Resources / Blog / Tips e-Faktur PPN

Hindari Risiko Terhambatnya Alur Transaksi dengan Invoice Automation OnlinePajak

Otomatisasi invoice tidak sekadar menerbitkan invoice dan faktur pajak secara digital. Lebih dari itu, otomatisasi invoice dapat mempermudah pekerjaan sehingga meningkatkan produktivitas, seperti mengirimkan dokumen langsung ke supplier/pembeli sehingga dapat mempercepat pembayaran, dan menyederhakanan proses rekonsiliasi transaksi dan perpajakan bisnis. Dengan begitu, tidak ada lagi proses manual dalam menjalankan suatu alur transaksi.

Hindari Risiko Terhambatnya Alur Transaksi dengan Invoice Automation OnlinePajak

Mengenal Alur Transaksi

Alur transaksi merupakan suatu proses terjadinya suatu transaksi penjualan/pembelian antara pihak penjual dan pihak pembeli. Dalam bisnis, alur transaksi yang sederhana meliputi proses:

  • Permintaan barang/jasa dari pembeli
  • Penawaran harga
  • Pemesanan barang/jasa dari pembeli
  • Pembayaran
  • Penerimaan barang/pengerjaan jasa

Namun pada praktiknya, alur transaksi bisnis dapat berjalan lebih kompleks, misalnya metode pembayaran yang disetujui adalah pembayaran dimuka dan pelunasan pada saat penerimaan barang/penyelesaian pengerjaan jasa, atau terjadinya retur barang karena ada kesalahan pengiriman. 

Alur transaksi bisnis juga berjalan dalam rentang 7-14 hari kerja, atau dapat berjalan lebih lama dari waktu tersebut. Hal ini tergantung dari alur kerja internal suatu pihak dalam memproses transaksi, serta otomatisasi proses bisnis yang ada.

Risiko Menjalankan Alur Transaksi Bisnis Secara Manual

Bagaimana perusahaan menjalankan suatu alur transaksi? Umumnya pada saat teknologi belum berkembang pesat, pemrosesan suatu transaksi berjalan secara manual. Mulai dari pembuatan invoice dengan pengetikan manual atau menggunakan sistem ERP sederhana, lalu membuat faktur pajak di sistem e-Faktur DJP Online, kemudian mencetak dokumen-dokumen tersebut dan mengirimkannya ke lawan transaksi dengan kurir internal atau pihak ketiga.

Meski dapat berjalan dengan baik, tidak memungkiri pemrosesan seperti ini memiliki banyak risiko yang dapat merugikan kedua belah pihak, di antaranya:

  1. Pengerjaan manual berisiko tinggi terjadinya human error, seperti kesalahan penghitungan nominal transaksi atau penghitungan pajak transaksi.
  2. Rumitnya mengumpulkan dokumen karena tiap-tiap dokumen dikerjakan melalui sistem yang berbeda-beda sehingga dapat terjadi kesalahan pengiriman dokumen pada lawan transaksi.
  3. Pemborosan kertas karena perlu mencetak dokumen transaksi.
  4. Risiko terjadinya kehilangan dokumen pada saat pengiriman menggunakan kurir atau pihak ketiga.
  5. Risiko terjadinya keterlambatan diterimanya dokumen oleh lawan transaksi, atau lawan transaksi kehilangan dokumen setelah menerimanya. Ini dapat berakibat transaksi tidak dapat dilanjutkan dan pihak penjual harus mengirimkan dokumen ulang.
  6. Risiko terlambatnya menerima pembayaran karena dokumen yang terlalu lama diproses secara internal maupun pengiriman yang memakan waktu.
  7. Proses rekonsiliasi transaksi akan berjalan lebih lama karena harus menyocokkan data dari berbagai sistem berbeda atau karena harus mencari dari berbagai arsip dokumen perusahaan. 

Jika risiko-risiko ini terjadi terus menerus, dapat berdampak buruk pada terhambatnya arus kas perusahaan, yang mengakibatkan perlambatan pertumbuhan bisnis.

Baca Juga: 3 Hal yang Perlu Dipertimbangkan Perusahaan Saat akan Mengotomatisasi Proses Bisnis

Tingkatkan Alur Transaksi dengan Invoice Automation

Dengan berkembangnya teknologi untuk bisnis, perusahaan dapat memanfaatkannya untuk mengotomatisasi pengelolaan invoice sehingga dapat mengurangi risiko-risiko yang dapat terjadi dalam alur transaksi.

Mulai dari pembuatan invoice dan faktur pajak secara elektronik hingga mengirimkannya langsung ke lawan transaksi, semua dikerjakan secara digital dan paperless, menjadikan pemrosesan suatu transaksi lebih efisien dan efektif.

Berikut ini adalah keuntungan mengotomatisasi pengelolaan invoice:

  1. Pembuatan invoice dan faktur pajak dapat dilakukan langsung dalam aplikasi bisnis, tidak perlu lagi upload file csv atau melakukan pengerjaan secara pengetikan manual.
  2. Adanya fitur penghitungan otomatis dapat mengurangi risiko kesalahan hitung.
  3. Tidak perlu mencetak dokumen dan tidak perlu menggunakan kurir untuk pengiriman, invoice dan e-Faktur yang sudah diterbitkan dapat langsung dikirimkan ke lawan transaksi secara otomatis.
  4. Penyimpanan dokumen lebih aman dan rapi, perusahaan dapat melihat seluruh dokumen yang mengacu pada satu transaksi.
  5. Perusahaan dapat menghemat waktu dalam pengiriman dokumen, tidak ada lagi pengiriman yang memakan waktu berhari-hari.
  6. Mengurangi risiko dokumen hilang pada saat pengiriman atau lawan transaksi tidak menerima dokumen.
  7. Penerimaan pembayaran dapat berjalan lebih cepat karena invoice dan e-Faktur dikirimkan secara langsung.
  8. Proses rekonsiliasi jadi lebih mudah karena seluruh dokumen yang tersusun dengan rapi, pembuatan laporan keuangan juga jadi lebih cepat.

Tentunya, semua keuntungan ini akan memberikan dampak baik pada kelancaran arus kas, yang dapat memberikan hasil pertumbuhan bisnis lebih maju.

Baca Juga: Otomatisasi Invoice & Kepatuhan Pajak dengan OnlinePajak

OnlinePajak selaku mitra resmi DJP, merupakan aplikasi bisnis yang menawarkan invoice automation sebagai solusi untuk masalah pengelolaan invoice yang dapat berdampak pada alur transaksi. 

Seluruh layanan dan fitur OnlinePajak memberikan kemudahan bagi perusahaan untuk menerbitkan invoice dan e-Faktur, mengirimkannya langsung ke lawan transaksi, hingga melakukan rekonsiliasi transaksi untuk mendapatkan laporan keuangan yang akurat.

Tidak hanya itu, OnlinePajak merupakan aplikasi terintegrasi, yang mana perusahaan tidak hanya dapat mengelola transaksi secara efisien, tetapi juga dapat menjalankan kepatuhan pajak dengan lebih mudah. Sebagai contoh, perusahaan dapat membuat faktur pajak suatu transaksi, lalu melaporkan dan menyetorkan pajaknya secara langsung melalui aplikasi yang sama.

Otomatisasi pengelolaan invoice dapat menjadi solusi untuk meningkatkan alur transaksi bisnis. Hubungi tim sales OnlinePajak untuk mengenal solusi ini lebih dalam.

Reading: Hindari Risiko Terhambatnya Alur Transaksi dengan Invoice Automation OnlinePajak
Transform Your Invoicing Process
Learn More