Di dalam proses transaksi jual-beli, pihak penjual harus mengirimkan sales order pada pihak pembeli. Apa yang dimaksud dengan sales order? Cari tahu definisi dan fungsinya di artikel ini.
Pengertian Sales Order (SO)
Mengutip dari Wikipedia, Sales order atau yang biasa disingkat SO, adalah penawaran yang diberikan oleh pihak penjual pada pembeli. Menurut pengertian lainnya, sales order adalah dokumen penawaran penjualan tertulis yang mengonfirmasi penjualan atas suatu barang/jasa.
Maka, dapat disimpulkan kalau SO adalah dokumen penawaran penjualan yang diberikan oleh pihak penjual pada pihak pembeli. Dokumen tersebut dibuat untuk mengonfirmasi penjualan produk atau jasa dalam suatu transaksi.
Di dalam SO, terdapat informasi yang diambil dari purchase order, dokumen eksternal dari pihak pembeli. Informasi tersebut berupa kuantitas dan kualitas penjualan, harga produk/jasa yang akan dibeli, tanggal penjualan, alamat pengiriman, metode pembayaran, serta informasi lain yang berkaitan dengan transaksi tersebut.
Manfaat dan Fungsi SO
Bagi pihak penjual, dokumen SO menjadi bukti catatan penjualan yang memudahkan mereka untuk melacak penjualan yang sudah berjalan.
Dokumen SO juga membantu memperlancar transaksi yang akan closing, membantu memastikan penjualan yang akan terjadi pada pembeli.
Selain itu, ada beberapa manfaat lain dengan adanya dokumen sales order ini:
- Perusahaan dapat memantau logistik dan inventaris dengan lebih efisien.
- Perusahaan dapat menghemat waktu dengan memilah pembeli yang serius dan yang tidak. Dengan begitu, perusahaan dapat memfokuskan penjualan pada pembeli yang potensial.
- Proses penjualan menjadi lebih cepat dan efisien.
- Proses audit internal perusahaan menjadi lebih mudah.
Format Sales Order
Sebelum era digital, SO dibuat secara manual dengan tulis tangan. setelah memasuki era digital, dokumen tersebut dapat dibuat dengan program seperti excel, atau yang lebih mudah lagi, dengan menggunakan aplikasi penjualan atau aplikasi akuntansi.
Bagaimana formatnya? Berikut contohnya:
Di dalam kedua SO tersebut, terdapat informasi berupa nomor SO, tanggal pembuatan dokumen, status SO, data informasi pihak pembeli dan pihak penjual, informasi barang yang dibeli (SKU, kuantitas, harga, pajak, diskon), total transaksi, serta metode pembayaran.
Perbedaan Sales Order, Purchase Order, dan Invoice
Selain sales order, terdapat dokumen lainnya dalam proses transaksi, yaitu purchase order (PO). Keduanya merupakan dokumen berbeda.
Purchase order adalah dokumen permintaan suatu barang atau jasa, yang dibuat oleh pihak pembeli dan diberikan pada pihak penjual. Dokumen ini diterbitkan pihak pembeli setelah mengonfirmasi seluruh aspek dari transaksi yang akan terjadi, seperti kuantitas barang/jasa, harga, dan metode pembayaran.
Setelah pihak penjual menerima purchase order dari pihak pembeli, barulah dibuatkan sales order sesuai dengan rincian yang terdapat di dokumen sebelumnya.
Jika disimpulkan, ini beberapa perbedaan antara SO dan PO:
- SO dibuat oleh pihak penjual, sedangkan PO dibuat oleh pihak pembeli untuk memesan produk kepada pihak penjual.
- SO merupakan dokumen internal dan diberikan kepada pembeli sebagai bentuk konfirmasi penjualan. PO merupakan dokumen yang diterbitkan untuk melakukan permintaan/pemesanan produk.
- Ketika SO diterbitkan, tandanya pihak penjual menyetujui penjualan tersebut. Ketika PO diterbitkan, dokumen tersebut membuat kontrak antara pihak penjual dan pihak pembeli.
Baca Juga: Purchase Order? Yuk, Kenali Istilah Ini Lebih Jauh!
Lalu, apa bedanya sales order dengan invoice? Ketika SO dibuat, pihak penjual kemudian menerbitkan invoice atau faktur komersial yang mencantumkan rincian transaksi dari SO. Kemudian, invoice itu dikirimkan ke pihak pembeli untuk menagih pembayaran atas penjualan yang terjadi. Umumnya, invoice yang dikirimkan ada dua, yaitu invoice penjualan dan tax invoice (faktur pajak).
dan Tahukah Anda bahwa kini Anda sudah bisa membuat Invoice, menerbitkan, hingga mengirimkannya hanya dalam 1 aplikasi? dan anda juga dapat melakukan pembayaran invoice yang mudah dan aman. Semua bisa Anda lakukan di OnlinePajak. Prosesnya mudah, cepat, dan akurat. Bahkan, Anda juga bisa mengirimkan invoice Anda sekaligus ke klien Anda secara bersamaan hanya dengan sekali klik. Penasaran? Informasi lebih lanjut bisa Anda klik di sini.
Baca Juga: Nikmati Manajemen Faktur Pajak yang Mudah di OnlinePajak
Kesimpulan
Dalam proses transaksi, ada beberapa jenis dokumen yang dikirimkan baik dari pihak penjual ke pembeli, maupun sebaliknya. Salah satunya adalah SO, yang merupakan dokumen penawaran penjualan untuk mengonfirmasi penjualan atas suatu barang/jasa. Dokumen ini dikirimkan oleh pihak penjual ke pembeli.
Sesuai definisinya, dokumen SO ini berfungsi untuk mengonfirmasi penjualan yang akan terjadi. Sebelumnya, pihak penjual telah menerima dokumen purchase order (PO) dari pihak pembeli berisikan permintaan barang/jasa yang mereka butuhkan.
Setelah menerbitkan SO, pihak penjual kemudian menerbitkan invoice dan mengirimkannya ke pihak pembeli sehingga mereka dapat melakukan pembayaran.
Adanya dokumen-dokumen ini membantu proses transaksi berjalan lancar. Untuk meningkatkan performa tersebut, gunakan layanan OnlinePajak untuk mengelola transaksi dan perpajakan bisnis Anda. Lihat di sini untuk mengetahui paket dan harga layanan.