Pengertian Sistem Transaksi
Sistem transaksi adalah serangkaian proses yang digunakan untuk mencatat, mengelola, dan menyelesaikan berbagai jenis kegiatan ekonomi bisnis. Sistem ini akan memastikan seluruh transaksi keuangan tercatat secara akurat dan dapat dipertanggungjawabkan. Dalam dunia usaha atau bisnis, sistem transaksi sangat penting untuk menjaga kelancaran operasional, memberikan gambaran keuangan yang terang, dan memastikan kepatuhan hukum.
Setiap transaksi dalam bisnis, baik besar maupun kecil, harus dicatat dalam sistem ini agar perusahaan dapat memantau arus kas, menganalisis keuntungan, dan mengambil keputusan strategis dengan tepat.
Bentuk-Bentuk Transaksi
Ada berbagai macam bentuk transaksi yang umum terjadi dalam kegiatan berbisnis. Berikut ini beberapa di antaranya:
- Transaksi Tunai: Transaksi ini dilakukan dengan metode pembayaran langsung menggunakan uang tunai. Misal: pembelian barang di toko kelontong secara langsung.
- Transaksi Non-Tunai: Transaksi ini dilakukan tanpa menggunakan uang tunai secara fisik. Misal: pembayaran melalui transfer bank, dompet digital, dan atau kartu debit.
- Transaksi Kredit: Transaksi seperti ini biasanya melakukan pembayaran di kemudian hari sesuai dengan perjanjian yang disepakati kedua pihak (Pelanggan dan Pembeli). Misal: Pembelian barang dengan metode pembayaran dicicil atau menggunakan kartu kredit.
- Transaksi Internal: Transaksi ini terjadi di dalam perusahaan, misalnya pencatatan penyusutan aset atau alokasi biaya departemen.
- Transaksi Eksternal: Transaksi ini terjadi antara perusahaan dengan pihak lain atau pihak luar. Misal: Pembelian bahan baku dari supplier atau penjual produk kepada pelanggan.
Jenis-Jenis Transaksi
Terdapat jenis-jenis transaksi dalam sistem bisnis berdasarkan sifat dan tujuannya. Simak ulasannya berikut ini:
1. Berdasarkan Pihak yang Terlibat
- Transaksi Internal: Terjadi di dalam perusahaan, misalnya pencatatan biaya pemakaian peralatan.
- Transaksi Eksternal: Melibatkan pihak luar seperti pelanggan atau pemasok.
2. Berdasarkan Sifatnya
- Transaksi Keuangan: Berhubungan langsung dengan perubahan aset atau kewajiban. Contoh: pembayaran utang atau penerimaan kas.
- Transaksi Non-Keuangan: Tidak berdampak langsung pada keuangan perusahaan. Contoh: perekrutan karyawan baru.
3. Berdasarkan Cara Pembayaran
- Tunai: Dibayar langsung dengan uang fisik atau digital.
- Kredit: Pembayaran ditunda hingga waktu tertentu sesuai perjanjian.
4. Berdasarkan Tujuan
- Operasional: Transaksi yang berhubungan langsung dengan aktivitas utama bisnis, seperti pembelian bahan baku.
- Investasi: Transaksi terkait pembelian atau penjualan aset jangka panjang.
- Pendanaan: Transaksi yang melibatkan pembiayaan perusahaan, seperti pinjaman atau penerbitan saham.
Baca Juga: Cara Menagih Invoice via Email dengan Efektif & Profesional
Dokumen-Dokumen Transaksi
Berikut ini beberapa dokumen yang digunakan untuk mencatat transaksi dengan akurat dalam proses transaksi:
- Faktur atau Invoice
Dokumen yang mencatat detail penjualan atau pembelian barang/jasa, termasuk harga dan jumlah. - Nota
Bukti transaksi pembelian atau penjualan dalam jumlah kecil. - Kwitansi
Bukti penerimaan uang dari pihak lain yang digunakan sebagai arsip. - Bukti Transfer
Bukti pembayaran yang dilakukan melalui transfer bank atau platform digital. - Surat Jalan
Dokumen pengantar barang dari penjual ke pembeli yang memastikan barang dikirim sesuai pesanan. - Cek dan Bilyet Giro
Instrumen pembayaran non-tunai yang diterbitkan oleh bank untuk menyelesaikan transaksi.
