Membuat slip gaji sendiri terasa rumit kalau belum tahu komponen apa saja yang wajib dicantumkan dan bagaimana menghitung pajaknya dengan benar. Apalagi sejak 1 Januari 2024, metode perhitungan PPh 21 berubah menjadi Tarif Efektif Rata-rata (TER) berdasarkan PMK No. 168 Tahun 2023 — dan banyak slip gaji yang masih dibuat menggunakan formula lama.
Panduan ini menguraikan cara bikin slip gaji sendiri secara tuntas: komponen wajib berdasarkan regulasi, langkah pembuatan di Excel, perhitungan PPh 21 metode TER, potongan BPJS Kesehatan dan Ketenagakerjaan, plus contoh slip gaji nyata untuk karyawan dengan gaji berbeda.
Cara Bikin Slip Gaji Sendiri: Jawaban Cepat
Slip gaji adalah dokumen resmi bukti pembayaran upah yang memuat rincian penghasilan, tunjangan, dan potongan karyawan dalam satu periode penggajian. Berdasarkan PP No. 36 Tahun 2021 tentang Pengupahan, pengusaha wajib menyerahkan bukti pembayaran upah kepada karyawan pada saat gaji dibayarkan.
Lima langkah dasar membuat slip gaji sendiri:
- Siapkan identitas perusahaan dan data lengkap karyawan (nama, NIK, jabatan, status PTKP)
- Cantumkan semua komponen penghasilan (gaji pokok, tunjangan tetap, tunjangan tidak tetap, lembur)
- Hitung potongan BPJS karyawan: BPJS Kesehatan 1%, JHT 2%, JP 1% dari gaji
- Hitung PPh 21 menggunakan metode TER sesuai PMK 168/2023 — kalikan tarif TER dengan penghasilan bruto
- Kurangi total penghasilan dengan total potongan untuk mendapatkan gaji bersih (take home pay)
Apa Itu Slip Gaji dan Dasar Hukumnya
Slip gaji (payslip) adalah dokumen resmi yang diterbitkan perusahaan sebagai bukti tertulis atas pembayaran upah kepada karyawan setiap periode penggajian. Dokumen ini memuat gaji kotor, seluruh tunjangan, potongan pajak, iuran BPJS, dan gaji bersih yang diterima karyawan.
Dua regulasi utama yang mewajibkan penerbitan slip gaji:
- PP No. 36 Tahun 2021 tentang Pengupahan: Pengusaha wajib memberikan bukti pembayaran upah yang memuat rincian upah yang diterima oleh pekerja/buruh pada saat upah dibayarkan.
- UU No. 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan: Mengatur hak karyawan atas informasi pengupahan yang transparan dan dapat dipertanggungjawabkan.
Slip gaji bukan sekadar kewajiban hukum — dokumen ini memiliki fungsi praktis bagi kedua pihak:
| Bagi Perusahaan | Bagi Karyawan |
|---|---|
| Bukti kepatuhan regulasi pengupahan dan pajak | Bukti penghasilan untuk pengajuan KPR atau kredit |
| Dasar rekonsiliasi payroll dan pelaporan PPh 21 | Transparansi komponen gaji dan potongan setiap bulan |
| Arsip internal untuk audit keuangan dan ketenagakerjaan | Referensi mengisi SPT Tahunan PPh Orang Pribadi |
| Dokumen penyelesaian sengketa hak karyawan | Verifikasi ketepatan perhitungan gaji yang diterima |
Komponen Wajib Slip Gaji Karyawan
Tidak ada format baku yang ditetapkan pemerintah, tetapi ada komponen yang wajib dicantumkan agar slip gaji sah secara administratif dan akurat secara pajak. Komponen ini terbagi menjadi tiga bagian: identitas, penghasilan, dan potongan.
