Apa Itu Payment Reconciliation?
Payment reconciliation atau rekonsiliasi pembayaran merupakan sebuah proses mencocokan data transaksi keuangan internal perusahaan dengan data transaksi dari pihak ketiga, seperti bank, pelanggan, atau platform pembayaran. Tujuan dari terlaksananya payment reconciliation adalah untuk memastikan semua transaksi pembayaran yang dilakukan dan diterima oleh perusahaan sudah dicatat dengan benar dan tidak ada kesalahan seperti duplikasi, kekurangan pembayaran, atau transaksi fiktif.
Jenis-Jenis Payment Reconciliation dan Contohnya
Rekonsiliasi dapat dibagi menjadi beberapa jenis berdasarkan sumber data dan objek yang dibandingkan. Berikut ini adalah beberapa jenis payment reconciliation yang umum ditemui:
1. Bank Reconciliation
Seperti namanya, rekonsiliasi bank merupakan proses membandingkan catatan transaksi pada buku kas perusahaan dengan mutasi rekening koran dari bank. Misalnya, perusahaan mencatat adanya transfer dana ke vendor senilai Rp10 juta, namun pada rekening koran hanya tercatat sebesar Rp9,8 juta karena terdapat biaya administrasi bank. Selisih ini perlu dicatat dan dijelaskan dalam laporan rekonsiliasi.
2. Invoice Reconciliation
Berbeda dengan rekonsiliasi bank, rekonsiliasi invoice merupakan proses mencocokan invoice yang telah dikirim ke pelanggan dengan pembayaran yang diterima. Misalnya, Perusahaan mengirim invoice senilai Rp5 juta ke pelanggan A, akan tetapi hanya menerima pembayaran Rp4 juta. Pada momen ini, tim keuangan wajib melakukan follow-up dan mencatat pembayaran sebagian (partial payment).
3. Vendor Payment Reconciliation
Vendor payment reconciliation adalah proses membandingkan invoice dari vendor dengan bukti pembayaran yang telah dilakukan. Misal, vendor telah mengirimkan tagihan sebesar Rp7 juta, namun perusahaan nyatanya baru membayar Rp5 juta. Selisih ini perlu dicatat sebagai outstanding payment dan wajib ditindaklanjuti demi kelancaran arus kas perusahaan.
4. Internal Ledger Reconciliation
Internal ledger reconciliation adalah proses mencocokkan antar akun dalam laporan keuangan internal perusahaan, seperti antara akun utang dagang dan akun pembayaran.
Cara Kerja Payment Reconciliation
Secara garis besar, sebagai pelaku bisnis Anda tentu sudah memahami bagaimana cara kerja rekonsiliasi. Proses rekonsiliasi pada umumnya melalui 5 tahapan berikut ini:
1. Pengumpulan Data Transaksi
Tahap pertama yang bisa dilakukan perusahaan adalah mengumpulkan seluruh data transaksi dari berbagai sumber, yakni buku kas internal, rekening koran bank, sistem ERP, invoice, dan platform pembayaran.
2. Pencocokan Data
Setelah data terkumpul, Anda perlu mencocokan satu per satu catatan transaksi. Pastikan jumlah nominal, tanggal transaksi, dan nomor referensi sudah sesuai. Apabila masih ada selisih, silakan catat selisih tersebut dan segera melakukan penelusuran untuk segera dipecahkan akar masalahnya.
3. Identifikasi Perbedaan
Pada tahap ini, apabila terdapat transaksi yang tidak cocok atau belum diterima pembayarannya, maka tandai. Klasifikasikan juga setiap ketidakcocokannya, seperti:
- Pembayaran tertunda
- Pembayaran ganda
- Potongan biaya (Administrasi, PPh)
- Kesalahan pencatatan
4. Penyesuaian dan Pencatatan
Setelah pengklasifikasian sudah dilakukan, saatnya masuk pada proses penyesuaian pada sistem akuntansi internal agar sesuai dengan realita yang ada. Setiap selisih wajib dijelaskan dan dicatat sebagai bagian dari laporan rekonsiliasi.
5. Pembuatan Laporan Rekonsiliasi
Terakhir, dokumentasikan hasil akhir rekonsiliasi dalam pelaporan yang bisa dipertanggungjawabkan. Laporan ini bisa digunakan pada saat audit dan analisis keuangan lebih lanjut.
