Dalam proses transaksi bisnis, harga tidak selalu langsung disepakati begitu calon pembeli bertanya tentang produk atau layanan. Ada tahap awal yang biasanya dilakukan terlebih dahulu, yaitu pengiriman quotation atau penawaran harga. Dokumen ini membantu penjual dan pembeli memahami detail produk, harga, jumlah, syarat pembayaran, masa berlaku penawaran, hingga ketentuan lain sebelum transaksi benar-benar dilanjutkan.
Bagi bisnis, quotation bukan sekadar daftar harga. Dokumen ini bisa menjadi dasar negosiasi, alat komunikasi profesional, sekaligus acuan awal sebelum pesanan diproses menjadi sales order atau invoice. Itulah mengapa quotation perlu dibuat secara jelas, rapi, dan mudah dipahami agar calon pelanggan dapat mengambil keputusan dengan lebih cepat.
Apa Itu Quotation?
Quotation adalah dokumen penawaran harga yang diberikan oleh penjual kepada calon pembeli setelah ada permintaan informasi, permintaan harga, atau kebutuhan tertentu dari pelanggan.
Di dalamnya biasanya terdapat rincian produk atau layanan, harga satuan, jumlah, total biaya, pajak jika ada, ketentuan pembayaran, masa berlaku penawaran, serta informasi perusahaan dan pelanggan.
Secara sederhana, quotation dapat dipahami sebagai “proposal harga” sebelum transaksi disetujui. Misalnya, sebuah perusahaan ingin membeli 20 laptop untuk karyawan baru. Sebelum melakukan pembelian, perusahaan tersebut meminta penawaran harga dari beberapa vendor. Setiap vendor kemudian mengirimkan quotation berisi spesifikasi laptop, harga per unit, diskon, biaya pengiriman, estimasi waktu pengiriman, dan syarat pembayaran.
Dari quotation tersebut, calon pembeli dapat membandingkan beberapa penawaran sebelum memilih vendor yang paling sesuai. Jika pembeli setuju, quotation dapat ditandatangani, dikonfirmasi, atau diproses lebih lanjut menjadi pesanan resmi.
Dalam praktik bisnis, quotation biasanya digunakan untuk transaksi yang membutuhkan pertimbangan lebih detail, seperti:
- Pembelian barang dalam jumlah besar.
- Pengadaan alat kantor, mesin, kendaraan, atau perlengkapan usaha.
- Jasa desain, konsultasi, konstruksi, logistik, atau digital marketing.
- Proyek yang membutuhkan estimasi biaya berdasarkan kebutuhan pelanggan.
- Transaksi B2B yang memerlukan negosiasi harga dan syarat pembayaran.
Dengan adanya quotation, pembeli tidak hanya mengetahui harga, tetapi juga memahami apa saja yang termasuk dan tidak termasuk dalam penawaran tersebut.
Perbedaan Quotation dan Invoice
Quotation dan invoice sering dianggap sama karena sama-sama berhubungan dengan transaksi bisnis. Padahal, keduanya memiliki fungsi, waktu penerbitan, dan tujuan yang berbeda. Quotation digunakan sebelum transaksi disetujui, sedangkan invoice digunakan setelah transaksi terjadi atau setelah barang/jasa dikirimkan kepada pembeli.
Agar lebih mudah dipahami, berikut perbedaan quotation dan invoice:
| Aspek | Quotation | Invoice |
| Waktu diterbitkan | Sebelum transaksi disetujui | Setelah transaksi disepakati atau barang/jasa diberikan |
| Fungsi utama | Memberikan penawaran harga | Menagih pembayaran |
| Status transaksi | Masih dalam tahap penawaran atau negosiasi | Sudah masuk tahap penagihan |
| Isi dokumen | Rincian produk, harga, masa berlaku, syarat pembayaran, dan ketentuan penawaran | Rincian tagihan, jumlah yang harus dibayar, jatuh tempo, dan metode pembayaran |
| Sifat dokumen | Belum menjadi tagihan resmi | Menjadi dokumen penagihan resmi |
| Tindakan pembeli | Menyetujui, menolak, atau menegosiasikan penawaran | Membayar tagihan sesuai nominal dan tenggat waktu |
Contoh Perbedaan dalam Alur Transaksi
Misalnya, sebuah perusahaan ingin memesan jasa pembuatan website. Vendor akan mengirimkan quotation terlebih dahulu yang berisi paket layanan, fitur website, estimasi pengerjaan, harga, revisi, dan syarat pembayaran.