Sistem Pencatatan Transaksi
Sistem pencatatan transaksi dalam bisnis dapat dilakukan dengan berbagai cara, tergantung pada kebutuhan dan kompleksitas perusahaan. Berikut ini adalah beberapa sistem pencatatan yang umum digunakan:
1. Pencatatan Manual
Pencatatan yang dilakukan secara manual, bisa dilakukan langsung dalam buku besar atau jurnal dengan tulisan tangan atau komputer sederhana seperti spreadsheet. Pencatatan manual ini lebih cocok untuk bisnis kecil dengan volume transaksi yang masih sedikit.
2. Pencatatan Berbasis Komputer
Pencatatan berbasis komputer menggunakan software akuntansi untuk mencatat dan mengelola transaksi secara otomatis. Metode ini terbilang lebih efisien dan akurat dibandingkan pencatatan manual. Cocok untuk bisnis menengah hingga besar.
3. Sistem Pencatatan Berbasis Cloud
Data transaksi disimpan secara online dan dapat diakses kapan saja dan di mana saja. Sistem ini memungkinkan Anda melakukan kolaborasi lebih baik dan backup data yang lebih aman.
4. Sistem Pencatatan Terintegrasi (ERP)
Enterprise Resource Planning (ERP) mampu mengintegrasikan berbagai fungsi bisnis seperti akuntansi, inventaris, dan keuangan dalam satu platform. Sistem ini lah yang juga digunakan oleh aplikasi terintegrasi berbasis web, OnlinePajak. Oleh karena itu, OnlinePajak tidak hanya ideal digunakan untuk perusahaan menengah, namun juga ideal untuk perusahaan besar yang membutuhkan efisiensi dan visibilitas menyeluruh.
Pentingnya Sistem Transaksi yang Baik
Mengelola sistem transaksi yang baik memberikan banyak manfaat bisnis. Misalnya seperti mencatat transaksi secara tepat sehingga dapat terhindar dari kesalahan dalam laporan keuangan. Selain itu, pencatatan yang lengkap juga menjadi kepastian bisnis telah memenuhi syarat hukum dan perpajakan yang berlaku.
Sistem transaksi yang baik juga membantu menciptakan data transaksi yang terorganisir sehingga memberikan gambaran untuk analisis keuangan dan strategi bisnis. Hal penting lainnya adalah sistem yang terotomatisasi dapat menghemat waktu Anda dan mengurangi beban pekerjaan yang biasanya dilakukan secara manual.
Baca Juga: Otomatisasi Pembayaran jadi Solusi Tingkatkan Manajemen Keuangan Industri Teknologi
Kesimpulan
Itulah alasan mengapa sistem transaksi memegang peran yang penting dalam berjalannya operasional bisnis, mulai dari pencatatan hingga penjualan. Dengan memahami bentuk, jenis, dokumen, dan metode pencatatan transaksi, perusahaan dapat menjaga akurasi keuangan, mematuhi regulasi, dan membuat keputusan bisnis yang lebih baik.
Menggunakan sistem pencatatan modern seperti software akuntansi atau ERP membantu bisnis beradaptasi dengan kebutuhan pasar yang dinamis dan memastikan kelancaran operasional di masa depan.
Untungnya, ini ada OnlinePajak yang menawarkan beragam fitur untuk meningkatkan arus kas bisnis Anda, seperti pembayaran invoice dan permintaan pembayaran invoice/penagihan invoice. Semua ini bisa Anda lakukan di OnlinePajak dengan lebih mudah dan cepat. Tidak hanya itu, Anda juga bisa mengelola kewajiban perpajakan Anda tanpa harus khawatir akan adanya kesalahan karena OnlinePajak merupakan aplikasi terintegrasi yang mitra resmi DJP dan diawasi secara langsung.
Hubungi tim sales OnlinePajak untuk informasi lebih lengkap dan temukan solusi dari masalah bisnis dan perpajakan Anda.