Invoice atau faktur penjualan adalah dokumen tagihan yang dikirim penjual kepada pembeli sebagai bukti transaksi dan permintaan pembayaran. Membuat invoice yang benar dan profesional penting untuk kelancaran arus kas bisnis, kepatuhan perpajakan, serta kepercayaan klien.
Jawaban Singkat: Invoice yang benar harus memuat minimal 8 komponen: nomor invoice, tanggal penerbitan, data penjual, data pembeli, rincian barang/jasa, subtotal, pajak (jika PKP), dan total tagihan. Bisa dibuat via Word, Excel, Google Sheets, atau software invoicing. Jika Anda PKP, invoice penjualan juga harus disertai Faktur Pajak via Coretax.
8 Komponen Wajib Invoice yang Benar
| No | Komponen | Penjelasan |
|---|---|---|
| 1 | Nomor Invoice | Nomor unik dan berurutan (contoh: INV/2026/06/001) untuk identifikasi dan audit trail |
| 2 | Tanggal Penerbitan | Tanggal invoice diterbitkan — penting untuk menentukan jatuh tempo |
| 3 | Tanggal Jatuh Tempo | Kapan pembayaran harus dilunasi (umumnya 7, 14, atau 30 hari setelah tanggal invoice) |
| 4 | Data Penjual | Nama perusahaan/toko, alamat, nomor telepon, email, dan NPWP (jika PKP) |
| 5 | Data Pembeli | Nama perusahaan/klien, alamat pengiriman/billing, NPWP pembeli (untuk transaksi B2B) |
| 6 | Rincian Barang/Jasa | Deskripsi, kuantitas, satuan, harga satuan untuk setiap item |
| 7 | Pajak (PPN) | Wajib dicantumkan jika penjual adalah PKP — tarif 11% untuk non-mewah |
| 8 | Total Tagihan | Subtotal + PPN + biaya lain = total yang harus dibayar |
Cara Membuat Invoice di Microsoft Word
- Buka Microsoft Word → pilih File → Baru
- Cari template “Invoice” di kolom pencarian template online
- Pilih template yang sesuai dan klik Buat
- Edit template: ganti logo, nama perusahaan, alamat, dan nomor kontak
- Isi nomor invoice sesuai sistem penomoran Anda
- Masukkan data pembeli di bagian “Tagih Kepada”
- Lengkapi tabel rincian: deskripsi, kuantitas, harga satuan, total per item
- Hitung dan isi subtotal, PPN (jika berlaku), dan total
- Tambahkan informasi pembayaran: nomor rekening bank, metode transfer
- Simpan sebagai .docx atau ekspor ke PDF untuk dikirim ke klien
Cara Membuat Invoice di Microsoft Excel
- Buka Excel → pilih File → Baru → cari template “Invoice”
- Atur kolom: Deskripsi | Qty | Harga Satuan | Total
- Di kolom Total: formula
=C8*D8(Qty × Harga Satuan) - Untuk Subtotal:
=SUM(E8:E20) - Untuk PPN 11%:
=E21*11% - Untuk Total Tagihan:
=E21+E22(subtotal + PPN) - Format sel angka dengan Rp menggunakan format Currency
- Ekspor ke PDF via File → Ekspor → Buat PDF/XPS
Cara Membuat Invoice di Google Sheets (Gratis)
- Buka docs.google.com/spreadsheets → klik “+” buat spreadsheet baru
- Di kolom pencarian template, cari “Invoice”
- Pilih “Invoice” dari galeri template Google
- Edit bagian penjual: nama bisnis, alamat, nomor telepon, email
- Isi data pembeli dan nomor invoice
- Lengkapi tabel rincian — formula sudah tersedia otomatis di template Google
- Download sebagai PDF: File → Unduh → PDF Document
Invoice untuk PKP: Hubungannya dengan Faktur Pajak
Jika bisnis Anda sudah terdaftar sebagai PKP dengan omzet > Rp 4,8 miliar/tahun:
- Invoice penjualan biasa tidak cukup — Anda wajib menerbitkan Faktur Pajak via Coretax
- Faktur Pajak diterbitkan lewat Coretax (coretaxdjp.pajak.go.id)
- Faktur Pajak berfungsi sebagai Pajak Masukan yang bisa dikreditkan pembeli PKP
- Invoice internal dan Faktur Pajak sering diterbitkan bersamaan untuk satu transaksi
Tools Digital untuk Membuat Invoice Otomatis
| Tool | Keunggulan | Harga |
|---|---|---|
| OnlinePajak | Terintegrasi dengan e-Faktur dan Coretax, rekonsiliasi pajak otomatis | Berbayar (gratis terbatas) |
| Jurnal (Mekari) | Akuntansi + invoicing terintegrasi, otomatis penomoran | Berbayar |
| Zahir Accounting | Cocok untuk UKM, laporan lengkap | Berbayar |
| Wave | Invoicing dasar gratis, cocok untuk freelancer | Gratis |
| Google Docs/Sheets | Fleksibel, gratis, akses dari mana saja | Gratis |
FAQ Cara Membuat Invoice
Bagaimana cara membuat invoice yang benar?
Invoice yang baik harus memuat informasi yang jelas mengenai transaksi, seperti identitas penjual dan pembeli, nomor invoice, tanggal penerbitan, rincian barang atau jasa, jumlah tagihan, serta informasi pembayaran. Pastikan seluruh data akurat agar proses penagihan berjalan lancar.
Apa saja komponen yang harus ada dalam invoice?
Secara umum, invoice memuat nomor dokumen, tanggal transaksi, identitas penjual dan pembeli, rincian barang atau jasa, kuantitas, harga, total tagihan, serta informasi pembayaran. Komponen tambahan dapat disesuaikan dengan kebutuhan bisnis dan ketentuan yang berlaku.
Bagaimana format nomor invoice yang baik?
Tidak ada format baku yang wajib digunakan, tetapi nomor invoice sebaiknya dibuat unik, konsisten, dan mudah dilacak. Banyak bisnis menggunakan kombinasi kode perusahaan, tanggal, periode, atau nomor urut untuk mempermudah administrasi dan pencatatan transaksi.
Apakah invoice harus mencantumkan pajak?
Apabila transaksi dikenakan pajak sesuai ketentuan yang berlaku, informasi pajak dapat dicantumkan dalam invoice agar nilai tagihan lebih transparan. Namun, kewajiban pencantuman pajak bergantung pada status dan karakteristik usaha yang menerbitkan invoice.
Apa perbedaan invoice dan faktur pajak?
Invoice adalah dokumen komersial yang digunakan untuk menagih pembayaran atas barang atau jasa yang telah diberikan. Sementara itu, faktur pajak merupakan dokumen perpajakan yang diterbitkan sesuai ketentuan perpajakan sebagai bukti pemungutan pajak atas transaksi tertentu.
Kesimpulan
Membuat invoice yang benar tidak rumit — pastikan 8 komponen wajib selalu ada, gunakan penomoran yang konsisten dan berurutan, dan kirim dalam format PDF. Untuk PKP, ingat bahwa invoice biasa harus disertai Faktur Pajak via Coretax. Gunakan template di Word, Excel, atau Google Sheets untuk mempercepat proses, atau pertimbangkan software akuntansi terintegrasi jika volume transaksi sudah tinggi.
Baca juga: Nomor Invoice: Pengertian, Format, dan Cara Membuatnya | Invoice Pembayaran: Panduan Lengkap untuk Bisnis
