Resources / Blog / Pembayaran Invoice

Contoh Surat Permohonan Pembayaran Invoice

Sebagai pengusaha, Anda mungkin pernah menemukan pelanggan yang terlambat membayar invoice yang telah dikirimkan. Nah, untuk mengingatkan dan memastikan pembayaran bisa segera dilakukan, perusahaan biasanya dapat mengirimkan surat permohonan pembayaran invoice. Simak ulasan selengkapnya seputar surat permohonan pembayaran invoice. 

Contoh Surat Permohonan Pembayaran Invoice

Pengertian Surat Permohonan Pembayaran Invoice

Surat permohonan pembayaran invoice adalah dokumen resmi yang dikirimkan oleh pihak penagih (penyedia jasa atau produk) kepada pihak yang berutang (klien atau pelanggan) untuk mengingatkan dan meminta pembayaran atas invoice yang telah jatuh tempo atau mendekati tanggal jatuh tempo.

Dokumen ini bersifat profesional dan persuasif, bukan ancaman atau tuntutan. Sederhananya, surat ini bisa dianggap sebagai pengingat, sehingga antara penyedia jasa/produk masih bisa mempertahankan hubungan baik kedua belah pihak. 

Untuk memastikan kejelasan dan profesionalisme, surat permohonan pembayaran invoice harus mencakup komponen berikut:

  1. Kop Surat
    • Nama dan logo perusahaan
    • Alamat dan kontak perusahaan
  2. Tanggal Pengiriman Surat
    • Menunjukkan kapan surat dikirimkan kepada klien
  3. Data Penerima
    • Nama klien atau perusahaan yang dituju
    • Alamat dan kontak klien
  4. Referensi Invoice
    • Nomor invoice
    • Tanggal penerbitan invoice
    • Total jumlah yang harus dibayarkan
  5. Isi Surat
    • Pernyataan yang sopan dan jelas mengenai pembayaran yang belum diterima
    • Batas waktu pembayaran
    • Metode pembayaran yang tersedia
  6. Penutup dan Kontak
    • Pernyataan harapan agar pembayaran segera dilakukan
    • Kontak untuk klarifikasi atau diskusi lebih lanjut
  7. Tanda Tangan dan Stempel Perusahaan
    • Menunjukkan keabsahan surat

Baca Juga: Sisa Pembayaran dalam Invoice: Pengertian & Cara Mengelolanya

Contoh Format Surat Permohonan Pembayaran Invoice

[Nama Perusahaan Anda]
Alamat: [Alamat Perusahaan]
Telepon: [Nomor Telepon]
Email: [Email Perusahaan]


Nomor Surat: [Nomor Surat]
Tanggal: [Tanggal Pengiriman]

Kepada:
[Nama Klien/Perusahaan]
Alamat: [Alamat Klien]

Subjek: Permohonan Pembayaran Invoice [Nomor Invoice]

Dengan hormat,

Kami ingin mengingatkan bahwa invoice dengan nomor [Nomor Invoice] yang diterbitkan pada [Tanggal Penerbitan Invoice], sebesar Rp [Jumlah Pembayaran], telah jatuh tempo pada [Tanggal Jatuh Tempo]. Hingga saat ini, kami belum menerima pembayaran atas tagihan tersebut.

Kami sangat menghargai kerja sama Anda dan berharap pembayaran dapat segera diselesaikan sebelum [Batas Waktu Pembayaran Baru]. Untuk memudahkan proses pembayaran, berikut adalah rincian metode pembayaran:

Bank: [Nama Bank]
Nomor Rekening: [Nomor Rekening]
Atas Nama: [Nama Perusahaan]

Jika pembayaran telah dilakukan, mohon untuk mengirimkan bukti transfer melalui email atau kontak yang tertera di atas. Jika terdapat kendala dalam pembayaran, kami siap untuk berdiskusi dan menemukan solusi terbaik.

Kami berharap dapat terus menjalin kerja sama yang baik dengan perusahaan Anda. Terima kasih atas perhatian dan kerjasamanya.

Hormat kami,

[Nama Pengirim]
[Jabatan]
[Nama Perusahaan]


Tips Agar Pembayaran Invoice Segera Dilakukan

Agar pembayaran dapat segera dilakukan oleh pelanggan, Anda bisa melakukan beberapa tips berikut ini:

  1. Anda tidak perlu menunggu klien, silakan kirim pengingat sebelum jatuh tempo
  2. Gunakan cara dan bahasa yang sopan dan formal, seperti mengirimkan surat elektronik agar hubungan bisnis tetap terjaga. 
  3. Berikan opsi pembayaran yang fleksibel untuk mempercepat proses pembayaran. 
  4. Anda bisa tawarkan diskon untuk pembayaran cepat. Tips memberikan insentif, seperti diskon kecil bisa mendorong klien untuk membayar lebih awal. 
  5. Gunakan software dengan sistem otomatisasi, sehingga pengusaha dapat mengirimkan invoice dan pengingat secara berkala tanpa perlu cara manual.

Untungnya kini hadir OnlinePajak sebagai one-stop-solution bagi pelaku bisnis dalam mengelola invoice hingga perpajakan mereka. 

OnlinePajak adalah aplikasi digital berbasis web yang bisa Anda gunakan di mana saja dan kapan saja asalkan perangkat Anda terkoneksi dengan internet. Anda bisa melakukan penagihan invoice bahkan pembayaran invoice dengan mudah, cepat, dan akurat kapan pun.

Kesimpulan

Surat permohonan pembayaran invoice adalah alat yang efektif untuk memastikan klien membayar tepat waktu tanpa merusak hubungan bisnis. Dengan menggunakan format yang profesional, bahasa yang sopan, serta strategi pengingat yang baik, bisnis dapat mengelola keuangan dengan lebih efisien dan mengurangi risiko keterlambatan pembayaran.

Pastikan selalu mencatat semua transaksi dan memiliki dokumentasi yang jelas agar bisnis Anda tetap sehat dan berkembang dengan baik dengan OnlinePajak! Hubungi tim sales OnlinePajak untuk informasi seputar aplikasi, fitur, dan solusi untuk masalah bisnis dan perpajakan Anda.

Reading: Contoh Surat Permohonan Pembayaran Invoice