Tukar faktur adalah proses penyerahan dan serah terima dokumen faktur (invoice) dari penjual kepada pembeli sebagai bukti tagihan dan dasar pencairan pembayaran. Dalam konteks perpajakan, istilah ini juga merujuk pada mekanisme Faktur Pajak Pengganti, yaitu prosedur resmi yang digunakan Pengusaha Kena Pajak (PKP) untuk memperbaiki kesalahan pada faktur pajak yang telah diterbitkan.
Memahami kedua makna ini penting bagi pelaku bisnis, tim keuangan, dan PKP, karena keduanya berdampak langsung pada kelancaran arus kas, keakuratan pencatatan, dan kepatuhan kewajiban perpajakan.
Ringkasan: Apa Itu Tukar Faktur?
Tukar faktur memiliki dua pengertian utama yang sering digunakan secara bergantian dalam dunia bisnis dan perpajakan Indonesia:
| Konteks | Definisi | Tujuan |
|---|---|---|
| Bisnis Umum | Proses serah terima invoice dari supplier kepada pembeli | Memastikan pembayaran diproses tepat waktu |
| Perpajakan (e-Faktur) | Penerbitan Faktur Pajak Pengganti untuk mengganti faktur yang salah | Memperbaiki kesalahan pengisian atau penulisan faktur pajak |
Dasar hukum untuk Faktur Pajak Pengganti adalah Pasal 22 Peraturan Direktur Jenderal Pajak Nomor PER-03/PJ/2022 tentang Faktur Pajak, yang diperbarui melalui Pasal 48 PER-11/PJ/2025 untuk prosedur di era Coretax DJP.
Tukar Faktur dalam Transaksi Bisnis
Dalam praktik bisnis sehari-hari, tukar faktur adalah prosedur administratif di mana supplier menyerahkan invoice kepada pembeli untuk diverifikasi dan diproses sesuai kesepakatan. Proses ini memastikan setiap transaksi tercatat secara resmi dan pembayaran dapat dilakukan tepat waktu.
Tanpa prosedur tukar faktur yang rapi, perusahaan rentan menghadapi penundaan pembayaran, sengketa tagihan, dan gangguan pada rantai pasokan. Contohnya, sebuah vendor bisa gagal menerima pembayaran berbulan-bulan hanya karena faktur fisik hilang tanpa bukti tanda terima yang sah.
Tahapan Proses Tukar Faktur Bisnis
- Penerbitan faktur — Supplier menerbitkan invoice setelah barang atau jasa diserahkan, memuat deskripsi produk atau jasa, jumlah, harga satuan, total tagihan, dan tanggal jatuh tempo.
- Penyerahan faktur — Invoice diserahkan kepada pembeli, baik secara fisik maupun elektronik, disertai tanda terima sebagai bukti serah terima resmi.
- Verifikasi faktur — Pembeli memeriksa kesesuaian invoice dengan Purchase Order (PO) dan dokumen penerimaan barang melalui three-way matching: PO, faktur, dan bukti penerimaan barang.
- Persetujuan pembayaran — Invoice yang sudah diverifikasi diteruskan ke bagian keuangan untuk diproses sesuai termin pembayaran yang disepakati.
- Pencatatan transaksi — Supplier mencatat sebagai pendapatan, pembeli mencatat sebagai utang usaha atau pengeluaran dalam sistem akuntansi masing-masing.
Komponen Wajib dalam Faktur Bisnis
Agar proses tukar faktur berjalan lancar, setiap faktur yang diterbitkan harus memuat informasi berikut:
- Nomor dan tanggal faktur
- Identitas penjual: nama, alamat, dan NPWP (untuk PKP)
- Identitas pembeli: nama, alamat, dan NPWP
- Deskripsi barang atau jasa yang diserahkan
- Jumlah dan harga satuan
- Total nilai transaksi termasuk PPN (jika PKP)
- Tanggal jatuh tempo pembayaran
- Metode pembayaran yang disepakati
Untuk panduan lengkap komponen faktur dan cara membuatnya secara digital, baca artikel cara membuat faktur pajak masukan di OnlinePajak.
Tukar Faktur dalam Perpajakan: Faktur Pajak Pengganti
Dalam perpajakan, tukar faktur merujuk secara khusus pada penerbitan Faktur Pajak Pengganti, yaitu faktur pajak baru yang dibuat oleh PKP untuk menggantikan Faktur Pajak yang salah dalam pengisian atau penulisan. Proses ini diatur dalam Pasal 22 PER-03/PJ/2022 jo. Pasal 48 PER-11/PJ/2025.
