Invoice elektronik adalah dokumen tagihan dalam format digital yang dibuat, dikirim, diterima, dan disimpan secara elektronik tanpa memerlukan versi fisik dalam kertas. Di Indonesia, penggunaan invoice elektronik kini telah didukung oleh kerangka hukum yang jelas dan menjadi bagian dari transformasi digital transaksi bisnis secara menyeluruh.
Penting dipahami bahwa di Indonesia terdapat dua kategori invoice elektronik yang berbeda: invoice elektronik pajak (e-Faktur resmi DJP) dan invoice elektronik komersial (untuk keperluan bisnis non-pajak). Keduanya memiliki dasar hukum, fungsi, dan persyaratan yang berbeda.
Apa Itu Invoice Elektronik?
Invoice elektronik adalah dokumen tagihan yang sepenuhnya dibuat dan diproses dalam format digital. Berbeda dari invoice kertas yang dikonversi ke PDF, invoice elektronik sejati dibuat melalui sistem digital, mencantumkan identitas pihak-pihak yang bertransaksi secara terverifikasi, dan memiliki integritas data yang dapat diaudit.
Dalam konteks perpajakan Indonesia, invoice elektronik pajak disebut faktur pajak elektronik (e-Faktur) dan dikelola melalui sistem Coretax DJP sejak 1 Januari 2025. Sementara invoice elektronik komersial digunakan untuk dokumentasi transaksi bisnis antara pembeli dan penjual, terlepas dari status PKP mereka.
Perbandingan: Invoice Elektronik Pajak vs Komersial
| Aspek | Invoice Elektronik Pajak (e-Faktur) | Invoice Elektronik Komersial |
|---|---|---|
| Nama resmi | Faktur Pajak Elektronik (e-Faktur) | Invoice / Faktur Komersial |
| Dasar hukum | UU PPN, PER DJP, PMK 81/2024 | UU ITE No. 11/2008 jo. UU No. 1/2024, PP 71/2019 |
| Diterbitkan oleh | PKP (Pengusaha Kena Pajak) yang terdaftar DJP | Semua pelaku usaha, PKP maupun non-PKP |
| Sistem yang digunakan | Coretax DJP (resmi sejak Januari 2025) | Sistem ERP, aplikasi invoicing, atau platform bisnis |
| Wajib memuat | NPWP penjual dan pembeli, kode faktur, NSFP | Data penjual, pembeli, deskripsi barang/jasa, nominal |
| Fungsi pajak | Dasar pengkreditan pajak masukan (PPN) | Tidak dapat digunakan untuk mengkreditkan PPN |
| Tanda tangan | Wajib — tanda tangan elektronik DJP tersertifikasi | Dianjurkan (TTE tersertifikasi) untuk kekuatan hukum |
Apakah Invoice Elektronik Sah Secara Hukum di Indonesia?
Ya. Invoice elektronik diakui sah secara hukum di Indonesia berdasarkan sejumlah regulasi utama:
- UU No. 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik (UU ITE) yang telah diperbarui melalui UU No. 1 Tahun 2024 — mengakui dokumen elektronik sebagai alat bukti yang sah dan tanda tangan elektronik memiliki kekuatan hukum setara tanda tangan basah (Pasal 5 dan Pasal 11).
- PP No. 71 Tahun 2019 tentang Penyelenggaraan Sistem dan Transaksi Elektronik — mengatur standar teknis dan keamanan sistem elektronik untuk transaksi bisnis.
- Permenkominfo No. 11 Tahun 2022 — mengatur Penyelenggara Sertifikasi Elektronik (PSrE) yang berwenang menerbitkan tanda tangan elektronik tersertifikasi.
- UU PPN dan PMK 81/2024 — mengatur e-Faktur sebagai faktur pajak resmi yang wajib digunakan PKP melalui sistem Coretax DJP.
Dengan demikian, invoice elektronik yang diterbitkan sesuai ketentuan di atas memiliki kekuatan pembuktian yang sama dengan dokumen fisik bermaterai dalam proses bisnis dan hukum.