Jika perusahaan menyetujui quotation tersebut, barulah vendor mulai mengerjakan proyek sesuai kesepakatan. Setelah pekerjaan selesai atau setelah termin pembayaran tiba, vendor akan mengirimkan invoice sebagai dokumen penagihan.
Jadi, quotation menjawab pertanyaan: “Berapa biaya dan apa saja penawarannya?”
Sementara invoice menjawab pertanyaan: “Berapa yang harus dibayar dan kapan jatuh temponya?”
Manfaat Quotation
Quotation memiliki peran penting dalam menjaga transaksi bisnis agar lebih jelas, tertata, dan profesional. Tanpa quotation, pembeli dan penjual bisa memiliki pemahaman yang berbeda mengenai harga, spesifikasi barang, jumlah pesanan, atau ketentuan pembayaran.
Berikut beberapa manfaat quotation bagi bisnis.
1. Memberikan Kejelasan Harga Sejak Awal
Quotation membantu calon pembeli mengetahui estimasi biaya sebelum mengambil keputusan. Hal ini penting terutama untuk transaksi dengan nilai besar, jumlah barang banyak, atau layanan yang sifatnya custom.
Dengan rincian harga yang jelas, pembeli bisa menghitung anggaran, membandingkan penawaran, dan menghindari kejutan biaya di akhir transaksi.
2. Menjadi Dasar Negosiasi
Tidak semua quotation langsung disetujui. Dalam banyak kasus, pembeli bisa melakukan negosiasi terkait harga, jumlah, diskon, metode pembayaran, atau waktu pengiriman.
Quotation menjadi titik awal pembicaraan yang lebih terarah. Alih-alih bernegosiasi secara lisan tanpa pegangan, kedua pihak dapat mengacu pada detail yang tertulis di dokumen.
3. Meningkatkan Profesionalitas Bisnis
Bisnis yang memberikan quotation dengan format rapi akan terlihat lebih kredibel. Calon pelanggan dapat melihat bahwa perusahaan memiliki proses kerja yang jelas, transparan, dan siap menangani transaksi secara serius.
Hal ini penting terutama dalam transaksi B2B, di mana keputusan pembelian biasanya melibatkan beberapa pihak, seperti tim procurement, finance, manajemen, atau pemilik bisnis.
4. Mengurangi Risiko Salah Paham
Kesalahpahaman dalam transaksi sering terjadi karena informasi tidak terdokumentasi dengan baik. Misalnya, pembeli merasa harga sudah termasuk ongkos kirim, sementara penjual menganggap biaya kirim dibebankan terpisah.
Dengan quotation, detail seperti harga, pajak, biaya tambahan, masa berlaku, dan syarat pembayaran dapat dicantumkan sejak awal. Ini membantu kedua pihak memahami hak dan kewajiban masing-masing.
5. Membantu Proses Persetujuan Internal
Untuk perusahaan, quotation sering digunakan sebagai dokumen pendukung sebelum pembelian disetujui. Tim procurement atau user dapat mengajukan quotation kepada atasan atau tim finance sebagai dasar pertimbangan anggaran.
Dengan begitu, proses pembelian menjadi lebih tertib karena keputusan tidak hanya berdasarkan percakapan, tetapi juga dokumen tertulis.
6. Mempercepat Konversi Penjualan
Quotation yang dikirim dengan cepat dan lengkap dapat membantu calon pelanggan mengambil keputusan lebih cepat. Dalam dunia bisnis, kecepatan merespons permintaan harga bisa menjadi pembeda antara mendapatkan pelanggan atau kehilangan peluang ke kompetitor.