Bagian 1: Identitas dan Header
- Nama perusahaan, logo, dan alamat lengkap
- Nomor telepon atau email resmi perusahaan
- Nama lengkap karyawan dan nomor ID/NIK karyawan
- Jabatan dan divisi/departemen
- NPWP karyawan (untuk keperluan perhitungan PPh 21)
- Status PTKP (TK/0, K/0, K/1, dll.) — menentukan kategori TER
- Periode penggajian (bulan dan tahun)
Bagian 2: Komponen Penghasilan
| Komponen | Keterangan | Sifat |
|---|---|---|
| Gaji pokok | Upah dasar sesuai kontrak kerja | Tetap |
| Tunjangan jabatan | Tunjangan berdasarkan posisi/level | Tetap |
| Tunjangan keluarga | Tunjangan untuk pasangan dan tanggungan | Tetap |
| Tunjangan transportasi | Dapat bersifat tetap atau berdasarkan kehadiran | Tetap/Tidak tetap |
| Tunjangan makan | Biasanya dikaitkan dengan hari kerja aktif | Tidak tetap |
| Upah lembur | Kerja melebihi 7 jam/hari atau 40 jam/minggu (Permenaker 102/2004) | Tidak tetap |
| THR/Bonus | Tunjangan Hari Raya atau bonus kinerja | Tidak teratur |
Catatan penting: Tunjangan tetap dan tidak tetap memiliki perlakuan berbeda dalam penghitungan BPJS dan PPh 21. Pisahkan keduanya secara jelas di slip gaji.
Bagian 3: Komponen Potongan
| Komponen Potongan | Besaran | Keterangan |
|---|---|---|
| PPh 21 | Sesuai TER (PMK 168/2023) | Ditanggung karyawan, atau perusahaan jika metode gross-up |
| BPJS Kesehatan | 1% dari gaji | Bagian karyawan dari total iuran 5% |
| BPJS TK – JHT | 2% dari gaji | Bagian karyawan dari total iuran 5,7% |
| BPJS TK – JP | 1% dari gaji | Bagian karyawan dari total iuran 3% |
| Potongan lainnya | Bervariasi | Cicilan pinjaman koperasi, denda, atau potongan khusus |
Rumus gaji bersih: Total Penghasilan Bruto − Total Potongan = Gaji Bersih (Take Home Pay)
Cara Bikin Slip Gaji Sendiri di Excel: 8 Langkah
Microsoft Excel adalah cara bikin slip gaji sendiri yang paling umum digunakan usaha kecil dan menengah. Dengan formula yang tepat, proses pembuatan bisa dipercepat signifikan.
- Buka Excel, buat worksheet baru
Siapkan minimal tiga kolom: Komponen, Keterangan, dan Jumlah (Rp). Gunakan satu sheet per karyawan, atau satu sheet per bulan dengan baris per karyawan jika jumlah karyawan banyak. - Isi header slip gaji
Cantumkan nama perusahaan, logo (sisipkan gambar), alamat, nama karyawan, NIK, jabatan, divisi, NPWP, status PTKP, dan periode penggajian. Informasi ini menentukan keabsahan dokumen. - Masukkan komponen penghasilan secara terpisah
Pisahkan setiap komponen di baris yang berbeda: gaji pokok, tunjangan transportasi, tunjangan makan, lembur, dan bonus (jika ada). Gunakan=SUM()untuk menjumlahkan total penghasilan bruto. - Hitung potongan BPJS karyawan
Masukkan formula di Excel:- BPJS Kesehatan:
=gaji_pokok*1% - JHT:
=gaji_pokok*2% - JP:
=MIN(gaji_pokok,10547400)*1%(batas maksimal JP Rp10.547.400/bulan per 1 Maret 2025)
- BPJS Kesehatan:
- Tentukan kategori TER dan hitung PPh 21
Berdasarkan status PTKP karyawan, tentukan apakah masuk TER Kategori A, B, atau C (lihat tabel di bagian berikutnya). Kemudian kalikan tarif TER dengan penghasilan bruto bulan tersebut. - Hitung total potongan dan gaji bersih
=SUM(semua_potongan)untuk total potongan, lalu=total_penghasilan - total_potonganuntuk gaji bersih. - Tambahkan tanda tangan atau nama pejabat HR
Untuk dokumen digital, cantumkan nama dan jabatan pimpinan HR yang berwenang. Untuk slip cetak, sediakan ruang tanda tangan dan stempel perusahaan. - Distribusikan slip gaji
Ekspor ke PDF agar tidak dapat diubah, lalu kirimkan via email ke masing-masing karyawan. Untuk karyawan dalam jumlah besar, pertimbangkan menggunakan sistem payroll terintegrasi yang dapat mengirim ribuan slip dalam satu klik.
