Pengertian, Tujuan dan Contoh Surat Tagihan Pembayaran
Contoh surat tagihan pembayaran seringkali para pelaku usaha cari, terutama dari sisi penjual barang dan/atau jasa. Sebenarnya, apa pengertian dari surat tagihan ini?
Surat penagihan adalah surat yang dibuat dan dikirimkan oleh pemilik usaha kepada pembeli atau mitra bisnisnya.
Tujuan penerbitan dan pengiriman surat ini adalah untuk mengingatkan dan menagih pembeli agar melakukan pembayaran atas barang/jasa yang sudah mereka terima.
Berdasarkan pengertian tersebut, umumnya surat tagihan pembayaran adalah surat yang pelaku usaha terbitkan ketika terdapat utang usaha. Namun, pengiriman surat ini terjadi atas kesepatakan antara kedua belah pihak.
Jadi ketika pembeli belum melakukan pembayaran sesuai perjanjian, pemilik usaha selaku penjual dapat membuat dan mengirimkan surat tagihan pembayaran agar pembeli dapat menyelesaikan kewajibannya.
Fungsi Surat Tagihan Pembayaran
Fungsi utama surat tagihan pembayaran adalah sebagai pengingat bagi pembeli atau mitra bisnis agar dapat membayar barang/jasa yang telah ia terima. Namun lebih dari itu, surat ini memiliki beberapa fungsi, di antaranya:
1. Bukti Terjadinya Transaksi Jual-Beli
Surat penagihan dapat berfungsi menjadi bukti telah terjadinya transaksi jual-beli sehingga jika salah satu pihak menyalahi kesepakatan yang ada, hal tersebut dapat dilanjutkan ke proses hukum.
Dengan adanya bukti transaksi, perusahaan dapat lebih mudah mendapatkan haknya sekaligus melakukan pencocokan catatan utang usaha.
2. Memberikan Efek Pada Peminjam
Surat berisikan tagihan ini dapat menjadi solusi bagi pemilik usaha yang mengalami kesulitan saat mengumpulkan pembayaran dari pembeli maupun mitra bisnisnya.
Jadi ketika pelaku usaha membuat dan mengirimkan surat penagihan ini, dapat memberikan efek pada penerimanya agar bisa merespon untuk memberikan kabar terkait kewajibannya kepada penjual, yaitu membayar utang usaha.
3. Menghindarkan dari Kerugian Usaha
Pengiriman surat tagihan pembayaran ini berfungsi sebagai upaya agar pemilik usaha dapat menghindari kerugian dari utang yang tidak dibayar. Dengan mengirimkan surat ini, pembeli dapat mengingat adanya utang yang harus ia bayar.
4. Menghindarkan Denda bagi Pembeli
Di sisi lain, surat tagihan pembayaran ini juga berfungsi untuk menghindarkan pembeli dari denda akibat utang yang belum dibayarkan. Dengan begitu, pembeli tidak terkena beban denda dan dapat membayar utang sebelum jatuh tempo.
5. Memantau Kualitas Kredit Pembeli
Surat tagihan pembayaran juga dapat berfungsi sebagai alat untuk memantau kualitas kredit pembeli atau mitra usaha.
Pemilik usaha dapat mengetahui jika kualitas kredit pembeli baik atau tidak, dengan menghitung banyaknya surat tagihan pembayaran yang dikirimkan pada mereka. Jumlah surat tersebut dapat menjadi pertimbangan untuk membuat keputusan yang melibatkan pembeli atau mitra usaha tersebut.
Baca Juga: Ini Contoh Invoice Pembayaran untuk Transaksi Bisnis
Komponen dan Cara Membuat Surat Tagihan Pembayaran
Bagaimana cara membuat surat tagihan pembayaran yang benar? Surat ini memiliki beberapa komponen penting, di antara:
- Kop surat
- Nomor surat
- Identitas pihak pembeli atau mitra usaha
- Nomor order atas pembelian yang belum dibayar
- Kode transaksi, nomor delivery order (DO) atau nomor surat jalan.
- Rincian barang dan/atau jasa yang sudah dibeli
- Sub total, diskon, dan total utang yang perlu dibayar
Selain memastikan komponen-komponen ini ada di dalam surat, ada beberapa hal yang perlu pelaku usaha cantumkan di dalam dokumen penagihan ini, seperti penjelasan lengkap mengenai tanggal jatuh tempo atas utang tersebut.
Baca Juga: Invoice Tagihan: Pengertian, Fungsi, dan Contoh Formatnya
Contoh Surat Tagihan Pembayaran
Tiap-tiap perusahaan memiliki format penulisan surat tersendiri, termasuk dalam membuat surat penagihan. Tidak hanya itu, tiap-tiap perusahaan juga membuat dan mengirimkan surat untuk tagihan yang beragam, seperti contoh surat tagihan pembayaran proyek, contoh surat tagihan pembayaran langganan, surat tagihan hutang bank, surat tagihan pembayaran atas pembelian barang, dan sebagainya.
Berikut ini adalah beberapa contoh surat penagihan yang dapat dilihat:
Surat tagihan pembayaran merupakan surat untuk menagih pembayaran pada pembeli atau mitra usaha atas utang usaha yang mereka miliki. Surat ini menjadi salah satu opsi ketika pembeli tidak kunjung menyelesaikan kewajiban yang telah disepakati bersama.
Di samping itu, surat penagihan memiliki fungsi untuk memberikan efek kepada pembeli, sebagai bukti bahwa transaksi telah terjadi, sebagai pengingat untuk melakukan pembayaran, hingga menjadi alat untuk memantau kualitas kredit pembeli.
Perlukah pelaku usaha mengirimkan surat tagihan pembayaran kepada seluruh pembeli? Tidak perlu. Surat ini hanya perlu pelaku usaha kirimkan jika pembeli atau mitra usaha menunggak pembayaran melewati tenggat waktunya. Jika pembayaran berjalan lancar, pelaku usaha tidak harus mengirimkan surat tagihan pembayaran pada pembeli.
OnlinePajak kini hadir dengan fitur pembayaran invoice yang dapat membantu perusahaan di Indonesia. Dalam fitur ini, Anda dapat melakukan pembayaran ke supplier atau permintaan pembayaran.
Mungkin kini banyak mitra Anda yang sudah bergabung dengan OnlinePajak. Kolaborasi dengan mitra Anda dan nikmati visibilitas end–to–end. Informasi selengkapnya, hubungi team sales kami atau daftar di sini untuk dapat langsung menggunakan fiturnya secara gratis.