Cara Pemberian & Pencabutan Sertifikat Elektronik e-Faktur

PKP harus memiliki Sertifikat Elektronik untuk menggunakan layanan perpajakan secara elektronik, termasuk e-Faktur dan permintaan nomor seri faktur pajak (e-Nofa), yang juga berfungsi sebagai otentifikasi identitas pengguna layanan perpajakan secara elektronik. Bagaimana cara mendapatkan sertifikat elektronik tersebut? Berikut ini langkah lengkapnya bagi PKP, PKP Cabang, PKP Bentuk Kerjasama Operasi, PKP Orang Pribadi, PKP Bendahara Penerimaan, dan PKP yang Melakukan Pemusatan Tempat Terutang PPN:

PKP (Umum)

Pengurus PKP yang menandatangani Surat Permintaan Sertifikat Elektronik dan Surat Pernyataan Persetujuan Penggunaan Sertifikat Elektronik adalah:

1. Pengurus yang memiliki wewenang menentukan kebijaksanaan dan/atau mengambil keputusan dalam menjalankan perusahaan; dan
2. Namanya tercantum dalam SPT Tahunan PPH Badan tahun pajak terakhir yang jangka waktu penyampaiannya telah jatuh tempo pada saat pengajuan surat permintaan Sertifikat Elektronik, kecuali untuk PKP cabang dan Kerja Sama Operasi (KSO).

Bila pengurus PKP namanya tidak tercantum dalam SPT Tahunan PPh Badan, maka pengurus tersebut harus menunjukkan asli dan menyerahkan fotokopi:

1. Surat pengangkatan pengurus yang bersangkutan; dan
2. Akta pendirian perusahaan atau asli penunjukkan sebagai Bentuk Usaha Tetap (BUT) / permanent establishment dari perusahaan induk di luar negeri.

PKP harus datang ke KPP tempat PKP dikukuhkan dan tidak dapat diwakilkan, serta wajib menunjukkan dan/atau menyampaikan:

1. Fotokopi SPT Tahunan PPh Badan dengan dibuktikan asli SPT Tahunan PPh Badan beserta fotokopi Bukti Penerimaan Surat atau Tanda Terima Pelaporan SPT.
2. WNI: Asli e-KTP dan KK pengurus PKP cabang dan pusat serta menyampaikan fotokopinya.
3. WNA: Asli paspor dan KITAS/KITAP, serta menyampaikan fotokopinya.
4. Softcopy pas foto yang disimpan di CD atau media lainnya dan diberi nama: NPWP-nama pengurus-nomor KTP pengurus.

Baca Juga: Ini Daftar UU yang Mengatur PPN dan Regulasi Terbaru yang Berlaku

PKP Cabang

Pengurus PKP Cabang yang menandatangani Surat Permintaan Sertifikat Elektronik dan Surat Pernyataan Persetujuan Penggunaan Sertifikat Elektronik wajib menunjukkan dan menyampaikan:

1. Asli surat penunjukkan dari pengurus pusat PKP cabang tersebut serta menyampaikan fotokopinya.
2. Fotokopi SPT Tahunan PPh Badan pusatnya tahun pajak terakhir yang jangka waktu penyampaiannya telah jatuh tempo pada saat pengajuan Surat Permintaan Sertifikat Elektronik, beserta fotokopi Bukti Penerimaan Surat atau Tanda Terima Pelaporan SPT.
3. Fotokopi Surat Pengangkatan Pengurus PKP Pusat yang bersangkutan dan Akta Pendirian Perusahaan, jika nama pengurus PKP Pusat yang menandatangani surat penunjukkan tidak tercantum dalam SPT Tahunan PPh Badan.
4. WNI: Asli e-KTP dan KK pengurus PKP cabang dan pusat serta menyampaikan fotokopinya.
5. WNA: Asli paspor dan KITAS/KITAP, serta menyampaikan fotokopinya.
6. Softcopy pas foto yang disimpan di CD atau media lainnya dan diberi nama: NPWP-nama pengurus-nomor KTP pengurus.
7. Persyaratan di atas berlaku juga bagi pengurus pusat yang mengajukan permintaan Sertifikat Elektronik untuk PKP cabang.