Persyaratan Tanda Tangan Elektronik pada Invoice
Keabsahan hukum invoice elektronik diperkuat oleh tanda tangan elektronik (TTE). Di Indonesia, terdapat dua jenis TTE:
| Jenis TTE | Karakteristik | Kekuatan Hukum |
|---|---|---|
| TTE Tersertifikasi | Diterbitkan oleh PSrE resmi terdaftar Kominfo/Komdigi, menggunakan enkripsi dan verifikasi identitas | Sangat kuat — setara tanda tangan basah, diterima di pengadilan |
| TTE Tidak Tersertifikasi | Tanda tangan digital sederhana (scan, gambar), tanpa verifikasi PSrE | Lebih lemah — memerlukan pembuktian tambahan dalam sengketa |
Untuk e-Faktur pajak, DJP sendiri bertindak sebagai Certificate Authority (CA) yang memberikan tanda tangan elektronik resmi pada setiap faktur pajak yang diterbitkan melalui Coretax. Untuk invoice komersial bernilai besar, disarankan menggunakan TTE tersertifikasi dari PSrE yang diakui pemerintah seperti PERURI atau lembaga PSrE lainnya.
Cara Membuat Invoice Elektronik di Indonesia
1. Invoice Elektronik Pajak (e-Faktur via Coretax)
Hanya PKP yang dapat menerbitkan e-Faktur. Langkahnya:
- Login ke Coretax DJP (coretaxdjp.pajak.go.id) dengan NIK/NPWP 16 digit
- Masuk ke menu e-Faktur → pilih Pajak Keluaran
- Isi data transaksi: identitas pembeli (NPWP/NIK), jenis BKP/JKP, DPP, dan PPN terutang
- Sistem Coretax otomatis menghasilkan kode dan nomor seri faktur pajak (NSFP)
- Faktur diterbitkan secara elektronik dengan tanda tangan digital DJP
- PKP pembeli langsung menerima faktur melalui akun Coretax mereka (prepopulated)
2. Invoice Elektronik Komersial
Untuk keperluan bisnis non-pajak, invoice elektronik dapat dibuat melalui:
- Platform invoicing online (OnlinePajak, software akuntansi, atau ERP perusahaan)
- Isi data: nama dan alamat penjual dan pembeli, nomor invoice, tanggal penerbitan, deskripsi barang/jasa, jumlah, harga satuan, total, dan termin pembayaran
- Tambahkan tanda tangan elektronik tersertifikasi untuk kekuatan hukum yang lebih kuat
- Kirim via email, WhatsApp, atau portal bisnis terintegrasi
- Simpan salinan digital dalam sistem untuk keperluan audit dan rekonsiliasi
Keunggulan Invoice Elektronik dibanding Invoice Manual
| Aspek | Invoice Manual (Kertas/PDF) | Invoice Elektronik |
|---|---|---|
| Waktu pengiriman | Menit hingga hari (pos, kurir) | Instan (real-time) |
| Biaya operasional | Tinggi (kertas, cetak, kurir) | Sangat rendah |
| Risiko kehilangan | Tinggi (dokumen fisik) | Minimal (tersimpan di cloud/server) |
| Integrasi akuntansi | Perlu input manual | Otomatis terintegrasi dengan sistem ERP/akuntansi |
| Pelacakan pembayaran | Manual, rentan terlewat | Real-time dengan notifikasi otomatis |
| Kepatuhan pajak (PKP) | Wajib e-Faktur tetap — kertas tidak lagi berlaku | Otomatis melalui Coretax DJP |
Invoice Elektronik untuk Pengadaan Pemerintah (PBJP)
Dalam konteks pengadaan barang dan jasa pemerintah (PBJP), rekanan/vendor yang memenangkan tender diwajibkan mengikuti prosedur penagihan yang ditetapkan instansi pemerintah. Di era digitalisasi, banyak instansi telah menerapkan sistem e-procurement (LPSE) yang terintegrasi dengan e-invoicing. Vendor wajib mengunggah invoice elektronik beserta dokumen pendukung ke portal e-procurement yang telah ditentukan sebelum pembayaran dapat diproses.
FAQ Invoice Elektronik
Apa itu invoice elektronik?
