal.
Untuk bisnis kecil yang belum memiliki kop resmi, Anda tetap bisa mencantumkan nama usaha, alamat, dan nomor kontak. Yang penting, identitas pengirim ditulis secara jelas.
2. Judul Dokumen
Surat jalan sebaiknya memiliki judul yang jelas, misalnya “Surat Jalan Pengiriman Barang” atau “Surat Jalan”. Judul ini membantu membedakan dokumen dengan invoice, tanda terima, atau dokumen administrasi lainnya.
Judul biasanya diletakkan di bagian atas tengah atau bagian atas kiri setelah kop surat.
3. Nomor Surat Jalan
Nomor surat jalan berfungsi sebagai identitas unik untuk setiap dokumen. Nomor ini sangat penting untuk pelacakan, pencarian arsip, dan pencocokan dengan dokumen lain.
Contoh format nomor surat jalan:
SJ/OPJ/001/V/2026
SJ-2026-0001
DO-INV-0526-145
Perusahaan dapat membuat format nomor sesuai kebutuhan. Namun, sebaiknya gunakan format yang konsisten. Anda bisa memasukkan kode dokumen, bulan, tahun, nomor urut, atau kode cabang.
4. Tanggal Pengiriman
Tanggal pengiriman menunjukkan kapan barang dikirim dari pihak pengirim. Informasi ini berguna untuk melacak durasi pengiriman, mencocokkan jadwal, serta menjadi referensi administrasi.
Tanggal pengiriman juga penting ketika terjadi komplain keterlambatan. Dengan adanya tanggal yang jelas, perusahaan dapat mengetahui apakah keterlambatan terjadi di gudang, ekspedisi, atau proses penerimaan.
5. Data Pengirim
Data pengirim mencakup pihak yang mengirimkan barang. Informasi ini bisa berupa nama perusahaan, nama penanggung jawab, alamat, dan kontak yang dapat dihubungi.
Jika pengiriman dilakukan oleh cabang tertentu, cantumkan informasi cabang tersebut agar penerima dan tim internal dapat menelusuri sumber pengiriman dengan lebih mudah.
6. Data Penerima
Data penerima harus ditulis dengan lengkap dan akurat. Informasi yang biasanya dicantumkan adalah nama penerima atau nama perusahaan, alamat lengkap, nomor telepon, dan nama kontak penerima.
Kesalahan pada bagian ini dapat menyebabkan barang dikirim ke alamat yang salah. Karena itu, pastikan alamat ditulis lengkap, termasuk nama jalan, nomor bangunan, kota, kode pos jika diperlukan, serta detail tambahan seperti lantai, nama gedung, atau patokan lokasi.
7. Rincian Barang yang Dikirim
Bagian ini merupakan inti dari surat jalan. Rincian barang harus ditulis secara jelas agar penerima dapat melakukan pengecekan dengan mudah.
Informasi yang dapat dicantumkan antara lain:
Nama barang
Kode barang atau SKU
Jumlah barang
Satuan barang
Berat atau volume jika diperlukan
Keterangan tambahan
Kondisi barang
Nomor batch atau serial number jika relevan
Untuk barang bernilai tinggi atau barang teknis, informasi seperti nomor seri, tipe, atau kode produksi sebaiknya dicantumkan agar tidak tertukar dengan barang lain.
8. Informasi Kendaraan atau Ekspedisi
Jika pengiriman dilakukan menggunakan kendaraan perusahaan, cantumkan nomor kendaraan, nama driver, dan nomor kontak driver. Jika menggunakan jasa ekspedisi, cantumkan nama ekspedisi, nomor resi, atau informasi kurir jika tersedia.
Informasi ini membantu pelacakan barang selama perjalanan. Jika terjadi keterlambatan atau kendala pengiriman, perusahaan dapat menghubungi pihak yang bertanggung jawab.
9. Tujuan atau Keterangan Pengiriman
Bagian keterangan dapat digunakan untuk menjelaskan tujuan pengiriman. Misalnya, barang dikirim untuk penjualan, retur, penggantian barang, sampel produk, pengiriman antargudang, atau pengiriman aset kantor.
Keterangan ini membuat dokumen lebih informatif, terutama jika perusahaan memiliki banyak jenis pengiriman.
10. Tanda Tangan dan Stempel
Surat jalan sebaiknya memiliki kolom tanda tangan pihak terkait, seperti pengirim, petugas gudang, pengantar barang, dan penerima. Jika perusahaan menggunakan stempel, stempel dapat ditambahkan sebagai bentuk pengesahan.
Tanda tangan penerima menjadi bukti bahwa barang telah diterima. Jika ada catatan khusus, penerima dapat menuliskannya sebelum menandatangani dokumen.
Contoh Format Surat Jalan Pengiriman Barang
Berikut contoh format surat jalan pengiriman barang sederhana yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan bisnis.
SURAT JALAN PENGIRIMAN BARANG
Nomor: SJ/ABC/025/V/2026
Tanggal: 25 Mei 2026
Pengirim
Nama Perusahaan: PT XYZ
Alamat: Jl. XYZ, Jakarta Selatan
Telepon: 021-XXXXXX
Penanggung Jawab: Rudi Pratama
Penerima
Nama Perusahaan: CV XXX
Alamat: Jl. XXX No. 25, Bandung
Telepon: 022-XXXXXXX
Penerima: Siti Rahmawati
Rincian Barang
| No. | Nama Barang | Kode Barang | Jumlah | Satuan | Keterangan |
| 1 | Kertas A4 80 gsm | ATK-001 | 20 | Rim | Kondisi baik |
| 2 | Pulpen Hitam | ATK-015 | 100 | Pcs | Kondisi baik |
| 3 | Map Plastik | ATK-022 | 50 | Pcs | Kondisi baik |
Informasi Pengiriman
Nama Driver/Kurir: Andi Saputra
Nomor Kendaraan: B 1234 XYZ
Tanggal Pengiriman: 25 Mei 2026
Tujuan Pengiriman: Pengiriman pesanan pelanggan
Catatan
Barang harap diperiksa saat diterima. Komplain terkait jumlah dan kondisi barang dapat dicatat pada kolom keterangan penerimaan.
Pengirim,
(__________________)
Pengantar,
(__________________)
Penerima,
(__________________)
Stempel Perusahaan
Format di atas dapat digunakan sebagai contoh surat jalan pengiriman barang dasar. Untuk kebutuhan yang lebih kompleks, perusahaan dapat menambahkan kolom nomor PO, nomor invoice, nomor resi, nomor batch, berat barang, volume, atau instruksi penanganan khusus.
Contoh Surat Jalan Pengiriman Barang Berdasarkan Jenis Usaha
Agar lebih mudah dipahami, berikut beberapa contoh penggunaan surat jalan dalam berbagai jenis bisnis.
Contoh Surat Jalan Pengiriman Barang Retail
Bisnis retail biasanya menggunakan surat jalan untuk mengirim barang dari gudang pusat ke cabang, toko, atau pelanggan. Rincian barang harus dibuat jelas karena jumlah SKU dalam bisnis retail biasanya cukup banyak.
Contoh barang yang dikirim:
10 pcs kaus pria ukuran M
8 pcs kaus pria ukuran L
5 pcs celana jeans wanita
12 pcs tas selempang
Dalam surat jalan, setiap item sebaiknya ditulis terpisah agar penerima dapat mengecek barang satu per satu. Jika ada barang yang berbeda warna atau ukuran, cantumkan detail tersebut pada kolom keterangan.
Contoh Surat Jalan Pengiriman Barang Elektronik
Barang elektronik biasanya memiliki nilai tinggi dan membutuhkan pencatatan yang lebih teliti. Selain nama barang dan jumlah, sebaiknya cantumkan merek, tipe, dan nomor seri.