PKP Bentuk Kerja Sama Operasi (KSO)

Pengurus PKP KSO yang menandatangani Surat Permintaan Surat Elektronik Surat Pernyataan Persetujuan Penggunaan Sertifikat Elektronik wajib menunjukkan dan menyampaikan:

1. Fotokopi akta PKP KSO tersebut.
2. Fotokopi SPT Tahunan seluruh anggota KSO tersebut tahun pajak terakhir yang jangka waktu penyampaiannya telah jatuh tempo pada saat pengajuan permintaan Sertifikat Elektronik, beserta fotokopi Bukti Penerimaan Surat atau Tanda Terima Pelaporan SPT.
3. WNI: Asli e-KTP dan KK pengurus PKP cabang dan pusat serta menyampaikan fotokopinya.
4. WNA: Asli paspor dan KITAS/KITAP, serta menyampaikan fotokopinya.
5. Softcopy pas foto yang disimpan di CD atau media lainnya dan diberi nama: NPWP-nama pengurus-nomor KTP pengurus.

PKP Orang Pribadi

1. Surat Permintaan Surat Elektronik Surat Pernyataan Persetujuan Penggunaan Sertifikat Elektronik ditandatangani dan disampaikan secara langsung ke KPP tempat PKP dikukuhkan dan tidak diperkenankan dikuasakan ke pihak lain.
2. Fotokopi SPT Tahunan PPh Orang Pribadi tahun pajak terakhir yang jangka waktu penyampaiannya telah jatuh tempo pada saat pengajuan permintaan Sertifikat Elektronik, beserta fotokopi Bukti Penerimaan Surat atau Tanda Terima Pelaporan SPT.
3. WNI: Asli e-KTP dan KK pengurus PKP cabang dan pusat serta menyampaikan fotokopinya.
4. WNA: Asli paspor dan KITAS/KITAP, serta menyampaikan fotokopinya.
5. Softcopy pas foto yang disimpan di CD atau media lainnya dan diberi nama: NPWP-nama pengurus-nomor KTP pengurus.

PKP Bendahara Penerimaan

1. Surat Permintaan Surat Elektronik Surat Pernyataan Persetujuan Penggunaan Sertifikat Elektronik ditandatangani dan disampaikan secara langsung ke KPP tempat PKP dikukuhkan dan tidak diperkenankan dikuasakan ke pihak lain.
2. WNI: Asli e-KTP dan KK pengurus PKP cabang dan pusat serta menyampaikan fotokopinya.
3. Fotokopi surat pengangkatan sebagai Bendahara Penerimaan.
4. Softcopy pas foto yang disimpan di CD atau media lainnya dan diberi nama: NPWP-nama pengurus-nomor KTP pengurus.

Setelah melengkapi persyaratan e-Faktur di atas, pengurus PKP harus mengikuti langkah-langkah di bawah ini agar dapat membuat faktur pajak elektronik dengan mudah.

Password & Passphrase

1. Pengurus mempersiapkan password untuk meminta Nomor Seri Faktur Pajak dan passphrase sebagai kata sandi untuk penggunaan Sertifikat Elektronik.
2. Sertifikat Elektronik yang telah disetujui dapat diunduh (download) oleh PKP atau diunduh oleh KPP untuk diberikan ke PKP.
3. DJP akan mengirim passphrase sebagai pengaman Sertifikat Elektronik kepada PKP melalui email yang terdaftar di DJP.
4. Setiap persetujuan dan penyerahan Sertifikat Elektronik, PKP harus menandatangani Berita Acara Penyerahan Sertifikat Elektronik.
5. Jika permintaan Sertifikat Elektronik tidak disetujui DJP, PKP dapat mengajukan lagi permintaan Sertifikat Elektronik dengan mengikuti tata cara pemberian Sertifikat Elektronik.

