Surat Edaran Dirjen Pajak – SE 37/PJ/2016

TIPE

Surat Edaran Dirjen Pajak

NOMOR PERATURAN

SE 37/PJ/2016

TAGGAL PENERBITAN

1 August 2016

OBJEK

prosedur peminjaman, permintaan salinan, dan pengembalian surat pemberitahuan pada pusat pengolahan data dan dokumen perpajakan dan kantor pengolahan data dan dokumen perpajakan di lingkungan direktorat jenderal pajak , a.
PERATURAN

Umum
Sehubungan dengan telah dilaksanakannya tugas penerimaan, pemindaian, perekaman, dan penyimpanan dokumen perpajakan, serta transfer data perpajakan di Pusat Pengolahan Data dan Dokumen Perpajakan (PPDDP) dan Kantor Pengolahan Data dan Dokumen Perpajakan (KPDDP), serta adanya proses relokasi eksternal kemasan atau dokumen Surat Pemberitahuan (SPT) dari PPDDP ke KPDDP, dengan ini perlu diatur Prosedur Peminjaman, Permintaan Salinan, dan Pengembalian Surat Pemberitahuan pada PPDDP dan KPDDP di lingkungan Direktorat Jenderal Pajak.

B.Maksud dan Tujuan

1.Maksud
Surat Edaran Direktur Jenderal Pajak ini dimaksudkan menjadi acuan atau petunjuk pelaksanaan bagi seluruh unit kerja di lingkungan Direktorat Jenderal Pajak dalam melakukan peminjaman, permintaan salinan, dan pengembalian berkas asli SPT di PPDDP dan KPDDP.
2.Tujuan
Surat Edaran ini bertujuan agar terdapat kejelasan dan keseragaman mengenai prosedur peminjaman, permintaan salinan, dan pengembalian berkas asli SPT di PPDDP dan KPDDP oleh seluruh unit kerja di lingkungan Direktorat Jenderal Pajak dimana prosedur peminjamannya melalui Kantor Pelayanan Pajak tempat Wajib Pajak terdaftar.
C.Ruang Lingkup
Ruang lingkup Surat Edaran Direktur Jenderal Pajak ini meliputi prosedur penyelesaian peminjaman, permintaan salinan, dan pengembalian berkas SPT di PPDDP serta prosedur penyelesaian peminjaman, permintaan salinan, dan pengembalian berkas asli SPT di KPDDP.D.Dasar

1.Peraturan Menteri Keuangan Nomor 84/PMK.01/2007 tanggal 31 Juli 2007 tentang Organisasi dan Tata Kerja Pusat Pengolahan Data dan Dokumen Perpajakan sebagaimana telah diubah terakhir dengan Peraturan Menteri Keuangan Nomor 171/PMK.01/2012 tanggal 6 Nopember 2012.
2.Peraturan Menteri Keuangan Nomor 133/PMK.01/2011 tanggal 18 Agustus 2011 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kantor Pengolahan Data dan Dokumen Perpajakan sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Menteri Keuangan Nomor 172/PMK.01/2012 tanggal 6 Nopember 2012.
3.Surat Edaran Direktur Jenderal Pajak Nomor SE-76/PJ/2015 tentang Tata Cara Relokasi Eksternal Kemasan Surat Pemberitahuan atau Dokumen Surat Pemberitahuan dari Pusat Pengolahan Data dan Dokumen Perpajakan ke Kantor Pengolahan Data dan Dokumen Perpajakan.
E.Pengertian
Dalam Surat Edaran Direktur Jenderal Pajak ini yang dimaksud dengan:

1.Unit Pengolahan Data dan Dokumen Perpajakan yang selanjutnya disingkat UPDDP adalah Unit Pelaksana Teknis (UPT) di bidang pengolahan data dan dokumen perpajakan yang meliputi unit organisasi Pusat Pengolahan Data dan Dokumen Perpajakan (PPDDP) dan Kantor Pengolahan Data dan Dokumen Perpajakan (KPDDP).
2.Surat Pemberitahuan yang selanjutnya disebut SPT adalah SPT yang dikelola oleh UPDDP.
3.Unit kerja di lingkungan Direktorat Jenderal Pajak (DJP) meliputi Kantor Pusat, Kantor Wilayah DJP dan KPP di seluruh Indonesia.
4.Surat Permohonan Peminjaman Berkas adalah Surat permohonan peminjaman berkas asli SPT yang didalamnya berisi tujuan dan lamanya peminjaman berkas asli SPT.
5.Berita Acara Serah Terima adalah Berita Acara yang ditandatangani oleh Kepala Seksi dan Pegawai KPP yang ditunjuk yang digunakan sebagai tanda bukti penyerahan Berkas SPT dari UPDDP ke KPP (Peminjam Berkas).
6.Surat Permintaan Salinan Berkas adalah surat dari KPP (Peminjam Berkas) ke UPDDP yang berisi permintaan salinan berkas SPT beserta alasan permintaan salinan tersebut.
7.Document Management System yang selanjutnya disingkat DMS adalah aplikasi berbasis Web yang digunakan untuk melihat image SPT hasil proses pemindaian SPT di UPDDP.
8.Berita Acara Penggantian Segel adalah Berita Acara yang digunakan sebagai bukti telah dibukanya segel kemasan SPT dan telah ditutup serta disegel kembali dengan alasan peminjaman SPT, pengembalian SPT atau alasan lain yang ditandatangani oleh:

  1. Pegawai PPDDP dan Petugas Gudang Pihak Ketiga untuk kemasan SPT yang disimpan di gudang Pihak Ketiga; atau
  2. Admin Gudang dan Kepala Seksi untuk kemasan yang disimpan di Gudang UPDDP. 
F.Materi

I.Peminjaman Berkas SPT

1.Peminjaman berkas asli SPT yang dikelola UPDDP oleh unit kerja di lingkungan DJP harus diajukan melaluiKPPtempat Wajib Pajak terdaftar dengan menyampaikan Surat Permohonan Peminjaman Berkas dengan menyertakan alasan pemanfaatan data SPT atas Wajib Pajak yang dimaksud dan jangka waktu peminjaman.
2.Kepala KPP tempatWajibPajakterdaftar mengirim Surat Permohonan Peminjaman Berkas ke UPDDP sesuai permintaan Peminjam Berkas Asli SPT.
3.Apabila berkas SPTtidakdiolahdi UPDDP, UPDDP mengirim Surat Pemberitahuan ke KPP bahwa Berkas SPT tidak diolah di UPDDP.
4.Apabila berkas SPT diolah di UPDDP, UPDDP mengirim Surat Pemberitahuan Pengambilan Berkas SPT ke KPP (Peminjam Berkas).
5.Dalam hal KPP mengajukan permohonan peminjaman ke PPDDP, maka:

  1. pegawai PPDDP melakukan inquiry pada aplikasi untuk mengetahui letak penyimpanan berkas asli SPT.
  2. Dalam hal letak penyimpanan berkas asli SPT berada di Gudang PPDDP, Pelaksana PPDDP mengambil berkas dari Gudang Penyimpanan Berkas SPT.
  3. Dalam hal letak penyimpanan berkas asli SPT berada di Gudang Pihak Ketiga, Kepala PPDDP menugaskan pegawainya untuk mengambil berkas asli SPT dengan membawa Surat Tugas Pengambilan Berkas Asli SPT sesuai dengan Prosedur Pengambilan Berkas Asli SPT yang Disimpan di Gudang Pihak Ketiga.
  4. Dalam hal letak penyimpanan berkas asli SPT berada di KPDDP, PPDDP mengirim permohonan permintaan peminjaman berkas asli SPT ke KPDDP sesuai dengan Prosedur Peminjaman Berkas Asli SPT yang Disimpan di Gudang KPDDP.
6.Kepala KPP tempat Wajib Pajak terdaftar menunjuk pegawainya untuk mengambil berkas asli SPT dengan membawa Surat Permohonan Peminjaman Berkas Asli SPT dan Surat Tugas Peminjaman Berkas Asli SPT.
7.Pelaksana UPDDP membuat salinan berkas SPT, meneliti kesesuaian salinan dengan Berkas asli SPT, menyerahkannya kepada Kepala Seksi untuk dilegalisasi dengan memberi paraf setiap lembarnya.
8.Serah terima berkas asli SPT yang dipinjam dibuktikan dengan penerbitan Berita Acara Serah Terima Berkas SPT.
9.Peminjaman berkas asli SPT di UPDDP dapat diperpanjang dengan menyampaikan Surat Permohonan Perpanjangan Peminjaman Berkas ke KPP tempat Wajib Pajak terdaftar dengan tembusan ke UPDDP sebelum berakhirnya batas waktu peminjaman.
II.Permintaan Salinan Berkas SPT

