Surat Edaran Dirjen Pajak - SE 20/PJ.1/2004

Sehubungan dengan Surat Keputusan Menteri Keuangan Republik Indonesia Nomor : 337/KMK.012/2003 tanggal 18 Juli 2003 tentang Sistem Akuntansi dan Laporan Keuangan Pemerintah Pusat dan Surat Keputusan Kepala Badan Akuntansi Keuangan Negara (BAKUN) Nomor : Kep-11/AK/2003 tanggal8 September 2003 tentang Pedoman Teknis Akuntansi Barang Milik Negara pada Kementerian Negara/Lembaga, serta memperhatikan pelaksanaan Sistem Akuntansi Pemerintah yang saat ini sedang dilaksanakan di lingkungan Direktorat Jenderal Pajak, dengan ini disampaikan hal-hal sebagai berikut :

A. SISTEM AKUNTANSI INSTANSI (SAI)

Umum
1. Dalam rangka pertanggungjawaban keuangan Negara, setiap kantor/proyek di lingkungan Direktorat Jenderal Pajak wajib memproses dokumen sumber untuk menghasilkan Laporan Keuangan tingkat Kantor/Proyek.
2. Laporan Keuangan pada point 1 disampaikan secara berjenjang kepada kantor wilayahnya masing-masing sebagai Unit Akuntansi Wilayah (UAW) dan seterusnya oleh Unit Akuntansi Wilayah (UAW) disampaikan ke Sekretariat Direktorat Jenderal Pajak selaku Unit Akuntansi Eselon I (UAE-I).
Unit Akuntansi Kantor (UAK)
1. Unit Akuntansi Kantor melakukan perekaman data, pembuatan jurnal, posting serta menerima dan melakukan penggabungan (up load) ADK dari Unit Pengurus Barang (UPB) kantor yang bersangkutan ke dalam sistem akuntansi kantor untuk menghasilkan Laporan Keuangan.
2. Laporan Keuangan yang dihasilkan melalui proses di atas disampaikan ke Unit Akuntansi Wilayah setiap tanggal 10 bulan berikutnya dalam bentuk Arsip Data Komputer (ADK).
3. Setiap triwulan Unit Akuntansi Kantor selain mengirimkan ADK juga menyampaikan print out Laporan Keuangan. Laporan Keuangan triwulan tersebut juga sudah meliputi data aset tetap yang diperoleh dari UPB.
4. Laporan Keuangan yang dihasilkan oleh Unit Akuntansi Kantor adalah sebagai berikut :
  – Laporan Realisasi Anggaran Pendapatan Negara dan Hibah
  – Laporan Realisasi Anggaran Belanja Rutin
  – Neraca Percobaan Kantor
  – Neraca Kantor
Unit Akuntansi Proyek (UAP)
1. Pemrosesan data akuntansi proyek dilaksanakan pada tingkat Pemimpin Proyek (Pimpro). Bagian Proyek (Bagpro) dalam hal ini cukup mengirimkan daftar rekapitulasi dokumen sumber realisasi anggaran.
2. Rekapitulasi dokumen sumber realisasi anggaran tersebut dikirimkan kepada Pimpro yang ditunjuk di masing-masing provinsi setiap tanggal 1 bulan berikutnya. Format laporan data realisasi anggaran tersebut terdapat pada Lampiran I surat edaran ini.
3. Pimpro sebagai Unit Akuntansi Proyek melakukan proses perekaman data, jurnal, posting dan melakukan penggabungan ADK dari UPB Proyek yang akan menghasilkan Laporan Keuangan tingkat proyek.
4. Laporan Keuangan yang dihasilkan melalui proses di atas disampaikan ke Unit Akuntansi Wilayah setiap tanggal 10 bulan berikutnya dalam bentuk Arsip Data Komputer (ADK).
5. Setiap triwulan Unit Akuntansi Proyek selain mengirimkan DK juga menyampaikan print out Laporan Keuangan. Laporan Keuangan triwulan tersebut juga sudah meliputi data aset tetap yang diperoleh dari UPB.
