Banyak pelaku usaha menganggapnya sebagai hal biasa, padahal jika dibiarkan menumpuk, outstanding invoice bisa menjadi sumber masalah serius. Oleh karena itu, penting bagi pemilik bisnis untuk memahami apa itu outstanding invoice, penyebabnya, serta solusi praktis dalam mengelolanya.
Apa Itu Outstanding Invoice?
Dalam dunia bisnis, terutama yang menggunakan sistem pembayaran kredit, istilah outstanding invoice sering muncul, lalu apa itu outstanding invoice? Outstanding invoice adalah tagihan yang sudah diterbitkan perusahaan kepada pelanggan tetapi belum dibayar pada periode tertentu.
Invoice ini masih tercatat dalam laporan keuangan sebagai piutang usaha (accounts receivable). Artinya, uang tersebut masih menjadi hak perusahaan, tetapi belum benar-benar masuk ke kas.
Bagi bisnis kecil maupun besar, outstanding invoice adalah masalah yang harus dikelola dengan serius. Mengapa? Karena semakin lama tagihan ini belum dibayar, semakin besar risiko yang ditanggung perusahaan—mulai dari gangguan arus kas hingga potensi gagal bayar.
Mengapa Outstanding Invoice Bisa Terjadi?
Outstanding invoice bukanlah hal yang muncul begitu saja. Ada berbagai faktor yang bisa menyebabkan terjadinya kondisi ini.
1. Keterlambatan Pembayaran oleh Klien
Faktor paling umum adalah klien menunda pembayaran. Bisa jadi karena mereka menghadapi masalah keuangan, kurang disiplin dalam administrasi, atau bahkan memanfaatkan kelonggaran dari pihak penjual.
2. Invoice Tidak Jelas atau Tidak Lengkap
Sering kali invoice yang dikirim tidak mencantumkan informasi penting seperti jatuh tempo, detail barang/jasa, atau metode pembayaran. Akibatnya, klien merasa bingung atau bahkan sengaja menunda.
3. Sistem Penagihan Kurang Efektif
Jika perusahaan tidak memiliki sistem penagihan yang baik, invoice bisa saja terlambat dikirim atau tidak ada pengingat pembayaran. Hal ini tentu meningkatkan risiko invoice menjadi outstanding.
4. Kurangnya Kesepakatan Tertulis
Perjanjian kerja sama yang lemah membuat posisi bisnis sulit ketika harus menagih klien yang menunda pembayaran. Tanpa kontrak jelas, proses penagihan jadi tidak tegas.
5. Kondisi Eksternal
Faktor eksternal seperti krisis ekonomi, pandemi, atau perubahan regulasi juga dapat mempengaruhi kemampuan klien untuk membayar tepat waktu.
Dampak Outstanding Invoice bagi Bisnis
Outstanding invoice yang dibiarkan menumpuk bukan hanya angka di laporan, tetapi bisa menimbulkan masalah serius bagi bisnis.
1. Gangguan Arus Kas
Arus kas adalah “darah” bisnis. Jika banyak invoice yang belum dibayar, dana operasional jadi terhambat. Perusahaan mungkin kesulitan membayar gaji karyawan, membeli bahan baku, atau melunasi kewajiban jangka pendek.
2. Risiko Kredit Macet
Semakin lama invoice outstanding, semakin tinggi kemungkinan klien tidak membayar sama sekali. Hal ini berpotensi menjadi piutang tak tertagih (bad debt).
3. Menurunkan Efisiensi Operasional
Perusahaan harus mengeluarkan biaya ekstra untuk menagih, mulai dari menghubungi klien berulang kali hingga biaya hukum jika harus ke jalur litigasi.
4. Hilangnya Kepercayaan Investor atau Pemberi Dana
Investor maupun bank melihat kesehatan arus kas sebagai indikator utama kinerja perusahaan. Outstanding yang besar bisa membuat mereka ragu untuk memberikan pendanaan.
Bagaimana Cara Mengelola Outstanding Invoice?
Untuk menghindari kerugian akibat hal ini, bisnis perlu menerapkan strategi yang tepat. Berikut adalah langkah-langkah yang bisa dilakukan.
1. Membuat Invoice yang Jelas dan Lengkap
Pastikan setiap invoice mencantumkan:
- Nama dan detail klien
- Tanggal penerbitan
- Jatuh tempo pembayaran
- Rincian produk/jasa
- Total tagihan dan metode pembayaran
Invoice yang jelas akan meminimalisir alasan klien untuk menunda.
2. Gunakan Sistem Digital
Alih-alih manual, gunakan software atau platform digital untuk membuat dan mengirim invoice. Dengan begitu, invoice bisa terkirim tepat waktu, serta ada pengingat otomatis sebelum jatuh tempo.
3. Tetapkan Kebijakan Pembayaran
Misalnya, meminta DP (down payment) sebelum pekerjaan dimulai atau memberikan diskon untuk pembayaran lebih cepat (early payment discount). Kebijakan ini bisa mempercepat arus kas.
4. Lakukan Follow-Up Rutin
Hubungi klien beberapa hari sebelum jatuh tempo. Jika sudah lewat jatuh tempo, segera lakukan pengingat. Sikap tegas tetapi profesional penting untuk menjaga hubungan baik sekaligus mempercepat pembayaran.
5. Evaluasi Klien dengan Risiko Tinggi
Jika ada klien yang sering menunda pembayaran, pertimbangkan untuk meninjau ulang kerja sama atau memperketat syarat pembayaran bagi mereka.
Meskipun strategi di atas dapat membantu, terkadang perusahaan tetap membutuhkan dana cepat meski invoice belum dibayar. Di sinilah invoice financing menjadi solusi.
Invoice financing adalah layanan pembiayaan yang memungkinkan bisnis mencairkan dana dari invoice yang masih outstanding. Dengan cara ini, perusahaan tidak perlu menunggu klien melunasi tagihan untuk mendapatkan cash flow.
Bayangkan apabila sebuah perusahaan jasa konsultan yang memiliki 10 invoice outstanding dengan nilai total Rp500 juta. Klien baru akan membayar dalam 60 hari, tetapi perusahaan butuh dana sekarang untuk menggaji karyawan.
Jika hanya mengandalkan pembayaran klien, perusahaan akan kesulitan. Namun dengan invoice financing, perusahaan bisa mencairkan sebagian dana dari tagihan itu dalam waktu singkat, sehingga operasional tetap berjalan tanpa hambatan.
Outstanding invoice adalah tagihan yang belum dibayar oleh klien dan jika dibiarkan, dapat menimbulkan masalah besar bagi bisnis: arus kas terganggu, risiko piutang macet meningkat, hingga menurunkan kepercayaan investor.
Mengelola outstanding invoice memang membutuhkan strategi yang tepat, mulai dari pembuatan yang jelas, penggunaan sistem digital, hingga follow-up klien. Namun, solusi terbaik ketika bisnis membutuhkan dana cepat adalah dengan menggunakan invoice financing.
Dengan Invoice Financing dari OnlinePajak, Anda bisa menjaga arus kas tetap sehat meski klien belum melunasi tagihan. Bisnis tetap berjalan lancar, risiko keuangan bisa ditekan, dan Anda bisa fokus pada pertumbuhan perusahaan.
Gunakan fitur Invoice Financing OnlinePajak sekarang dan kelola outstanding invoice bisnis Anda dengan lebih aman dan efektif!
Bagaimana cara mengajukannya? Apa saja syarat-syaratnya? Hubungi sales OnlinePajak sekarang untuk informasi selengkapnya.
Tidak hanya solusi pendanaan, OnlinePajak menghadirkan sejumlah fitur is dan layanan yang mempermudah pelaku usaha untuk mengelola transaksi dan perpajakan usaha sehingga arus kas berjalan lancar, proses bisnis menjadi lebih optimal, dan pertumbuhan usaha menjadi lebih baik. Daftar sekarang untuk mulai menggunakan OnlinePajak sebagai aplikasi bisnis Anda.