Serba-Serbi Invoice dalam Dunia Usaha yang Perlu Anda Pahami

Pengertian Invoice

Invoice merupakan dokumen komersial yang isinya tentang rincian atau dokumentasi transaksi yang terjadi antara penjual dan pembeli atau penyedia jasa dan klien. 

Invoice atau faktur ini biasanya digunakan untuk pelaku bisnis yang menjual produk dalam kualitas yang besar, misalnya pabrik. Umumnya juga dipakai oleh para freelancer seperti penulis, graphic designer, dll. Itu hanya contoh kecilnya saja, karena biasanya bisnis jenis apapun bisa menggunakan faktur sebagai alat untuk mendokumentasikan transaksinya. 

Mendokumentasikan setiap transaksi menjadi aktivitas yang sangat penting baik bagi pengusaha kecil maupun besar. Jika tidak memiliki catatan akan setiap transaksi pembelian, penjualan, dan pengembalian barang, bisa mempengaruhi arus kas bisnisnya, pengelolaan pajak, hingga saat evaluasi performa bisnis Anda.

Baca Juga: Ini Dia Cara Personalisasi Commercial Invoice di OnlinePajak

Ciri-Ciri

Dalam dokumen invoice, biasanya akan dengan jelas tertera tulisan invoice. Isinya tentu seputar nomor faktur, nama pembeli, nama penjual, nama perusahaan, tanggal transaksi, jumlah barang/jasa, harga barang/jasa, nama barang/jasa, informasi kontak penjual atau penyedia jasa, ketentuan pembayaran, potongan harga bila ada, sistem pembayaran (pembayaran di muka atau cicil, dll), metode pembayaran (transfer, cash, dll), denda atas keterlambatan pembayaran (jika ada). 

Biasanya, terdapat juga penjelasan tentang biaya lain yang harus ditanggung, seperti kargo, penanganan barang, dan pajaknya. Dulu, faktur yang pelanggan terima biasanya dalam bentuk cetak kertas, namun belakangan metode tersebut sudah ditinggalkan dan berganti digital. Jadi, pencetakan dokumen hanya dilakukan jika memang benar-benar butuh dicetak. Selebihnya, faktur akan dikirimkan melalui surel kepada pihak terkait. Dengan metode elektronik ini sebenarnya jauh lebih mudah dalam hal pencarian dan pemilihan transaksi yang terjadi sesuai dengan tanggalnya. 

Baca Juga: Ini Contoh Invoice Pembayaran untuk Transaksi Bisnis, Simak di Sini

Fungsi Faktur

Terdapat beberapa fungsi invoice yang perlu Anda pahami, berikut ini ulasannya:

1. Fungsi yang paling utama dari penggunaan invoice adalah untuk menyimpan data rincian pembelian dan termin pembayaran yang akan digunakan untuk menagih konsumen agar bisa segera melakukan pembayaran sesuai perjanjian atau sesuai dengan yang tertera dalam faktur tersebut. 
2. Faktur bisa menjadi rujukan yang sah ketika terjadinya ketidaksesuaian dalam proses pembayaran tagihan maupun pengiriman barang.
3. Menjadi acuan yang sah ketika Anda ingin menjual kembali barang yang telah dibeli kepada orang lain. 
4. Sebagai media yang memudahkan pelaku bisnis dalam menindaklanjuti perkembangan bisnis yang dikelolanya. 
5. Sebagai alat dalam memudahkan proses pembuatan laporan atau pembukuan keuangan perusahaan.

Tujuan Penerbitan

Dalam penerbitan invoice, tentu perusahaan memiliki tujuan, yakni: 

• Untuk menagih pembayaran atas barang dan/atau jasa yang telah dibeli oleh pelanggan. Sebagai dokumen yang sah untuk melakukan penagihan, faktur berisi rincian dan data transaksi yang jelas, sehingga penjual dan pembeli dapat melakukan kegiatan transaksi secara transparan. 
• Bertujuan untuk memberikan pandangan terkait pengeluaran yang sudah dikeluarkan oleh perusahaan.
• Pengelolaan pembayaran yang sistematis dibutuhkan oleh perusahaan untuk melacak transaksi pembayaran secara tertulis. Tujuannya untuk menunjukan seberapa banyak uang yang sudah dikeluarkan dan tagihan apa saja yang belum dilunasi oleh perusahaan.