6. Laporan Keuangan yang dihasilkan oleh Unit Akuntansi Proyek adalah sebagai berikut :
  – Laporan Realisasi Anggaran Belanja Pembangunan
  – Neraca Percobaan Proyek
  – Neraca Proyek
Unit Akuntansi Wilayah (UAW)
1. Unit Akuntansi Wilayah melakukan proses penggabungan atas ADK yang dikirimkan dari Unit Akuntansi Kantor dan Proyek yang ada di wilayahnya.
2. Setiap tanggal 15 bulan berikutnya ADK hasil penggabungan dikirimkan ke Sekretariat Direktorat Jenderal Pajak c.q. Bagian Keuangan sebagai Unit Akuntansi Eselon I. ADK tersebut juga dikirimkan ke Kantor Akuntansi Regional (KAR) setempat untuk keperluan rekonsiliasi. Daftar alamat KAR seluruh Indonesia terdapat pada Lampiran II surat edaran ini.
3. Setiap triwulan Unit Akuntansi Wilayah selain mengirimkan ADK juga menyampaikan print out Laporan Keuangan.
4. Laporan Keuangan yang dihasilkan oleh Unit Akuntansi Wilayah adalah sebagai berikut :
  – Laporan Realisasi Anggaran Pendapatan Negara dan Hibah
  – Laporan Realisasi Anggaran Belanja Rutin
  – Laporan Realisasi Anggaran Belanja Pembangunan
  – Neraca Percobaan Wilayah
  – Neraca Wilayah
Laporan Keuangan Tahun 2004
1. Sehubungan dengan telah berakhirnya Triwulan I tahun anggaran 2004, maka khusus untuk Laporan Keuangan Triwulan I tahun 2004 diharapkan agar setiap unit akuntansi segera membuat dan mengirimkan Laporan Keuangan tersebut.
2. Laporan Keuangan Triwulan I tahun 2004 untuk tingkat kantor dan proyek agar segera disampaikan ke UAW paling lambat tanggal 31 Mei 2004.
3. Laporan Keuangan Triwulan I tahun 2004 tingkat UAW sudah harus diterima di Bagian Keuangan Sekretariat Direktorat Jenderal Pajak paling lambat tanggal 12 Juni 2004.
4. Apabila sampai dengan 1 minggu setelah berakhirnya batas waktu penyampaian laporan seperti telah diuraikan di atas, UAW segera membuat himbauan/teguran kepada unit akuntansi yang berada di wilayahnya.
5. Apabila masih ada permasalahan yang berkaitan dengan pengoperasian program aplikasi SAI dan SAAT, satker dapat menghubungi KAR setempat.
Lain-lain
1. Sebelum melakukan proses pengiriman diharapkan agar masing-masing unit akuntansi melakukan penelitian terhadap laporan yang hendak dikirimkan dengan cara mencocokkan Register Transaksi Harian (RTH) dan/atau laporan dengan dokumen sumbernya.
2. Sebelum melakukan proses pengiriman dianjurkan untuk selalu membuat back up data sehingga apabila ada kerusakan pada data yang telah direkam unit akuntansi masih mempunyai data cadangan.
3. Untuk menghindari terjadinya kesalahan dalam pelaporan, UAW diharapkan melakukan penelitian terlebih dahulu terhadap laporan dari UAK/P sebelum melakukan penggabungan data.
4. Unit Akuntansi Wilayah diminta untuk aktif melakukan monitoring dan pembinaan terhadap Unit Akuntansi Kantor/Proyek yang ada di wilayah kerjanya masing-masing. Monitoring dan pembinaan terhadap UAK/P dapat dilakukan setiap triwulan terhadap unit akuntansi yang dianggap belum/kurang sesuai dengan ketentuan.

