Apa Saja Dokumen Ekspor Impor? Ketahui Selengkapnya di Sini!

Pentingnya Dokumen Ekspor Impor

Dokumen ekspor impor merupakan hal yang tidak terlepas dari adanya kegiatan ekspor impor itu sendiri. Perlu Anda ketahui, kegiatan ekspor impor secara langsung dengan importir bukanlah hal yang mudah. Salah satu tantangan yang harus dilalui pelaku UMKM dalam hal ini adalah kelengkapan dokumennya. Mengapa cukup sulit? Hal itu karena kegiatan ini dilakukan antar negara dan setiap negara memiliki regulasi dan kebutuhan yang berbeda.

Terlebih bila kegiatan ekspor ini memiliki risiko yang tinggi sehingga dibutuhkan berbagai dokumen sebagai pendukung yang nantinya akan diperiksa dan bahkan menjadi jaminan. Dokumen-dokumen ini terdiri dari dokumen utama dan dokumen tambahan. Setiap dokumen harus dibuat dalam setiap transaksi ekspor impor. Nantinya, dokumen akan dikirim ke importir karena dokumen ekspor tersebut akan digunakan importir untuk mengambil barang di lokasi tujuan.

Dokumen-dokumen Ekspor & Impor

Seperti yang sudah dikatakan sebelumnya, dokumen ekspor impor terdiri dari 2 macam, yakni dokumen utama dan dokumen tambahan. Mari simak selengkapnya di bawah ini:

Dokumen Utama

Dokumen utama adalah dokumen yang sifatnya wajib dimiliki dalam setiap transaksi ekspor yang akan dan sedang berlangsung. Berikut ini ragam dokumen utama pada kegiatan ekspor impor:

1. Invoice/Faktur

Dokumen pertama dan harus dimiliki adalah invoice/faktur. Dokumen ini berguna sebagai bukti transaksi atau penagihan. Dokumennya akan dibuat oleh eksportir untuk importir. Faktur dalam kegiatan ekspor impor ada 3 jenis, di antaranya:

Proforma Invoice
Commercial Invoice
Consular Invoice

Bicara tentang faktur tentu berkaitan erat dengan pelaporan faktur pajaknya, bukan? Prosesnya yang kompleks dan regulasi yang cukup membingungkan terkadang membuat Anda bingung melakukannya. Jangan khawatir karena OnlinePajak menawarkan solusi layanan e-Faktur dengan proses digitalisasi pengelolaan faktur secara elektronik melalui satu aplikasi terintegrasi.

Proses pengiriman banyak invoice dan faktur pajak bisa terjadi sekaligus hanya dalam hitungan detik. Platform digital OnlinePajak memberikan kemudahan bagi Anda untuk mengetahui penerimaan invoice dan faktur pajak secara elektronik, salah satunya dengan mendapatkan tanda bukti otomatis saat klien telah menerima dan mengakses invoice dan faktur pajak.

Selain itu, e-Faktur OnlinePajak juga memberikan layanan pembuatan dan penerbitan invoice beserta faktur pajak, penghitungan PPN secara otomatis, pengelolaan dan manajemen nota retur faktur pajak (masukan dan keluaran), dan penyampaian SPT Masa PPN. Pengelolaan faktur pajak untuk bisnis Anda pun kini menjadi lebih mudah dan nyaman karena dapat dilakukan di mana saja dan kapan saja. Klik di sini untuk mengetahui detilnya.

Baca Juga:

2. Packing List

Dokumen ini berisikan rincian spesifikasi barang ekspor sesuai dengan invoice. Fungsi dokumen yang dibuat oleh eksportir ini adalah untuk memudahkan Anda mengetahui isi barang dalam kontainer bila terdapat pemeriksaan. Dokumen ini bisa dikatakan pula sebagai surat jalan yang dipakai ketika melakukan pengiriman barang di dalam Indonesia.

Dalam dokumen packing list, setidaknya memuat informasi berikut:

Nama barang
Nomor dan tanggal packing list
Jumlah kemasan (seperti pack, pieces, ikat, karung, dll)
Berat bersih
Berat kotor

3. Bill of Lading (B/L) atau Air Waybill

Bill of lading adalah bukti pengiriman barang atau dapat juga diartikan sebagai tanda terima yang dibuat oleh shipping company untuk eksportir. B/L ini akan dikeluarkan setelah kapal berangkat dari Indonesia. Selain itu, B/L dapat pula digunakan sebagai kepemilikan barang, artinya eksportir yang memegang B/L adalah pemilik dari barang yang disebutkan dalam dokumen tersebut. Hal itulah yang menjadi alasan dokumen ini adalah surat berharga yang perlu disimpan dengan baik oleh eksportir.

4. Polis Asuransi

Dokumen ini sangat dibutuhkan sebagai surat bukti penanggungan yang diterbitkan perusahaan asuransi untuk menjamin keselamatan atas barang yang dikirim, atas permintaan eksportir maupun importir.

Dokumen ini berisi berbagai jenis risiko yang diasuransikan, pihak mana yang meminta asuransi, dan kepada siapa klaimnya akan dibayarkan. Adanya dokumen ini bisa meminimalisir kerugian dari kedua belah pihak.

5. PEB (Pemberitahuan Ekspor Barang)

Dokumen ini adalah surat pemberitahuan yang dibuat eksportir kepada kantor Bea dan Cukai. Secara umum, prosedur pengurusan PEB, sebagai berikut:

Barang yang akan diekspor diberitahukan ke kantor Bea Cukai dengan mengisi PEB.
Melakukan pendaftaran PEB paling cepat 7 hari sebelum tanggal perkiraan pengiriman ekspor dan paling telat sebelum barang masuk Kawasan Pabean. Biasanya pendaftaran ini disertai dengan Nomor Induk Perusahaan (NIPER) dan dokumen pelengkap, seperti: faktur, packing list, bukti bayar Pendapatan Negara Bukan Pajak (PNBP), bukti bayar bea keluar (untuk barang ekspor yang dikenakan bea keluar), dan dokumen lain dari instansi teknis terkait.
Membayar pajak ekspor secara lunas jika barang dikenakan pajak ekspor.

PEB ini dijadikan dasar pemeriksaan sesuai barang yang diekspor saat berhadapan dengan petugas Bea dan Cukai. Hati-hati, karena kesalahan dalam pengisian PEB bisa dianggap penyimpangan secara sengaja.

6. Shipping Instruction

Shipping instruction adalah dokumen yang dibuat/diberikan oleh eksportir kepada forwarder atau shipping company untuk melakukan booking pada container dan ruang di transportasi yang digunakan seperti kapal/pesawat. Dokumen ini biasanya dapat diberikan atau dikirim melalui surel (e-mail).

Dokumen Tambahan

Seperti yang sudah dikatakan, terdapat banyak dokumen terkait ekspor dan impor. Selain dokumen utama atau wajib, ada pula dokumen pendukung yang perlu Anda ketahui. Biasanya dokumen tambahan ini lebih diperlukan berdasarkan regulasi yang berlaku di negara tujuan. Untuk beberapa produk tertentu, dokumen-dokumen tambahan ini pun diperlukan bagi regulasi di Indonesia.

Berikut ini jenis dokumen tambahan yang dibutuhkan dalam rangka kegiatan ekspor impor:

1. Surat Keterangan Asal (SKA) atau Certificate of Origin (COO)

Dokumen ini berisi keterangan bahwa barang yang diekspor berasal dari Indonesia. SKA akan dikeluarkan oleh Dinas Perindustrian dan Perdagangan (Disperindag) Kabupaten/Kota/Provinsi. SKA/COO berfungsi untuk importir agar memperoleh keringanan bea masuk di negaranya hingga 0% tergantung dengan kebijakan dari produknya sendiri. Akan tetapi, manfaat ini hanya akan berfungsi dengan negara yang telah menjalin kesepakatan kerjasama perdagangan dengan Indonesia dalam Free Trade Agreement.

Dalam pembuatan dokumen ini, Anda akan dikenakan biaya kurang lebih Rp15.000-Rp20.000 per dokumen sebagai penerimaan negara bukan pajak (PNBP). Biaya tersebut berlaku apabila diurus secara mandiri dan manual di Disperindag.