Contoh rincian:
Laptop Lenovo ThinkPad E14, serial number X12345
Printer Epson L3210, serial number P98765
Monitor LG 24 inch, serial number M45678
Informasi nomor seri membantu perusahaan memastikan barang yang diterima adalah barang yang sama dengan yang dikirim. Ini juga penting untuk keperluan garansi, klaim, atau retur.
Contoh Surat Jalan Pengiriman Barang Makanan dan Minuman
Untuk produk makanan dan minuman, surat jalan sebaiknya memuat informasi tambahan seperti tanggal produksi, tanggal kedaluwarsa, nomor batch, dan instruksi penyimpanan.
Contoh keterangan:
Snack kentang 100 gram, batch B0526, kedaluwarsa Mei 2027
Minuman botol 350 ml, simpan di tempat sejuk
Roti kemasan, masa konsumsi maksimal 3 hari
Informasi seperti ini membantu penerima memastikan produk masih layak jual dan disimpan sesuai standar.
Contoh Surat Jalan Pengiriman Barang Manufaktur
Perusahaan manufaktur dapat menggunakan surat jalan untuk mengirim bahan baku, barang setengah jadi, atau produk jadi. Surat jalan juga bisa digunakan untuk pengiriman antarbagian produksi atau antargudang.
Contoh barang:
Bahan baku plastik PP 500 kg
Komponen mesin tipe A sebanyak 100 unit
Produk jadi kemasan 1.000 pcs
Untuk kebutuhan manufaktur, surat jalan sebaiknya mencantumkan satuan yang tepat, seperti kilogram, meter, liter, dus, pallet, atau unit. Hal ini membantu pencatatan stok menjadi lebih akurat.
Contoh Surat Jalan Pengiriman Aset Perusahaan
Surat jalan juga dapat digunakan untuk mengirim aset perusahaan, misalnya laptop, kursi kantor, printer, atau perlengkapan event.
Contoh pengiriman:
1 unit laptop untuk karyawan cabang
5 unit kursi kerja untuk kantor baru
2 unit standing banner untuk acara promosi
Dalam pengiriman aset, cantumkan nomor inventaris jika ada. Dengan begitu, perpindahan aset dapat ditelusuri dengan lebih mudah.
Cara Membuat Surat Jalan Pengiriman Barang
Membuat surat jalan sebenarnya tidak sulit. Namun, perusahaan perlu memastikan dokumen tersebut dibuat secara rapi, konsisten, dan sesuai kebutuhan operasional.
1. Tentukan Tujuan Pengiriman
Langkah pertama adalah menentukan tujuan pengiriman. Apakah barang dikirim untuk pelanggan, cabang, gudang lain, supplier, atau keperluan internal?
Tujuan pengiriman akan memengaruhi informasi yang perlu dicantumkan. Misalnya, pengiriman ke pelanggan membutuhkan data penerima dan alamat lengkap. Pengiriman antargudang mungkin membutuhkan kode gudang asal dan gudang tujuan. Pengiriman retur membutuhkan nomor referensi retur atau nomor pembelian.
Dengan memahami tujuan pengiriman sejak awal, surat jalan dapat dibuat lebih tepat dan tidak perlu banyak revisi.
2. Siapkan Data Pengirim dan Penerima
Selanjutnya, kumpulkan data pengirim dan penerima. Pastikan nama, alamat, nomor telepon, dan kontak penerima sudah benar.
Kesalahan kecil pada alamat dapat menyebabkan pengiriman terlambat atau salah tujuan. Karena itu, data penerima sebaiknya dikonfirmasi terlebih dahulu, terutama untuk pelanggan baru atau pengiriman ke lokasi proyek.
Jika penerima adalah perusahaan, cantumkan nama perusahaan dan nama orang yang berwenang menerima barang. Ini penting agar barang tidak diterima oleh pihak yang tidak bertanggung jawab.
3. Buat Nomor Surat Jalan yang Unik
Setiap surat jalan sebaiknya memiliki nomor unik. Nomor ini membantu pencarian dokumen saat diperlukan.
Anda dapat membuat sistem penomoran sederhana, misalnya:
SJ/001/05/2026
SJ-JKT-0001
SJ/CABANGBDG/V/2026
Gunakan pola yang sama secara konsisten. Jika bisnis sudah memiliki sistem administrasi digital, nomor surat jalan dapat dibuat otomatis untuk mengurangi risiko nomor ganda.
4. Isi Rincian Barang dengan Lengkap
Rincian barang harus ditulis dengan jelas. Jangan hanya menulis “barang pesanan” atau “produk sesuai invoice” tanpa detail. Informasi seperti itu terlalu umum dan menyulitkan pengecekan.
Tuliskan nama barang, jumlah, satuan, kode barang, dan keterangan lain jika diperlukan. Jika barang mudah pecah, mudah rusak, atau membutuhkan suhu tertentu, cantumkan catatan penanganan khusus.
Semakin jelas rincian barang, semakin mudah proses pengecekan saat barang diterima.
5. Tambahkan Informasi Pengiriman
Masukkan informasi mengenai kurir, ekspedisi, kendaraan, atau driver. Jika pengiriman menggunakan jasa ekspedisi, cantumkan nomor resi atau nomor pengiriman. Jika menggunakan kendaraan sendiri, cantumkan nomor kendaraan dan nama driver.
Informasi ini berguna untuk pelacakan. Jika barang belum sampai, perusahaan dapat mengetahui siapa yang membawa barang dan bagaimana status pengirimannya.
6. Sediakan Kolom Pemeriksaan dan Catatan
Surat jalan yang baik sebaiknya menyediakan kolom catatan. Kolom ini dapat digunakan penerima untuk menuliskan kondisi barang saat diterima.
Contoh catatan:
Barang diterima lengkap dan baik.
Barang diterima, tetapi 1 dus penyok.
Jumlah barang kurang 2 pcs.
Barang diterima sebagian.
Catatan seperti ini penting agar masalah dapat langsung diketahui saat barang diterima, bukan baru muncul beberapa hari kemudian.
7. Lengkapi dengan Tanda Tangan
Setelah semua informasi diisi, siapkan kolom tanda tangan untuk pihak pengirim, pengantar, dan penerima. Tanda tangan menunjukkan bahwa pihak terkait telah mengetahui atau menyetujui informasi dalam dokumen.
Jika perusahaan masih menggunakan dokumen fisik, surat jalan biasanya dicetak beberapa rangkap. Jika perusahaan sudah menggunakan sistem digital, tanda tangan dapat dilakukan secara elektronik sesuai kebijakan dan kebutuhan legal perusahaan.
8. Simpan Arsip dengan Rapi
Setelah pengiriman selesai, surat jalan harus disimpan sebagai arsip. Arsip dapat berbentuk fisik maupun digital.
Untuk arsip fisik, simpan dokumen berdasarkan tanggal, nomor surat, atau nama pelanggan. Untuk arsip digital, gunakan nama file yang konsisten agar mudah dicari.
Contoh nama file:
SJ-025-PT-XYZ-25Mei2026.pdf
Arsip yang rapi akan sangat membantu ketika perusahaan perlu melakukan audit, mencocokkan invoice, menyelesaikan komplain, atau menyusun laporan pengiriman.
Alur Kerja Surat Jalan Pengiriman Barang
Agar lebih jelas, berikut gambaran umum alur kerja surat jalan dalam proses pengiriman barang.
Pertama, pesanan masuk dari pelanggan atau permintaan pengiriman dibuat oleh bagian internal. Pesanan ini kemudian diteruskan kepada tim gudang atau logistik untuk diproses.
Kedua, tim gudang menyiapkan barang sesuai pesanan. Pada tahap ini, staf gudang harus mencocokkan barang yang akan dikirim dengan dokumen pendukung seperti sales order, purchase order, atau permintaan pengiriman.
Ketiga, surat jalan dibuat berdasarkan barang yang sudah disiapkan. Dokumen ini mencantumkan data pengirim, penerima, rincian barang, dan informasi pengiriman.
Keempat, barang diserahkan kepada kurir, driver, atau ekspedisi bersama surat jalan. Pihak pengantar membawa dokumen tersebut selama perjalanan.
Kelima, barang tiba di lokasi penerima. Penerima mengecek barang berdasarkan surat jalan. Jika sesuai, penerima menandatangani dokumen. Jika ada masalah, penerima mencatatnya pada kolom keterangan.
Keenam, rangkap surat jalan yang sudah ditandatangani dikembalikan kepada pihak pengirim sebagai bukti bahwa barang telah diterima.
Ketujuh, bagian administrasi atau keuangan menyimpan surat jalan sebagai arsip dan menggunakannya sebagai dokumen pendukung untuk proses penagihan, pencatatan stok, atau rekonsiliasi transaksi.
Alur ini dapat disesuaikan dengan skala dan kebutuhan perusahaan. Namun, prinsip utamanya tetap sama: setiap pengiriman harus memiliki dokumen yang jelas, dapat dicek, dan dapat disimpan sebagai bukti.
Berapa Rangkap Surat Jalan yang Dibutuhkan?
Jumlah rangkap surat jalan dapat berbeda tergantung kebijakan perusahaan. Namun, secara umum surat jalan sering dibuat dalam dua atau tiga rangkap.
Rangkap pertama biasanya dikembalikan kepada pihak pengirim setelah ditandatangani penerima. Dokumen ini dapat digunakan sebagai bukti pengiriman dan pendukung invoice.
Rangkap kedua disimpan oleh penerima sebagai bukti bahwa barang telah diterima.
Rangkap ketiga dapat disimpan oleh bagian gudang, logistik, atau administrasi internal sebagai arsip transaksi.
Pada bisnis yang sudah terdigitalisasi, pembagian rangkap fisik bisa digantikan dengan salinan digital. Namun, perusahaan tetap perlu memastikan setiap pihak memiliki akses terhadap dokumen yang dibutuhkan.
Kesalahan yang Sering Terjadi Saat Membuat Surat Jalan
Meskipun terlihat sederhana, pembuatan surat jalan sering kali masih menimbulkan masalah. Berikut beberapa kesalahan yang perlu dihindari.
1. Data Penerima Tidak Lengkap
Alamat yang tidak lengkap dapat menyebabkan pengiriman terlambat atau salah tujuan. Pastikan data penerima ditulis detail, terutama jika pengiriman dilakukan ke gedung, kawasan industri, toko cabang, atau lokasi proyek.
2. Rincian Barang Terlalu Umum
Menulis rincian barang secara umum dapat menyulitkan pengecekan. Hindari hanya mencantumkan “barang pesanan” tanpa detail. Tulis nama barang, jumlah, satuan, dan kode barang jika ada.
3. Tidak Ada Nomor Surat Jalan
Tanpa nomor surat, dokumen akan sulit dilacak. Ini bisa menjadi masalah saat perusahaan memiliki banyak pengiriman dalam satu periode.
4. Tidak Mencantumkan Tanggal Pengiriman
Tanggal pengiriman penting untuk mengetahui kapan barang keluar dan berapa lama proses pengiriman berlangsung. Jangan lupa mencantumkan tanggal secara jelas.
5. Tidak Ada Tanda Tangan Penerima
Surat jalan yang tidak ditandatangani penerima kurang kuat sebagai bukti penerimaan barang. Pastikan penerima menandatangani dokumen setelah pengecekan.
6. Arsip Tidak Disimpan dengan Baik
Dokumen yang hilang dapat menyulitkan perusahaan saat terjadi komplain atau saat bagian keuangan membutuhkan bukti pendukung invoice. Karena itu, arsip surat jalan harus dikelola dengan rapi.
Tips Membuat Surat Jalan Pengiriman Barang yang Profesional
Agar surat jalan lebih mudah digunakan dan terlihat profesional, ada beberapa tips yang dapat diterapkan.