B. SISTEM AKUNTANSI ASET TETAP (SAAT)

Umum
1. Dalam rangka pertanggungjawaban penatausahaan dan administrasi Barang Milik/Kekayaan Negara (BM/KN), setiap Kantor/Proyek di lingkungan Direktorat Jenderal Pajak wajib memproses seluruh Dokumen Sumber untuk menghasilkan Laporan Administrasi BM/KN tingkat Kantor/Proyek.
2. BM/KN adalah semua barang yang berasal/dibeli dari dana yang bersumber untuk seluruhnya ataupun sebagiannya dari Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara (APBN – termasuk dana dekonsentrasi dan perbantuan) ataupun dengan dana di luar APBN yang berada di bawah pengurusan atau penguasaan Departemen, Lembaga Pemerintah Non Departemen serta unit-unit dalam lingkungannya yang terdapat baik di dalam negeri maupun di luar negeri, tidak termasuk kekayaan Negara yang telah dipisahkan (kekayaan Perusahaan Umum/Perum dan Persero) dan barang-barang/kekayaan Daerah.
3. Dokumen Sumber adalah berkas yang digunakan sebagai dasar pengakuan dan pencatatan transaksi BM/KN, yaitu dapat berupa Saldo Awal, Pembelian, Hibah, Transfer Masuk, Transfer Keluar, dan Penghapusan.
4. Laporan pencatatan administrasi BM/KN wajib dilaksanakan oleh :
  1. Unit Pengurus Barang (UPB) Rutin untuk kemudian dilaporkan kepada Pembantu Penguasa Barang Inventaris (PPBI);
  2. UPB Bagian Proyek untuk kemudian dilaporkan kepada UPB Proyek (Pimpro) sebagai bahan kompilasi dan selanjutnya disampaikan kepada PPBI.
    PPBI kemudian melakukan kompilasi dari seluruh laporan UPB Rutin dan Pimpro di atas untuk dilaporkan kepada Sekretariat Direktorat Jenderal Pajak c.q. Bagian Perlengkapan Kantor Pusat DJP selaku Penguasa Barang Inventaris (PBI).
5. Unit Pengurus Barang (UPB) adalah Kantor/Satuan Kerja/Proyek/Bagian Proyek yang memiliki wewenang mengurus dan atau menggunakan BM/KN, baik yang menguasai maupun tidak menguasai anggaran sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Penanggungjawab UPB adalah Kepala Kantor/Kepala Satuan Kerja/Pemimpin Proyek/Pemimpin Bagian Proyek.
6. Pembantu Penguasa Barang Inventaris (PPBI) adalah unit akuntansi BM/KN pada tingkat wilayah atau unit kerja lain yang ditetapkan sebagai PPBI, penanggung-jawabnya adalah Kepala Kantor Wilayah atau Kepala Unit Kerja yang ditetapkan sebagai PPBI.
7. Pembukuan dan Pelaporan BM/KN untuk selanjutnya disebut Akuntansi BM/KN diselenggarakan dengan tujuan untuk menghasilkan informasi yang diperlukan sebagai pertanggungjawaban atas pengelolaan barang yang dikuasai oleh suatu unit organisasi dan dapat dipakai sebagai bahan pengambilan keputusan dalam rangka penyelenggaraan pemerintahan yang baik.
Unit Pengurus Barang (UPB)
Tugas pokok penanggungjawab UPB adalah menyelenggarakan akuntansi BM/KN di lingkungan unit kerjanya (Kantor/Satuan Kerja/Proyek/Bagian Proyek), dengan fungsi sebagai berikut
1. Melaksanakan inventarisasi BM/KN,
2. Menyelenggarakan akuntansi BM/KN,
3. Menyusun dan menyampaikan laporan BM/KN secara berkala.
Tugas dan Kewajiban UPB dalam lingkungan unit Kantor/Satuan Kerja/Proyek/Bagian Proyek masing-masing dilaksanakan oleh unit-unit sebagai berikut :
1. UPB Kantor/Satker atau UPB Rutin
  1. UPB Rutin melakukan pembukuan atau pencatatan semua transaksi BM/KN dengan tahapan kegiatan sebagai berikut :
    1. BM/KN diklasifikasikan sesuai dengan ketentuan yang berlaku (Surat Keputusan Menteri Keuangan Republik Indonesia Nomor : 18/KMK.018/1999 tanggal 14 Januari 1999 tentang Klasifikasi dan Kodefikasi Barang Inventaris Milik/Kekayaan Negara);