2. Certificate of Analysis (COA)

Dokumen ini adalah file yang berisi hasil analisis dari produk yang diekspor. Isi Analisisnya pun dapat disesuaikan dengan permintaan si importir. Namun, secara umum isinya sesuai dengan standar wajib regulasi dari negara tujuan atau standar umum yang berlaku. Dokumen COA biasanya diperlukan untuk produk hasil industri kimia atau pertanian. Oleh karena itu, dokumen ini biasanya dapat diminta dari pihak produsen yang diurus secara langsung oleh eksportir melalui laboratorium independen yang sudah terakreditasi.

3. Phytosanitary Certificate

Sertifikat fitosanitari adalah dokumen yang dibutuhkan pada produk pertanian seperti rempah, buah segar, dan sebagainya. Fungsi dari dokumen ini adalah untuk menjamin bahwa produk yang diekspor terbebas dari jamur, kuman, dan bakteri. Selain untuk produk pertanian dokumen ini pun diperlukan pada produk hewani.

4. Sertifikat Fumigasi

Sertifikat ini dikeluarkan oleh perusahaan fumigasi sebagai penjelasan bahwa barang ekspor yang bersangkutan telah difumigasi sesuai standar yang berlaku. Proses fumigasi sendiri berguna untuk mengamankan barang yang akan diekspor ke negara tujuan dari hama atau rayap selama masa pengiriman.

5. Sertifikat Veteriner

Fungsi dari sertifikat ini adalah sebagai jaminan keamanan pangan untuk produk ekspor pangan dan non-pangan asal hewan. Dokumen ini dikeluarkan oleh Direktorat Jenderal Peternakan dan Kesehatan Hewan (PKH) Kementerian Pertanian.

6. Keterangan Timbangan (Weight Note)

Sesuai namanya, dokumen ini berisikan rincian berat dari setiap kemasan barang sesuai yang tertera dalam faktur. Keterangan timbangan ini pada prinsipnya harus sama dengan yang tertera pada L/C. Dokumen ini cukup penting karena untuk mempersiapkan alat-alat pengangkut pada parang pada saat pemeriksaan.

7. Daftar Ukuran (Measurement List)

Seperti namanya, dokumen ini berisi rincian dari ukuran dan takaran pada setiap kemasan barang, seperti panjang, tebal, volume, hingga diameternya. Sama seperti keterangan timbangan, isi dari keterangan dokumen ini haruslah sama dengan yang ada pada L/C. Dokumen ini pun berguna untuk menghitung biaya pengiriman.

Selain dokumen di atas, ada beberapa dokumen tambahan atau pelengkap lainnya. Namun, dokumen ini tergantung pada kebutuhan setiap yang bersangkutan dalam proses ekspor-impor ini. Kebutuhan dokumen tambahan harus betul-betul ditanyakan dengan importir karena masing-masing memiliki regulasi dan kebutuhan permintaan yang berbeda.

Itulah tadi dokumen ekspor impor yang umumnya dibutuhkan. Dokumen di atas sangat penting dalam rangka kelancaran transaksi ekspor impor. Oleh karena itu, pelaku UMKM sebaiknya mempelajari dan cukup mengerti tentang dokumen-dokumen tersebut secara serius, sehingga mampu mempersiapkannya dengan tepat. Hal itu karena dapat memengaruhi reputasi eksportir.

Belum lagi berbagai aspek perpajakan yang mau tidak mau harus dipahami betul oleh para pelaku UMKM. Hanya saja, dapat dimengerti bahwa banyaknya regulasi dan komponen perpajakan terkadang membuat para pelaku usaha kebingungan dalam mengurus segala hal tentang pajak terkait perusahaannya. Namun, kini Anda tidak perlu pusing lagi memikirkan proses perpajakan yang ruwet karena OnlinePajak hadir untuk membantu Anda dalam mengurus berbagai macam jenis pajak termasuk pajak UMKM, seperti PPh Final, PPN, PPh 21, atau PPh 23. Nah, untuk mengetahui selengkapnya, klik di sini!