1.Permintaan salinan berkas asli SPT oleh unit kerja di lingkungan DJP harus diajukan ke KPP tempat Wajib Pajak terdaftar dengan menyampaikan Surat Permintaan Salinan Berkas Asli SPT yang menyertakan alasan pemanfaatan data SPT atas Wajib Pajak yang dimaksud. 
2.Kepala KPP tempat Wajib Pajak terdaftar menindaklanjuti permohonan dari unit kerja di lingkungan DJP dengan mengirim Surat Permintaan Salinan Berkas ke UPDDP.
3.Apabila berkas asli SPT tidak diolah di UPDDP atau image SPT sudah tersedia di Aplikasi DMS, UPDDP mengirim Surat Pemberitahuan ke KPP bahwa Berkas SPT tidak diolah di UPDDP atau image SPT sudah tersedia di DMS dan KPP dapat mengunduh serta mencetaknya.
4.Apabila berkas asli SPT telah selesai diolah di UPDDP akan tetapi image SPT belum dapat diakses oleh KPP, Pegawai UPDDP membuat salinan berkas asli SPT dengan mencetak image SPT melalui aplikasi DMS.
5.Dalam hal KPP mengajukan permintaan salinan ke PPDDP, maka:

  1. pegawai PPDDP melakukan inquiry pada aplikasi untuk mengetahui letak penyimpanan berkas SPT apabila berkas SPT diolah di PPDDP dan image belum tersedia di DMS.
  2. Dalam hal letak penyimpanan berkas SPT berada di Gudang PPDDP, Pelaksana PPDDP mengambil berkas dari Gudang Penyimpanan Berkas Asli SPT, kemudian membuat salinannya.
  3. Dalam hal letak penyimpanan berkas SPT berada di Gudang Pihak Ketiga, Kepala UPDDP menugaskan pegawainya untuk mengambil berkas asli SPT dengan membawa Surat Tugas Pengambilan Berkas Asli SPT sesuai dengan Prosedur Pengambilan Berkas Asli SPT yang Disimpan di Gudang untuk kepentingan membuat salinan berkas asli SPT.
  4. Dalam hal letak penyimpanan berkas asli SPT berada di KPDDP, PPDDP mengirim permohonan permintaan salinan berkas asli SPT ke KPDDP sesuai dengan Prosedur Peminjaman Berkas Asli SPT yang Disimpan di Gudang KPDDP.
6.Salinan berkas yang sudah dibuat oleh Pelaksana UPDDP, diserahkan kepada Kepala Seksi untuk dilegalisasi dengan memberi paraf pada setiap lembarnya.
7.UPDDP menyampaikan salinan berkas SPT ke KPP (Pemohon Salinan Berkas Asli SPT) dengan Surat Pengantar Salinan Berkas Asli SPT.
III.Pengembalian Berkas SPT

1.Kepala KPP tempat Wajib Pajak terdaftar menunjuk pegawai KPP untuk mengembalikan berkas asli SPT yang dipinjam ke UPDDP dengan membawa Surat Tugas Pengembalian Berkas Asli SPT beserta dengan berkas asli SPT.
2.UPDDP meneliti kesesuaian berkas SPT dengan salinan berkas saat KPP Peminjam Berkas mengembalikan berkas SPT.