Jika pelanggan sedang membandingkan beberapa vendor, quotation yang jelas, profesional, dan mudah dipahami dapat meningkatkan peluang penjual untuk dipilih.
Jenis Quotation
Quotation dapat dibedakan berdasarkan tujuan, tingkat kepastian harga, dan cara permintaannya. Berikut beberapa jenis quotation yang umum digunakan dalam bisnis.
1. Estimate Quotation
Estimate quotation adalah quotation yang berisi perkiraan harga. Jenis ini biasanya digunakan ketika detail pekerjaan, jumlah barang, atau kebutuhan pelanggan belum sepenuhnya final.
Contohnya, kontraktor memberikan estimasi biaya renovasi kantor berdasarkan ukuran ruangan dan kebutuhan awal klien. Namun, biaya tersebut masih bisa berubah jika ada tambahan material, perubahan desain, atau pekerjaan ekstra.
Estimate quotation cocok digunakan untuk:
- Proyek dengan ruang lingkup yang masih fleksibel.
- Jasa yang membutuhkan survei lanjutan.
- Pekerjaan custom yang biayanya bergantung pada kebutuhan akhir.
- Penawaran awal sebelum pembeli memberikan detail lengkap.
2. Fixed Price Quotation
Fixed price quotation adalah quotation dengan harga yang sudah pasti dan tidak berubah selama penawaran masih berlaku. Jenis ini biasanya digunakan ketika produk, jumlah, dan ketentuan transaksi sudah jelas.
Misalnya, supplier menawarkan 100 unit printer dengan harga tertentu, termasuk pajak dan biaya pengiriman. Selama quotation masih berlaku, harga tersebut menjadi acuan yang dapat disetujui pembeli.
Fixed price quotation cocok digunakan untuk:
- Produk dengan harga tetap.
- Transaksi grosir.
- Paket layanan yang sudah memiliki standar harga.
- Pembelian barang dengan spesifikasi yang jelas.
3. Sales Quotation
Sales quotation adalah penawaran harga yang dibuat oleh tim sales kepada calon pelanggan. Dokumen ini biasanya menjadi bagian dari proses penjualan sebelum pelanggan melakukan pemesanan.
Sales quotation sering digunakan dalam bisnis yang memiliki tim penjualan aktif, seperti distributor, perusahaan software, penyedia jasa profesional, atau supplier barang industri.
4. Request for Quotation
Request for Quotation atau RFQ adalah permintaan penawaran harga yang dikirimkan oleh calon pembeli kepada satu atau beberapa vendor. Setelah menerima RFQ, vendor akan membalas dengan quotation sesuai kebutuhan yang diminta.
Contohnya, perusahaan ingin membeli 50 meja kerja untuk kantor baru. Tim procurement mengirimkan RFQ kepada beberapa supplier furnitur. Setiap supplier kemudian memberikan quotation berisi harga, spesifikasi, waktu produksi, biaya kirim, dan syarat pembayaran.
RFQ biasanya digunakan ketika pembeli ingin:
- Membandingkan beberapa vendor.
- Mendapatkan harga terbaik.
- Menilai kualitas penawaran.
- Memastikan vendor mampu memenuhi kebutuhan tertentu.
5. Pro Forma Quotation
Pro forma quotation adalah dokumen penawaran yang bentuknya mendekati invoice, tetapi belum menjadi tagihan resmi. Biasanya dokumen ini digunakan untuk memberikan gambaran biaya kepada pembeli sebelum transaksi dikonfirmasi.
Dalam beberapa transaksi internasional atau pengadaan barang, pro forma quotation dapat membantu pembeli memahami estimasi biaya total sebelum proses administrasi berikutnya dilakukan.
Cara Request Quotation
Bagi pembeli, meminta quotation tidak cukup hanya dengan bertanya, “Harganya berapa?” Semakin jelas informasi yang diberikan kepada vendor, semakin akurat pula quotation yang akan diterima.
