Pengertian dan Tujuan Surat Penagihan
Surat penagihan adalah surat yang dibuat dan dikirimkan oleh pemilik usaha kepada pembeli atau mitra bisnisnya.
Tujuan dibuatnya surat ini adalah untuk mengingatkan dan menagih pembeli agar melakukan pembayaran atas barang/jasa yang sudah diterima.
Berdasarkan pengertian tersebut, umumnya surat tagihan dibuat ketika terdapat utang usaha. Namun, pengiriman surat ini disepakati oleh kedua belah pihak.
Jadi ketika pembeli belum melakukan pembayaran sesuai perjanjian yang telah disepakati, pemilik usaha dapat membuat dan mengirimkan surat tagihan agar pembeli dapat menyelesaikan kewajibannya.
Fungsi Surat Tagihan
Fungsi utama surat tagihan adalah sebagai pengingat bagi pembeli atau mitra bisnis agar dapat membayar barang/jasa yang telah ia terima.
Namun lebih dari itu, surat ini memiliki beberapa fungsi, di antaranya:
1. Bukti Terjadinya Transaksi Jual-Beli
Surat penagihan dapat berfungsi menjadi bukti telah terjadinya transaksi jual-beli sehingga jika salah satu pihak menyalahi kesepakatan yang ada, hal tersebut dapat dilanjutkan ke proses hukum.
Dengan adanya bukti transaksi, perusahaan dapat lebih mudah mendapatkan haknya sekaligus melakukan pencocokan catatan utang usaha.
2. Memberikan Efek Pada Peminjam
Surat berisikan tagihan ini dapat menjadi solusi bagi pemilik usaha yang mengalami kesulitan saat mengumpulkan pembayaran dari pembeli maupun mitra bisnisnya.
Jadi dengan adanya surat ini, diharapkan dapat memberikan efek pada penerimanya agar dapat merespon untuk memberikan kabar terkait kewajibannya untuk membayar utangnya.
3. Menghindarkan dari Kerugian Usaha
Pengiriman surat tagihan ini berfungsi sebagai upaya agar pemilik usaha dapat menghindari kerugian dari utang yang tidak dibayar. Dengan dikirimkannya surat ini, diharapkan pembeli dapat mengingat adanya utang yang belum dibayar dan segera melunasinya.
4. Menghindarkan Denda bagi Pembeli
Di sisi lain, surat tagihan ini juga berfungsi untuk menghindarkan pembeli dari denda akibat utang yang belum dibayarkan. Dengan begitu, pembeli tidak terkena beban denda dan dapat membayar utang sebelum jatuh tempo dari tanggal yang disepakati.
5. Memantau Kualitas Kredit Pembeli
Surat tagihan juga dapat berfungsi sebagai alat untuk memantau kualitas kredit pembeli atau mitra usaha.
Pemilik usaha dapat mengetahui jika kualitas kredit pembeli baik atau tidak, dengan menghitung banyaknya surat tagihan yang dikirimkan pada mereka. Jumlah surat tersebut dapat menjadi pertimbangan untuk membuat keputusan yang melibatkan pembeli atau mitra usaha tersebut.
Komponen dan Cara Membuat Surat Tagihan
Bagaimana cara membuat surat tagihan? Surat ini memiliki beberapa komponen penting yang perlu diketahui, yaitu:
- Kop surat
- Nomor surat
- Identitas pihak yang dituju (pembeli atau mitra usaha)
- Nomor order atas pembelian yang belum dibayar
- Kode transaksi, nomor delivery order (DO) atau nomor surat jalan.
- Rincian barang dan/atau jasa yang sudah dibeli
- Sub total, diskon, dan total utang yang perlu dibayar
Selain memastikan komponen-komponen ini ada di dalam surat, ada beberapa hal yang perlu dituliskan di dalam dokumen penagihan ini, seperti penjelasan lengkap mengenai tanggal jatuh tempo atas utang yang perlu dibayar.
Selain itu, pemilik usaha dapat menuliskan solusi atau alternatif penyelesaian utang. Misalnya, pemilik usaha menawarkan termin pembayaran baru untuk memberikan keringanan pada pembeli atau memberikan tenggat waktu baru untuk melunasi utang.
Contoh Surat Penagihan
Tiap-tiap perusahaan memiliki format penulisan surat tersendiri, termasuk dalam membuat surat penagihan. Tidak hanya itu, tiap-tiap perusahaan juga membuat dan mengirimkan surat untuk tagihan yang beragam, seperti surat tagihan pembayarana proyek, surat tagihan langganan internet, surat tagihan utang bank, surat tagihan atas pembelian barang, dan sebagainya.
