Tenaga kerja outsourcing atau alih daya menjadi salah satu cara yang perusahaan pilih untuk meningkatkan efisiensi operasional tanpa mengurangi jumlah sumber daya manusia dalam menjalankan bisnis. Tidak hanya itu, menggunakan tenaga kerja alih daya ini juga membantu perusahaan dalam mengelola karyawan lebih efektif.
Apa itu outsourcing dan bagaimana sistemnya dalam bisnis? Mari simak pembahasan lengkapnya di artikel ini.
Definisi Outsourcing
Outsourcing atau alih daya adalah praktik bisnis di mana perusahaan menggunakan tenaga kerja atau layanan dari pihak ketiga (eksternal) untuk menjalankan pekerjaan tertentu. Pekerjaan tertentu ini tidak berkaitan dengan inti bisnis, namun tidak berbeda dengan yang karyawan lainnya kerjakan.
Umumnya, pekerjaan yang dialihkan adalah tidak berkaitan langsung dengan bisnis inti dan bersifat pendukung operasional. Selain itu, pekerjaan yang dikerjakan oleh tenaga kerja alih daya memerlukan keahlian khusus. Beberapa pekerjaan tersebut di antaranya:
- Customer service
- IT support
- Cleaning service
- Keamanan (security)
Dengan menyerahkan pekerjaan ini pada penyedia tenaga kerja alih daya, perusahaan dapat lebih fokus pada kegiatan utama bisnisnya.
Perbedaan Outsourcing dan Karyawan Kontrak
Banyak yang mengira outsourcing sama dengan karyawan kontrak, padahal keduanya berbeda.
- Hubungan kerja: Berdasarkan hubungan kerja, tenaga kerja outsourcing hanya terikat pada perusahaan yang menyediakan jasa alih daya tersebut. Sedangkan karyawan kontrak terikat pada langsung dengan perusahaan tempatnya bekerja.
- Penggajian: Tenaga kerja outsourcing dibayar oleh perusahaan penyedia, sedangkan karyawan kontrak dibayar oleh perusahaan tempatnya bekerja.
- Tanggung jawab: Tenaga kerja alih daya diatur oleh vendor atau perusahaan penyedia jasa outsourcing. Sedangkan karyawan kontrak diatur langsung oleh perusahaan.
- Perjanjian kerja: Tenaga kerja alih daya dapat memiliki perjanjian kerja waktu tertentu (PKWT) atau perjanjian kerja waktu tidak tertentu (PKWTT). Hal ini berbeda dengan karyawan kontrak yang hanya memiliki perjanjian kerja waktu tertentu (PKWT).
- Jenjang karier: Tenaga kerja outsourcing umumnya tidak mendapatkan jenjang karier pada perusahaan penempatannya. Sementara karyawan kontrak dapat memiliki peluang jenjang karier atau perubahan status menjadi karyawan tetap, tergantung pada kebijakan perusahaan tempatnya bekerja.
Jadi, sangat jelas perbedaan antara tenaga kerja alih daya dengan karyawan kontrak. Sederhananya, tenaga kerja alih daya terikat dan diatur oleh perusahaan penyedia jasa alih daya. Sementara karyawan kontrak dikelola langsung oleh perusahaan tempatnya bekerja, tidak melalui perusahaan atau lembaga jasa lainnya.
Perusahaan dapat memanfaatkan OnlinePajak untuk melakukan pembayaran ke perusahaan outsourcing. Lebih dari itu, OnlinePajak selaku mitra resmi DJP serta terdaftar dan diawasi oleh OJK, menyediakan solusi pengelolaan transaksi bisnis. Mulai dari membuat dan mengirimkan invoice, membuat dan mengirimkan faktur pajak, mengumpulkan bukti potong, melakukan pembayaran ke vendor/supplier serta melakukan penagihan ke pembeli. Semua dapat dikerjakan dalam 1 aplikasi terintegrasi. Daftar di sini untuk menggunakan OnlinePajak sekarang.
Manfaat dan Kelebihan Outsourcing
Menggunakan outsourcing memberikan berbagai manfaat bagi perusahaan, mulai dari meningkatkan efisiensi profesional hingga menjadikan proses pengelolaan tenaga kerja jadi lebih mudah.
- Meningkatakan Efisiensi Profesional
Perusahaan tidak perlu memikirkan masalah ketenagakerjaan pada beberapa posisi karena sudah ditangani oleh penyedia outsourcing. Mulai dari pencarian, pemilihan, pelatihan hingga perjanjian kerja dan penggajian. Dengan begitu, perusahaan dapat fokus pada pengembangan bisnis.
- Memiliki Tenaga Kerja yang Ahli di Bidangnya
Perusahaan dapat mengurangi beban operasional pada seleksi tenaga kerja serta pelatihan tenaga kerja sebab penyedia jasa alih daya telah menyediakan tenaga kerja yang ahli sesuai dengan bidang yang dibutuhkan.
