Keuntungan Optimalkan Pembayaran Invoice Perusahaan
Ada banyak faktor yang menjadi alasan mengapa perusahaan di era serba digital ini wajib mengoptimalkan proses pembayaran invoice. Selain untuk meningkatkan efisiensi bisnis mereka, perusahaan biasanya memikirkan keuntungan lainnya. Salah satunya untuk mempercepat arus kas perusahaan. Dengan memperbaiki proses pembayaran invoice, perusahaan akan mampu mempercepat arus kas. Saat invoice bisa dibayar dengan cepat, pemasok akan mendapatkan dana lebih awal yang nantinya bisa mereka gunakan untuk meningkatkan likuiditas. Selain itu, pembayaran tepat waktu juga bisa mencegah penumpukan utang dan membantu perusahaan menjaga kredibilitas keuangan dengan sebaik-baiknya.
Terlebih jika perusahaan dapat meningkatkan hubungan baik dengan pemasok. Karena dengan melakukan pembayaran invoice dengan tepat waktu dan efisien, pemasok akan lebih merasa dihargai dan dapat diandalkan. Hal ini bisa membuka peluang untuk menjalin kemitraan jangka panjang yang saling menguntungkan. Di masa depan, jika hubungan terjalin dengan baik dengan pemasok, maka pemasok bisa saja membantu Anda untuk memperoleh harga yang lebih kompetitif, layanan yang lebih baik, dan peluang kerjasama yang lebih luas lagi.
Keuntungan lain yang mungkin saja Anda bisa nikmati berkat mengoptimalkan pembayaran invoice adalah pengurangan biaya administrasi. Seperti yang Anda tahu atau mungkin pernah Anda rasakan, proses pembayaran invoice yang manual dan rumit akan memakan waktu, sumber daya, juga biaya. Optimalisasi proses pembayaran invoice dengan pemanfaatan teknologi dan otomatisasi dapat mengurangi biaya administrasi terkait pengolahanya, pelacakan, dan pemantauan pembayaran invoice itu sendiri. Sehingga dapat menghadirkan efisiensi yang lebih tinggi dalam departemen keuangan perusahaan.
Baca Juga: Hindari Risiko Terhambatnya Alur Transaksi dengan Invoice Automation OnlinePajak
9 Tips Optimalisasi Pembayaran Invoice
Agar operasional keuangan perusahaan Anda semakin efisien, ada baiknya terapkan 9 tips optimalisasi pembayaran invoice berikut ini.
1. Terapkan Sistem Otomatisasi
Anda mungkin harus mulai mempertimbangkan untuk mengadopsi sistem otomatisasi pembayaran invoice, misalnya dengan menggunakan aplikasi yang menyediakan solusi manajemen pembayaran seperti OnlinePajak. Sistem tersebut akan dapat mengotomatiskan proses penerimaan, pemrosesan, hingga pembayaran invoice, bahkan pelaporan pajaknya. Hal ini juga dapat membantu Anda mengurangi risiko keterlambatan pembayaran dan memungkinkan pencatatan yang lebih akurat.
2. Standarisasi Prosedur
Sebuah perusahaan yang baik akan memiliki prosedur yang jelas dan terstandarisasi dalam pengelolaan pembayaran invoice. Hal ini mencakup penetapan kebijakan pembayaran, pengaturan batas waktu pembayaran, dan pembagian tugas yang jelas antar tim keuangan. Standarisasi prosedur ini akan memastikan konsistensi dan transparansi dalam setiap langkah proses pembayaran invoice.
3. Implementasi Metode Pembayaran Elektronik
Jangan lagi melakukan metode pembayaran yang konvensional karena hal itu sudah tidak zaman bahkan dapat menghambat pekerjaan Anda. Berikan kemudahan seperti solusi pembayaran elektronik atau online untuk mempercepat prosesnya. Metode pembayaran elektronik/online ini memungkinkan pemrosesan yang cepat, memudahkan pencatatan, efisiensi, dan akurasi pencatatan pada sistem.