Berikut ini adalah beberapa contoh surat penagihan yang dapat dilihat:
Faktor Keterlambatan Pembayaran
Surat penagihan tidak selalu dikirimkan pada semua pembeli atau mitra usaha yang melakukan transaksi. Umumnya, surat ini dikirimkan ketika pembeli menunggak pembayaran atau pelunasan melewati tanggal yang disepakati.
Apa saja faktor yang dapat memperlambat pembayaran transaksi ini?
1. Belum atau Tidak Menerima Faktur Pembelian
Seringkali terjadi situasi ketika pembeli belum menerima faktur komersil dan faktur pajak dari penjual atas transaksi yang terjadi. Boleh jadi, penjual sudah mengirimkan kedua dokumen tersebut, namun pembeli tidak menerimanya. Alasan lainnya, penjual memang belum mengirimkan salah satu faktur atau kedua faktur kepada si pembeli sehingga pihak lainnya tidak melakukan pembayaran.
Situasi seperti ini sebenarnya dapat dicegah, salah satu caranya adalah dengan menggunakan aplikasi yang memudahkan penjual dalam mengelola fakturnya, seperti dengan menggunakan OnlinePajak.
Aplikasi OnlinePajak memiliki berbagai jenis layanan dan fitur untuk mempermudah pelaku usaha dalam memaksimalkan proses bisnis, seperti layanan e-Faktur. Layanan ini membantu pelaku usaha dalam mengelola faktur komersil serta faktur pajak atas setiap transaksi yang terjadi.
Pelaku usaha tidak hanya dapat membuat faktur, tetapi juga dapat mengirimkannya langsung kepada pembeli atau mitra usaha. Selain itu, terdapat fitur notifikasi yang mana memberitahukan jika dokumen pembelian tersebut sudah diterima oleh pihak lainnya. Dengan begitu, tidak ada lagi kekhawatiran faktur belum diterima.
Lebih jauh lagi, aplikasi OnlinePajak membantu memperlancar proses transaksi bisnis dengan mewujudkan kolaborasi bersama mitra usaha sehingga urusan pembayaran tidak lagi jadi masalah di antara kedua belah pihak.
2. Lupa untuk Melakukan Pembayaran
Dalam melakukan transaksi, terkadang pembayaran tidak dilakukan pada saat itu juga. Ada pembayaran dengan termin 14-28 hari, ada permohonan untuk melakukan pembayaran dengan cicilan sesuai dengan kesepakatan bersama. Pembeli dapat lupa dengan tenggat waktu tersebut sehingga butuh pengingat untuk melakukan pembayaran.
3. Keuangan yang sedang Sulit
Ada kalanya pembeli atau mitra usaha menunggak pembayaran atau pelunasan transaksi karena sedang mengalami keuangan usaha yang tidak baik. Hal ini berdampak pada tersendatnya pembayaran pada berbagai pihak.
Baca Juga: Pembayaran Invoice Tepat Waktu, Simak Tipsnya di Sini!
Kesimpulan
Surat tagihan merupakan surat untuk menagih pembayaran pada pembeli atau mitra usaha atas utang usaha yang mereka miliki. Surat ini menjadi salah satu opsi ketika pembeli tidak kunjung menyelesaikan kewajiban yang telah disepakati bersama.
Di samping itu, surat penagihan memiliki fungsi untuk memberikan efek kepada pembeli, sebagai bukti bahwa transaksi telah terjadi, sebagai pengingat untuk melakukan pembayaran, hingga menjadi alat untuk memantau kualitas kredit pembeli.
Perlukah pelaku usaha mengirimkan surat tagihan kepada seluruh pembeli? Tidak perlu. Surat ini hanya perlu dikirimkan jika pembeli atau mitra usaha menunggak pembayaran melewati tenggat waktu yang sudah ditentukan. Jika pembayaran berjalan lancar, pelaku usaha tidak harus mengirimkan surat tagihan pada pembeli.
Guna memudahkan kinerja Anda, OnlinePajak mampu bekerjasama dengan value chain Anda untuk memastikan pengumpulan kredit yang lancar dengan pengingat sehingga dapat dilakukan secara tepat waktu. Tidak perlu lagi bertukar email untuk mengumpulkan dokumen, karena value chain Anda berada dalam ekosistem yang sama dan terintegrasi sepenuhnya dalam platform yang sama.
Mungkin kini banyak mitra Anda yang sudah bergabung dengan OnlinePajak. Kolaborasi dengan mitra Anda dan nikmati visibilitas end–to–end. Informasi selengkapnya, hubungi team sales kami