    2. BM/KN dicatat dalam Buku Inventaris (BI) atau Buku Persediaan berdasarkan dokumen sumber (Berita Acara Serah Terima dan dokumen pendukung lainnya);
    3. Semua daftar transaksi BM/KN harus disampaikan ke Unit Akuntansi Keuangan/Kantor (UAK) pada setiap akhir bulan;
    4. UPB Rutin menerima BM/KN hasil pengadaan UPB Proyek/Bagian Proyek dengan Berita Acara Serah Terima.
  2. Berkenaan dengan pelaksanaan program SAAT, UPB Rutin membuat Laporan BM/KN pada setiap tiga bulan sekali (triwulanan), Laporan Tahunan pada akhir periode laporan, dan Laporan Kondisi Barang (LKB) serta Tutup Buku pada akhir tahun anggaran, kemudian disampaikan kepada PPBI dalam bentuk Arsip Data Komputer (ADK) dan hasil print out komputer (hard copy) serta Register Pengiriman, termasuk data aset tetap yang diperoleh dari UPB Proyek/Bagpro.
  3. UPB Rutin melakukan inventarisasi secara berkala dengan melakukan opname fisik BM/KN untuk menjaga keakuratan catatan BM/KN, dan mengingat Keputusan Menteri Keuangan Republik Indonesia Nomor : 89/KMK.01/1994 tanggal 25 Maret 1994 tentang Penata usahaan dan Inventarisasi Barang-barang Milik Negara/Kekayaan Negara di Lingkungan Departemen Keuangan saat ini masih berlaku (belum ada penyempurnaan), maka UPB Rutin tetap harus membuat Laporan BM/KN (manual) pada setiap triwulan dalam bentuk Laporan Mutasi Barang Triwulanan (LMBT) dan Laporan Tahunan (LT-I) pada akhir tahun anggaran untuk dikirimkan kepada Kantor Wilayah bersangkutan selaku Pembantu Penguasa Barang Inventaris (PPBI) atau Penguasa Barang Inventaris (PBI) untuk UPB Pusat.
  4. Setiap Formulir Akuntansi yang dibuat dalam akuntansi BM/KN harus dapat ditelusuri dan dibandingkan dengan formulir akuntansi BM/KN lainnya. Akuntansi BM/KN tingkat UPB menggunakan formulir sebagai berikut :
1. UPB Proyek/Bagian Proyek
  1. Bagian Proyek (Bagpro) selaku UPB Proyek melakukan pembukuan atau perekaman aset semua transaksi BM/KN dengan klasifikasi aset sesuai ketentuan yang berlaku (Surat Keputusan Menteri Keuangan Republik Indonesia Nomor : 18/KMK.018/1999 tanggal 14 Januari 1999 tentang Klasifikasi dan Kodefikasi Barang Inventaris Milik/Kekayaan Negara).
  2. UPB Bagian Proyek melaporkan semua transaksi BM/KN pada setiap akhir bulan berupa ADK dan Register Pengiriman kepada UPB Proyek (Pimpro) dan Unit Akuntansi Proyek (UAP) sebagai bahan laporan konsolidasi karena pemrosesan data akuntansi proyek dilaksanakan pada tingkat Pimpro. Jika pada bulan yang bersangkutan di UPB Bagpro tidak ada transaksi BM/KN, maka UPB Bagpro cukup menyampaikan Register Pengiriman saja.
  3. UPB Bagpro menyampaikan Laporan BM/KN setiap triwulan kepada UPB Proyek (Pimpro) selambat-lambatnya tanggal 10 bulan berikutnya setelah akhir triwulan yang bersangkutan berupa ADK, hasil print out (hard copy), dan Register Pengiriman.
  4. UPB Proyek (Pimpro) membuat Laporan BM/KN berupa ADK, hasil print out (hard copy), dan Register Pengiriman (hasil kompilasi) setiap triwulan (paling lambat tanggal 15 bulan berikutnya setelah triwulan yang bersangkutan) kepada PPBI, termasuk BM/KN hasil pengadaan BM/KN di tingkat UPB Proyek (Pimpro), bila ada.
  5. Setelah pengadaan BM/KN dilaksanakan, maka UPB Bagpro menyerahkan aset (BM/KN) hasil pengadaan tersebut kepada UPB Rutin dengan dilengkapi Berita Acara Serah Terima Barang.
Pembantu Penguasa Barang Inventaris (PPBI)