Berikut cara request quotation yang bisa dilakukan.
1. Jelaskan Kebutuhan dengan Spesifik
Sampaikan produk atau layanan yang dibutuhkan secara detail. Jika membeli barang, cantumkan spesifikasi seperti merek, ukuran, tipe, warna, jumlah, atau standar kualitas. Jika meminta jasa, jelaskan ruang lingkup pekerjaan, target, durasi, dan hasil akhir yang diharapkan.
2. Cantumkan Jumlah atau Volume Kebutuhan
Jumlah pesanan sangat memengaruhi harga. Beberapa vendor memberikan harga berbeda untuk pembelian satuan, grosir, atau proyek dalam skala besar.
Jika belum mengetahui jumlah pasti, Anda bisa meminta beberapa opsi harga. Misalnya:
- Harga untuk 50 unit.
- Harga untuk 100 unit.
- Harga untuk 250 unit.
Dengan begitu, Anda dapat membandingkan biaya berdasarkan skala pembelian.
3. Tanyakan Biaya Tambahan
Agar tidak terjadi salah paham, tanyakan apakah harga sudah termasuk pajak, pengiriman, instalasi, biaya layanan, biaya admin, atau biaya tambahan lainnya.
Hal ini penting karena harga yang terlihat lebih murah belum tentu menjadi pilihan terbaik jika masih ada banyak biaya tambahan di luar quotation.
4. Minta Informasi Masa Berlaku Penawaran
Harga barang dan jasa bisa berubah karena stok, kurs, biaya bahan baku, atau kebijakan vendor. Karena itu, mintalah informasi masa berlaku quotation.
Misalnya, quotation berlaku selama 7 hari, 14 hari, atau 30 hari sejak tanggal diterbitkan. Dengan informasi ini, pembeli tahu batas waktu untuk mengambil keputusan.
5. Tanyakan Syarat Pembayaran
Sebelum menyetujui quotation, pastikan syarat pembayaran sudah jelas. Beberapa vendor meminta pembayaran penuh di awal, sebagian meminta uang muka, dan sebagian lainnya memberi termin pembayaran.
Informasi yang perlu ditanyakan antara lain:
- Apakah perlu DP?
- Berapa persen pembayaran awal?
- Kapan pelunasan dilakukan?
- Apakah tersedia tempo pembayaran?
- Metode pembayaran apa saja yang diterima?
- Apakah ada denda keterlambatan?
6. Minta Estimasi Waktu Pengiriman atau Pengerjaan
Untuk pembelian barang, tanyakan estimasi waktu pengiriman. Untuk layanan atau proyek, tanyakan timeline pengerjaan.
Hal ini penting agar pembeli dapat menyesuaikan rencana internal, terutama jika barang atau jasa tersebut dibutuhkan untuk operasional bisnis.
7. Bandingkan Beberapa Quotation
Jika transaksi bernilai besar, sebaiknya minta quotation dari beberapa vendor. Namun, jangan hanya membandingkan harga akhir. Perhatikan juga kualitas produk, reputasi vendor, ketentuan pembayaran, garansi, layanan purna jual, dan kecepatan pengiriman.
Quotation termurah belum tentu paling menguntungkan jika kualitasnya rendah atau ketentuannya tidak sesuai kebutuhan bisnis.
Tips Membuat Quotation
Bagi penjual, quotation yang baik dapat membantu meningkatkan peluang penjualan. Dokumen ini harus jelas, profesional, dan tidak membingungkan calon pembeli.
Berikut beberapa tips membuat quotation yang efektif.
1. Gunakan Format yang Rapi dan Mudah Dibaca
Quotation harus mudah dipahami dalam sekali baca. Gunakan tabel untuk menampilkan item, jumlah, harga satuan, diskon, pajak, dan total biaya.
Format yang rapi membantu calon pelanggan memahami penawaran tanpa harus bertanya berulang kali.
2. Cantumkan Informasi Perusahaan dengan Lengkap
Masukkan identitas perusahaan agar quotation terlihat resmi. Informasi yang perlu dicantumkan antara lain:
- Nama perusahaan.