Pertama, gunakan template yang konsisten. Template yang sama akan memudahkan tim internal membaca dan mengisi dokumen. Hindari format yang berubah-ubah karena dapat menimbulkan kebingungan.
Kedua, pastikan setiap kolom memiliki fungsi yang jelas. Jangan membuat terlalu banyak kolom yang tidak digunakan. Sebaliknya, jangan menghilangkan kolom penting seperti nomor surat, tanggal, rincian barang, dan tanda tangan.
Ketiga, gunakan bahasa yang sederhana dan formal. Surat jalan adalah dokumen bisnis, sehingga sebaiknya ditulis dengan jelas, ringkas, dan tidak ambigu.
Keempat, lakukan pengecekan sebelum barang dikirim. Pastikan data pada surat jalan sesuai dengan barang fisik. Kesalahan kecil pada jumlah atau nama barang dapat menimbulkan masalah saat barang diterima.
Kelima, simpan salinan digital. Meskipun perusahaan masih menggunakan dokumen cetak, salinan digital dapat membantu pencarian arsip dengan lebih cepat.
Keenam, hubungkan surat jalan dengan dokumen transaksi lain. Jika memungkinkan, cantumkan nomor invoice, nomor PO, atau nomor sales order agar dokumen lebih mudah dicocokkan.
Apakah Surat Jalan Harus Selalu Dicetak?
Pada banyak bisnis, surat jalan masih dicetak karena dokumen fisik lebih mudah dibawa bersama barang dan ditandatangani penerima secara langsung. Namun, bisnis juga dapat menggunakan surat jalan digital jika sistem operasional sudah mendukung.
Surat jalan digital dapat membantu mengurangi penggunaan kertas, mempercepat proses arsip, dan memudahkan pencarian dokumen. Namun, perusahaan perlu memastikan bahwa dokumen digital tetap dapat diakses oleh pihak yang membutuhkan dan memiliki mekanisme persetujuan yang jelas.
Untuk pengiriman tertentu, dokumen fisik mungkin tetap dibutuhkan, terutama jika pihak penerima mensyaratkan tanda tangan basah atau stempel perusahaan. Karena itu, pilihan antara surat jalan fisik dan digital sebaiknya disesuaikan dengan kebutuhan operasional, kebijakan pelanggan, dan standar administrasi perusahaan.
Hubungan Surat Jalan dengan Invoice dan Arus Kas Bisnis
Surat jalan memiliki hubungan erat dengan invoice dan arus kas bisnis. Dalam banyak transaksi B2B, barang dikirim terlebih dahulu, lalu pembayaran dilakukan setelah invoice diterbitkan. Pada skema seperti ini, surat jalan yang sudah ditandatangani penerima dapat menjadi bukti bahwa kewajiban pengiriman telah dipenuhi.
Setelah barang diterima, perusahaan dapat menggunakan surat jalan sebagai dokumen pendukung untuk menerbitkan atau menagihkan invoice. Semakin rapi dokumen pengiriman, semakin kecil risiko invoice tertunda karena pelanggan meminta bukti tambahan.
Namun, tantangan tidak berhenti setelah invoice dikirim. Banyak bisnis masih harus menunggu pembayaran sesuai termin, misalnya 30 hari, 60 hari, atau bahkan lebih lama. Di sisi lain, bisnis tetap perlu membayar biaya operasional seperti pembelian stok, gaji karyawan, biaya logistik, sewa gudang, hingga kebutuhan produksi.
Inilah alasan mengapa administrasi pengiriman, invoice, dan pengelolaan arus kas harus berjalan beriringan. Surat jalan membantu membuktikan barang sudah dikirim, invoice membantu menagihkan pembayaran, sementara pengelolaan kas memastikan bisnis tetap bisa beroperasi sambil menunggu pembayaran pelanggan.