1. Tugas pokok penanggung jawaban PPBI adalah menyelenggarakan akuntansi BM/KN pada tingkat Kanwil atau Unit Kerja lain yang ditetapkan sebagai PPBI dengan fungsi sebagai berikut :
  1. Menyelenggarakan akuntansi BM/KN,
  2. Menyusun dan menyampaikan laporan BM/KN secara berkala.
2. PPBI melakukan proses penggabungan atas ADK dan Laporan BM/KN yang dikirimkan dari UPB Rutin yang berada di wilayahnya.
3. Berkenaan dengan pelaksanaan program SAAT, PPBI membuat Laporan BM/KN pada setiap tiga bulan sekali (triwulanan), Laporan Tahunan pada akhir periode laporan, dan Laporan Kondisi Barang (LKB) serta Tutup Buku pada akhir tahun anggaran, kemudian disampaikan kepada Sekretaris Direktorat Jenderal c.q. Kepala Bagian Perlengkapan Kantor Pusat DJP selaku Penguasa Barang Inventaris (PBI) dalam bentuk Arsip Data Komputer (ADK) dan hasil print out komputer (hard copy) serta Register Pengiriman.
4. Mengingat Keputusan Menteri Keuangan RI Nomor 89/KMK.01/1994 tanggal 25 Maret 1994 tentang Penatausahaan dan Inventarisasi Barang-barang Milik Negara/Kekayaan Negara di Lingkungan Departemen Keuangan saat ini masih berlaku (belum ada penyempurnaan), maka PPBI tetap harus membuat Laporan BM/KN (manual) pada setiap triwulan dalam bentuk Laporan Mutasi Barang Triwulanan (LMBT) dan Laporan Tahunan (LT-2) pada akhir tahun anggaran untuk dikirimkan kepada Sekretaris Direktorat Jenderal c.q. Kepala Bagian Perlengkapan Kantor Pusat DJP selaku PBI.
5. Akuntansi BM/KN tingkat PPBI menggunakan formulir sebagai berikut :
  1. Buku Inventaris Intrakomptabel
  2. Laporan BM/KN Triwulan (LMBT)
  3. Laporan BM/KN Tahunan (LT-2)
  4. Laporan Kondisi Barang (LKB)
Lain-lain
1. Sebelum melakukan proses pengiriman Laporan BM/KN diharapkan agar masing-masing UPB Rutin maupun UPB Bagpro/Proyek melakukan penelitian terhadap laporan yang hendak dikirimkan dengan cara mencocokkan Register Transaksi Harian (RTH) dan/atau laporan dengan dokumen sumbernya.
2. Sebelum melakukan proses pengiriman ADK dianjurkan untuk selalu membuat back up data sehingga apabila ada kerusakan pada data yang telah direkam, UPB Rutin dan UPB Bagpro/Proyek masih mempunyai data cadangan.
3. Untuk menghindari terjadinya kesalahan dalam pelaporan, PPBI diharapkan melakukan penelitian terlebih dahulu terhadap laporan dari UPB Rutin dan UPB Proyek (Pimpro) sebelum melakukan penggabungan data.
4. PPBI diminta untuk aktif melakukan monitoring dan pembinaan terhadap UPB Rutin dan UPB Proyek (Pimpro) yang ada di wilayah kerjanya masing-masing. Monitoring dan pembinaan terhadap UPB Rutin dan UPB Proyek (Pimpro) dapat dilakukan setiap triwulan terhadap UPB Rutin dan UPB Proyek (Pimpro) yang dianggap belum/kurang sesuai dengan ketentuan.

Agar implementasi Sistem Akuntansi dan Sistem Akuntansi Aset Tetap ini dapat berjalan dengan lancar diharapkan agar seluruh unit akuntansi dan unit pengelola BM/KN melaksanakannya dengan sungguh-sungguh karena sesuai dengan Undang-undang Nomor 17 Tahun 2003 tentang Keuangan Negara, Sistem Akuntansi Instansi dan Akuntansi Aset Tetap merupakan bagian dari Sistem Akuntansi Pemerintah Pusat (SAPP) yang akan menyajikan Laporan Keuangan pemerintah pusat sebagai wujud dari pertanggungjawaban pelaksanaan APBN.

Demikian disampaikan untuk ditindak lanjuti sebagaimana mestinya.

SEKRETARIS DIREKTORAT JENDERAL,

ttd

DJAZOELI SADHANI
NIP 060036043

Surat Edaran Dirjen Pajak – SE 20/PJ.1/2004