Secara legal faktur berperan penting sebagai perjanjian bisnis dengan klien karena memberikan layanan atau menjual produk tertentu dan pembayarannya terutang. Anda juga menjadi tahu rata-rata waktu yang klien butuhkan untuk menyelesaikan tagihannya. Dengan begitu, tim keuangan perusahaan bisa mengelola cash flow dengan lebih baik. 

Dari penjelasan di atas, Anda tentu sudah menerka, siapakah yang menerbitkan invoice? Adapun yang menerbitkan atau membuat faktur adalah pihak penjual. Jadi, faktur ini diterbitkan dan dibuat sebelum pelanggan melakukan pembayaran. 

Baca Juga: Perbedaan Faktur Pajak dan Invoice

Isi dan Komponennya

Rekaman transaksi seperti faktur ini biasanya memiliki isi atau komponen yang lebih rumit jika dibandingkan dengan nota atau bukti pembayaran lainnya. Hal tersebut karena faktur sangat berkaitan dengan laporan keuangan agar bisa terekam dengan baik guna menjadi acuan dalam membuat laporan keuangan. Berikut ini isi dan komponennya secara umum: 

1. Tulisan invoice
2. Tanggal penerbitan
3. Nomor invoice
4. Nama dan alamat kedua belah pihak terkait transaksi yang terjadi
5. Rincian barang atau jasa yang menjadi objek transaksi, termasuk jumlah harga satuan hingga total yang dibayarkan
6. Diskon (jika ada)
7. Pajak
8. Tanggal jatuh tempo pembayaran
9. Syarat dan ketentuan pembayaran (bila perlu) 
10. Sistem pembayaran yang akan dipilih (tunai, kredit, atau debit)

Sebagai alat bukti tagihan pembayaran yang sah, invoice wajib dibubuhi meterai.

Cara Membuat Faktur

Membuat faktur nyatanya tidak terlalu rumit asalkan komponen dan isi dari faktur telah Anda ketahui. Berikut ini langkah yang baik dalam membuat faktur: 

1. Persiapkan logo dan nama perusahaan untuk diletakan pada kop invoice perusahaan Anda. 
2. Beri baris untuk menuliskan identitas dari penjual juga pembeli. 
3. Buat tabel yang akan diisi dengan nomor, nama produk, deskripsi, jumlah, satuan, harga satuan, diskon, dan jumlah atau total harga. 
4. Sisipkan baris PPN dan total pembayaran yang akan ditagih. 
5. Beri ruang untuk catatan tambahan di bawah tabel bila dibutuhkan. 
6. Jangan lupa tuliskan keterangan tempat, waktu, tanda tangan, dan nama jelas klien sebagai bukti sah faktur.

Jenis-Jenis Invoice

Berikut ini jenis-jenis invoice yang perlu Anda ketahui: 

• Invoice proforma
• faktur komersial 
• Nota kredit
• Invoice kolektif 
• Invoice interim
• faktur berulang
• invoice penahanan

Baca Juga: 3 Jenis dan Contoh Invoice dalam Transaksi Bisnis, Apa Saja?

Itulah tadi serba-serbi invoice yang perlu Anda ketahui, terutama bila Anda merupakan pengusaha yang wajib menerbitkan faktur sebagai dokumen tagihan untuk klien Anda. 

Tahukah Anda bahwa kini Anda sudah bisa membuat, menerbitkan, hingga mengirimkannya hanya dalam 1 aplikasi? Semua bisa Anda lakukan di OnlinePajak. Prosesnya mudah, cepat, dan akurat. Bahkan, Anda juga bisa mengirimkan invoice Anda sekaligus ke klien Anda secara bersamaan hanya dengan sekali klik. Penasaran? Informasi lebih lanjut bisa Anda klik di sini.