Apa Itu Purchase Order?
PO artinya berbeda dengan faktur/invoice. Tidak jarang kesalahpahaman ini timbul mengingat keduanya melibatkan aktivitas jual-beli yang mengatur pembayaran atas transaksi tersebut. Adapun perbedaan yang paling mencolok adalah pada waktu. Cara kerja PO biasanya akan diterbitkan pada awal proses ketika pembeli mulai memesan barang kepada penjual. Sedangkan faktur/invoice, diterbitkan pada akhir proses oleh penjual dengan menggunakan informasi dari PO artinya untuk menagih pembayaran yang sudah disepakati sebelumnya oleh pihak yang melakukan transaksi.
Fungsi Purchase Order
Setelah mengetahui pengertian dari PO, mari mengenal fungsi purchase order, berikut ini:
- PO berguna sebagai bukti pemesanan barang dari pembeli.
- Sebagai komitmen penjual yang menerima pesanan dari pembeli.
- Menghindari kesalahan dalam jumlah pemesanan barang dan spesifikasi produk.
- Menghindari kesalahan harga pembelian barang agar pada saat penagihan dari penjual tidak ada perbedaan jumlah atau harga.
- Sebagai pengingat penjual untuk melakukan penyediaan barang sesuai dengan pesanan yang diinginkan beserta waktu yang dibutuhkan.
- Dokumen bersifat hukum dan membantu menghindari perselisihan di masa yang akan datang terkait transaksi yang terjadi.
- Membantu pihak keuangan dalam menyiapkan anggaran supaya lebih siap saat mendekati waktu pembayaran sesuai dengan faktur dan keterangan jatuh temponya.
- Membantu dalam melacak pesanan yang masuk guna menyederhanakan proses inventaris dan pengiriman.
- Sebagai bukti ke auditor, bank (kreditur) dan lembaga perpajakan bahwa Anda atau perusahaan Anda melakukan proses transaksi bisnis sesuai dengan prosedur.
Baca Juga: Purchase Order? Yuk, Kenali Istilah Ini Lebih Jauh!
Jenis-Jenis Purchase Order
Untuk kebutuhan bisnis yang berbeda, PO juga memiliki beberapa jenis:
1. Standard Purchase Order
Digunakan untuk pembelian satu kali dengan detail lengkap.
2. Blanket Purchase Order
Digunakan untuk pembelian berulang dalam periode tertentu.
3. Contract Purchase Order
Digunakan berdasarkan kontrak jangka panjang dengan supplier.
4. Planned Purchase Order
Digunakan untuk pembelian yang direncanakan dengan jadwal pengiriman tertentu.
Memahami jenis PO membantu bisnis memilih sistem yang paling efisien.
Perbedaan Purchase Order dan Invoice
Banyak yang masih tertukar antara PO dan invoice. Berikut ini perbedaannya:
| Aspek | Purchase Order | Invoice |
| Dibuat oleh | Pembeli | Penjual |
| Waktu | Sebelum transaksi | Setelah transaksi |
| Fungsi | Pemesanan | Penagihan |
| Dampak keuangan | Komitmen | Kewajiban pembayaran |
PO = niat membeli
Invoice = kewajiban membayar
Cara Membuat PO yang Baik
Membuat purchase order yang baik ternyata tidak sulit. Umumnya, pada dokumen PO setidaknya harus mencantumkan detail seperti berikut ini:
- Nama barang yang dipesan.
- Kuantitas setiap produk yang dipesan.
- Harga dari setiap unit produk atau barang yang dipesan
- Total harga sesuai dengan harga per unit dan kuantitas yang dipesan.
- Pajak Pertambahan Nilai (PPN).
- Nomor pesanan.
- Tanggal transaksi dan tanggal jatuh tempo pembayaran.
- Kolom otorisasi.
Selain komponen di atas, ada pula beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam membuat PO, seperti berikut ini:
- Cantumkan identitas perusahaan dengan jelas sebagai pemesan.
- Masukan detail yang akan Anda pesan, seperti merek, nama barang, jumlah, dan informasi lainnya.
- Nama produsen atau supplier pun harus tertera dalam dokumen dengan jelas.
- Sebutkan juga media sebagai tempat iklan produk yang ditawarkan (bila perlu).
- Sebutkan juga bentuk dan jumlah pesanan dengan detail. Kalau perlu buat daftar dalam bentuk tabel agar memudahkan penelusurannya dan pelayanannya.
- Sebutkan cara pengiriman, waktu pengiriman, metode pembayaran, dan cara pengiriman yang Anda inginkan.
- Jangan lupa, cantumkan nomor agar saat melakukan penelusuran jauh lebih mudah dan terhindar dari kekeliruan.
Baca Juga: Purchase Requisition: Fungsi, Format dan Perbedaannya dengan PO
Contoh & Format Purchase Order
Berikut ini beberapa contoh purchase order yang bisa Anda jadi referensi:
Contoh 1:
Contoh 2:
Contoh 3:
Peran Purchase Order dalam Cash Flow Bisnis
Penting untuk memahami bahwa PO bukan hanya dokumen operasional, tapi juga berpengaruh ke keuangan.
Karena PO:
- Menentukan komitmen pengeluaran
- Menjadi dasar invoice
- Mempengaruhi arus kas keluar
Jika tidak dikelola dengan baik:
- Cash flow bisa terganggu
- Pembayaran bisa menumpuk
Sebaliknya, jika terstruktur:
- Bisnis bisa memprediksi pengeluaran
- Mengatur timing pembayaran
Beberapa tantangan yang sering terjadi:
- Proses manual (rawan error)
- Tidak terintegrasi dengan invoice
- Sulit memantau status pembayaran
- Cash flow tersendat karena invoice belum dibayar
Baca Juga: Mengenal Sales Order: Pengertian, Fungsi, dan Bedanya dengan Purchase Order
Optimalkan Cash Flow dengan Invoice Financing
Setelah PO berjalan dan invoice diterbitkan, tantangan berikutnya adalah menunggu pembayaran dari pelanggan. Di sinilah banyak bisnis mengalami kendala cash flow.
Salah satu solusi yang bisa dipertimbangkan adalah menggunakan invoice financing.
Melalui layanan ini, bisnis dapat:
- Mencairkan dana dari invoice yang belum dibayar
- Mendapatkan modal kerja lebih cepat
- Menjaga operasional tetap stabil
Pelajari lebih lanjut tentang solusi ini melalui layanan invoice financing dari OnlinePajak.