Faktur Pajak Pengganti dibuat untuk transaksi yang sama dengan faktur asli. Faktur lama tidak dihapus dari sistem, melainkan statusnya berubah menjadi replaced. Ini yang membedakannya dari pembatalan faktur — faktur pengganti tidak membatalkan transaksi, hanya memperbaiki informasi yang keliru.
Kapan Faktur Pajak Perlu Diganti?
Berdasarkan PER-03/PJ/2022 dan PER-11/PJ/2025, Faktur Pajak Pengganti dapat dibuat untuk memperbaiki kesalahan berikut:
- Kesalahan detail transaksi pada nomor faktur pajak
- Nama lawan transaksi yang tidak sesuai
- Alamat lawan transaksi yang keliru
- Pencantuman jumlah barang dan/atau jasa yang salah
- Harga per satuan BKP atau JKP yang tidak benar
- Nilai DPP, PPN, dan PPnBM yang tidak sesuai
- Isian uang muka dan/atau termin yang keliru
Perhatian penting: Faktur Pajak Pengganti tidak dapat digunakan untuk memperbaiki kesalahan NPWP atau identitas pembeli. Untuk kasus ini, faktur asli harus dibatalkan dan diterbitkan faktur baru dengan data yang benar.
Syarat dan Ketentuan Faktur Pajak Pengganti
Nomor Seri Faktur Pajak (NSFP) dan Kode Status
Faktur Pajak Pengganti menggunakan NSFP yang sama dengan faktur asli. Perbedaannya hanya pada kode status yang berubah sesuai urutan penggantian:
| Jenis Faktur | Kode Status | Contoh Format |
|---|---|---|
| Faktur pajak normal | 0 | 010… |
| Faktur pengganti ke-1 | 1 | 011… |
| Faktur pengganti ke-2 | 2 | 012… |
| Faktur pengganti ke-3 dan seterusnya | 3, 4, … | 013…, 014… |
DJP tidak membatasi jumlah penggantian, sepanjang SPT Masa PPN terkait masih dapat dilakukan pembetulan sesuai ketentuan perundang-undangan.
Batas Waktu Upload ke Sistem DJP
Berdasarkan Pasal 18 PER-03/PJ/2022, Faktur Pajak Pengganti harus diunggah ke sistem e-Faktur atau Coretax DJP paling lambat tanggal 15 bulan berikutnya setelah tanggal pembuatan faktur pengganti. Jika melewati batas ini, sistem akan mengeluarkan error ETAX-API-10041 dan faktur tidak akan mendapat persetujuan DJP sehingga tidak berlaku sebagai Faktur Pajak yang sah.
Contoh: Faktur Pajak Pengganti diterbitkan pada 10 Mei 2025, maka batas akhir upload adalah 15 Juni 2025.
Syarat SPT Masa PPN
Faktur Pajak Pengganti hanya dapat dibuat selama SPT Masa PPN pada masa pajak di mana faktur asli dilaporkan masih dapat disampaikan atau dilakukan pembetulan sesuai ketentuan perundang-undangan perpajakan yang berlaku.
Tukar Faktur vs Batal Faktur: Perbedaan Utama
Banyak PKP keliru dalam memilih mekanisme yang tepat saat terjadi kesalahan faktur. Berikut perbandingan lengkap antara Faktur Pajak Pengganti dan Pembatalan Faktur Pajak:
| Aspek | Faktur Pajak Pengganti | Pembatalan Faktur Pajak |
|---|---|---|
| Tujuan | Memperbaiki kesalahan pengisian atau penulisan | Membatalkan transaksi yang tidak jadi dilaksanakan |
| Status transaksi | Transaksi tetap berlangsung | Transaksi dibatalkan seluruhnya |
| NSFP | Sama, kode status berubah (0→1, 2, dst.) | Faktur asli dianggap tidak pernah ada |
| Untuk kesalahan NPWP | Tidak dapat digunakan | Wajib digunakan; terbitkan faktur baru |
| Implikasi SPT Masa PPN | Pembetulan SPT pada masa pajak faktur asli | Pembetulan SPT pada masa pajak faktur asli |
| Dasar hukum | Pasal 22 PER-03/PJ/2022; Pasal 48 PER-11/PJ/2025 | Pasal 23 PER-03/PJ/2022; Pasal 49 PER-11/PJ/2025 |
Untuk memahami risiko dan konsekuensi hukum atas pengelolaan faktur yang tidak tepat, baca artikel tentang sanksi tidak menerbitkan faktur pajak.
Dampak Tukar Faktur terhadap SPT Masa PPN
Penerbitan Faktur Pajak Pengganti memiliki konsekuensi langsung pada pelaporan SPT Masa PPN kedua pihak yang bertransaksi:
- PKP penjual (penerbit faktur): Wajib melakukan pembetulan SPT Masa PPN pada masa pajak di mana faktur asli dilaporkan. Faktur pengganti harus dilaporkan dengan nilai dan data yang telah dikoreksi.
- PKP pembeli (penerima faktur): Wajib melakukan pembetulan SPT Masa PPN pada masa pajak di mana faktur masukan asli dikreditkan, menyesuaikan nilai kredit pajak masukan sesuai faktur pengganti yang diterima.
Masa pajak Faktur Pajak Pengganti tetap mengikuti masa pajak faktur asli, bukan masa saat penggantian dilakukan. Hal ini penting untuk menjaga konsistensi pelaporan PPN antara penjual dan pembeli. Untuk panduan pelaporan lengkap, baca artikel cara lapor SPT Masa PPN.
Cara Membuat Faktur Pajak Pengganti di Coretax via OnlinePajak
Sejak berlakunya sistem Coretax DJP pada 2025, pembuatan Faktur Pajak Pengganti dilakukan melalui Coretax atau aplikasi e-Faktur terintegrasi. Satu ketentuan baru yang penting di era Coretax: pihak pembeli wajib memberikan konfirmasi sebelum Faktur Pajak Pengganti dianggap sah dan diproses oleh sistem DJP.
Berikut langkah-langkah membuat Faktur Pajak Pengganti melalui OnlinePajak:
- Login ke akun OnlinePajak Anda.
- Pada navigasi atas, pilih Penjualan → Semua Transaksi Penjualan.
- Cari faktur pajak yang ingin diganti dari daftar transaksi yang tersedia.
- Buka detail faktur, klik ikon titik tiga (⋮) di sisi kanan, lalu pilih Buat Penggantian.
- Klik ikon pensil pada bagian Detail Transaksi untuk mengedit data yang keliru.
- Lakukan koreksi yang diperlukan — misalnya nilai DPP, nama lawan transaksi, atau keterangan barang atau jasa.
- Simpan perubahan; sistem akan otomatis mengubah kode status NSFP menjadi status pengganti.
- Pastikan pihak pembeli memberikan konfirmasi melalui sistem Coretax agar faktur pengganti sah secara hukum pajak.
Upload faktur pengganti harus dilakukan sebelum tanggal 15 bulan berikutnya. Jika mengalami kendala teknis, hubungi tim support OnlinePajak di [email protected].
Contoh Kasus Tukar Faktur Pajak
Kasus 1 — Kesalahan Nilai DPP: PT Maju Bersama menerbitkan Faktur Pajak kepada PT Sejahtera Raya dengan DPP Rp 50.000.000 pada 5 Mei 2025. Setelah diperiksa, nilai DPP yang benar adalah Rp 55.000.000. PT Maju Bersama harus menerbitkan Faktur Pajak Pengganti dengan DPP yang dikoreksi paling lambat diupload pada 15 Juni 2025. Keduanya kemudian wajib melakukan pembetulan SPT Masa PPN Mei 2025.
Kasus 2 — Kesalahan Nama Lawan Transaksi: Seorang PKP keliru mengetik nama pembeli sebagai “PT Sentosa Jaya” padahal yang benar adalah “PT Sentosa Raya”. Karena ini bukan kesalahan NPWP, PKP dapat menerbitkan Faktur Pajak Pengganti untuk memperbaiki nama tersebut tanpa perlu membatalkan faktur.
Kasus 3 — Kesalahan NPWP (Tidak Dapat Menggunakan Faktur Pengganti): Jika PKP mencantumkan NPWP pembeli yang salah, faktur pajak asli harus dibatalkan terlebih dahulu, kemudian diterbitkan faktur baru dengan NPWP yang benar. Mekanisme tukar faktur (Faktur Pajak Pengganti) tidak dapat digunakan untuk kasus ini.
Untuk informasi lebih lanjut tentang batas waktu dan ketentuan berlakunya faktur pajak, baca panduan masa berlaku faktur pajak.
Kesalahan Umum dalam Tukar Faktur Pajak
- Upload melewati tanggal 15 bulan berikutnya: Sistem DJP akan menolak dengan error ETAX-API-10041. Pastikan faktur pengganti diupload sebelum batas waktu yang ditetapkan.
- Menggunakan faktur pengganti untuk kesalahan NPWP: NPWP yang salah tidak dapat diperbaiki dengan faktur pengganti. Batalkan faktur asli dan terbitkan faktur baru.
- Tidak melakukan pembetulan SPT Masa PPN: Setelah menerbitkan faktur pengganti, PKP penjual dan pembeli masing-masing wajib melakukan pembetulan SPT Masa PPN terkait.
- Tidak mendapat konfirmasi pembeli di Coretax: Di era Coretax (2025), faktur pengganti belum sah sebelum pihak pembeli melakukan konfirmasi melalui sistem.
- Menganggap faktur pengganti menghapus faktur asli: Faktur asli tetap ada dalam database DJP dengan status replaced. Kedua dokumen tercatat dan harus dilaporkan sesuai ketentuan.
Pertanyaan yang Sering Diajukan
Apa itu tukar faktur dalam perpajakan?
Dalam perpajakan, tukar faktur adalah mekanisme penerbitan Faktur Pajak Pengganti oleh PKP untuk memperbaiki kesalahan pengisian atau penulisan pada faktur pajak yang telah diterbitkan. Prosedur ini diatur dalam Pasal 22 PER-03/PJ/2022 tentang Faktur Pajak dan diperbarui melalui Pasal 48 PER-11/PJ/2025 untuk era Coretax DJP. Faktur pengganti menggunakan NSFP yang sama dengan faktur asli, namun dengan kode status yang berbeda untuk membedakannya dari faktur normal.
Apa bedanya tukar faktur dengan faktur pembatalan?
Tukar faktur atau Faktur Pajak Pengganti digunakan untuk memperbaiki kesalahan pengisian atau penulisan pada faktur pajak — transaksi tetap berlangsung. Pembatalan Faktur Pajak dilakukan ketika transaksi tidak jadi dilaksanakan sama sekali, sehingga faktur yang dibatalkan dianggap tidak pernah ada. Kesalahan NPWP tidak dapat diselesaikan dengan faktur pengganti; kasus tersebut memerlukan pembatalan faktur asli dan penerbitan faktur baru dengan data NPWP yang benar.
Bagaimana cara tukar faktur di e-Faktur atau Coretax?
Melalui OnlinePajak: login ke akun, buka menu Penjualan → Semua Transaksi Penjualan, cari faktur yang ingin diganti, klik ikon titik tiga (⋮), pilih Buat Penggantian, edit data yang keliru, dan simpan. Di era Coretax (2025), pihak pembeli juga perlu memberikan konfirmasi agar faktur pengganti sah secara hukum. Upload faktur pengganti harus dilakukan sebelum tanggal 15 bulan berikutnya setelah penerbitan.
Apakah tukar faktur bisa dilakukan setelah pelaporan SPT Masa PPN?
Ya. Faktur Pajak Pengganti dapat dibuat setelah SPT Masa PPN dilaporkan, selama SPT tersebut masih dapat dilakukan pembetulan sesuai ketentuan perundang-undangan yang berlaku. Setelah faktur pengganti dibuat, PKP penjual dan pembeli masing-masing wajib melakukan pembetulan SPT Masa PPN pada masa pajak di mana faktur asli dilaporkan.
Berapa kali faktur pajak bisa diganti?
DJP tidak membatasi jumlah penggantian Faktur Pajak. Setiap kali diganti, kode status NSFP bertambah satu angka: penggantian pertama menggunakan kode status 1 (011…), penggantian kedua menggunakan kode status 2 (012…), dan seterusnya. Setiap penggantian tetap harus memenuhi ketentuan batas waktu upload tanggal 15 bulan berikutnya dan syarat bahwa SPT Masa PPN terkait masih dapat dibetulkan.
Apa yang terjadi jika faktur pengganti diupload setelah tanggal 15?
Sistem DJP akan menolak upload dengan pesan error ETAX-API-10041. Faktur yang tidak mendapat persetujuan DJP tidak dianggap sebagai Faktur Pajak yang sah. Untuk menghindari hal ini, pastikan tanggal pada faktur pengganti diisi dengan benar dan proses upload dilakukan sebelum batas waktu yang ditentukan. Jika menghadapi kendala teknis, segera hubungi tim support OnlinePajak untuk bantuan lebih lanjut.
Kelola Faktur Pajak Lebih Mudah dengan OnlinePajak
Proses tukar faktur — baik dalam konteks bisnis maupun perpajakan — menuntut akurasi data dan ketepatan waktu. Kesalahan dalam pengelolaan Faktur Pajak Pengganti dapat berujung pada penolakan kredit pajak masukan bagi pembeli dan sanksi administratif bagi PKP penerbit.
OnlinePajak menyediakan fitur e-Faktur terintegrasi yang memudahkan PKP dalam menerbitkan, mengelola, dan melaporkan faktur pajak — termasuk Faktur Pajak Pengganti — langsung dari satu platform. Sistem OnlinePajak telah tersertifikasi DJP, terintegrasi penuh dengan Coretax, dan memvalidasi nomor seri, kode status, serta batas waktu upload secara otomatis sehingga risiko error diminimalkan.
Daftar OnlinePajak sekarang atau hubungi tim sales untuk konsultasi solusi pengelolaan e-Faktur dan pelaporan pajak yang sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda.