Cara Mengoptimalkan Surat Jalan untuk Bisnis yang Sedang Berkembang
Ketika bisnis masih kecil, surat jalan mungkin dibuat secara manual menggunakan spreadsheet atau dokumen sederhana. Namun, saat volume pengiriman meningkat, sistem manual bisa menjadi kurang efisien.
Bisnis yang sedang berkembang perlu mulai membuat standar operasional untuk pengiriman barang. Misalnya, menentukan siapa yang berwenang membuat surat jalan, siapa yang memeriksa barang, siapa yang menyerahkan dokumen ke kurir, dan siapa yang menyimpan arsip setelah barang diterima.
Selain itu, perusahaan juga perlu menentukan sistem penomoran yang konsisten, format dokumen yang seragam, serta alur persetujuan yang jelas. Hal ini penting agar setiap pengiriman dapat dilacak dari awal hingga akhir.
Jika bisnis memiliki banyak cabang, gudang, atau tim pengiriman, penggunaan sistem digital dapat membantu mengurangi kesalahan manual. Dengan sistem yang lebih terintegrasi, data surat jalan dapat terhubung dengan stok, penjualan, invoice, dan laporan keuangan.
Checklist Sebelum Mengirim Barang dengan Surat Jalan
Sebelum barang dikirim, gunakan checklist berikut agar proses lebih aman dan rapi.
Pastikan nomor surat jalan sudah dibuat.
Pastikan tanggal pengiriman sudah benar.
Pastikan nama dan alamat penerima lengkap.
Pastikan nomor kontak penerima dapat dihubungi.
Pastikan rincian barang sesuai dengan barang fisik.
Pastikan jumlah dan satuan barang sudah tepat.
Pastikan barang sudah dikemas sesuai standar.
Pastikan informasi kurir atau kendaraan sudah dicantumkan.
Pastikan kolom tanda tangan tersedia.
Pastikan salinan dokumen sudah disiapkan.
Pastikan arsip internal disimpan sesuai prosedur.
Checklist sederhana ini dapat membantu mengurangi kesalahan pengiriman, terutama pada hari dengan volume pesanan tinggi.
Kesimpulan
Surat jalan pengiriman barang adalah dokumen penting yang membantu bisnis memastikan proses pengiriman berjalan lebih tertib, jelas, dan dapat dipertanggungjawabkan. Dokumen ini berfungsi sebagai bukti pengiriman, alat pengecekan barang, arsip administrasi, pendukung invoice, kontrol stok, serta media komunikasi antara pengirim, pengantar, penerima, dan tim internal perusahaan.
Agar surat jalan dapat digunakan secara optimal, pastikan formatnya memuat informasi penting seperti identitas pengirim, identitas penerima, nomor surat, tanggal pengiriman, rincian barang, informasi kendaraan atau ekspedisi, catatan penerimaan, serta tanda tangan pihak terkait. Dengan format yang rapi dan alur kerja yang jelas, bisnis dapat mengurangi risiko salah kirim, selisih stok, komplain pelanggan, dan keterlambatan proses administrasi.
Namun, setelah barang berhasil dikirim dan invoice diterbitkan, bisnis sering menghadapi tantangan lain, yaitu menunggu pembayaran dari pelanggan. Jika banyak invoice belum jatuh tempo sementara kebutuhan operasional terus berjalan, arus kas bisa ikut tertekan.
Untuk membantu mengatasi situasi tersebut, Anda dapat mempertimbangkan Invoice Financing dari OnlinePajak, yaitu solusi pembiayaan bisnis berbasis invoice yang membantu perusahaan memperoleh pencairan lebih cepat tanpa harus menunggu pembayaran pelanggan terlalu lama.
OnlinePajak menawarkan fasilitas pembiayaan hingga Rp2 miliar, proses pengajuan online, pencairan cepat setelah limit disetujui, tenor hingga 90 hari, dan tanpa agunan, sehingga bisnis dapat menjaga cashflow tetap lancar sambil terus memenuhi kebutuhan stok, pengiriman, dan operasional harian.