Definisi Sistem Pemrosesan Transaksi
Sistem Pemrosesan Transaksi (Transaction Processing System/TPS) adalah sistem yang dibuat untuk menangani, mencatat, dan memproses transaksi dalam jumlah besar secara cepat dan akurat. Transaksi ini bisa berupa pembelian, pencatatan keuangan, pembayaran, dan aktivitas bisnis lainnya.
Sistem ini menjadi bagian yang krusial dalam operasional perusahaan karena berfungsi untuk menjaga kelancaran alur data transaksi serta menjamin integritas informasi keuangan. Baik bisnis dengan skala kecil maupun besar sangat bergantung pada sistem ini untuk mendukung kegiatan sehari-hari perusahaan.
Skema Umum Proses Transaksi di Indonesia
Proses transaksi di Indonesia umumnya mengikuti tahapan-tahapan berikut:
- Input Transaksi: Data transaksi dimasukkan dalam sistem, baik melalui mesin kasir (POS), aplikasi, maupun sistem yang terintegrasi dengan sistem ERP.
- Verifikasi Data: Sistem akan memverifikasi keabsahan transaksi, seperti keakuratan nominal, identitas pelanggan, dan metode pembayaran.
- Pemrosesan Pembayaran: Pembayaran diproses melalui sistem pembayaran digital (e-wallet, kartu debit/kredit, transfer bank) atau tunai.
- Pencatatan Transaksi: Data yang telah divalidasi dicatat ke dalam basis data untuk kepentingan laporan keuangan, audit, dan analisis bisnis.
- Integrasi Pajak dan Regulasi: Sistem pemrosesan di Indonesia juga mulai terintegrasi dengan kewajiban perpajakan, sehingga pemilihan platform yang canggih seperti melalui platform OnlinePajak, untuk memudahkan pelaporan dan pemungutan PPN harus dipertimbangkan
Dari sisi bisnis, kompleksitas alur bisnis dan tantangan yang biasa dihadapi perusahaan, khususnya dalam pengelolaan dan pelaporan pajak terjadi seperti berikut ini:
.Keterangan:
1. Bills / Invoices
- Proses dimulai dari pembuatan tagihan atau invoice, yang dilakukan oleh tim akuntansi (Accounting).
- Di Indonesia, invoice umumnya dilengkapi dengan e-meterai (materai elektronik) dan e-signature (tanda tangan digital) untuk memenuhi syarat legalitas.
- Dokumen ini menjadi dasar transaksi antara dua pihak bisnis.
2. Faktur Pajak dan Pengenaan PPN (VAT)
- Setelah invoice dibuat, akan diterbitkan Faktur Pajak sebagai bukti pemungutan PPN (Pajak Pertambahan Nilai/VAT).
- Ini adalah elemen penting dalam proses perpajakan karena setiap transaksi kena pajak di Indonesia wajib memiliki faktur pajak resmi.
- Faktur Pajak menjadi bagian dari dokumentasi yang harus dilaporkan kepada otoritas pajak.
3. Bukti Potong dan Pemotongan Pajak (Withholding Tax)
- Pihak pelanggan yang menerima barang atau jasa memiliki kewajiban memotong pajak tertentu (misalnya PPh Pasal 23) dan mengeluarkan Bukti Potong sebagai tanda bahwa pajak telah dipotong dari pembayaran.
- Dokumen ini juga harus dilaporkan ke Direktorat Jenderal Pajak (DJP) sebagai bentuk kepatuhan pajak.
4. Pembayaran (Treasury / Payment)
- Setelah semua dokumen pajak dikelola, proses masuk ke tahap pembayaran.
- Divisi keuangan (Treasury) akan memproses pembayaran sesuai dengan nilai transaksi yang telah dikurangi pajak yang dipotong.
- Pembayaran ini bisa dilakukan melalui transfer bank, virtual account, atau metode digital lainnya.
5. Kepala Keuangan (CFO)
- Di akhir proses, Chief Financial Officer (CFO) atau tim keuangan perusahaan akan meninjau transaksi secara keseluruhan.
- Mereka memastikan seluruh aspek mulai dari invoice, pajak, hingga pembayaran berjalan sesuai regulasi dan tercatat rapi.
Meski transaksi B2B di Indonesia tampak sederhana, kenyataannya Anda akan melibatkan banyak tahapan dan dokumen penting, mulai dari invoice hingga bukti potong pajak. Proses yang komplek ini menimbulkan beberapa tantangan dalam efisiensi dan kepatuhan. Oleh karena itu, perusahaan membutuhkan solusi terintegrasi seperti OnlinePajak untuk menyederhanakan proses tersebut. Sehingga, perusahaan Anda dapat terhindar dari kesalahan pelaporan atau keterlambatan kewajiban perpajakan Anda.
