Workflow management system adalah sebuah istilah yang diberikan kepada software atau perangkat lunak untuk memudahkan suatu alur pekerjaan atau yang biasa dikenal dengan istilah workflow. Workflow sendiri mengacu pada proses kerja yang sistematis dimana pekerjaan yang sudah diselesaikan oleh satu pihak dialihkan ke pihak lain untuk mendapatkan tindakan lanjutan berdasarkan prosedur tertentu yang telah disepakati bersama dalam sebuah perusahaan.
Definisi dan Manfaat Workflow Management System
Workflow management system dibuat untuk memudahkan pekerjaan dan mempercepat otorisasi sebuah dokumen atau pekerjaan kepada pihak yang berwenang atau pimpinan sebuah perusahaan sebelum dokumen atau pekerjaan dipublikasikan.
Biasanya dalam sebuah alur kerja ada beberapa proses yang harus dilewati seperti revisi, penolakan pekerjaan (reject dan cancel) atau proses lain yang sudah diatur dalam aplikasi tersebut.
Saat mengaplikasikan workflow management system dengan baik sebagai seorang profesional, Anda akan mendapatkan beberapa manfaat seperti:
- Kejelasan alur dan kelancaran proses distribusi pekerjaan, mulai dari pihak pertama sampai pihak yang berwenang untuk mengesahkan dokumen sebelum dipublikasikan.
- Kemudahan otorisasi, karena pekerjaan atau dokumen tidak perlu lagi diantar secara manual dalam bentuk hardcopy, tetapi dapat diakses sepenuhnya menggunakan sistem.
- Penolakan atau persetujuan pekerjaan dapat diketahui secara cepat, sesaat setelah pihak yang berwenang memberikan respon terhadap dokumen yang sudah Anda kirimkan.
- Dapat diakses dimana saja dan kapan saja, jika sistem ini sudah terkoneksi dengan internet.
Elemen dalam Workflow Management System
1. Server
Server merupakan sebuah komputer yang menyediakan jenis layanan tertentu dalam jaringan komputer. Ada beberapa jenis server yang biasa digunakan.
- Server aplikasi
Merupakan server yang biasa digunakan untuk menyimpan berbagai macam aplikasi. Server aplikasi merupakan jenis server yang digunakan untuk menyimpan data yang digunakan oleh klien secara langsung atau data yang diproses terlebih dahulu.
- Server Data
Merupakan server yang berfungsi untuk mengatur lalu lintas di jaringan melalui pengaturan proxy.
- Server Proxy
Merupakan komputer server yang memiliki sistem operasi tersendiri. Sistem proxy juga dapat berupa program aplikasi yang diinstalkan pada komputer server bersangkutan.
2. Website
Website atau situs web biasanya menjadi tools yang digunakan dalam sebuah workflow. Biasanya website berisi data berupa gambar, tulisan, dan video.
Baca Juga: Keunggulan Aplikasi Berbasis Web
Website harus diletakkan di server agar dapat diakses melalui internet atau jaringan internal perusahaan.
Workflow Management System dalam Dunia Perpajakan
Dalam rangka efisiensi pekerjaan, workflow management system ini juga diterapkan di berbagai bidang salah satunya perpajakan.
Direktorat Jenderal Pajak saat ini juga menggunakan rangkaian sistem yang terintegrasi seiring dengan langkah modernisasi perpajakan. Beberapa sistem sudah digunakan di beberapa Kantor Wilayah DJP Wajib Pajak Besar dan KPP Wajib Pajak Besar. Tentunya dengan menggunakan database terpusat untuk membantu pelaksanaan seluruh kegiatan kantor.
Baca Juga: Sejarah, Sistem, dan Dasar Hukum Perpajakan di Indonesia
Direktorat Jenderal juga menggaet beberapa mitra resmi sebagai penyedia Jasa Aplikasi Perpajakan untuk membantu wajib pajak melaksanakan kewajiban pembayaran dan pelaporan pajak.
Kelola Pajak Terintegrasi di OnlinePajak
Salah satu mitra resmi yang ditunjuk adalah OnlinePajak. Melalui OnlinePajak, pengguna dapat melakukan beragam pengelolaan pajak mulai dari mengelola invoice, PPh 21, layanan e-Faktur, e-Filing, e-Billing hingga fitur khusus yang dimiliki OnlinePajak, PajakPay.
OnlinePajak memberikan jaminan keamanan data karena telah mengantongi ISO 27001, data Anda juga tersimpan secara otomatis di cloud OnlinePajak, sehingga dapat diakses dimana saja dan kapan saja asal terkoneksi dengan internet. Silakan lihat lebih lengkap fitur OnlinePajak dan rasakan berbagai kemudahan dalam pengelolaan pajak!