Mengapa Payment Reconciliation Penting untuk Bisnis?
Setiap bisnis yang ingin berjalan lancar dan memiliki arus kas yang sehat, penting untuk tahu bahwa payment reconciliation memang sangat penting untuk bisnis. Mengapa? Ini 5 alasannya:
- Menjaga Akurasi Keuangan: Menghindari kesalahan pencatatan dan duplikasi transaksi.
- Meningkatkan Kepercayaan Investor & Auditor: Data keuangan yang transparan dan akurat meningkatkan kredibilitas perusahaan.
- Mendukung Kepatuhan Pajak: Rekonsiliasi mendukung pemenuhan kewajiban perpajakan seperti pelaporan PPh dan PPN.
- Mempercepat Proses Penagihan & Pembayaran: Mengetahui dengan jelas invoice mana yang sudah dibayar atau belum.
- Mengurangi Risiko Fraud: Menemukan transaksi mencurigakan sejak dini.
Tantangan dalam Proses Payment Reconciliation Manual
Melakukan rekonsiliasi secara manual saat ini memang masih umum dilakukan oleh banyak pelaku bisnis. Namun, dengan melakukannya secara manual, perusahaan biasanya akan menghadapi beberapa kendala seperti:
- Volume Transaksi Besar: Semakin banyak transaksi, semakin besar risiko kesalahan.
- Sumber Data Tidak Terintegrasi: Data tersebar di berbagai platform, sulit dicocokkan satu per satu.
- Kesalahan Manusia: Pencatatan manual rentan terhadap typo dan salah input.
- Waktu yang Lama: Proses rekonsiliasi bisa menyita banyak waktu tim keuangan.
Untuk itu, penggunaan sistem otomatisasi rekonsiliasi seperti yang disediakan OnlinePajak menjadi solusi yang sangat relevan.
Rekonsiliasi Otomatis dengan OnlinePajak
OnlinePajak sebagai platform yang telah terintegrasi menawarkan fitur rekonsiliasi otomatis yang terintegrasi langsung dengan sistem invoice dan pembayaran. Bersama fitur ini, pengguna bisa melakukan hal-hal berikut:
- Menerima pembayaran lewat Payment Link OnlinePajak (Virtual Account, Kartu Kredit)
- Status pembayaran otomatis tercatat di dashboard
- Tidak perlu input manual atau cek rekening satu per satu
- Dapatkan laporan rekonsiliasi siap audit dalam sekali klik
Proses ini bisa dilakukan secara otomatis dan realtime, sehingga meminimalisir risiko kesalahan yang dilakukan oleh manusia. Anda bahkan bisa sekaligus menarik data untuk pelaporan PPh dan PPN di OnlinePajak. Selain itu, rekonsiliasi otomatis yang dilakukan di OnlinePajak juga bisa membantu Anda dalam kesiapan audit, sehingga nantinya laporan sudah sesuai dengan standar pemeriksaan yang ada.
Payment reconciliation merupakan bagian penting dari pengelolaan keuangan bisnis yang sehat. Proses ini membantu memastikan bahwa semua transaksi tercatat dengan benar dan akurat, serta mendukung kepatuhan terhadap pajak dan persiapan audit.
Jenis rekonsiliasi seperti bank reconciliation, invoice matching, dan vendor payment reconciliation memiliki peran masing-masing dalam operasional bisnis.
Namun, jika dilakukan manual, proses ini bisa memakan waktu dan rawan kesalahan. Untuk itu, penggunaan sistem otomatis seperti OnlinePajak adalah solusi modern yang efisien. Dengan fitur rekonsiliasi otomatis, Anda bisa fokus pada strategi bisnis, bukan hanya administrasi keuangan.
Bicara soal rekonsiliasi, tentu berhubungan langsung dengan proses pembayaran. OnlinePajak menjadi one-stop-solution platform yang memungkinkan Anda membayar tagihan invoice bahkan melakukan penagihan pembayaran invoice ke customer adalah OnlinePajak. OnlinePajak menjadi one-stop solution dalam kebutuhan pengelolaan transaksi bisnis dan kewajiban perpajakan Anda.
Hubungi tim sales OnlinePajak untuk informasi lebih lengkap dan temukan solusi dari masalah bisnis dan perpajakan Anda. Mulai perjalanan digitalisasi invoice Anda sekarang bersama OnlinePajak.