Invoice elektronik adalah dokumen tagihan dalam format digital yang dibuat, dikirim, dan disimpan secara elektronik. Di Indonesia, terdapat dua jenis: (1) e-Faktur pajak yang diterbitkan PKP melalui Coretax DJP untuk keperluan PPN, dan (2) invoice elektronik komersial yang digunakan untuk dokumentasi transaksi bisnis antara penjual dan pembeli tanpa terkait langsung dengan mekanisme pengkreditan PPN.
Apa beda invoice elektronik pajak dan komersial?
Invoice elektronik pajak (e-Faktur) adalah dokumen resmi yang diterbitkan PKP melalui Coretax DJP, memuat nomor seri faktur pajak (NSFP), dan menjadi dasar pengkreditan pajak masukan bagi PKP pembeli. Invoice elektronik komersial adalah dokumen tagihan biasa yang tidak terkait dengan mekanisme PPN dan tidak dapat digunakan sebagai dasar pengkreditan pajak, meski tetap sah sebagai bukti transaksi bisnis.
Apakah invoice elektronik sah secara hukum di Indonesia?
Ya. Berdasarkan UU ITE (UU No. 11 Tahun 2008 yang diperbarui dengan UU No. 1 Tahun 2024) dan PP 71/2019, dokumen elektronik — termasuk invoice elektronik — diakui sah sebagai alat bukti. Tanda tangan elektronik yang tercantum pada invoice memiliki kekuatan hukum yang sama dengan tanda tangan basah jika memenuhi ketentuan yang berlaku, terutama jika menggunakan TTE tersertifikasi dari PSrE resmi.
Bagaimana cara membuat invoice elektronik yang sah?
Untuk e-Faktur pajak: buat melalui Coretax DJP dengan login menggunakan NIK/NPWP 16 digit, isi data transaksi, dan sistem secara otomatis menghasilkan NSFP dan tanda tangan digital DJP. Untuk invoice komersial: gunakan platform invoicing digital, lengkapi data penjual dan pembeli, deskripsi transaksi, dan tambahkan tanda tangan elektronik tersertifikasi untuk kekuatan hukum yang lebih kuat.
Apakah PKP masih boleh menerbitkan faktur pajak dalam bentuk kertas?
Tidak. Sejak diberlakukannya kewajiban e-Faktur secara nasional dan dipertegas dengan PMK 81/2024 dalam kerangka Coretax DJP, PKP wajib menerbitkan faktur pajak secara elektronik melalui sistem Coretax. Faktur pajak kertas tidak lagi diakui sebagai faktur pajak yang sah kecuali dalam kondisi tertentu yang diatur khusus oleh DJP.
Terbitkan Invoice Elektronik yang Terintegrasi dengan Pajak Bersama OnlinePajak
OnlinePajak sebagai PJAP (Penyedia Jasa Aplikasi Perpajakan) resmi DJP menyediakan solusi penerbitan invoice elektronik yang terintegrasi langsung dengan e-Faktur Coretax. Dengan satu platform, Anda dapat membuat invoice komersial sekaligus e-Faktur pajak, memantau status pembayaran, dan melaporkan SPT Masa PPN — tanpa perlu berpindah aplikasi.
Fitur manajemen invoice OnlinePajak juga dilengkapi pengingat pembayaran otomatis dan rekonsiliasi akun yang terintegrasi dengan sistem akuntansi perusahaan.
Referensi Regulasi
- UU No. 11 Tahun 2008 jo. UU No. 1 Tahun 2024 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik (UU ITE) — Pasal 5 dan Pasal 11
- PP No. 71 Tahun 2019 tentang Penyelenggaraan Sistem dan Transaksi Elektronik
- Permenkominfo No. 11 Tahun 2022 tentang Penyelenggara Sertifikasi Elektronik
- PMK No. 81 Tahun 2024 tentang Ketentuan Perpajakan dalam Rangka Pelaksanaan Sistem Inti Administrasi Perpajakan (Coretax)
- Kominfo/Komdigi — komdigi.go.id
Artikel terkait:
Contoh Invoice Pembelian Barang untuk Bisnis yang Efisien
Cara Membuat Faktur Penjualan di Coretax
Manfaat Penggunaan Invoice Pembelian bagi Bisnis
Definisi Invoice: Pengertian, Jenis, dan Fungsinya
