Cara Menagih Invoice via Email
Perlu dipahami bahwa cara menagih invoice via email bukan sekadar mengirim permintaan pembayaran, namun juga membutuhkan strategi komunikasi yang tepat agar cepat mendapatkan respon dari pelanggan untuk melakukan pembayaran. Berikut ini langkah efektif untuk menagih invoice via email:
1. Gunakan Subjek Email yang Jelas dan Profesional
Pastikan Anda mencantumkan subjek email yang mencerminkan isi pesan agar penerima bisa langsung memahami tujuan dari email tersebut. Misalnya:
- “{Nama Perusahaan} – Pengingat Pembayaran Invoice #132435”
- “Invoice #132435 Jatuh Tempo Hari Ini – Segera Lakukan Pembayaran”
2. Tulis Informasi Invoice dengan Jelas
Cantumkan informasi yang relevan, seperti:
- Nomor dan tanggal invoice
- Jumlah yang harus dibayar
- Tanggal jatuh tempo
- Metode pembayaran yang tersedia
- Detail kontak jika ada pertanyaan
Baca Juga: 9 Tips Optimalkan Proses Pembayaran Invoice & Tingkatkan Efisiensi Bisnis
3. Gunakan Bahasa Profesional dan Ramah
Penggunaan bahasa yang sopan dan profesional, namun tetap ramah akan membuat pelanggan merasa lebih nyaman dan tidak tertekan. Misalnya:
“Kami ingin mengingatkan bahwa invoice #132435 dengan total Rp5.000.000 akan segera jatuh tempo pada 15 Maret 2025. Kami menghargai kerja sama Anda dan memohon untuk segera melakukan pembayaran. Apabila sudah melakukan pembayaran, silakan abaikan email ini dan segera lakukan konfirmasi kepada kami. Terima kasih”
4. Sertakan Lampiran Invoice
Jangan lupa sertakan lampiran invoice dalam format PDF untuk memudahkan klien. Hal ini bertujuan untuk menghindari alasan lupa atau kehilangan dokumen yang dimaksud.
5. Berikan Call to Action yang Jelas
Anda bisa menutup email dengan instruksi yang jelas tentang langkah selanjutnya, seperti:
- “Silakan lakukan pembayaran sebelum [Tanggal Jatuh Tempo].”
- “Klik tautan berikut ini untuk melakukan pembayaran langsung.”
- “Konfirmasi pembayaran Anda setelah transaksi dilakukan.”
6. Lakukan Follow-up jika Tidak Ada Respon
Jika dalam beberapa hari setelah penagihan melalui email belum juga ada tanggapan, Anda bisa kirimkan email pengingat kedua dengan bahasa yang lebih tegas. Bila perlu, bisa juga kombinasikan dengan panggilan telepon untuk memastikan klien menerima notifikasi.
Mengapa Menagih Invoice Lewat Email?
Email masih menjadi pilihan utama dalam menagih invoice karena beberapa alasan berikut ini:
- Cepat dan Efisien: Email bisa dikirimkan secara instan tanpa biaya tambahan.
- Dokumentasi yang Lebih Tertata: Seluruh percakapan dan invoice akan tersimpan dalam riwayat email, sehingga lebih mudah diakses kapan pun dan di mana pun.
- Hemat Biaya Operasional: Melalui email, Anda tidak perlu mencetak invoice atau mengirimkan dokumen fisik melalui pos. Sehingga tidak membutuhkan biaya operasional tambahan.
- Dijadwalkan secara Otomatis: Dengan sistem yang serba digital, email pengingat bisa dikirim secara otomatis sebelum jatuh tempo.
- Mudah Disesuaikan: Email juga bisa disesuaikan dengan template profesional sesuai dengan branding bisnis atau perusahaan Anda.
Namun, selain pengingat melalui email, beberapa media lain yang bisa Anda gunakan untuk melakukan penagihan invoice adalah telepon, pesan WhatsApp atau SMS, platform digital, dan surat fisik.
Salah satu platform digital yang bisa Anda gunakan untuk mengelola invoice perusahaan sekaligus melakukan penagihan pembayaran kepada klien adalah OnlinePajak. Mengadopsi fitur Penagihan Pembayaran OnlinePajak bukan hanya mempercepat proses penerimaan pembayaran, namun juga tentang meningkatkan efisiensi operasional, memberikan pengalaman pelanggan yang lebih baik, dan memastikan keamanan data yang tinggi.
Kesimpulan
Menagih invoice via email adalah cara yang efisien, profesional, dan hemat biaya untuk memastikan pembayaran tepat waktu. Dengan menggunakan subjek email yang jelas, nada profesional namun ramah, serta melakukan follow-up yang teratur, perusahaan dapat meningkatkan keberhasilan penagihan invoice. Selain email, bisnis juga dapat memanfaatkan telepon, WhatsApp, atau platform digital untuk mempercepat proses pembayaran. Dengan strategi yang tepat, arus kas perusahaan dapat tetap sehat dan operasional bisnis berjalan lancar.
Bicara tentang platform digital, salah satu yang bisa Anda andalkan adalah platform OnlinePajak. Dengan semua keunggulan yang ditawarkan, tidak diragukan lagi bahwa fitur Penagihan Pembayaran OnlinePajak adalah solusi yang tepat untuk bisnis Anda yang ingin tetap kompetitif di pasar dan memaksimalkan potensi keuangannya.
Hubungi tim sales OnlinePajak untuk informasi lebih lengkap dan temukan solusi dari masalah bisnis dan perpajakan Anda.