- Alamat.
- Nomor telepon.
- Email.
- Nomor NPWP jika relevan.
- Logo perusahaan.
- Nama PIC atau sales representative.
Informasi ini memudahkan calon pembeli menghubungi pihak yang tepat jika ingin bertanya atau menyetujui penawaran.
3. Tulis Informasi Pelanggan dengan Benar
Pastikan nama pelanggan, nama perusahaan, alamat, email, dan nomor kontak ditulis dengan benar. Kesalahan kecil pada data pelanggan dapat membuat dokumen terlihat kurang profesional.
Jika quotation ditujukan untuk perusahaan, cantumkan nama PIC agar komunikasi lebih jelas.
4. Buat Nomor Quotation
Nomor quotation membantu bisnis melacak dokumen dengan lebih mudah. Misalnya:
QT/OPJ/2026/001
Dengan nomor dokumen, tim sales, finance, dan operasional dapat mencari quotation tertentu tanpa kebingungan.
5. Jelaskan Produk atau Layanan secara Detail
Jangan hanya menulis nama produk. Tambahkan deskripsi singkat agar pembeli memahami apa yang ditawarkan.
Contoh kurang jelas:
- Paket Website: Rp8.000.000
Contoh lebih jelas:
- Paket Website Company Profile: 5 halaman, desain responsif, formulir kontak, integrasi WhatsApp, revisi 2 kali, estimasi pengerjaan 14 hari kerja.
Semakin jelas deskripsinya, semakin kecil risiko miskomunikasi.
6. Cantumkan Harga, Diskon, Pajak, dan Total Akhir
Pastikan semua komponen biaya dijelaskan. Jika ada diskon, tampilkan harga sebelum dan sesudah diskon. Jika ada PPN atau biaya layanan, cantumkan secara terpisah agar pembeli memahami total yang harus dibayar.
Struktur biaya yang transparan akan meningkatkan kepercayaan calon pelanggan.
7. Berikan Masa Berlaku Penawaran
Masa berlaku quotation penting agar harga tidak dianggap berlaku selamanya. Misalnya, “Penawaran ini berlaku sampai 14 hari sejak tanggal diterbitkan.”
Tanpa masa berlaku, pelanggan bisa kembali beberapa bulan kemudian dan meminta harga lama, padahal biaya bahan baku, kurs, atau stok mungkin sudah berubah.
8. Jelaskan Syarat Pembayaran
Syarat pembayaran harus ditulis dengan jelas. Contohnya:
- DP 50% setelah quotation disetujui.
- Pelunasan 50% setelah pekerjaan selesai.
- Pembayaran dilakukan melalui transfer bank.
- Invoice diterbitkan setelah pekerjaan selesai.
- Keterlambatan pembayaran dapat dikenakan biaya tambahan.
Ketentuan seperti ini membantu penjual menjaga arus kas dan menghindari konflik pembayaran.
9. Sertakan Timeline Pengiriman atau Pengerjaan
Jika bisnis menjual barang, cantumkan estimasi pengiriman. Jika menawarkan jasa, tuliskan estimasi pengerjaan.
Contohnya:
- Estimasi pengiriman: 3–5 hari kerja setelah pembayaran diterima.
- Estimasi pengerjaan: 14 hari kerja setelah materi diterima lengkap.
Informasi ini membantu pelanggan membuat perencanaan.
10. Kirim Quotation dengan Cepat
Dalam proses penjualan, kecepatan adalah salah satu faktor penting. Calon pelanggan biasanya tidak hanya menghubungi satu vendor. Jika quotation dikirim terlalu lama, peluang bisa berpindah ke kompetitor.
Idealnya, quotation dikirim secepat mungkin setelah kebutuhan pelanggan jelas. Jika penawaran membutuhkan perhitungan kompleks, beri informasi kapan quotation akan dikirim agar pelanggan tidak menunggu tanpa kepastian.
