Proses manual mengelola invoice dapat memakan waktu berjam-jam bahkan hari-hari dalam satu bulan, yang membuat pengelolaan faktur menjadi sangat sulit dan membingungkan. Oleh karena itu, implementasi invoice automation dapat menjadi solusi yang tepat untuk perusahaan multinasional dalam mengatasi tantangan pengolahan faktur.
Artikel ini akan membahas tantangan dan strategi terbaik dalam implementasi invoice automation untuk perusahaan multinasional.
Tantangan dalam Implementasi Invoice Automation untuk Perusahaan Multinasional
Implementasi invoice automation untuk perusahaan multinasional memiliki banyak tantangan yang harus dihadapi. Berikut adalah beberapa tantangan yang sering dihadapi:
1. Perbedaan aturan dan regulasi di setiap negara
Setiap negara memiliki aturan dan regulasi yang berbeda dalam hal pengolahan faktur. Hal ini membuat implementasi invoice automation menjadi lebih rumit karena setiap negara harus memenuhi aturan dan regulasi yang berbeda.
2. Ketergantungan pada sistem lama dan kebiasaan
Beberapa kantor cabang perusahaan multinasional mungkin masih menggunakan sistem manual atau sistem lama dalam pengolahan faktur. Hal ini membuat implementasi invoice automation menjadi lebih sulit karena mereka harus mengubah sistem yang sudah berjalan selama bertahun-tahun.
3. Kesenjangan teknologi di antara negara dan kantor cabang
Beberapa negara mungkin memiliki tingkat teknologi yang lebih maju dibandingkan negara lainnya. Hal ini membuat kesenjangan teknologi di antara negara dan kantor cabang menjadi masalah dalam implementasi invoice automation.
Baca Juga: Hindari Risiko Terhambatnya Alur Transaksi dengan Invoice Automation OnlinePajak
4. Kendala bahasa dan komunikasi
Perusahaan multinasional memiliki karyawan yang berasal dari berbagai negara dengan bahasa dan budaya yang berbeda. Hal ini membuat kendala bahasa dan komunikasi menjadi masalah dalam implementasi invoice automation.
5. Kebutuhan untuk mengubah budaya perusahaan
Implementasi invoice automation membutuhkan perubahan budaya perusahaan, seperti kebiasaan penggunaan sistem manual atau proses manual yang sudah berjalan selama bertahun-tahun. Hal ini dapat menjadi tantangan bagi perusahaan multinasional.
Strategi Terbaik dalam Implementasi Invoice Automation untuk Perusahaan Multinasional
Untuk mengatasi tantangan dalam implementasi invoice automation untuk perusahaan multinasional, berikut adalah beberapa strategi terbaik yang dapat diterapkan:
1. Mengadopsi standar global untuk mengatasi perbedaan aturan dan regulasi
Mengadopsi standar global untuk pengolahan faktur dapat membantu perusahaan multinasional dalam mengatasi perbedaan aturan dan regulasi di setiap negara. Standar global memastikan bahwa semua kantor cabang perusahaan multinasional dapat mengikuti proses yang sama dalam pengolahan faktur.
2. Melakukan konsolidasi sistem untuk mengurangi ketergantungan pada sistem lama dan kebiasaan
Melakukan konsolidasi sistem dapat membantu perusahaan multinasional dalam mengurangi ketergantungan pada sistem lama dan kebiasaan dalam pengolahan faktur. Dalam hal ini, perusahaan dapat menyediakan sistem otomatis yang terpusat dan seragam di seluruh kantor cabang perusahaan.
3. Menerapkan teknologi yang seragam di seluruh kantor cabang
Menerapkan teknologi yang seragam di seluruh kantor cabang dapat membantu mengatasi kesenjangan teknologi di antara negara dan kantor cabang perusahaan multinasional. Dalam hal ini, perusahaan dapat menggunakan sistem otomatis dan platform yang sama untuk pengolahan faktur.
Baca Juga: Otomatisasi Ratusan Invoice per Detik dengan OnlinePajak
4. Menggunakan teknologi terjemahan dan alat komunikasi untuk mengatasi kendala bahasa dan komunikasi
Menggunakan teknologi terjemahan dan alat komunikasi dapat membantu mengatasi kendala bahasa dan komunikasi dalam implementasi invoice automation. Dalam hal ini, perusahaan dapat menggunakan alat terjemahan otomatis atau menerapkan proses komunikasi yang terstandarisasi di seluruh kantor cabang.
5. Mengubah budaya perusahaan dengan pendekatan yang tepat
Mengubah budaya perusahaan membutuhkan pendekatan yang tepat. Dalam hal ini, perusahaan dapat memberikan pelatihan dan dukungan yang memadai kepada karyawan untuk memastikan bahwa mereka dapat memahami dan mengadopsi sistem baru dengan baik.
Kesimpulan
Implementasi invoice automation dapat membantu perusahaan multinasional dalam mengatasi tantangan pengolahan faktur yang kompleks dan memakan waktu.
Namun, implementasi invoice automation juga memiliki tantangan tersendiri yang harus diatasi, seperti perbedaan aturan dan regulasi di setiap negara, ketergantungan pada sistem lama dan kebiasaan, kesenjangan teknologi di antara negara dan kantor cabang, kendala bahasa dan komunikasi, serta kebutuhan untuk mengubah budaya perusahaan.
Untuk mengatasi tantangan tersebut, perusahaan multinasional dapat menerapkan strategi terbaik, seperti mengadopsi standar global untuk pengolahan faktur, melakukan konsolidasi sistem untuk mengurangi ketergantungan pada sistem lama dan kebiasaan, menerapkan teknologi yang seragam di seluruh kantor cabang, menggunakan teknologi terjemahan dan alat komunikasi, dan mengubah budaya perusahaan dengan pendekatan yang tepat.
Dengan menerapkan strategi terbaik ini, perusahaan multinasional dapat mengimplementasikan invoice automation dengan sukses dan meningkatkan efisiensi pengolahan faktur secara signifikan.
Deloitte. (2019). Automation in Accounts Payable.
Ernst & Young. (2019). Automation in Accounts Payable: Shifting the Paradigm.
Gartner. (2021). Magic Quadrant for Procure-to-Pay Suites.
https://www.gartner.com/en/documents/3981247/magic-quadrant-for-procure-to-pay-suites
Harvard Business Review. (2021). Digital Transformation Is Not About Technology.
https://hbr.org/2021/01/digital-transformation-is-not-about-technology
SAP. (2021). The State of Accounts Payable Automation.
https://www.sap.com/cmp/dg/accounts-payable-automation-research/index.html