- Jumlah Tenaga Kerja Sesuai Kebutuhan
Perusahaan dapat mengajukan permintaan jumlah tenaga kerja pada penyedia alih daya untuk mengisi posisi yang membutuhkan.
- Pengelolaan Tenaga Kerja yang Lebih Mudah
Perusahaan dapat meminimalisir waktu dan tenaga dalam mengelola tenaga kerja. Jika menggunakan outsourcing, pengelolaan tenaga kerja langsung dilakukan oleh penyedia jasa tersebut.
Kekurangan dan Risiko Outsourcing
Meski memiliki banyak kelebihan, outsourcing juga memiliki risiko yang perlu perusahaan perhatikan, di antaranya:
- Ketergantungan Pada Pihak Ketiga
Operasional bisnis dapat terganggu ketika terjadi masalah pada perusahaan penyedia alih daya.
- Risiko Keamanan Data
Karena menggunakan tenaga kerja alih daya, terdapat risiko kebocoran data internal perusahaan ke pihak luar. Karena itu, perusahaan yang menggunakan tenaga kerja alih daya ini perlu memastikan akses keamanan data.
- Kendali atas Tenaga Kerja Lebih Terbatas
Perusahaan tidak dapat mengelola langsung tenaga kerja karena tanggung jawab dan pengelolaan hanya dapat dilakukan oleh penyedia outsourcing.
Sistem Kerja Outsourcing
Pada dasarnya, sistem outsourcing melibatkan tiga pihak utama:
- Perusahaan pengguna jasa
- Perusahaan penyedia outsourcing
- Tenaga kerja
Lalu, bagaimana perusahaan ingin menggunakan tenaga kerja alih daya ini?
- Perusahaan menentukan kebutuhan, seperti posisi yang perlu diisi dan jumlah tenaga kerja yang dibutuhkan
- Perusahaan memilih perusahaan penyedia outsourcing
- Penyedia alih daya menyediakan tenaga kerja sesuai permintaan
- Penyedia tenaga kerja alih daya menempatkan tenaga kerja di perusahaan pengguna dan bekerja sesuai dengan perjanjian yang disepakati.
Pada proses ini, perusahaan penyedia tenaga kerja alih daya bertanggung jawab atas:
- Rekrutmen
- Pelatihan
- Penggajian
- Administrasi karyawan
Sementara perusahaan pengguna jasa berfokus pada hasil kerja atau performa tenaga kerja ini.
Ketika melakukan transaksi bisnis, seperti dengan penyedia tenaga kerja alih daya, perusahaan dapat memanfaatkan OnlinePajak untuk melakukan pembayaran invoice.
Contoh Outsourcing dalam Bisnis
Berikut beberapa contoh penerapan outsourcing yang umum:
- Pengelola gedung mall menggunakan jasa cleaning service dari penyedia tenaga kerja alih daya.
- Perusahaan transportasi umum menggunakan tenaga security dari pihak penyedia tenaga kerja alih daya..
- Perusahaan telekomunikasi mengalihdayakan customer service pada tenaga kerja outsourcing.
- Perusahaan pengembangan software menggunakan tenaga kerja alih daya untuk pengembangan sistem
Itulah contoh-contoh penggunaan alih daya pada bisnis, diyakini lebih efisien dan praktis.
Jenis-Jenis Outsourcing
Ada beberapa jenis perusahaan outsourcing dengan fokus penyediaan tenaga kerja yang berbeda-beda, di antaranya:
- Business Process Outsourcing (BPO)
Jenis alih daya ini berfokus menyediakan tenaga kerja untuk mengerjakan proses bisnis seperti, customer service, administrasi, keuangan.
- IT Outsourcing (ITO)
Jenis outsourcing ini menyediakan tenaga kerja alih daya untuk perusahaan yang membutuhkan ahli-ahli teknologi, seperti pengembangan software dan pengelolaan/perawatan sistem.
- Knowledge Process Outsourcing (KPO)
Perusahaan penyedia tenaga kerja alih daya ini berfokus pada pekerjaan berbasis analisis, seperti riset pasar dan konsultasi keuangan
- Professional Employer Organization (PEO)
Jenis outsourcing ini umumnya menyediakan tenaga kerja untuk manajemen HR, payroll karyawan, dan kepatuhan bisnis (compliance).
Setiap jenis memiliki fungsi berbeda tergantung kebutuhan perusahaan.
Tips Memilih Penyedia Tenaga Kerja Outsourcing dalam Bisnis
Ada beberapa tips serta hal-hal yang perlu perusahaan perhatikan agar penggunaan tenaga kerja alih daya ini jadi lebih efektif untuk bisnis, di antaranya:
- Pilih vendor yang terpercaya
- Tentukan scope pekerjaan dengan jelas
- Gunakan kontrak kerja yang detail
- Pastikan komunikasi berjalan lancar
- Evaluasi kinerja secara berkala
Dengan strategi yang tepat, outsourcing dapat menjadi solusi efisien untuk mendukung pertumbuhan bisnis.