Tips Excel profesional: Gunakan VLOOKUP atau XLOOKUP untuk menarik data karyawan dari sheet database secara otomatis setiap bulan — nama, NIK, status PTKP, dan komponen gaji tidak perlu diketik ulang.
Cara Hitung PPh 21 di Slip Gaji dengan Metode TER (PMK 168/2023)
Ini adalah bagian yang paling sering salah dalam pembuatan slip gaji. Sejak 1 Januari 2024, pemotongan PPh 21 bulanan wajib menggunakan Tarif Efektif Rata-rata (TER) berdasarkan PP No. 58 Tahun 2023 dan PMK No. 168 Tahun 2023. Metode ini menghilangkan kewajiban menghitung biaya jabatan dan iuran pensiun di setiap masa pajak bulanan.
Rumus PPh 21 metode TER (Januari–November):
PPh 21 = Tarif TER × Penghasilan Bruto Bulanan
Pada bulan Desember (atau saat karyawan berhenti bekerja), perhitungan kembali menggunakan tarif progresif Pasal 17 UU PPh berbasis penghasilan kena pajak (PKP) tahunan — untuk memastikan total pajak setahun tetap akurat.
Kategori TER Berdasarkan Status PTKP
| Kategori TER | Status PTKP | PTKP per Tahun |
|---|---|---|
| TER A | TK/0, TK/1, K/0 | Rp54.000.000 – Rp58.500.000 |
| TER B | TK/2, K/1, TK/3, K/2 | Rp63.000.000 – Rp67.500.000 |
| TER C | K/3 | Rp72.000.000 |
Detail tarif TER per lapisan penghasilan bruto tersedia di Lampiran PP No. 58 Tahun 2023 yang dapat diakses di pajak.go.id.
Contoh Perhitungan PPh 21 TER di Slip Gaji
Skenario: Budi, karyawan tetap PT Sejahtera, status K/0 (kawin, 0 tanggungan), penghasilan bruto Rp10.000.000/bulan. Bulan: Maret 2025.
| Keterangan | Detail |
|---|---|
| Status PTKP | K/0 → TER Kategori A |
| Penghasilan bruto | Rp10.000.000 |
| Tarif TER Kategori A (lapisan Rp10 juta) | 2% (sesuai Lampiran PP 58/2023) |
| PPh 21 bulan Maret | 2% × Rp10.000.000 = Rp200.000 |
Aturan penting untuk THR dan bonus: THR dan bonus dikategorikan sebagai penghasilan tidak teratur — tidak boleh dihitung menggunakan TER. Gunakan metode annualisasi: gabungkan bonus/THR dengan proyeksi gaji setahun, hitung PKP tahunan, terapkan tarif progresif Pasal 17, lalu kurangi PPh 21 yang sudah dipotong dari gaji rutin bulan-bulan sebelumnya.
Untuk panduan lengkap tarif dan cara pelaporan PPh 21 karyawan tetap dan tidak tetap, baca artikel khusus OnlinePajak.
Cara Hitung Potongan BPJS di Slip Gaji
Setiap karyawan wajib terdaftar sebagai peserta BPJS Kesehatan dan BPJS Ketenagakerjaan berdasarkan UU No. 24 Tahun 2011. Iuran dibagi antara perusahaan dan karyawan — bagian karyawan dipotong langsung dari gaji dan wajib tercantum di slip.
Tabel Iuran BPJS 2025
| Program | Total Iuran | Ditanggung Perusahaan | Dipotong dari Gaji Karyawan |
|---|---|---|---|
| BPJS Kesehatan | 5% gaji | 4% | 1% |
| JHT (Jaminan Hari Tua) | 5,7% gaji | 3,7% | 2% |
| JKK (Jaminan Kecelakaan Kerja) | 0,24%–1,74% gaji* | 100% | 0% |
| JKM (Jaminan Kematian) | 0,3% gaji | 100% | 0% |
| JP (Jaminan Pensiun) | 3% gaji** | 2% | 1% |
*Tarif JKK ditentukan berdasarkan tingkat risiko pekerjaan: sangat rendah 0,24%, rendah 0,54%, sedang 0,89%, tinggi 1,27%, sangat tinggi 1,74%.
**JP dihitung dengan batas maksimal upah Rp10.547.400/bulan (berlaku mulai 1 Maret 2025 berdasarkan PP No. 45 Tahun 2015 yang diperbarui).
JKK dan JKM sepenuhnya ditanggung perusahaan sehingga tidak muncul sebagai potongan di slip gaji karyawan, tetapi termasuk penambah penghasilan bruto untuk keperluan perhitungan PPh 21. Informasi lengkap tentang iuran tersedia di bpjsketenagakerjaan.go.id.
Contoh Hitungan BPJS di Slip Gaji (Gaji Rp8.000.000)
| Komponen BPJS | Rumus | Potongan Karyawan |
|---|---|---|
| BPJS Kesehatan | 1% × Rp8.000.000 | Rp80.000 |
| JHT | 2% × Rp8.000.000 | Rp160.000 |
| JP | 1% × Rp8.000.000 | Rp80.000 |
| Total Potongan BPJS Karyawan | Rp320.000 |
Contoh Slip Gaji Lengkap untuk Berbagai Jenis Karyawan
Berikut dua contoh slip gaji nyata yang mencerminkan kondisi umum karyawan di Indonesia — dari yang bergaji UMR hingga karyawan dengan tunjangan lengkap — lengkap dengan perhitungan PPh 21 TER dan BPJS.
Contoh 1: Staff Administrasi — Gaji Rp10.000.000, Status K/0
| PT Maju Bersama | Slip Gaji — Mei 2025 | |
|---|---|
| Nama Karyawan | Budi Santoso |
| NIK Karyawan | EMP-0045 |
| Jabatan / Divisi | Staff Administrasi / Operasional |
| Status PTKP | K/0 (Kawin, 0 tanggungan) |
| Periode Gaji | 1 Mei – 31 Mei 2025 |
| PENGHASILAN | |
| Gaji pokok | Rp10.000.000 |
| Tunjangan transportasi | Rp500.000 |
| Tunjangan makan | Rp500.000 |
| Total Penghasilan Bruto | Rp11.000.000 |
| POTONGAN | |
| PPh 21 (TER Kategori A, ~2% × Rp11.000.000) | Rp220.000 |
| BPJS Kesehatan (1% × Rp10.000.000) | Rp100.000 |
| BPJS TK – JHT (2% × Rp10.000.000) | Rp200.000 |
| BPJS TK – JP (1% × Rp10.000.000) | Rp100.000 |
| Total Potongan | Rp620.000 |
| GAJI BERSIH (Take Home Pay) | Rp10.380.000 |
Contoh 2: Kasir Toko — Gaji Rp5.000.000, Status TK/0
| Toko Sumber Rejeki | Slip Gaji — Mei 2025 | |
|---|---|
| Nama Karyawan | Dewi Rahayu |
| Jabatan / Divisi | Kasir / Penjualan |
| Status PTKP | TK/0 (Tidak Kawin, 0 tanggungan) |
| Periode Gaji | 1 Mei – 31 Mei 2025 |
| PENGHASILAN | |
| Gaji pokok | Rp5.000.000 |
| Tunjangan makan | Rp300.000 |
| Total Penghasilan Bruto | Rp5.300.000 |
| POTONGAN | |
| PPh 21 (TER Kategori A — sesuai tabel PP 58/2023)* | Rp26.500 |
| BPJS Kesehatan (1% × Rp5.000.000) | Rp50.000 |
| BPJS TK – JHT (2% × Rp5.000.000) | Rp100.000 |
| BPJS TK – JP (1% × Rp5.000.000) | Rp50.000 |
| Total Potongan | Rp226.500 |
| GAJI BERSIH (Take Home Pay) | Rp5.073.500 |
*PPh 21 untuk gaji bruto Rp5.300.000 dengan status TK/0 dihitung berdasarkan lapisan tarif TER di Lampiran PP 58/2023. Angka ini bersifat ilustratif — tarif aktual dikonfirmasi melalui tabel resmi atau kalkulator PPh 21 DJP.
Contoh 3: Manajer dengan Tunjangan Jabatan — Gaji Rp15.000.000, Status K/1
| PT Karya Mandiri | Slip Gaji — Mei 2025 | |
|---|---|
| Nama Karyawan | Rina Kusuma |
| Jabatan / Divisi | Manajer HR / Sumber Daya Manusia |
| Status PTKP | K/1 (Kawin, 1 tanggungan) |
| Periode Gaji | 1 Mei – 31 Mei 2025 |
| PENGHASILAN | |
| Gaji pokok | Rp15.000.000 |
| Tunjangan jabatan | Rp2.000.000 |
| Tunjangan transportasi | Rp750.000 |
| Tunjangan makan | Rp500.000 |
| Total Penghasilan Bruto | Rp18.250.000 |
| POTONGAN | |
| PPh 21 (TER Kategori B — sesuai tabel PP 58/2023) | Rp547.500 |
| BPJS Kesehatan (1% × Rp15.000.000) | Rp150.000 |
| BPJS TK – JHT (2% × Rp15.000.000) | Rp300.000 |
| BPJS TK – JP (1% × Rp10.547.400 — batas maks) | Rp105.474 |
| Total Potongan | Rp1.102.974 |
| GAJI BERSIH (Take Home Pay) | Rp17.147.026 |
Pada contoh manajer ini terlihat pentingnya batas maksimal JP: meskipun gaji pokok Rp15.000.000, iuran JP dihitung hanya dari Rp10.547.400 karena ada plafon yang ditetapkan pemerintah.
Kesalahan Umum Saat Membuat Slip Gaji dan Cara Mengatasinya
| Kesalahan | Dampak | Solusi |
|---|---|---|
| Masih menggunakan metode PPh 21 lama (sebelum PMK 168/2023) | Pemotongan tidak sesuai aturan, risiko sanksi atau kurang bayar pajak | Terapkan TER sejak Januari 2024; unduh tabel TER dari Lampiran PP 58/2023 di pajak.go.id |
| Menghitung PPh 21 THR/bonus dengan metode TER | PPh 21 THR dihitung terlalu rendah; timbul kurang bayar di Desember | Pisahkan perhitungan: gaji rutin gunakan TER, THR/bonus gunakan annualisasi |
| Tidak memisahkan tunjangan tetap dan tidak tetap | Basis penghitungan BPJS dan PPh 21 menjadi tidak akurat | Bedakan tunjangan yang dibayar rutin dari yang fluktuatif; cantumkan terpisah di slip |
| Tidak memperbarui status PTKP karyawan | Kategori TER yang digunakan salah → PPh 21 terlalu besar atau terlalu kecil | Verifikasi dan perbarui status PTKP setiap awal tahun atau saat ada perubahan status karyawan |
| Menghitung iuran JP dari gaji penuh tanpa batas maksimal | Iuran JP karyawan bergaji tinggi dihitung lebih besar dari ketentuan | Gunakan formula =MIN(gaji, 10547400)*1% untuk JP di Excel |
| Karyawan tanpa NPWP tidak diberi tarif tambahan | Risiko kurang bayar PPh 21 karena tarif normal dipakai, padahal seharusnya lebih tinggi | Dorong seluruh karyawan memiliki NPWP melalui Coretax DJP; update data di sistem HR |
FAQ: Cara Bikin Slip Gaji Sendiri
Apa saja komponen slip gaji yang wajib ada?
Komponen wajib slip gaji mencakup: identitas perusahaan dan karyawan, periode penggajian, gaji pokok, rincian tunjangan (tetap dan tidak tetap), potongan PPh 21, potongan BPJS Kesehatan (1%), potongan BPJS Ketenagakerjaan JHT (2%) dan JP (1%), serta total gaji bersih (take home pay). Kewajiban ini diatur dalam PP No. 36 Tahun 2021 tentang Pengupahan.
Bagaimana cara menghitung PPh 21 di slip gaji?
Sejak 1 Januari 2024, PPh 21 dihitung menggunakan Tarif Efektif Rata-rata (TER) berdasarkan PMK No. 168 Tahun 2023. Rumusnya: PPh 21 = Tarif TER × Penghasilan Bruto Bulanan. Tarif TER ditentukan berdasarkan status PTKP karyawan — TER Kategori A (TK/0, TK/1, K/0), Kategori B (TK/2, K/1, TK/3, K/2), atau Kategori C (K/3). Tabel tarif TER per lapisan penghasilan tersedia di Lampiran PP No. 58 Tahun 2023. Khusus bulan Desember, perhitungan dilakukan ulang menggunakan tarif progresif Pasal 17 UU PPh.