11. Gunakan Bahasa yang Profesional tetapi Jelas
Hindari istilah teknis yang tidak perlu, terutama jika pelanggan belum terlalu memahami produk atau layanan Anda. Gunakan bahasa yang sopan, jelas, dan mudah dimengerti.
Quotation bukan hanya dokumen harga. Ia juga mencerminkan cara bisnis Anda berkomunikasi.
12. Manfaatkan Sistem Digital
Membuat quotation secara manual masih bisa dilakukan, tetapi berisiko menimbulkan kesalahan input, nomor dokumen ganda, atau perhitungan yang tidak akurat.
Dengan sistem digital, bisnis dapat membuat quotation lebih cepat, menggunakan template yang konsisten, mengirim dokumen melalui email, memantau status penawaran, hingga mengubah quotation menjadi dokumen transaksi berikutnya. Beberapa sistem penjualan bahkan memungkinkan quotation dikonversi menjadi sales order atau invoice setelah disetujui pelanggan.
Contoh Quotation & Komponennya
Agar lebih mudah memahami bentuk quotation, berikut contoh sederhana yang bisa digunakan sebagai gambaran.
Contoh Quotation
Komponen yang Harus Ada dalam Quotation
Dari contoh di atas, dapat dilihat bahwa quotation idealnya memuat beberapa komponen penting berikut.
1. Identitas Penjual
Bagian ini berisi informasi perusahaan yang memberikan penawaran. Identitas penjual penting agar calon pembeli tahu siapa pihak yang bertanggung jawab atas penawaran tersebut.
Informasi yang dapat dicantumkan:
- Nama perusahaan.
- Alamat.
- Email.
- Nomor telepon.
- Logo.
- NPWP jika diperlukan.
- Nama PIC.
2. Identitas Pembeli
Quotation juga perlu mencantumkan informasi calon pembeli. Tujuannya agar dokumen lebih personal, jelas, dan tidak tertukar dengan pelanggan lain.
Informasi yang biasanya dicantumkan:
- Nama perusahaan pembeli.
- Nama PIC.
- Alamat.
- Email.
- Nomor telepon.
3. Nomor dan Tanggal Quotation
Nomor quotation membantu proses administrasi dan pelacakan dokumen. Sementara tanggal quotation menunjukkan kapan penawaran dibuat.
Kedua informasi ini penting, terutama jika bisnis mengelola banyak penawaran dalam satu waktu.
4. Masa Berlaku Penawaran
Masa berlaku quotation memberikan batas waktu kepada pembeli untuk menyetujui penawaran. Ini juga melindungi penjual dari perubahan harga yang terjadi setelah periode tertentu.
5. Detail Produk atau Layanan
Bagian ini merupakan inti dari quotation. Tuliskan produk atau layanan secara spesifik, termasuk deskripsi, jumlah, satuan, harga, dan total.
Jika produk memiliki variasi, seperti ukuran, warna, atau tipe, cantumkan dengan jelas.
6. Rincian Biaya
Rincian biaya harus transparan. Selain harga utama, cantumkan juga:
- Subtotal.
- Diskon.
- Pajak.
- Ongkos kirim.
- Biaya instalasi.
- Biaya layanan.
- Total akhir.
Dengan rincian ini, pembeli dapat memahami komponen harga secara menyeluruh.
7. Syarat Pembayaran
Syarat pembayaran menjelaskan kapan dan bagaimana pelanggan harus membayar jika quotation disetujui.
Contohnya:
- Pembayaran penuh di awal.
- DP 30% dan pelunasan 70%.
- Tempo pembayaran 14 hari.
- Pembayaran setelah barang diterima.
- Metode pembayaran melalui transfer bank.
8. Timeline Pengiriman atau Pengerjaan
Timeline penting untuk memastikan ekspektasi kedua pihak sama. Jika ada keterlambatan karena faktor tertentu, penjual dapat mencantumkan catatan khusus.
9. Syarat dan Ketentuan Tambahan
Bagian ini bisa berisi informasi tentang garansi, revisi, pembatalan, perubahan pesanan, biaya tambahan, atau batas tanggung jawab penjual.
10. Kolom Persetujuan
Kolom persetujuan digunakan jika pembeli perlu menandatangani quotation. Tanda tangan atau konfirmasi tertulis dapat menjadi bukti bahwa pembeli menyetujui isi penawaran.
Cara Buat Quotation dengan Mudah
Membuat quotation sebenarnya tidak sulit jika bisnis sudah memiliki data produk, harga, dan template dokumen yang rapi. Namun, agar quotation terlihat profesional dan minim kesalahan, ada beberapa langkah yang perlu diperhatikan.
1. Kumpulkan Informasi Kebutuhan Pelanggan
Sebelum membuat quotation, pastikan Anda sudah memahami kebutuhan pelanggan. Jangan terburu-buru mengirim penawaran jika detailnya masih terlalu umum.
Tanyakan hal-hal seperti:
- Produk atau layanan apa yang dibutuhkan?
- Berapa jumlahnya?
- Apakah ada spesifikasi khusus?
- Kapan dibutuhkan?
- Apakah perlu pengiriman, instalasi, atau layanan tambahan?
- Apakah ada anggaran tertentu?
Semakin lengkap informasi yang Anda dapatkan, semakin relevan quotation yang bisa dibuat.
2. Pilih Template Quotation
Gunakan template yang konsisten agar semua quotation memiliki tampilan yang profesional. Template dapat dibuat menggunakan spreadsheet, dokumen biasa, software akuntansi, CRM, atau sistem penjualan digital.
Template sebaiknya memuat:
- Logo perusahaan.
- Nomor quotation.
- Tanggal.
- Informasi penjual dan pembeli.
- Tabel produk atau layanan.
- Total biaya.
- Syarat pembayaran.
- Masa berlaku.
- Kolom persetujuan.
3. Masukkan Detail Produk atau Layanan
Isi bagian produk atau layanan dengan jelas. Jangan hanya memasukkan nama item tanpa penjelasan. Jika perlu, tambahkan deskripsi singkat agar pelanggan memahami apa yang mereka dapatkan.
Misalnya, untuk jasa social media management, jangan hanya menulis:
Paket Social Media Management
Lebih baik tulis:
Paket Social Media Management: 12 konten feed, 8 Instagram Story, caption, desain visual, editorial calendar, dan laporan performa bulanan.
4. Hitung Harga dengan Teliti
Kesalahan perhitungan dalam quotation dapat menimbulkan masalah. Karena itu, pastikan harga satuan, jumlah, diskon, pajak, dan total akhir sudah benar.
Jika menggunakan spreadsheet, gunakan rumus otomatis untuk meminimalkan risiko salah hitung. Jika menggunakan software, pastikan data produk dan harga sudah diperbarui.
5. Tambahkan Ketentuan Pembayaran dan Masa Berlaku
Jangan biarkan pelanggan menebak bagaimana pembayaran dilakukan. Cantumkan syarat pembayaran secara jelas.
Misalnya:
- DP 40% setelah quotation disetujui.
- Pelunasan 60% sebelum barang dikirim.
- Penawaran berlaku selama 14 hari.
- Harga belum termasuk ongkos kirim.
- Pembayaran dilakukan melalui transfer ke rekening perusahaan.
Ketentuan seperti ini membantu transaksi berjalan lebih tertib.
6. Review Sebelum Dikirim
Sebelum quotation dikirim, periksa kembali seluruh bagian dokumen. Pastikan tidak ada kesalahan nama pelanggan, harga, jumlah barang, pajak, atau masa berlaku.
Gunakan checklist sederhana berikut:
- Apakah nama pelanggan sudah benar?
- Apakah nomor quotation sudah unik?
- Apakah harga dan total sudah sesuai?
- Apakah pajak sudah dihitung dengan benar?
- Apakah masa berlaku sudah dicantumkan?
- Apakah syarat pembayaran sudah jelas?
- Apakah dokumen mudah dibaca?
7. Kirim Melalui Channel Resmi
Kirim quotation melalui email resmi perusahaan atau sistem yang dapat melacak status pengiriman. Hindari hanya mengirimkan detail harga lewat chat tanpa dokumen, terutama untuk transaksi bernilai besar.
Jika dikirim melalui email, gunakan subjek yang jelas, misalnya:
Quotation Website Company Profile – PT Maju Bersama Indonesia
Tambahkan pesan singkat yang sopan di badan email, seperti:
Dengan hormat, berikut kami lampirkan quotation untuk kebutuhan website company profile PT Maju Bersama Indonesia. Penawaran ini berlaku hingga 17 Mei 2026. Apabila ada pertanyaan atau penyesuaian, kami siap membantu.
8. Follow Up dengan Sopan
Setelah quotation dikirim, lakukan follow up jika pelanggan belum memberikan respons. Namun, jangan terlalu agresif. Berikan jeda yang wajar, misalnya 1–3 hari kerja.
Contoh follow up:
Selamat siang, Bapak/Ibu. Kami ingin menanyakan apakah quotation yang kami kirimkan sudah diterima dengan baik. Jika ada detail yang ingin didiskusikan atau disesuaikan, kami siap membantu.
Follow up yang baik menunjukkan bahwa bisnis Anda responsif tanpa membuat pelanggan merasa ditekan.
9. Simpan Arsip Quotation
Setiap quotation perlu disimpan dengan rapi. Arsip ini berguna untuk pelacakan penawaran, evaluasi penjualan, audit internal, dan referensi jika pelanggan kembali menghubungi di kemudian hari.
Anda bisa mengelompokkan quotation berdasarkan:
- Nomor dokumen.
- Nama pelanggan.
- Tanggal pembuatan.
- Status penawaran.
- Nama sales.
- Jenis produk atau layanan.
10. Ubah Quotation Menjadi Dokumen Lanjutan Jika Disetujui
Jika pelanggan menyetujui quotation, proses berikutnya bisa berupa pembuatan sales order, kontrak kerja, surat pesanan, atau invoice, tergantung alur bisnis yang digunakan.
Pada tahap ini, pastikan detail yang sudah disetujui tetap konsisten agar tidak terjadi perbedaan antara quotation dan dokumen transaksi berikutnya.
Kesimpulan
Quotation adalah dokumen penawaran harga yang digunakan sebelum transaksi disetujui. Dokumen ini berisi rincian produk atau layanan, harga, jumlah, syarat pembayaran, masa berlaku penawaran, serta ketentuan lain yang membantu pembeli mengambil keputusan.
Berbeda dari invoice, quotation belum berfungsi sebagai tagihan. Quotation digunakan untuk menawarkan dan menegosiasikan harga, sedangkan invoice digunakan untuk menagih pembayaran setelah transaksi disepakati atau barang/jasa diberikan.
Bagi bisnis, quotation memiliki banyak manfaat. Dokumen ini membantu memperjelas harga, mengurangi risiko salah paham, mempercepat proses persetujuan, meningkatkan profesionalitas, dan menjadi dasar transaksi yang lebih tertata. Agar efektif, quotation perlu dibuat dengan format rapi, informasi lengkap, rincian harga transparan, serta syarat pembayaran yang jelas.
Setelah quotation disetujui dan berubah menjadi invoice, tantangan bisnis tidak selalu selesai. Banyak perusahaan masih harus menunggu pembayaran dari pelanggan, sementara kebutuhan operasional tetap berjalan.
Untuk membantu menjaga arus kas tetap lancar, OnlinePajak menyediakan solusi Invoice Financing yang memungkinkan bisnis mendapatkan pencairan lebih cepat atas invoice yang dimiliki, dengan proses pengajuan mudah, tanpa agunan, dan limit pembiayaan hingga Rp2 miliar.
Dengan begitu, bisnis tidak perlu menunggu terlalu lama untuk menggunakan dana tersebut sebagai modal kerja. Pelajari selengkapnya dan ajukan pembiayaan melalui Invoice Financing OnlinePajak