Surat Edaran Dirjen Pajak – SE 03/PJ/2014

TIPE

Surat Edaran Dirjen Pajak

NOMOR PERATURAN

SE 03/PJ/2014

TAGGAL PENERBITAN

15 January 2014

OBJEK

pelaksanaan analisis beban kerja di lingkungan direktorat jenderal pajak tahun 2014 , i. umum
PERATURAN

Peranan perencanaan sumber daya manusia (SDM) menjadi sangat penting seiring denganmeningkatnya kebutuhan akan dukungan SDM terhadap pencapaian sasaran-sasaran strategis yangsudah ditetapkan dalam rencana strategis suatu organisasi.
Perencanaan SDM (workforce planning) merupakan suatu proses yang terorganisasi untuk:

  1. mengidentifikasi kesenjangan jumlah serta kompetensi dari SDM yang dimiliki organisasi padasaat ini;
  2. Memberikan informasi bagi manajemen mengenai kondisi SDM yang dimiliki sebagai bahanpenyusunan strategi dalam manajemen SDM dalam mendukung rencana strategis organisasi.

Seiring dengan hal tersebut di atas, dalam rangka mencapai kinerja Kementerian Keuangan dan sejalandengan tujuan nasional untuk menciptakan good governance, Menteri Keuangan telah menetapkanKeputusan Menteri Keuangan Nomor 30/KMK.01/2007 tentang Reformasi Birokrasi DepartemenKeuangan. Dalam melaksanakan reformasi birokrasi di Kementerian Keuangan, terdapat 3 (tiga) pilaryang menyokong reformasi tersebut, yaitu:

  1. Organisasi, yang meliputi penataan organisasi dan struktur organisasi. Penataan organisasidi Kementerian Keuangan dilakukan dengan beberapa cara misalnya modernisasi organisasi,pemisahan, penggabungan, dan penajaman fungsi organisasi;
  2. Penyempurnaan proses bisnis meliputi: Standar Prosedur Operasi (SOP), analisis dan evaluasijabatan, serta Analisis Beban Kerja; dan
  3. Peningkatan manajemen SDM melalui diktat dan assessment.

Selanjutnya, pada tahun 2012 Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasitelah mencanangkan 9 program untuk percepatan reformasi birokrasi. Salah satu program tersebutadalah penataan jumlah maupun distribusi dan kualitas Pegawai Negeri Sipil (PNS).

II.MAKSUD DAN TUJUAN SURAT EDARAN DIREKTUR JENDERAL

1.Maksud
Surat Edaran Direktur Jenderal Pajak ini dimaksudkan untuk memberikan pedoman pelaksanaanAnalisis Beban Kerja di lingkungan Direktorat Jenderal Pajak (DJP)
2.Tujuan
Surat Edaran Direktur Jenderal Pajak ini bertujuan untuk memperoleh data beban kerja yangakurat, baik pada tingkat unit kerja maupun secara agregat Direktorat Jenderal Pajak.
III.RUANG LINGKUP
Ruang lingkup pengukuran beban kerja meliputi beban kerja seluruh produk yang dihasilkan oleh unitkerja di lingkungan DJP yang sudah beroperasi minimal 1 (satu) tahun. Adapun tujuan, manfaat, danruang lingkup ABK adalah sebagai berikut.

1.Tujuan ABK adalah untuk memperoleh informasi tentang beban kerja unit/satuan organisasi/pemangku jabatan sebagai bahan peningkatan kualitas aparatur negara.
2.Manfaat ABK untuk organisasi adalah:

  1. penataan/penyempurnaan struktur organisasi;
  2. pemetaan beban kerja unit kerja/satuan organisasi/pemangku jabatan;
  3. bahan penyempurnaan sistem dan prosedur kerja;
  4. sarana peningkatan kinerja kelembagaan;
  5. penyusunan standar beban kerja jabatan/kelembagaan, penyusunan Daftar SusunanPegawai (DSP) atau bahan penetapan eselonisasi jabatan struktural; dan
  6. menyusun rencana kebutuhan pegawai secara riil sesuai dengan beban kerjaorganisasi.
IV.DASAR HUKUM
Peraturan Menteri Keuangan Nomor 140/PMK.01/2006 tentang Pedoman Pelaksanaan Analisis BebanKerja di Lingkungan Departemen Keuangan.V.ISTILAH/DEFINISI YANG SERING DIGUNAKAN
Beberapa istilah/definisi yang sering digunakan dalam pelaksanaan analisis beban kerja berdasarkanPeraturan Menteri Keuangan Nomor 140/PMK.01/2006 tentang Pedoman Pelaksanaan Analisis BebanKerja di Lingkungan Departemen Keuangan adalah sebagai berikut.

1.Analisis Beban Kerja (ABK) adalah suatu teknik manajemen yang dilakukan secara sistematisuntuk memperoleh informasi mengenai tingkat efektivitas dan efisiensi kerja organisasiberdasarkan volume kerja.
2.Bobot/beban kerja adalah besaran yang harus dipikul oleh suatu jabatan/unit organisasi danmerupakan hasil kali antara volume kerja dengan norma waktu.
3.Volume kerja adalah sekumpulan tugas/pekerjaan yang harus/dapat diselesaikan dalam waktu1 (satu) tahun;
4.Norma waktu adalah waktu yang wajar dan nyata-nyata digunakan secara efektif dengankondisi normal oleh seorang pemangku jabatan untuk menyelesaikan satu tahapan prosespenyelesaian pekerjaan.
5.Waktu minimal adalah waktu yang paling cepat digunakan oleh seorang pemangku jabatanuntuk menyelesaikan satu tahapan proses penyelesaian pekerjaan.
6.Waktu maksimal adalah waktu yang paling lama digunakan oleh seorang pemangku jabatanuntuk menyelesaikan satu tahapan proses penyelesaian pekerjaan.
7.Efektivitas dan efisiensi kerja adalah perbandingan antara bobot/beban kerja dan jam kerjaefektif dalam rangka penyelesaian tugas dan fungsi organisasi.
VI.METODOLOGI

1.Pengumpulan Data Beban Kerja
Pengumpulan data beban kerja dilakukan berdasarkan pendekatan produk denganmenggunakan beberapa formulir, yaitu:

a.Formulir A (Form A)
form yang digunakan untuk mengisi produk yang dihasilkan berdasarkan proses yangsecara formal terdapat alur/prosedur kerja dengan tahapan yang diatur secara jelasdalam SOP yang telah dibakukan.
b.Formulir B (Form B)
Form yang digunakan untuk mengisi produk yang prosedurnya sulit diuraikan atausifatnya ad hoc. Sebagai contoh adalah kegiatan, rapat, diklat, dan tugas tim/kepanitiaan
c.Formulir C (Form C)
Form yang digunakan untuk mengetahui komposisi pemangku jabatan dalam suatu unitorganisasi, dimana data langsung terintegrasi ke dalam database kepegawaian sehinggaForm C akan otomatis terisi dalam aplikasi ABK.
d.Formulir A Tambahan (Form A Tambahan)
Form yang digunakan untuk menginput produk yang dihasilkan berdasarkan prosesyang terdapat alur/prosedur kerjanya dengan tahapan-tahapan langkah yang jelasnamun belum tercakup dalam Form A.
2.Aplikasi ABK
Pelaksanaan pengumpulan data ABK tahun 2013 di lingkungan DJP dilaksanakan melalui menuaplikasi ABK yang terdapat pada aplikasi Sistem Informasi, Keuangan, Kepegawaian, danAktiva (SIKKA) dengan petunjuk pelaksanaan sebagaimana dimaksud dalam Lampiran yangmerupakan bagian tidak terpisahkan dari Surat Edaran Direktur Jenderal Pajak ini.
Secara umum, menu aplikasi ABK adalah sebagai berikut

a.Otorisasi User
Seluruh pejabat eselon IV berwenang dan bertanggung jawab atas pengisian datavolume beban kerja sesuai dengan pekerjaan yang telah dilaksanakan. Untukmembantu pengisian Form A dan Form A Tambahan, pejabat eselon IV dapatmelimpahkan pengisian data tersebut kepada salah satu pegawai pelaksanadi bawahnya melalui menu otorisasi user yang dapat diganti setiap saat sesuai dengankebutuhan.
Khusus untuk otorisasi pengisian Form A pejabat fungsional dilakukan oleh pejabateselon IV yang pekerjaannya berkaitan dengan pejabat fungsional pada unit kerjatersebut (Kepala Seksi Pemeriksaan dan Kepatuhan Internal, Kepala SeksiEkstensifikasi Perpajakan pada Kantor Pelayanan Pajak (KPP), Kepala Seksi BimbinganPemeriksaan dan Kepatuhan Internal, Kepala Seksi Bimbingan Pendataan dan Penilaianpada Kantor Wilayah DJP, sedangkan Kepala Subbag Tata Usaha Direktorat untukpejabat fungsional pada Kantor Pusat DJP.
b.Pengisian/Input Form A
Form A digunakan untuk mengisi data jumlah volume kerja atas SOP unit eselon IVtersebut dan SOP unit lain yang melibatkan unit eselon IV yang bersangkutan (SOPterkait).
c.Pengisian/Input Form A Tambahan
Form A Tambahan digunakan untuk mengisi uraian tahapan kegiatan/proses, datajumlah volume kerja dan norma waktu (dalam satuan menit) yang digunakan dalammenyelesaikan pekerjaan/kegiatan yang rutin dilakukan, namun belum tersedia dalamForm A.
d.Pengisian/Input Form B
Form B digunakan untuk mengisi kegiatan/proses, data jumlah volume kerja dan normawaktu (dalam satuan menit) untuk pekerjaan/kegiatan yang tidak mempunyai SOP dantidak dilakukan secara rutin (pekerjaan/kegiatan yang bersifat ad hoc). Sebagai contoh:rapat dan diktat.
e.Monitoring
Menu monitoring digunakan untuk memonitor pelaksanaan pengisian ABK di unit kerjaDirektorat, Pusat Pengolahan Data dan Dokumentasi Perpajakan (PPDDP), KantorWilayah, Kantor Pelayanan Pajak (KPP), Unit Pelaksana Teknis (UPT) dan KantorPelayanan, Penyuluhan, dan Konsultasi Perpajakan (KP2KP). Menu ini juga digunakanoleh administrator ABK di Kantor Pusat DJP untuk mengetahui dan mengawasiperkembangan pengisian data ABK seluruh unit kerja di lingkungan DJP sehingga dapatsegera ditindaklanjuti.
f.Persetujuan oleh Pejabat Eselon IV
Menu ini digunakan pejabat eselon IV untuk memberikan persetujuan atas seluruh isiandata beban kerja yang dilakukan oleh pegawai yang diberikan wewenang untukmengisi data beban kerja.
Khusus untuk persetujuan pejabat fungsional dilakukan oleh Kepala Seksi yangpekerjaannya berkaitan dengan pejabat fungsional pada unit kerja sebagaimana padaangka 2 huruf a.
g.Calculator ABK
Menu ini digunakan untuk membantu mengonversi/menghitung waktu dalam mengisiForm A, Form A Tambahan dan Form B.
h.Deskripsi Singkat Hasil Isian Beban Kerja
Menu ini digunakan untuk membuat deskripsi/penjelasan singkat hasil perhitungan ABKdan penjelasan lainnya seperti saran/masukan pelaksanaan ABK, kualifikasi pendidikankebutuhan pegawai.
VII.TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB

1.Pejabat eselon IV, termasuk Kepala KP2KP dan Pejabat Unit Pengelola Kepegawaian (UPK),mempunyai tugas:

  1. mengisi data beban kerja secara lengkap dan akurat berdasarkan sumber data yangjelas di Seksi/Subbag/KP2KP masing-masing;
  2. memberikan otorisasi user terhadap salah satu pegawai di bawahnya untuk membantudalam mengisi beban kerja di Seksi/Subbag/KP2KP masing-masing. Khusus pengisiandata beban kerja untuk jabatan Tenaga Pengkaji, Kasubbag Umum KepegawaianSekretariat DJP memberikan otorisasi user kepada staf yang ditugaskan padasekretariat Tenaga Pengkaji;
  3. mengetahui dan mengawasi perkembangan pengisian ABK pads Seksi/Subbag/KP2KPmasing-masing.
2.Selain tugas sebagaimana dimaksud dalam angka 1, Pejabat UPK (Kasubbag UmumKepegawaian di lingkungan Sekretariat DJP, Kasubbag Tata Usaha Direktorat, KasubbagKepegawaian di lingkungan Kantor Wilayah DJP, Kasubbag Ruman Tangga dan Kepegawaiandi PPDDP, Kasubbag Tata Usaha dan Kepatuhan Internal pada UPT (KPDE, KLIP serta KPDDP),dan Kasubbag Umum di KPP) juga mempunyai tugas:

a.UPK unit eselon II Sekretariat DJP (Kasubbag Umum Kepegawaian):

1)bertanggung jawab untuk memonitor dan membimbing pelaksanaan pengisianABK pada Sekretariat Direktorat Jenderal dan Tenaga Pengkaji;
2)memberikan otorisasi user terhadap salah satu pejabat fungsional (jika adapejabat fungsional);
3)memberikan persetujuan terhadap isian yang dilakukan oleh pejabat fungsional (jika ada pejabat fungsional); dan
4)membuat uraian/deskripsi singkat terkait dengan isian data beban kerja yangsudah diisikan oleh pejabat eselon IV pada unit kerjanya masing-masing;
b.UPK unit eselon II Direktorat (Kasubbag Tata Usaha):

1)bertanggung jawab untuk memonitor dan membimbing pelaksanaan pengisianABK pada Direktorat masing-masing;
2)memberikan otorisasi user terhadap salah satu pejabat fungsional (jika adapejabat fungsional);
3)memberikan persetujuan terhadap isian yang dilakukan oleh pejabat fungsional(jika ada pejabat fungsional); dan
4)membuat uraian/deskripsi singkat terkait dengan isian data beban kerja yangsudah diisikan oleh pejabat eselon IV pada unit kerjanya;
c.UPK unit eselon II instansi vertikal dan PPDDP (Kasubbag Kepegawaian di lingkunganKantor Wilayah DJP, Kasubbag Rumah Tangga dan Kepegawaian di PPDDP):

1)bertanggung jawab untuk memonitor dan membimbing pelaksanaan pengisianABK di unit kerja masing-masing;
2)bertanggung jawab untuk memonitor dan membimbing pelaksanaan pengisianABK di unit kerja vertikal di wilayah kerja Kantor Wilayah masing-masing/unitkerja di PPDDP;
3)membuat uraian/deskripsi singkat terkait dengan isian data beban kerja yangsudah diisikan oleh pejabat eselon IV pada unit kerjanya masing-masing;
d.UPK unit eselon III pada UPT dan KPP (Kasubbag Tata Usaha dan Kepatuhan Internaldi UPT dan Kasubbag Umum di KPP)

1)bertanggung jawab untuk memonitor dan membimbing pelaksanaan pengisianABK di unit kerja masing-masing;
2)membuat uraian/deskripsi singkat terkait dengan isian data beban kerja yangsudah diisikan oleh pejabat eselon IV pada unit kerjanya;
3.Selain tugas sebagaimana dimaksud dalam angka 1, Pejabat Eselon IV yang terkait denganpejabat fungsional (Kasubbag Tata Usaha Direktorat, Kepala Seksi Bimbingan Pendataan danPenilaian serta Kepala Seksi Bimbingan Pemeriksaan dan Kepatuhan Internal di lingkungan Kantor Wilayah DJP, Kepala Seksi Pemeriksaan dan Kepatuhan Internal serta Kepala SeksiEkstensifikasi di KPP, Kasubbag Rumah Tangga dan Kepegawaian di PPDDP, Kepala SubbagTata Usaha dan Kepatuhan Internal pada UPT juga mempunyai tugas untuk:

  1. memberikan otorisasi user terhadap salah satu pejabat fungsional (jika ada pejabatfungsional);
  2. memberikan persetujuan atas isian data beban kerja fungsional (jika ada pejabatfungsional).
4.Pejabat Fungsional (Pemeriksa Pajak, Penilai PBB, Pranata Komputer) yang diberi otorisasi olehpejabat Eselon IV yang terkait mempunyai tugas untuk mengisi data beban kerja secara lengkapdan akurat berdasarkan sumber data yang jelas pada Form A, dan Form A Tambahan.
5.Pelaksana yang diberi pelimpahan wewenang oleh pejabat eselon IV/Kepala KP2KP mempunyaitugas untuk membantu mengisi data beban kerja pada Form A dan Form A Tambahan.
6.Semua Pegawai dan Pejabat Fungsional termasuk yang dimaksud dalam angka 4 dan 5mempunyai tugas untuk mengisi data beban kerja atas kegiatan ad hoc yang dilaksanakan/diikuti oleh pelaksana yang bersangkutan ke dalam Form B. Adapun kegiatan yang termasukdalam kegiatan ad hoc misalnya: menghadiri rapat, diktat, dan sosialisasi.
VIII.TATA CARA PENGISIAN ABK

  1. Pelaksanaan ABK tahun 2014 menggunakan data beban kerja periode Januari- Desembertahun 2013, berupa data volume dan waktu (untuk pengisian Form A, Form A Tambahan danForm B) dari pekerjaan yang diselesaikan berdasarkan SOP, pekerjaan yang belum mempunyaiSOP, dan pekerjaan ad hoc.
  2. Sumber data yang digunakan adalah data pada register surat masuk/surat keluar, SIDJP/Sipmod, dan sumber data lain yang dapat dipertanggungjawabkan.
  3. Pelaksanaan pengisian data ABK ini diselesaikan paling lambat tanggal 30 Januari 2014.
  4. Prosedur/pedoman/tata cara pengisian data ABK pada aplikasi SIKKA adalah sebagaimanadalam Lampiran yang tidak dapat terpisahkan dari Surat Edaran Direktur Jenderal Pajak ini.
IX.LAIN-LAIN

1.Dalam rangka tertib administrasi serta kelancaran pelaksanaan ABK di lingkungan DJPtahun 2014, diminta kepada pimpinan unit kerja untuk :

  1. mengawasi pelaksanaan ABK di unit kerja masing-masing, mengingat data ABK akandigunakan untuk berbagai kepentingan di DJP sebagaimana dimaksud dalamRomawi III angka 3;
  2. mengoordinasikan pelaksanaan tugas pejabat eselon IV dalam melaksanakan ABKsesuai dengan petunjuk pelaksanaan;
  3. menugaskan pejabat UPK untuk melakukan monitoring terhadap pengisian data bebankerja di unit kerja masing-masing; dan
  4. menginstruksikan kepada pejabat eselon IV, pelaksana dan pejabat fungsional agarmengisi data beban kerja secara lengkap dan akurat berdasarkan sumber data yangjelas sehingga dapat dipertanggungjawabkan.
2.Dalam hal terdapat permasalahan dalam pelaksanaan ABK, agar menghubungi Tim ABK DJPmelalui email: [email protected]
X.PENUTUP

  1. Dengan terbitnya Surat Edaran Direktur Jenderal Pajak ini maka Surat Edaran Direktur JenderalPajak Nomor 02/PJ.01/2013 dicabut dan dinyatakan tidak berlaku lagi.
  2. Surat Edaran Direktur Jenderal Pajak ini berlaku sejak tanggal ditetapkan dan digunakansebagai pedoman pelaksanaan ABK di lingkungan DJP tahun 2014.

Demikian untuk diketahui dan dilaksanakan dengan sebaik-baiknya.

Ditetapkan di Jakarta
pada tanggal 15 Januari 2014
DIREKTUR JENDERAL PAJAK,

ttd.

A. FUAD RAHMANY
NIP 195411111981121001

Butuh Bantuan?

Temukan konsultan pajak yang tepat untuk bisnis Anda. Cek direktori konsultan pajak OnlinePajak. 

BACA JUGA

Surat Edaran Dirjen Pajak – SE 16/PJ.41/1994

Sehubungan dengan masih banyaknya pertanyaan dan keragu-raguan pada Surat Edaran Direktur Jenderal Pajak No. SE-13/PJ.41/1994 tanggal 12 Juli 1994 tentang Petunjuk Pelaksanaan Perjanjian Kerjasama antara…

Surat Edaran Dirjen Pajak – SE 18/PJ./2000

Sehubungan dengan telah ditetapkannya beberapa ketentuan baru di dalam pengelolaan hasil penerimaan PBB dan biaya pemungutan PBB (foto kopi terlampir), dengan ini disampaikan hal-hal sebagai…

Keputusan Dirjen Pajak – KEP 217/PJ/2014

Menimbang : bahwa sehubungan dengan adanya penyesuaian data pokok ketetapan PBB Sektor Perkebunan, Perhutanan dan Pertambangan Umum, maka dipandang perlu untuk mengubah Distribusi Rencana Penerimaan…