Apakah slip gaji harus mencantumkan BPJS?
Ya. Iuran BPJS yang dipotong dari gaji karyawan wajib dicantumkan di slip gaji sebagai komponen potongan. Bagian yang menjadi tanggungan karyawan: BPJS Kesehatan 1%, JHT 2%, dan JP 1%. Berdasarkan UU No. 24 Tahun 2011, perusahaan wajib mendaftarkan dan membayarkan iuran BPJS untuk setiap karyawan. Transparansi pencantuman iuran juga penting agar karyawan dapat memverifikasi bahwa iurannya benar-benar disetorkan kepada BPJS.
Apakah format slip gaji bisa berbeda antar perusahaan?
Ya. Tidak ada format baku yang ditetapkan pemerintah. Perusahaan bebas menyesuaikan desain, urutan kolom, dan tampilan slip gaji sesuai kebutuhan dan sistem penggajian yang digunakan. Yang terpenting, semua komponen wajib (identitas, penghasilan, potongan, dan gaji bersih) harus tercantum dengan lengkap dan akurat.
Bagaimana menghitung PPh 21 bulan ketika ada THR atau bonus?
THR dan bonus adalah penghasilan tidak teratur, sehingga tidak dihitung menggunakan metode TER. Cara yang benar: gabungkan THR/bonus dengan penghasilan rutin setahun, hitung PKP (Penghasilan Kena Pajak) tahunan, terapkan tarif progresif Pasal 17, lalu kurangi PPh 21 yang sudah dipotong dari gaji rutin selama bulan-bulan sebelumnya. Pastikan HR memisahkan ini dari perhitungan TER bulanan biasa untuk menghindari kesalahan di akhir tahun.
Berapa batas maksimal gaji untuk perhitungan JP BPJS Ketenagakerjaan?
Per 1 Maret 2025, batas maksimal upah sebagai dasar perhitungan Jaminan Pensiun (JP) adalah Rp10.547.400 per bulan. Jika gaji karyawan melebihi angka ini, iuran JP tetap dihitung hanya dari Rp10.547.400, bukan dari gaji aktual. Dengan demikian, potongan JP maksimal karyawan adalah 1% × Rp10.547.400 = Rp105.474 per bulan.
Apakah slip gaji harus dicetak atau boleh digital?
Slip gaji boleh dalam bentuk cetak (hard copy) maupun digital (soft copy/email). Tidak ada ketentuan yang mewajibkan format fisik. Slip gaji digital dalam format PDF yang dikirim via email dianggap sah selama memuat seluruh informasi yang dipersyaratkan dan dapat diakses oleh karyawan yang bersangkutan.
Apa yang terjadi jika perusahaan tidak memberikan slip gaji?
Berdasarkan PP No. 36 Tahun 2021, tidak memberikan bukti pembayaran upah merupakan pelanggaran kewajiban pengusaha. Karyawan berhak menuntut diberikan slip gaji, dan jika terjadi sengketa upah, ketiadaan slip gaji melemahkan posisi perusahaan secara hukum. Selain itu, tanpa slip gaji yang akurat, pelaporan PPh 21 dan rekonsiliasi BPJS menjadi sulit diverifikasi.
Otomatiskan Payroll dan Slip Gaji Karyawan Anda
Membuat slip gaji secara manual di Excel memang bisa dilakukan, tetapi semakin berisiko seiring bertambahnya jumlah karyawan dan perubahan regulasi — seperti penerapan TER sejak 2024 dan pembaruan iuran BPJS yang reguler. Satu kesalahan formula bisa berujung pada PPh 21 yang kurang dibayar, iuran BPJS yang salah, dan berujung sengketa dengan karyawan atau risiko sanksi pajak.
OnlinePajak Payroll mengotomatisasi seluruh proses penggajian dalam satu platform: hitung gaji, kalkulasi BPJS, pemotongan PPh 21 sesuai metode TER berdasarkan PMK 168/2023, pembuatan slip gaji, hingga pengiriman ke email ribuan karyawan dalam satu klik — terintegrasi langsung dengan e-Bupot, pelaporan e-SPT, dan pembayaran pajak online.
Coba fitur Payroll OnlinePajak secara gratis dan hentikan risiko kesalahan hitung slip gaji mulai sekarang.
Artikel terkait yang dapat membantu:
