Bagaimana Pembayaran Invoice yang Cepat dapat Tingkatkan Hubungan Baik dengan Supplier?
Menjalin hubungan yang baik dengan supplier memang bisa dengan berbagai cara. Namun, menjaga dan meningkatkannya perlu juga dilakukan agar usaha atau bisnis Anda memiliki kredibilitas yang baik di mata supplier Anda. Mungkin terdengar sepele, namun hal ini wajib Anda lakukan sebagai pengusaha agar bisnis Anda bisa berjalan dengan baik. Salah satu usaha yang bisa Anda lakukan agar hubungan Anda dengan supplier meningkat adalah dengan melakukan pembayaran invoice dengan cepat dan akurat. Mengapa hal tersebut sangat penting? Berikut ini 4 alasannya!
1. Kepercayaan dan Kredibilitas
Pembayaran invoice yang cepat dan akurat adalah tanda kepercayaan dan kredibilitas perusahaan terhadap supplier. Ketika supplier menerima pembayaran tepat waktu, mereka merasa dihargai sebagai mitra bisnis yang penting. Hal ini memperkuat hubungan saling percaya antara kedua belah pihak, dan supplier akan lebih termotivasi untuk memberikan pelayanan terbaik dan penawaran yang lebih baik pula.
2. Menghindari Keterlambatan dan Denda
Ketika perusahaan membayar invoice terlambat, hal ini dapat mengakibatkan ketidakpuasan supplier. Supplier/pemasok mungkin mengalami kesulitan dalam mengelola arus kas mereka atau merasa bahwa perusahaan tidak menghargai waktu dan usaha mereka. Keterlambatan pembayaran juga dapat menyebabkan denda atau sanksi keuangan yang dapat merugikan perusahaan. Dengan membayar invoice tepat waktu, perusahaan dapat menghindari masalah tersebut dan mempertahankan hubungan yang baik dengan pemasok.
Baca Juga: Hindari Risiko Terhambatnya Alur Transaksi dengan Invoice Automation OnlinePajak
3. Prioritas dalam Pelayanan
Pembayaran invoice yang cepat dan akurat dapat memberikan perusahaan prioritas dalam pelayanan dari pemasok. Pemasok yang memiliki banyak klien akan lebih memperhatikan dan memberikan perhatian khusus kepada perusahaan yang membayar tepat waktu. Hal ini dapat mempercepat waktu respon, pengiriman, dan penanganan permintaan perusahaan. Sebagai hasilnya, perusahaan dapat mengoptimalkan rantai pasokan dan menjaga kelancaran operasional bisnis.
4. Diskon dan Keuntungan Tambahan
Banyak supplier menawarkan diskon pembayaran dini sebagai insentif bagi perusahaan yang membayar invoice tepat waktu. Dengan memanfaatkan diskon ini, perusahaan dapat menghemat biaya dan meningkatkan keuntungan. Selain itu, pembayaran yang cepat dan akurat juga dapat membuka pintu untuk kesempatan kerjasama yang lebih luas dan memperoleh manfaat tambahan, seperti prioritas pengiriman, penawaran khusus, atau akses ke produk atau layanan baru.
Tips untuk Meningkatkan Pembayaran Invoice yang Cepat dan Akurat
Guna mendapatkan keuntungan-keuntungan di atas, tentu Anda perlu memikirkan strategi dan perencanaan pembayaran invoice yang cepat dan akurat terlebih dahulu. Berikut ini tips pembayaran invoice yang bisa Anda terapkan agar hubungan dengan supplier bisa terjalin dengan baik.
1. Proses Pembayaran yang Terstruktur
Buat proses pembayaran yang terstruktur dan jelas dalam perusahaan. Tentukan kebijakan pembayaran dan pastikan semua departemen terlibat memahami dan mengikuti prosedur tersebut. Hal ini akan meminimalkan kebingungan dan kesalahan yang mungkin terjadi.
Baca Juga: Ini Dia Cara Personalisasi Commercial Invoice di OnlinePajak
2. Otomatisasi dan Digitalisasi
Manfaatkan teknologi untuk mengotomatiskan dan mendigitalisasi proses pembayaran invoice. Sistem manajemen keuangan atau perangkat lunak akuntansi dapat membantu memantau invoice, mengirimkan pengingat pembayaran, dan menyederhanakan proses administratif secara keseluruhan. Dengan adopsi teknologi ini, perusahaan dapat meningkatkan efisiensi dan akurasi pembayaran. Perusahaan juga dapat terhindar dari denda keterlambatan pembayaran.
Aplikasi yang bisa Anda gunakan dan menyediakan fitur yang dibutuhkan tersebut adalah OnlinePajak. Dengan OnlinePajak, seluruh proses pembuatan, penghitungan, pencatatan, dan pengiriman bisa dilakukan secara otomatis dalam platform digital yang telah terintegrasi.
3. Komunikasi yang Terbuka
Jaga komunikasi yang terbuka dan transparan dengan pemasok. Sampaikan kebijakan pembayaran dengan jelas dan berikan informasi mengenai proses pembayaran kepada pemasok. Jika ada kendala atau masalah yang mempengaruhi pembayaran, segera berikan pemberitahuan kepada pemasok dan cari solusi bersama.
4. Manfaatkan Metode Pembayaran Elektronik
Gunakan metode pembayaran elektronik, seperti transfer bank elektronik atau pembayaran online menggunakan kartu kredit Visa, untuk mempercepat dan menyederhanakan proses pembayaran. Metode ini dapat mengurangi waktu pengiriman dan penanganan fisik dokumen, serta memudahkan pencatatan dan rekonsiliasi pembayaran. Hal ini juga bisa bisa Anda lakukan jika Anda menggunakan aplikasi OnlinePajak. Informasi lebih lengkap terkait metode pembayaran dan fitur lainnya, silakan hubungi tim pemasaran OnlinePajak.
Baca Juga: Serba-Serbi Invoice dalam Dunia Usaha yang Perlu Anda Pahami
5. Evaluasi dan Peningkatan Berkelanjutan
Lakukan evaluasi rutin terhadap proses pembayaran invoice dan identifikasi area yang dapat ditingkatkan. Perbarui dan tingkatkan proses sesuai dengan umpan balik dari supplier dan pengalaman internal. Jangan takut untuk mengadopsi perubahan yang diperlukan guna meningkatkan efisiensi pembayaran invoice.
Kesimpulan
Pembayaran invoice yang cepat dan akurat merupakan faktor krusial dalam membangun hubungan yang kuat dengan supplier. Dengan mengedepankan kepercayaan, menghindari keterlambatan dan denda, mendapatkan prioritas pelayanan, dan memanfaatkan diskon atau keuntungan tambahan, perusahaan dapat memperkuat posisinya sebagai mitra bisnis yang dihormati dan diandalkan.
Dengan menerapkan proses pembayaran yang terstruktur, mengadopsi teknologi, menjaga komunikasi yang terbuka, memanfaatkan metode pembayaran elektronik, dan melakukan evaluasi berkelanjutan, perusahaan dapat meningkatkan efisiensi pembayaran invoice dan memperkuat hubungan jangka panjang dengan supplier.
Hal ini pun akan didukung penuh dengan penggunaan aplikasi yang mumpuni dalam mengelola invoice dan faktur pajak, seperti OnlinePajak. Di OnlinePajak, pembayaran invoice ke supplier yang lebih simpel & kirim tanda terima dengan mudah. OnlinePajak merupakan aplikasi berbasis web yang bisa Anda gunakan kapan saja dan di mana saja. Anda bisa melakukan pembuatan invoice, pencatatan, hingga pengiriman ke supplier sampai pada pembuatan faktur pajak pun bisa Anda lakukan di OnlinePajak.
Temukan bagaimana OnlinePajak dapat mengubah perusahaan Anda. Kustomisasi plan yang sesuai dengan bisnis Anda. OnlinePajak siap membantu bisnis dengan volume transaksi yang tinggi atau bisnis dengan model yang khas. Segera hubungi tim pemasaran kami!