3 Alasan Memilih WhatsApp untuk Menagih Invoice
Ternyata cara menagih invoice via WA menjadi salah satu pilihan yang sering digunakan. WhatsApp merupakan salah satu aplikasi pesan instan paling populer di dunia, dengan lebih dari 2 miliar pengguna aktif di WA. Di Indonesia, WhatsApp bahkan menjadi platform komunikasi yang luas dan sangat mudah dijangkau. Berikut ini 3 alasan Anda sebagai pebisnis menggunakan WA sebagai alat penagihan invoice:
- Tingkat Keterbacaan Tinggi: Biasanya pesan yang dikirim lewat WhatsApp dibaca lebih cepat dibandingkan dengan email atau metode lainnya. Hal ini memungkinkan klien lebih cepat juga merespon dan melakukan pembayaran atas invoice yang Anda tagihkan.
- Kemudahan Penggunaan: Cara kerja WA memang sangat mudah dan sederhana, sehingga memudahkan pengiriman pesan dan lampiran termasuk dokumen invoice.
- Lebih Cepat Ditanggapi: Seperti yang telah dikatakan sebelumnya, pelanggan cenderung lebih cepat merespon langsung melalui chat. Hal ini memungkinkan komunikasi 2 arah yang lebih efisien.
Cara Menagih Invoice via WA (WhatsApp)
Berikut langkah-langkah yang dapat Anda terapkan untuk menagih invoice melalui WA:
1. Siapkan Invoice dalam Format Digital
Hal pertama yang harus dipersiapkan adalah invoice dalam format digital seperti PDF. Tujuannya agar lebih mudah dibaca namun tidak mudah diubah.
2. Tulis Pesan Penagihan yang Jelas dan Sopan
Meski aplikasi pesan ini tampak sangat casual, namun pastikan Anda mengirimkan pesan yang jelas namun sopan. Isi pesan harus mencakup informasi penting, seperti nomor invoice, jumlah yang harus dibayar, dan tanggal jatuh tempo. Contoh:
Halo Bapak/Ibu [Nama Klien],
Semoga Anda dalam keadaan baik.
Kami ingin mengingatkan bahwa invoice nomor [Nomor Invoice] sebesar [Jumlah] akan jatuh tempo pada [Tanggal Jatuh Tempo]. Mohon kesediaannya untuk melakukan pembayaran sebelum tanggal tersebut.
Terima kasih atas perhatian dan kerjasamanya.
3. Lampirkan Invoice pada Pesan
Pada aplikasi pesan WA, Anda tentu familiar dengan fitur lampiran untuk mengirimkan file invoice bersamaan dengan pesan penagihan. Anda bisa manfaatkan fitur tersebut agar pesan lebih jelas.
4. Atur Waktu Pengiriman yang Tepat
Setelahnya, Anda bisa menentukan waktu pengiriman pesan yang memungkinkan orang bisa dengan cepat merespon pesan Anda. Misalnya kirim pesan pada jam kerja supaya dapat segera dibaca dan segera ditindaklanjuti.
5. Gunakan Fitur Pengingat Otomatis
Mungkin Anda juga akan tetap membutuhkan aplikasi digital external untuk memudahkan Anda mendaftar berapa banyak invoice yang perlu ditagih via WA. Manfaatkan aplikasi yang telah terintegrasi dengan sistem manajemen untuk mengirimkan pengingat otomatis sebelum dan setelah jatuh tempo.
Baca Juga: Cara Menagih Invoice via Email dengan Efektif & Profesional
Jenis Invoice yang Cocok Ditagih via WhatsApp
Berbeda dengan email. Kirim pengingat lewat email memang memungkinkan bagi seluruh jenis invoice tertagih. Sedangkan, tidak semua invoice cocok ditagih via WA. Berikut ini beberapa jenis invoice yang sekiranya sesuai:
- Invoice dengan Nilai Kecil hingga Menengah: Untuk jumlah yang tidak terlalu besar, WA dapat menjadi media yang efektif.
- Pelanggan dengan Hubungan Dekat: Jika Anda memiliki hubungan baik dengan pelanggan, penagihan via WA bisa lebih personal dan efektif.
- Pelanggan yang Terbiasa dengan Komunikasi Digital: Jika pelanggan sering menggunakan WA untuk komunikasi bisnis, metode ini akan lebih diterima.
Dengan mengikuti langkah-langkah di atas, Anda dapat memanfaatkan WhatsApp sebagai alat yang efektif untuk menagih invoice, memastikan pembayaran tepat waktu, dan menjaga hubungan baik dengan pelanggan.
Untungnya, di era digital ini sudah banyak teknologi yang dapat Anda gunakan guna memperlancar arus kas perusahaan. Salah satu platform digital yang bisa Anda gunakan untuk mengelola invoice perusahaan sekaligus melakukan penagihan pembayaran kepada klien adalah OnlinePajak. Mengadopsi fitur Penagihan Pembayaran OnlinePajak bukan hanya mempercepat proses penerimaan pembayaran, namun juga tentang meningkatkan efisiensi operasional, memberikan pengalaman pelanggan yang lebih baik, dan memastikan keamanan data yang tinggi.
Hubungi tim sales OnlinePajak untuk informasi lebih lengkap dan temukan solusi dari masalah bisnis dan perpajakan Anda.