Perbedaan TPS dan POS
Istilah TPS dan POS dalam bisnis sering kali digunakan. Namun, meski keduanya sering digunakan bersamaan, TPS dan POS memiliki perbedaan mendasar, yakni:
| Aspek | TPS (Transaction Processing System) | POS (Point of Sale) |
| Fungsi | Merekam, menyimpan, dan memproses semua jenis transaksi bisnis | Fokus pada transaksi penjualan di kasir |
| Cakupan | Luas (termasuk pada penggajian, akuntansi, keuangan) | Hanya terbatas pada transaksi penjualan barang/jasa |
| Skala | Umumnya digunakan pada skala yang lebih besar | Banyak digunakan di ritel dan UMKM |
Jenis-Jenis Sistem Pemrosesan Transaksi
Sistem pemrosesan transaksi terbagi menjadi beberapa jenis tergantung pada kebutuhan bisnis yang Anda jalani. Berikut ini jenis-jenis sistem pemrosesan transaksi yang perlu Anda kethaui:
1. Batch Processing
Transaksi dikumpulkan terlebih dahulu dan diproses dalam jumlah besar pada waktu tertentu. Misalnya, pemrosesan gaji karyawan setiap akhir bulan dan/atau Tunjangan Hari Raya (THR) setiap tahun.
2. Real-Time Processing
Transaksi ini diproses secara langsung pada saat terjadi. Misalnya pada proses pembayaran menggunakan kartu debit/kredit di supermarket, minimarket, atau pasar swalayan dengan sistem pembayaran digital.
3. Online Transaction Processing (OLTP)
Transaksi ini dilakukan secara online dan langsung diperbarui dalam sistem. Misalnya pada saat pemesanan tiket online, e-commerce, dst.
4. Manual Transaction Processing
Proses transaksi ini masih dilakukan secara manual tanpa sistem otomatis. Salah satu contohnya adalah pencatatan transaksi di toko tradisional menggunakan nota tulis tangan.
OnlinePajak: Inovasi Pemrosesan Transaksi Terintegrasi
Salah satu solusi terbaik dalam sistem pemrosesan transaksi yang efisien dan terintegrasi dengan kewajiban perpajakan di Indonesia adalah OnlinePajak. Platform OnlinePajak mampu mempermudah bisnis dalam hal:
- Mengelola transaksi secara otomatis dan terstruktur
- Mencatat transaksi jual-beli dengan bukti sah pajak (e-Faktur, e-Bupot, e-Billing)
- Mengintegrasikan sistem POS atau ERP untuk pencatatan dan pelaporan pajak otomatis
- Menghemat waktu dan menghindari human error dalam pelaporan SPT
Dengan OnlinePajak, bisnis tidak hanya mengelola transaksi, tetapi juga secara langsung terhubung dengan sistem perpajakan Indonesia, menjadikan proses bisnis lebih transparan dan efisien.
Kesimpulan
Sistem Pemrosesan Transaksi adalah fondasi penting dalam operasional bisnis modern. Dengan sistem ini, perusahaan dapat mencatat dan mengelola transaksi secara cepat, aman, dan akurat. Baik TPS maupun POS memiliki peran masing-masing dalam mempermudah transaksi, tergantung pada skala dan jenis usaha.
OnlinePajak menawarkan beragam fitur untuk meningkatkan arus kas bisnis Anda, seperti pembayaran invoice dan permintaan pembayaran invoice/penagihan invoice. Semua ini bisa Anda lakukan di OnlinePajak dengan lebih mudah dan cepat. Tidak hanya itu, Anda juga bisa mengelola kewajiban perpajakan Anda tanpa harus khawatir akan adanya kesalahan karena OnlinePajak merupakan aplikasi terintegrasi yang mitra resmi DJP dan diawasi secara langsung.
Hubungi tim sales OnlinePajak untuk informasi lebih lengkap dan temukan solusi dari masalah bisnis dan perpajakan Anda.
Melalui penerapan sistem digital yang terintegrasi seperti OnlinePajak, perusahaan tidak hanya mempercepat alur transaksi, tetapi juga memastikan kepatuhan terhadap regulasi perpajakan. Di era digital, memiliki sistem pemrosesan transaksi yang kuat bukan lagi pilihan, melainkan kebutuhan.