PKP yang Melakukan Pemusatan Tempat Terutang PPN

1. PKP yang melakukan pemusatan tempat terutang PPN mengajukan permintaan Sertifikat Elektronik melalui halaman website yang disediakan DJP.
2. PKP memberitahukan secara tertulis atas permintaan Sertifikat Elektronik melalui halaman website ke KPP tempat PKP melakukan pemusatan tempat terutang PPN.
3. Tata cara permintaan Sertifikat Elektronik melalui halaman website mengikuti petunjuk penggunaan (manual user) yang ditentukan DJP.
4. KPP yang memberikan persetujuan permintaan Sertifikat Elektronik untuk PKP adalah KPP tempat PKP melakukan pemusatan tempat PPN terutang.

Baca Juga: Ketika Sertifikat Elektronik Sudah Tidak Berlaku, Ini yang Dapat Anda Lakukan

Pencabutan Sertifikat Elektronik

1. PKP dapat meminta pencabutan Sertifikat Elektronik ke DJP melalui KPP tempat PKP dikukuhkan.
2. Permintaan pencabutan Sertifikat Elektronik dapat dilakukan pengurus PKP melalui surat permintaan pencabutan Serfikat Elektronik.
3. Syarat dan ketentuan pencabutan Sertifikat Elektronik:
   Surat Permintaan Pencabutan Sertifikat Elektronik ditandatangani dan disampaikan oleh pengurus PKP yang bersangkutan secara langsung ke KPP tempat PKP dikukuhkan dan tidak diperkenankan untuk dikuasakan ke pihak lain.
   Menunjukkan dan menyampaikan persyaratan yang sama seperti saat mengajukan Sertifikat Elektronik.
4. Sertifikat Elektronik yang telah dicabut oleh DJP tidak dapat digunakan kembali untuk memperoleh layanan perpajakan secara elektronik yang disediakan oleh DJP.
5. Jika permintaan pencabutan Sertifikat Elektronik telah disetujui oleh DJP, PKP menerima pemberitahuan dari DJP yang dikirim melalui alamat email yang tercantum dalam surat permintaan pencabutan Sertifikat Elektronik.
6. 6. Jika PKP memerlukan kembali Sertifikat Elektronik, PKP dapat mengajukan permintaan sertifikat Elektronik kembali sesuai dengan ketentuan DJP.

Wewenang DJP dalam Pencabutan Sertifikat Elektronik

DJP memiliki kewenangan melakukan pencabutan Sertifikat Elektronik, apabila ternyata PKP diketahui:

1. Menyampaikan dokumen yang tidak sesuai dengan aslinya dan/atau dokumen yang dengan sengaja dipalsukan sebagai persyaratan permintaan Sertifikat Elektronik.
2. Tidak melaporkan SPT Masa PPN 3 (tiga) masa berturut-turut.
3. Telah dilakukan pencabutan pengukuhan sebagai Pengusaha Kena Pajak.

Masa Berlaku Sertifikat Elektronik

1. Masa berlaku Sertifikat Elektronik adalah 2 (dua) tahun dihitung sejak tanggal Sertifikat Elektronik diberikan oleh DJP.
2. Sebelum masa berlaku Sertifikat Elektronik berakhir, PKP diperkenankan untuk meminta Sertifikat Elektronik baru.
3. Masa berlaku Sertifikat Elektronik lama berakhir setelah adanya Sertifikat Elektronik baru.
4. Tata cara permintaan Sertifikat Elektronik baru sama seperti tata cara mengajukan permintaan Sertifikat  Elektronik sebelumnya.

Kedudukan Mengenai Peraturan e-Faktur Lainnya

Pada saat peraturan DJP ini berlaku (tanggal 22 Juli 2015):

1. Ketentuan yang mengatur pemberian Sertifikat Elektronik yang diatur sebelumnya berdasarkan Peraturan Direktur Jenderal Pajak nomor PER-24/PJ/2012 tentang Bentuk, Ukuran, Tata Cara Pengisian Keterangan, Prosedur Pemberitahuan dalam rangka Pembuatan, Tata Cara Pembetulan atau Penggantian, dan Tata Cara Pembatalan Faktur Pajak yang telah diubah terakhir dengan Peraturan Direktur Jenderal Pajak Nomor PER-17/PJ/2014; dan
2. Ketentuan yang mengatur mengenai Sertifikat Elektronik sebagaimana telah diatur berdasarkan Peraturan Direktur Jenderal Pajak nomor PER-03/PJ/2015 tentang Penyampaian Surat Elektronik dan PER-04/PJ/2015 tentang Pengamanan Transaksi Elektronik Layanan Pajak Online, dinyatakan tetap berlaku sepanjang tidak bertentangan dengan Peraturan Direktur Jenderal Pajak ini.

Prosedur Pemberian dan Pencabutan Sertifikat Elektronik

Surat Edaran Direktur Jenderal Pajak Nomor SE–69/PJ/2015 tentang Prosedur Pemberian dan Pencabutan Sertifikat Elektronik dimaksudkan untuk menjelaskan prosedur pemberian dan pencabutan Sertifikat Elektronik sebagaimana diatur dalam Peraturan Direktur Jenderal Pajak Nomor PER-28/PJ/2015 tentang Tata Cara Pemberian dan Pencabutan Sertifikat Elektronik. Prosedur Kerja dan Jangka Waktu Penyelesaian dapat dijabarkan seperti di bawah ini:

1. Prosedur Penyelesaian Permintaan Sertifikat Elektronik mengacu pada Lampiran I yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Surat Edaran Direktur Jenderal Pajak ini.
2. Prosedur Penyelesaian Permintaan Pencabutan Sertifikat Elektronik mengacu pada Lampiran II yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Surat Edaran Direktur Jenderal Pajak ini.
3. Prosedur Penyelesaian Permintaan Sertifikat Elektronik Bagi Pengusaha Kena Pajak yang Melakukan Pemusatan Tempat Terutang PPN untuk Tempat Kegiatan Usaha yang Dipusatkan mengacu pada Lampiran III yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Surat Edaran Direktur Jenderal Pajak ini.
4. Prosedur Penyelesaian Permintaan Pencabutan Sertifikat Elektronik Bagi Pengusaha Kena Pajak yang Melakukan Pemusatan Tempat Terutang PPN untuk Tempat Kegiatan Usaha yang Dipusatkan mengacu pada Lampiran IV yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Surat Edaran Direktur Jenderal Pajak ini.
5. Prosedur Penyelesaian Pencabutan Sertifikat Elektronik Secara Jabatan mengacu pada Lampiran V yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Surat Edaran Direktur Jenderal Pajak ini

Klik di sini untuk mengunduh Surat Permintaan Pencabutan Sertifikat Elektronik

Kesimpulan

Untuk memperoleh layanan perpajakan secara elektronik, termasuk e-Faktur dan e-Nofa, PKP harus memiliki Sertifikat Elektronik terlebih dahulu yang berfungsi sebagai otentifikasi identitas pengguna layanan perpajakan secara elektronik. Masa berlaku Sertifikat Elektronik adalah dua tahun dihitung sejak tanggal Sertifikat Elektronik diberikan oleh DJP.

Sebagai lembaga pemerintah yang memiliki otoritas dalam penerbitan sertifikat elektronik, DJP juga memiliki kewenangan dalam melakukan pencabutan apabila PKP diketahui menyampaikan dokumen yang tidak sesuai dengan aslinya dan/atau dokumen yang dengan sengaja dipalsukan sebagai persyaratan permintaan Sertifikat Elektronik. Sertifikat Elektronik yang telah dicabut DJP, tidak dapat digunakan kembali untuk memperoleh layanan perpajakan secara elektronik yang disediakan DJP.

Referensi:

Peraturan DJP Nomor PER-28/PJ/2015 tentang Cara Pemeberian dan Pencabutan Sertifikat Elektronik