Apa Itu Invoice Approval?
Invoice approval adalah proses verifikasi dan persetujuan dokumen tagihan atau faktur yang dikirim oleh vendor atau supplier kepada perusahaan sebelum melakukan pembayaran. Proses ini menjadi penting dalam pengelolaan keuangan bisnis karena menyangkut validasi informasi keuangan dan kepatuhan terhadap anggaran internal.
Setiap invoice yang masuk perlu dilakukan pemeriksaan terlebih dahulu agar sesuai dengan kontrak atau Purchase Order (PO), termasuk jumlah, termin pembayaran, dan keabsahan transaksi. Baru setelahnya, invoice dapat disetujui dan dijadwalkan untuk dibayarkan.
Tanpa adanya proses persetujuan yang baik, risiko terjadinya kesalahan, fraud, atau pembayaran ganda sangat tinggi. Selain itu, invoice approval juga bisa menjadi bukti audit dan mendukung ketertiban dalam pelaporan keuangan dan perpajakan.
Tahapan Umum Proses Invoice Approval
Proses approval invoice umumnya melibatkan beberapa tahap, namun tergantung pula pada kebijakan perusahaan dan tingkat kompleksitas transaksi. Berikut merupakan tahapan standarnya:
1. Penerimaan Invoice
Invoice dikirim oleh supplier ke tim procurement atau finance perusahaan. Dalam sistem tradisional, ini bisa berbentuk hard copy atau PDF melalui email.
2. Pemeriksaan Dokumen
Tim finance melakukan validasi terhadap:
- Nomor invoice
- Nama vendor dan NPWP
- Nominal dan PPN/PPh
- Tanggal jatuh tempo
- Kesesuaian dengan PO atau kontrak kerja
3. Persetujuan Internal
Invoice diajukan kepada pihak yang berwenang untuk disetujui, bisa dari:
- Tim procurement
- Manajer departemen
- Finance manager atau CFO
4. Input ke Sistem dan Jadwal Pembayaran
Setelah disetujui, invoice dimasukkan ke sistem akuntansi dan dimasukkan ke dalam daftar pembayaran berdasarkan due date.
5. Pembayaran
Pembayaran dilakukan melalui transfer bank, virtual account, atau metode pembayaran lain sesuai kebijakan perusahaan.
6. Rekonsiliasi & Pelaporan
Setelah pembayaran, transaksi dicocokkan (rekonsiliasi) agar laporan keuangan dan perpajakan akurat.
Baca Juga: Payment Reconciliation: Definisi, Jenis, Cara Kerja, dan Penerapannya di OnlinePajak
Tantangan dalam Proses Manual Invoice Approval
Beberapa perusahaan yang masih melakukan approval invoice secara manual mungkin akan menghadapi beberapa tantangan seperti berikut ini:
- Invoice yang tercecer atau bahkan hilang
- Proses approval yang lama karena perpindahan dokumen fisik
- Minim transparansi dan kontrol ketat
- Rentan terjadinya penipuan atau duplikasi pembayaran
- Sulit dilacak pada saat audit atau saat pelaporan pajak
Maka dari itu, banyak bisnis saat ini mulai beralih ke sistem invoice approval online yang lebih efisien, terintegrasi, dan akurat.
Solusi Invoice Approval Secara Online
Sebelum beranjak pada solusi dan manfaat, mari pahami dahulu apa itu invoice approval online. Invoice yang sudah disetujui online adalah proses digitalisasi persetujuan invoice menggunakan sistem terintegrasi. Dalam sistem ini, invoice dapat dibuat, dikirim, disetujui, hingga dijadwalkan untuk dibayarkan secara online dan real-time.
Nah, salah satu platform yang menyediakan solusi lengkap untuk proses ini adalah OnlinePajak. Sebagai one-stop solution platform yang membantu otomatisasi bisnis, OnlinePajak tidak hanya melayani pelaporan dan pembayaran pajak, namun juga menyediakan solusi manajemen invoice dan approval invoice yang lengkap. Berikut ini manfaat yang bisa Anda terima saat menggunakan OnlinePajak:
- Terpusat dan Terintegrasi: Semua invoice terkumpul di satu dashboard, terintegrasi dengan modul akuntansi dan pembayaran pajak.
- Proses Approval Lebih Cepat: Fitur alur persetujuan (approval workflow) memungkinkan invoice langsung dikirim ke atasan atau departemen terkait untuk disetujui dalam beberapa klik saja.
- Jejak Audit Lengkap: Setiap tindakan tercatat, mulai dari siapa yang membuat, mengedit, menyetujui hingga membayar invoice.
- Pembayaran Terhubung: Invoice yang sudah disetujui bisa langsung dijadwalkan untuk dibayar melalui sistem Payment OnlinePajak, termasuk lewat Virtual Account dan Kartu Kredit.
- Rekonsiliasi Otomatis: Setelah pembayaran dilakukan, status invoice otomatis berubah menjadi “LUNAS” dan tercatat dalam laporan keuangan. Ini menghemat waktu untuk tim finance dalam proses rekonsiliasi.
Dengan sistem invoice approval yang terotomatisasi, bisnis tidak hanya lebih hemat waktu tapi juga lebih aman dari risiko kesalahan atau kehilangan dokumen.
Jadi, invoice yang sudah disetujui merupakan bagian terpenting dari kontrol keuangan yang sehat dalam sebuah perusahaan. Proses ini memastikan setiap tagihan yang dibayar sudah benar, sah, dan sesuai dengan kontrak yang ada.
Melakukan invoice approval secara manual memang masih mungkin, namun tentu ada risiko tinggi yang harus siap dihadapi. Oleh karena itu, dengan sistem invoice approval online, seperti yang bisa Anda temui di OnlinePajak, perusahaan bisa menghemat waktu, mengurangi human error, meningkatkan efisiensi, dan tetap patuh terhadap regulasi pajak dan audit.
Gunakan sistem Invoice Terintegrasi dari OnlinePajak! OnlinePajak menjadi one-stop-solution platform yang memungkinkan Anda membayar tagihan invoice bahkan melakukan penagihan pembayaran invoice ke customer adalah OnlinePajak. OnlinePajak menjadi one-stop solution dalam kebutuhan pengelolaan transaksi bisnis dan kewajiban perpajakan Anda.
Hubungi tim sales OnlinePajak untuk informasi lebih lengkap dan temukan solusi dari masalah bisnis dan perpajakan Anda. Mulai perjalanan digitalisasi invoice Anda sekarang bersama OnlinePajak.