Baca Juga: 4 Keuntungan Membangun Sharing Ecosystem Bisnis Bersama Supplier dan Konsumen Anda
4.Menawarkan Metode Pembayaran yang Fleksibel
Tahukah Anda bahwa salah satu alasan pelanggan menunda pembayaran invoice karena tidak adanya akses pembayaran yang mudah. Misalnya, jika nominalnya sangat besar, pelanggan harus pergi ke bank terdekat untuk melakukan pembayaran yang mana hal tersebut tentu akan memakan waktu, tenaga, biaya, dll. Penawaran metode pembayaran yang fleksibel menjadi obat bagi keresahan tersebut. Selain mempermudah, pelanggan akan merasa senang dan terbantu untuk kelancaran bisnisnya juga. Melalui OnlinePajak, Anda bisa memilih metode pembayaran melalui bank transfer, Virtual Account, bahkan Kartu Kredit berlogo Visa. Semua bisa Anda lakukan secara otomatis, cepat, akurat, dan efisien tentunya.
5. Kirim Pengingat
Tidak bisa dipungkiri, bila terlalu banyak yang dikerjakan terkadang Anda bisa lupa terhadap suatu hal. Seiring dengan banyaknya tugas dan tanggung jawab yang dipikul, bisa jadi invoice yang Anda telah kirim ternyata sudah jatuh tempo. Bila hal tersebut terjadi, maka jangan sungkan untuk mengirimkan pengingat untuk membantu pelanggan menuntaskan tanggungjawabnya. Di OnlinePajak, Anda akan mendapatkan email pengingat agar Anda tidak terlewat untuk melakukan pembayaran invoice hingga pelaporan pajaknya.
6. Berikan Insentif untuk Pembayaran yang Dilakukan Lebih Awal
Sesekali Anda bisa menawarkan penghargaan seperti pemberian insentif bagi pelanggan yang melakukan pembayaran lebih awal. Dengan memberikan insentif tersebut, Anda bisa mendorong kesetiaan pelanggan dan memastikan mereka membayar tagihannya bahkan sebelum jatuh tempo.
7. Lakukan Evaluasi Internal
Lakukan secara berkala evaluasi dan perbaikan proses internal keuangan dan pembayaran invoice Anda. Identifikasi potensi bottleneck atau hambatan yang mengganggu efisiensi Segera cari solusi, misalnya mempercepat proses persetujuan pembayaran atau memperbaiki sistem penagihan dan pengarsipan dokumen terkait.
Baca Juga: Mengenal Era Revolusi Industri 4.0 dan Kaitannya dengan Perpajakan
8. Komunikasi dengan Pemasok
Jaga komunikasi yang terbuka dan efektif dengan pemasok sehingga informasi yang diberikan dapat diterima dan diproses dengan jelas terutama terkait kebijakan pembayaran. Hal ini pun dapat membantu meminimalisir kesalahpahaman dan meningkatkan pemahaman bersama tentang persyaratan pembayaran.
9. Otomatisasi Pengelolaan Invoice Anda
Apabila bisnis yang Anda jalankan selalu berurusan dengan faktur setiap saat, maka solusi terbaik adalah dengan mengotomatiskan pembuatan faktur Anda. Buat faktur secara otomatis bisa Anda lakukan melalui OnlinePajak. OnlinePajak merupakan aplikasi berbasis web yang bisa Anda gunakan kapan saja dan di mana saja.
Pembuatan, pengiriman, pencatatan invoice, bahkan pelaporan e-Faktur bisa Anda lakukan dalam 1 aplikasi terintegrasi. Jangan khawatir soal keamanan karena OnlinePajak merupakan mitra resmi Direktorat Jenderal Pajak (Ditjen Pajak) sehingga diawasi langsung oleh otoritas perpajakan di Indonesia tersebut.
Jika Anda tertarik, silakan daftar akun Anda segera dan nikmati kemudahan pengelolaan invoice hingga pelaporan pajaknya di OnlinePajak. Informasi lebih lanjut, segera hubungi tim pemasaran kami.