Apa Itu Purchasing Order?
Secara umum, purchasing order adalah dokumen komersial resmi yang dibuat oleh buyer (pembeli) kepada seller (penjual) atau supplier untuk melakukan pemesanan barang atau jasa tertentu dengan rincian kuantitas, harga, hingga syarat pengirimannya. PO bukan sekadar permintaan — dokumen ini menjadi bukti awal yang akan mengikat kedua belah pihak dalam suatu transaksi bisnis.
Pada dasarnya, penerbitan PO oleh pembeli dan penerima PO oleh penjual bisa membentuk kontrak pembelian antara kedua belah pihak saat tidak ada perjanjian kontrak lain sebelumnya.
Hal Menarik tentang Purchasing Order
Selain menjadi dokumen standar dalam operasi bisnis, ada sejumlah fakta menarik mengenai purchasing order yang sering diabaikan:
- PO Bisa Menjadi Alat Perlindungan Hukum: Sebuah PO yang lengkap — termasuk nomor unik, detail barang/jasa, harga, dan syarat pembayaran — bisa berfungsi sebagai bukti tertulis yang kuat saat terjadi perselisihan antara pembelian dan penjualan di masa mendatang. Artinya, PO ini bisa melindungi kedua pihak secara legal dalam transaksi komersial.
- PO Perlu Otorisasi Internal untuk Validitasnya: Dalam sistem kontrol internal yang baik, PO tidak serta-merta valid hanya karena dibuat. Di banyak perusahaan, PO harus mendapatkan approval atau tanda tangan dari pihak tertentu (misalnya manager atau direktur) agar bisa diakui sebagai dokumen resmi dengan kekuatan hukum — terutama penting untuk keperluan audit dan pengendalian.
- PO Bukan Hanya tentang Harga & Jumlah: Sebagian orang beranggapan PO hanya memuat detail jumlah dan harga barang, namun fakta PO juga memuat informasi penting seperti:
- Syarat dan ketentuan pengiriman
- Ketentuan pembayaran
- Jadwal pengiriman
- Kondisi barang saat tiba
- PO Membantu Menjaga Cash Flow Management: PO memungkinkan perusahaan memesan barang tanpa harus melakukan pembayaran langsung di tempat. Ini sangat penting terutama bagi perusahaan dengan termin pembayaran (misalnya 30 hari setelah pengiriman), karena cash out tidak langsung terjadi saat pemesanan. Fitur ini meningkatkan fleksibilitas arus kas yang seringkali menjadi tantangan besar dalam pengelolaan bisnis.
- PO Bisa Diintegrasikan dengan Sistem ERP & Otomasi: Dalam sistem ERP modern (Enterprise Resource Planning), PO tidak hanya dibuat secara manual — ia seringkali otomatis terkonektrasi dengan sistem inventaris, stok gudang, dan akuntansi. Ini membantu perusahaan melakukan reconciliation antara PO, penerimaan barang, dan invoice yang diterima dari supplier.
Baca Juga: Purchase Order Financing: Definisi, Keuntungan, dan Cara Mendapatkannya
Apa Bedanya Purchasing Order dengan Invoice?
Sering kali kedua istilah ini disamakan, namun kenyataannya mereka memiliki fungsi yang sangat berbeda:
| Purchasing Order | Invoice |
| Diterbitkan oleh pembeli untuk pemasok | Diterbitkan oleh pemasok kepada pembeli |
| Dokumen permintaan pembelian | Dokumen permintaan pembayaran |
| Menetapkan harga, jumlah, dan syarat | Dikeluarkan setelah barang/jasa dikirim dan diterima |
| Menetapkan harga, jumlah, dan syarat | Menetapkan kewajiban pembayaran |
Perbedaan ini penting dipahami karena menentukan alur proses pembayaran dan pencatatan akuntansi perusahaan secara tepat.
Alur Kerja Purchasing Order dalam Bisnis Modern
Secara garis besar, alur kerja purchasing order meliputi beberapa tahapan: permintaan pembelian, penerbitan PO, penerimaan barang/jasa, penerbitan invoice, pembayaran tagihan.
Fitur pembayaran invoice & permintaan pembayaran di OnlinePajak membuat alur transaksi dari PO menjadi lebih terintegrasi dan efisien dalam satu platform digital. Berikut ini beberapa poin penting:
1. Menjadi Jembatan dari PO ke Pembayaran
Setelah PO diterbitkan dan barang/jasa diterima, supplier akan mengirimkan invoice — biasanya dengan nomor PO sebagai referensi. Dengan mencocokkan invoice dengan PO, tim keuangan dapat memastikan bahwa pembayaran hanya dilakukan untuk barang/jasa yang sudah sesuai pesanan. Fitur di OnlinePajak membantu memudahkan tahap ini tanpa perlu proses manual yang rumit.
2. Pembayaran Invoice yang Tepat Waktu dan Tercatat Rapi
OnlinePajak menyediakan fitur untuk membayar invoice supplier secara langsung melalui platform dengan berbagai metode, seperti virtual account atau kartu kredit/debit. Hal ini mempercepat proses pembayaran sekaligus memastikan catatan transaksi tersimpan rapi untuk keperluan audit dan pelaporan pajak.
3. Perhitungan Pajak Otomatis
Ketika melakukan pembayaran dari invoice yang diterima (yang asalnya dari PO), OnlinePajak dapat menghitung PPN dan kewajiban pajak terkait secara otomatis. Ini membantu menghindari kesalahan manusia dan memastikan kepatuhan perpajakan.
4. Streamlining Penagihan dan Pengelolaan Supplier
Selain pembayaran, OnlinePajak juga mempermudah request payment atau permintaan pembayaran kepada supplier bila diperlukan, sehingga proses penagihan bisa diawasi dan dipantau lengkap melalui satu dashboard.
Baca Juga: Purchase Order: 5 Langkah Efisien Sebelum Membuat PO
Kenapa Purchasing Order Masih Relevan di Era Digital?
Meskipun proses bisnis kini semakin otomatis, PO tetap relevan karena:
- Menjadi dokumen legal yang mengikat kesepakatan pembelian sebelum pemasokan dilakukan.
- Membantu kontrol anggaran dan alur pembelian yang transparan.
- Menjadi dasar pencocokan saat menerima invoice dari supplier.
- Mengurangi kesalahan dan sengketa antar pihak dalam transaksi.
Purchasing order bukan sekadar dokumen administratif; ia adalah fondasi dari proses pengadaan yang legal, terstruktur, dan efisien. Di era digital, integrasi PO dengan fitur pembayaran invoice dan permintaan pembayaran di OnlinePajak mempercepat proses pembelian sampai pembayaran, sekaligus memastikan kepatuhan pajak dan akuntansi dengan lebih efisien.
Hubungi tim sales OnlinePajak untuk informasi lebih lengkap dan temukan solusi dari masalah bisnis dan perpajakan Anda. Mulai perjalanan digitalisasi invoice Anda sekarang bersama OnlinePajak.