  1. Dalam hal berkas SPT tidak sesuai dengan salinan berkas, UPDDP menerbitkan Berita Acara Penolakan Berkas SPT yang ditandatangani oleh Kepala Seksi dan Perwakilan/Pegawai yang ditugaskan oleh KPP untuk mengembalikan berkas SPT.
  2. Dalam hal berkas SPT sesuai dengan salinan berkas, UPDDP menerbitkan Berita Acara Pengembalian Berkas Asli SPT yang ditandatangani oleh Kepala Seksi dan Perwakilan/Pegawai yang ditugaskan oleh KPP untuk mengembalikan berkas SPT.
3.Berkas asli SPT yang telah dikembalikan oleh Peminjam Berkas Asli SPT, disimpan kembali pada kemasan berkas asli SPT tersebut. 
4.Dalam hal pengembalian berkas asli SPT di PPDDP, maka:

a.Pelaksana PPDDP melakukan inquiry pada aplikasi untuk mengetahui letak penyimpanan berkas asli SPT.
b.Dalam hal letak penyimpanan berkas asli SPT berada di Gudang Pihak Ketiga, PPDDP melakukan pengembalian berkas asli SPT sesuai dengan Prosedur Pengembalian Berkas Asli SPT ke Gudang Pihak Ketiga.
c.Dalam hal letak penyimpanan berkas asli SPT berada di Gudang KPDDP, maka:

1)PPDDP melakukan pengembalian berkas asli SPT sesuai dengan Prosedur Pengembalian Berkas Asli SPT ke Gudang KPDDP.
2)KPDDP menindaklanjuti pengembalian berkas asli SPT dari PPDDP sesuai dengan Prosedur Penyelesaian Pengembalian Berkas Asli SPT yang Dipinjam oleh PPDDP.
5.Jangka waktu pengembalian berkas asli SPT yang dipinjam oleh KPP paling lama 6 (enam) bulan sejak berkas asli SPT diterima oleh KPP.
6.Jangka waktu sebagaimana dimaksud pada angka 5 dapat diperpanjang dengan mengirim Surat Pemberitahuan ke KPP tempat Wajib Pajak terdaftar dengan tembusan ke UPDDP.
G.Prosedur

1.Alur proses peminjaman dan pengembalian berkas asli SPT yang dikelola UPDDP di lingkungan DJP sebagaimana ditetapkan dalam Lampiran I Surat Edaran Direktur Jenderal Pajak ini.
2.Prosedur penyelesaian peminjaman berkas asli Surat Pemberitahuan (SPT) di PPDDP sebagaimana ditetapkan dalam Lampiran II Surat Edaran Direktur Jenderal Pajak ini.
3.Prosedur permohonan peminjaman berkas asli Surat Pemberitahuan (SPT) yang Disimpan di Gudang KPDDP sebagaimana ditetapkan dalam Lampiran III Surat Edaran Direktur Jenderal Pajak ini.
4.Prosedur pengambilan berkas asli Surat Pemberitahuan (SPT) yang Disimpan di Gudang Pihak Ketiga sebagaimana ditetapkan dalam Lampiran IV Surat Edaran Direktur Jenderal Pajak ini.
5.Prosedur penyelesaian peminjaman berkas asli Surat Pemberitahuan (SPT) di KPDDP sebagaimana ditetapkan dalam Lampiran V Surat Edaran Direktur Jenderal Pajak ini.
6.Prosedur penyelesaian peminjaman berkas asli Surat Pemberitahuan (SPT) dari PPDDP sebagaimana ditetapkan dalam Lampiran VI Surat Edaran Direktur Jenderal Pajak ini.
7.Prosedur penyelesaian permintaan salinan berkas asli SPT di PPDDP sebagaimana ditetapkan dalam Lampiran VII Surat Edaran Direktur Jenderal Pajak ini.
8.Prosedur penyelesaian permintaan salinan berkas asli SPT dari PPDDP sebagaimana ditetapkan dalam Lampiran VIII Surat Edaran Direktur Jenderal Pajak ini.
9.Prosedur penyelesaian permintaan salinan berkas asli SPT di KPDDP sebagaimana ditetapkan dalam Lampiran IX Surat Edaran Direktur Jenderal Pajak ini.
10.Prosedur penyelesaian permintaan salinan berkas asli SPT dari PPDDP sebagaimana ditetapkan dalam Lampiran X Surat Edaran Direktur Jenderal Pajak ini.
11.Prosedur penyelesaian pengembalian berkas asli Surat Pemberitahuan (SPT) di PPDDP sebagaimana ditetapkan dalam Lampiran XI Surat Edaran Direktur Jenderal Pajak ini.
12.Prosedur pengembalian berkas asli Surat Pemberitahuan (SPT) yang Disimpan di Gudang KPDDP sebagaimana ditetapkan dalam Lampiran XII Surat Edaran Direktur Jenderal Pajak ini.
13.Prosedur pengembalian berkas asli Surat Pemberitahuan (SPT) yang Disimpan di Gudang Pihak Ketiga sebagaimana ditetapkan dalam Lampiran XIII Surat Edaran Direktur Jenderal Pajak ini.
14.Prosedur penyelesaian pengembalian berkas asli Surat Pemberitahuan (SPT) di KPDDP sebagaimana ditetapkan dalam Lampiran XIV Surat Edaran Direktur Jenderal Pajak ini.
15.Prosedur penyelesaian pengembalian berkas asli Surat Pemberitahuan (SPT) dari PPDDP sebagaimana ditetapkan dalam Lampiran XV Surat Edaran Direktur Jenderal Pajak ini.
H.Lain-Lain

  1. Apabila terdapat perubahan dalam pengaturan organisasi dan tata kerja instansi vertikal Direktorat Jenderal Pajak, maka nomenklatur jabatan dan unit kerja yang dimaksud dalam Surat Edaran Direktur Jenderal ini adalah jabatan dan unit kerja sebagaimana dimaksud dalam peraturan perundang-undangan yang mengatur tentang perubahan organisasi dan tata kerja instansi vertikal Direktorat Jenderal Pajak.
  2. Pada saat Surat Edaran Direktur Jenderal Pajak ini berlaku, Surat Edaran Direktur Jenderal Pajak Nomor SE-35/PJ/2013 tentang Penegasan Tata Cara Peminjaman dan Permintaan Salinan Surat Pemberitahuan pada PPDDP dan KPDDP di Lingkungan Direktorat Jenderal Pajak, dicabut atau dinyatakan tidak berlaku.
  3. Surat Edaran Direktur Jenderal Pajak ini mulai berlaku pada tanggal ditetapkan.

Demikian disampaikan untuk diketahui dan dilaksanakan dengan sebaik-baiknya.

Ditetapkan di Jakarta
Pada tanggal 1 Agustus 2016
DIREKTUR JENDERAL PAJAK,

ttd

KEN DWIJUGIASTEADI
NIP 195711081984021001

Butuh Bantuan?

Temukan konsultan pajak yang tepat untuk bisnis Anda. Cek direktori konsultan pajak OnlinePajak. 

BACA JUGA

Peraturan Dirjen Pajak – PER 19/PJ/2008

Menimbang : bahwa dalam rangka melaksanakan ketentuan Pasal 45 Peraturan Menteri Keuangan Nomor 199/PMK.03/2007 tentang Tata Cara Pemeriksaan Pajak, perlu menetapkan Peraturan Direktur Jenderal Pajak…

Peraturan Menteri Keuangan – 77/PMK.07/2014

Menimbang : bahwa untuk melaksanakan ketentuan Pasal 9 Peraturan Pemerintah Nomor 55 Tahun 2005 tentang Dana Perimbangan, telah ditetapkan Peraturan Menteri Keuangan Nomor 202/PMK.07/2013 tentang…