Pengertian Proforma Invoice
Proforma invoice adalah salah satu dokumen penting yang dibutuhkan dalam transaksi jual-beli. Proforma invoice menjadi faktur sementara yang diberikan pihak supplier atau penjual pada pelanggannya sebelum mengirimkan barang atau jasa.
Faktur proforma ini juga sering disebut sebagai faktur pengganti sementara karena diberikan ketika pengiriman barang atau pengerjaan jasa dilakukan secara bertahap. Jadi, dokumen ini membantu mengingatkan pembeli untuk melunasi pembayaran dari barang atau jasa yang ia beli.
Perbedaan Invoice dan Proforma Invoice
Invoice berisikan informasi mengenai barang atau jasa yang dibeli, nilai tagihan yang harus dibayar, serta termin pembayaran yang perlu dilunasi pelanggan. Invoice atau faktur bersifat resmi, dan biasanya dikirimkan atau dikeluarkan ketika pembelian telah diselesaikan (misalnya, pembelian kursi sebanyak 500 pcs telah diantar semuanya ke tempat pelanggan).
Sedangkan faktur proforma merupakan faktur ringkasan yang dikirimkan pada pembeli sebelum pengiriman barang atau pemberian jasa. Faktur proforma berisikan informasi mengenai jenis dan jumlah barang atau jasa yang dibeli, nilai barang atau jasa tersebut, dan informasi penting lainnya seperti berat dan biaya pengiriman. Selain itu, faktur proforma umumnya digunakan sebagai faktur sementara dengan kutipan.
Perbedaan invoice dan proforma invoice yang paling mencolok adalah pembuatan pencatatan transaksi. Pencatatan transaksi pada proforma invoice masih berupa draft sehingga perlu mendapat konfirmasi dari pembeli hingga dapat diproses menjadi invoice.
Anda dapat mengelola invoice maupun dokumen transaksi lainnya menggunakan layanan OnlinePajak. Mulai dari membuat invoice, mengirimkan invoice, hingga melakukan rekonsiliasi, semua dapat dilakukan dalam 1 aplikasi terintegrasi.
Fungsi Proforma Invoice
Secara garis besar, ada 7 fungsi proforma invoice yang perlu Anda ketahui, di antaranya:
- Faktur proforma sebagai perkiraan estimasi harga yang harus dibayar untuk melunasi tagihan.
- Mencatat seluruh perkiraan produk yang akan dibeli oleh konsumen atau pelanggan.
- Pembeli dapat memperbaiki barang atau jasa, serta nilai yang dibeli jika yang tercatat tidak sesuai dengan pesanan.
- Rujukan yang sah untuk memasukkan transaksi ke dalam pembukuan keuangan.
- Rujukan yang sah jika nantinya barang atau jasa yang tercatat akan dijual pembeli ke pihak lain.
- Rujukan yang sah sebagai faktur pajak untuk kasus-kasus tertentu.
- Rujukan jika terjadi suatu kesalahan dalam transaksi, seperti adanya kesalahan jumlah barang yang dikirimkan.
Pemakaian Faktur Proforma
Kapan perusahaan memakai proforma invoice? Pada transaksi seperti apa sebuah perusahaan mengeluarkan faktur proforma?
Pada beberapa transaksi dengan pembayaran di muka, penjual perlu mengeluarkan faktur proforma untuk memastikan kalau pembiayaan pembelian tersebut dijamin sebelum mulai menyelesaikan pemesanan.
Perusahaan juga dapat mengeluarkan dan mengirimkan faktur proforma sebagai bentuk permintaan pembayaran pada pembeli. Jika seperti ini, dapat disimpulkan penjualan tersebut kemungkinan besar terjadi.
Mengapa kemungkinan besar terjadi? Sebab ada kalanya transaksi antara penjual dan pembeli batal atau masih dalam bentuk pertimbangan. Karena itu, proforma invoice dilihat sebagai proposal penjualan yang menandakan kalau transaksi itu masih dalam proses.
Otomatisasi invoice dan faktur pajak Anda untuk kelancaran arus transaksi bisnis yang lebih baik, serta menjalankan kepatuhan pajak yang lebih mudah.
Unsur-Unsur dalam Membuat Proforma Invoice
Jika ingin membuat faktur proforma, ada beberapa hal yang perlu Anda masukkan ke dalam dokumen tersebut, di antaranya:
- Identitas penjual.
- Tanggal faktur proforma.
- Nama dan deskripsi produk atau jasa yang dibeli.
- Harga, jumlah pembelian, tarif pajak, jumlah pajak, dan jumlah total pembelian.
- Rincian pembayaran.
- Tanggal jatuh tempo (jika disetujui).
Anda dapat memasukkan informasi transaksi lainnya yang dianggap penting bagi pembeli pada faktur proforma tersebut, termasuk info penjualan dan pemasaran.
Berikut contoh faktur proforma yang dapat Anda lihat:
Lalu, berikut ini adalah contoh commercial invoice atau invoice:
Baca Juga: Cara Personalisasi Commercial Invoice di OnlinePajak
Kesimpulan
Proforma invoice atau faktur proforma adalah faktur pengganti sementara yang dikirimkan oleh penjual ke pembeli sebelum mengirimkan barang atau memberikan jasa. Faktur proforma dikirimkan sebelum invoice atau tagihan dikeluarkan. Sebagai penjual, Anda dapat mengeluarkan proforma invoice pada transaksi yang memerlukan pembayaran uang muka, atau jika transaksi tersebut masih dalam proses dengan pihak pembeli.
OnlinePajak sebagai aplikasi yang telah terintegrasi dan menjadi mitra resmi Direktorat Jenderal Pajak dalam hal pengelolaan perpajakan baik individu maupun badan. Anda bisa dengan mudah mengelola invoice dan faktur pajak, mengirimkannya ke lawan transaksi secara instan, membayar SPT Masa PPN dengan cepat dan nyaman, dan anda juga dapat melakukan pembayaran invoice yang mudah dan aman, hanya dalam sekali klik! Hubungi sales kami untuk informasi lebih lanjut mengenai pengelolaan PPN maupun layanan lain yang sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda.