7 Alasan Otomasi Pembayaran Invoice dapat Kurangi Biaya dan Risiko
Seperti yang Anda ketahui, pembayaran invoice yang dilakukan secara manual atau tradisional akan memakan waktu, memunculkan risiko kesalahan, dan meningkatkan biaya administrasi. Oleh karena itu, dibutuhkan teknologi yang mampu melakukan otomasi pembayaran invoice guna mengurangi biaya dan risiko tersebut. Berikut ini 7 alasan otomatisasi invoice bisa kurangi biaya dan risiko kesalahan.
1. Mengurangi Biaya Administrasi
Proses pembayaran invoice manual seringkali melibatkan banyak tugas administratif yang memakan waktu dan tenaga, seperti pengumpulan, verifikasi, dan entri data. Otomasi pembayaran invoice dapat mengurangi biaya administrasi dengan mengotomatisasi tugas-tugas ini.
Dengan menggunakan perangkat lunak atau sistem otomatis, UMKM dapat menghemat waktu dan tenaga yang biasanya diperlukan untuk tugas-tugas tersebut. Ini berarti sumber daya dapat dialokasikan ke aktivitas yang lebih bernilai tambah dan meningkatkan produktivitas keseluruhan.
Baca Juga: Hindari Risiko Terhambatnya Alur Transaksi dengan Invoice Automation OnlinePajak
2. Mencegah Keterlambatan Pembayaran
Keterlambatan pembayaran dapat menyebabkan konsekuensi yang merugikan bagi UMKM, seperti denda keterlambatan, denda bunga, atau penghentian layanan. Dengan menggunakan otomasi pembayaran invoice, UMKM dapat mengatur pengingat dan jadwal pembayaran secara otomatis.
Sistem otomatis akan mengirimkan notifikasi tepat waktu kepada UMKM untuk mengingatkan tentang jatuh tempo pembayaran. Dengan demikian, risiko keterlambatan pembayaran dapat diminimalkan, dan UMKM dapat memastikan pembayaran tepat waktu kepada pemasok, menghindari biaya tambahan yang tidak perlu.
3. Menghindari Kesalahan Manusia
Proses manual rentan terhadap kesalahan manusia, seperti kesalahan penginputan data atau penyalahgunaan. Kesalahan-kesalahan semacam itu dapat mengakibatkan ketidakcocokan antara invoice dan pembayaran, yang membutuhkan waktu dan upaya ekstra untuk memperbaikinya.
Dengan otomasi pembayaran invoice, risiko kesalahan manusia dapat dikurangi secara signifikan. Sistem otomatis akan memastikan akurasi data dan mengurangi kemungkinan kesalahan dalam entri informasi pembayaran.
4. Keamanan dan Keandalan
Otomasi pembayaran invoice dapat memberikan keamanan dan keandalan yang lebih tinggi dibandingkan dengan proses manual. Dalam proses manual, informasi pembayaran sering kali harus ditransfer melalui berbagai saluran komunikasi dan mungkin rentan terhadap kebocoran atau penyalahgunaan.
Dalam otomasi pembayaran, data pembayaran dienkripsi dan disimpan secara aman dalam sistem. Ini memberikan perlindungan terhadap akses yang tidak sah dan mengurangi risiko keamanan yang mungkin terkait dengan pembayaran. Manfaat dan keuntungan ini bisa Anda temukan di OnlinePajak. Anda bisa melakukan otomatisasi pembayaran invoice hingga pajaknya hanya dalam 1 aplikasi terintegrasi yang bermitra resmi dengan otoritas terkait, Direktorat Jenderal Pajak (DJP).
5. Meningkatkan Transparansi dan Pelacakan
Otomasi pembayaran invoice memberikan transparansi yang lebih baik dan memudahkan pelacakan pembayaran. UMKM dapat dengan mudah melihat riwayat pembayaran, status pembayaran, dan catatan terkait lainnya dengan sistem otomatis. Ini memungkinkan mereka untuk melakukan pelacakan yang efisien, memverifikasi pembayaran, dan menyediakan dokumentasi yang akurat saat diperlukan.
6. Efisiensi Rekonsiliasi dan Pelaporan
Otomasi pembayaran invoice membantu dalam rekonsiliasi dan pelaporan keuangan. Dalam proses manual, pencocokan antara invoice dan pembayaran seringkali membutuhkan waktu dan upaya yang signifikan. Dengan sistem otomatis, rekonsiliasi pembayaran dapat dilakukan dengan lebih cepat dan akurat.
Selain itu, data yang terdokumentasi dengan baik memudahkan pelaporan keuangan, termasuk laporan pembayaran yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan UMKM dan lembaga keuangan.
Baca Juga: 4 Keuntungan Membangun Sharing Ecosystem Bisnis Bersama Supplier dan Konsumen Anda
7. Meningkatkan Hubungan dengan Pemasok:
Otomasi pembayaran invoice dapat memperkuat hubungan dengan pemasok. Pembayaran yang tepat waktu dan akurat membantu membangun kepercayaan dan kemitraan yang baik dengan pemasok. Dengan menggunakan otomasi pembayaran, UMKM dapat menjaga konsistensi dan keandalan dalam pembayaran, yang dapat meningkatkan citra dan reputasi mereka sebagai mitra bisnis yang dapat diandalkan. Hal ini dapat membuka peluang untuk mendapatkan kondisi pembelian yang lebih baik, diskon, atau penawaran khusus dari pemasok.
Dalam rangka mengurangi biaya dan risiko yang terkait dengan pembayaran invoice, UMKM dapat mempertimbangkan untuk mengadopsi otomasi pembayaran. Menggunakan perangkat lunak atau sistem otomatis dapat membantu menghemat biaya administrasi, mencegah keterlambatan pembayaran, menghindari kesalahan manusia, meningkatkan keamanan dan keandalan, meningkatkan transparansi dan pelacakan, meningkatkan efisiensi rekonsiliasi dan pelaporan, serta memperkuat hubungan dengan pemasok.
UMKM perlu melakukan penelitian dan memilih solusi yang sesuai dengan kebutuhan dan anggaran mereka. Dengan memanfaatkan teknologi dan alat yang tepat, UMKM dapat mengoptimalkan proses pembayaran invoice mereka, mengurangi biaya operasional, dan mengurangi risiko yang terkait dengan manajemen keuangan.
Untungnya, OnlinePajak memiliki fitur otomasi pembayaran invoice yang bisa Anda gunakan untuk mengelola pembayaran invoice Anda secara otomatis. Semua bisa Anda lakukan hanya dalam 1 aplikasi terintegrasi. Prosesnya cepat, akurat, dan aman. Anda bisa melakukan otomasi pembayaran invoice di mana saja dan kapan saja. Sehingga Anda dapat terhindar dari biaya dan risiko dalam pengelolaan keuangan hingga perpajakan bisnis Anda. Hubungi tim sales kami segera untuk informasi aplikasi dan fitur OnlinePajak!