Open order merupakan salah satu istilah yang sering muncul saat bertransaksi di bisnis online, baik itu di marketplace, media sosial, maupun situs penjualan. Namun, masih banyak yang belum benar-benar memahami artinya dan cara sistem ini bekerja dalam operasional bisnis. Apa itu Open Order dan bagaimana cara kerjanya? Simak pembahasannya di artikel ini.
Apa Artinya Open Order?
Istilah “Open Order” ini berasal dari 2 kata dalam bahasa Inggris, yaitu “open” yang berarti buka dan “order” yang berarti pesanan. Maka secara sederhana, Open Order artinya adalah kondisi ketika penjual membuka pesanan atau menerima pesanan.
Dalam praktik bisnis online, istilah buka order ini digunakan untuk memberi tahu kepada pembeli bahwa penjual sedang membuka dan menerima pesanan atas produk yang dijual. Jadi ketika pembeli memesan produk pada saat membuka order, penjual dapat segera menyiapkan pesanan dan mengirimkannya langsung ke pembeli.
Perbedaan Open Order dengan Jenis Order Lain
Dalam bisnis online, Open Order bukan satu-satunya sistem pesanan. Berikut jenis dan perbedaannya:
- Open Order: Produk tersedia atau siap diproses sehingga pesanan dapat langsung dilkerjakan. Karena itu, waktu pengiriman relatif cepat
- Pre-Order (PO): Produk belum tersedia dan hanya dikerjakan/dipersiapkan saat pesanan masuk sehingga ada waktu tunggu tertentu untuk jenis orderan ini.
- Close Order: Pemesanan ditutup dan penjual tidak menerima order baru
Keuntungan Open Order untuk Bisnis
Menggunakan sistem Open Order memberikan beberapa keuntungan bagi penjual, di antaranya:
- Proses penjualan lebih cepat
Transaksi penjualan dapat berjalan lebih cepat dan meminimalisir waktu tunggu untuk pembeli karena produk sudah tersedia.
- Memudahkan pengelolaan pesanan
Penjual dapat mengatur pesanan masuk secara lebih terstruktur, seperti mengerjakan pesanan sesuai dengan urutan order dan mengirimkannya sesuai urutan atau sesuai dengan tanggal pengiriman yang telah disepakati.
- Memudahkan pengelolaan persediaan produk
Sistem ini memberikan kemudahan bagi penjual untuk mengelola persediaan produk. Penjual dapat membuat penghitungan atau prediksi stok sesuai dengan periode buka order. Dengan begitu, penjual dapat menghindari terjadinya kelebihan stok atau stok tidak berjalan yang dapat menimbulkan kerugian.
- Meningkatkan peluang penjualan
Penjual dapat meningkatkan peluang penjualan dan pendapatan pada saat menerima pesanan.
- Fleksibel untuk berbagai model bisnis
Mulai dari UMKM hingga bisnis skala besar, umumnya sebagian besar model bisnis dapat menggunakan sistem ini untuk penjualan produk.
Risiko Open Order yang Perlu Diperhatikan
Meski terlihat sederhana dan mudah diterapkan, sistem Open Order juga memiliki risiko yang perlu penjual perhatikan, seperti:
- Jumlah order yang overload karena banyaknya pesanan yang masuk namun tidak dikelola dengan baik oleh penjual.
- Order yang terlewat sehingga menyebabkan kerugian (pembeli kecewa).
- Keterlambatan pengiriman karena banyaknya order yang masuk.
- Kesalahan pencatatan karena tidak menggunakan sistem yang rapi dan terstruktur.
Cara Kerja dan Contoh Sistem Open Order dalam Bisnis Online
Secara umum, alur buka order dalam bisnis adalah:
- Penjual membuka order
- Pelanggan melakukan pemesanan
- Penjual memverifikasi data pembeli dan memastikan pesanan
- Pembeli melakukan pembayaran atas pesanan
- Penjual menerima pembayaran atas orderan
- Penjual menyiapkan produk pesanan
- Penjual mengirimkan produk pesanan ke pembeli
Dengan alur tersebut, banyak penjual menerapkan sistem ini karena diyakini lebih fleksibel dan cocok untuk berbagai jenis bisnis.
Berikut ini adalah contoh sederhana alur penjualan dengan sistem Open Order:
Sebuah toko kue membuka order untuk produk seasonal berupa Hampers Lebaran, mulai dari 28 Februari sampai dengan 15 Maret. Pada periode ini, toko kue menyediakan produk berupa Hampers Lebaran dan menerima pesanan untuk pembelian produk tersebut.
Setiap pemesanan yang masuk, toko kue akan memprosesnya sesuai dengan kesepakatan dalam transaksi (jumlah, harga, pembayaran, tanggal pengiriman).
Setelah lewat dari 15 Maret, toko kue kemudian dapat mengubah status buka pesanan menjadi tutup order atau sudah tidak menerima pesanan hampers lebaran.
Tips Mengelola Order agar Lebih Efisien
Ada beberapa tips yang dapat penjual lakukan untuk dapat menjalankan sistem Open Order secara optimal.
- Gunakan sistem pencatatan pesanan terpusat. Penjual dapat memanfaatkan sistem atau aplikasi bisnis yang memudahkan pencatatan order sehingga dapat meminimalisir pesanan overload atau pesanan yang terlewatkan.
- Menerapkan batas waktu untuk menjaga kualitas pelayanan serta menghindari pesanan yang overload. Sebab, ada kalanya penjual menerima begitu banyak pesanan sehingga boleh jadi penjual tidak menyiapkan modal yang cukup untuk produksi. Tapi, hal ini dapat diatasi dengan memanfaatkan solusi pendanaan yang tersedia secara online. Penjual dapat memanfaatkan solusi pendanaan bisnis dari OnlinePajak.
- Mengatur kapasitas produksi atau stok agar mencukupi jumlah order atau menghindari adanya dead stock.
Dengan pengelolaan yang tepat, sistem order ini dapat menjadi strategi yang efektif untuk meningkatkan penjualan sekaligus menjaga operasional tetap efisien.
Kesimpulan
Open Order artinya adalah kondisi ketika bisnis membuka dan menerima pesanan dari pembeli. Sistem ini banyak digunakan karena fleksibel dan mudah diterapkan, namun tetap memerlukan pengelolaan yang baik agar tidak menimbulkan kendala dalam operasional bisnis.
Ketika menghadapi lonjakan order dan tidak memiliki modal yang cukup dalam menjalankan produksi, penjual dapat memanfaatkan solusi invoice financing dari OnlinePajak. Sebagai mitra resmi DJP dan diawasi oleh OJK, OnlinePajak menyediakan layanan pengelolaan transaksi dan pendanaan bisnis tanpa agunan yang dapat diakses oleh penjual. Pencairan cepat, dengan proses yang mudah. Cukup siapkan invoice transaksi sebagai salah satu persyaratan pengajuan pendanaan.