Setiap departemen dalam suatu perusahaan memegang peranan yang berbeda. Namun, setiap departemen harus berkolaborasi dan bekerja sama dalam menjalankan proses bisnis untuk mencapai tujuan perusahaan bersama. Kurang mulusnya kolaborasi antar-departemen dapat menyebabkan dampak negatif, salah satunya timbul kesalahan data yang menyebabkan laporan keuangan menjadi tidak akurat. Hal ini dapat mengakibatkan perusahaan tidak dapat mengambil tindakan atau keputusan yang tepat sasaran.
Kesalahan data akibat kolaborasi yang tidak lancar ini juga dapat menyebabkan terjadinya kerugian finansial. Sebagai contoh, perusahaan sedang melakukan transaksi penjualan ke lawan transaksi. Artinya, departemen penjualan perlu meneruskan dokumen purchase order dari lawan transaksi ke departemen finance agar dapat menerbitkan invoice.
Pada saat membuat invoice, departemen finance perlu berkoordinasi dengan departemen pajak untuk menerbitkan faktur pajak sesuai dengan transaksi yang berjalan. Selain itu, departemen finance juga harus menghubungi departemen accounting untuk membuat jurnal keuangan atas transaksi tersebut.
Jika departemen pajak tidak menerima dokumen yang benar dari departemen finance, mereka tidak dapat menerbitkan faktur pajak yang benar. Ketika terjadi kesalahan pada faktur pajak, departemen finance tidak dapat menerbitkan invoice ke lawan transaksi.
Kemudian jika departemen accounting keliru dalam mencatat nilai transaksi ke dalam buku besar karena tidak menerima salinan invoice dan faktur pajak dengan tepat, akan terjadi kesalahan pencatatan jurnal yang menyebabkan pencatatan keuangan jadi tidak akurat.
Pada saat melakukan rekonsiliasi, prosesnya akan berjalan lama timbul perbedaan data yang mengakibatkan tiap departemen harus memeriksa kembali dokumen-dokumen yang digunakan untuk memproses 1 transaksi semata.
Akibatnya, perusahaan tidak dapat memproses transaksi bisnis dengan cepat, mengakibatkan terlambatnya penerimaan pembayaran karena tidak dapat menagih secara cepat maupun tepat waktu.
Contohnya ini hanya satu dari sekian skenario yang dapat terjadi ketika kolaborasi kerja sama antar-departemen dalam perusahaan tidak dapat berjalan dengan mulus. Karena itu, perusahaan perlu mempertimbangkan cara yang tepat untuk dapat mendukung kolaborasi dalam menjalankan proses bisnis, termasuk dalam menjalankan transaksi bisnis.
Baca Juga: 5 Manfaat Kolaborasi Ekosistem Transaksi Bisnis dalam Perusahaan
Aplikasi Terintegrasi untuk Kolaborasi Kerja yang Maksimal
Salah satu cara untuk dapat mendorong terjadinya kolaborasi kerja sama antar departemen yang optimal adalah dengan menyatukan atau menggunakan sistem yang sama dalam menjalankan proses bisnis, mengelola dan mengolah data. Sebab dengan memusatkan pengelolaan data, dapat memperkecil risiko terjadinya kesalahan data keuangan.
Di masa kini, telah hadir aplikasi terintegrasi yang mana menyediakan berbagai fungsi untuk berbagai departemen sehingga kerja sama dapat tercipta dengan lebih mudah, dan minim risiko kesalahan data.
Ada banyak jenis aplikasi terintegrasi yang dapat digunakan perusahaan, salah satunya adalah aplikasi terintegrasi untuk mengelola invoice, faktur pajak, dan rekonsiliasi transaksi bisnis, seperti OnlinePajak. Aplikasi bisnis OnlinePajak menghadirkan sejumlah fitur dan layanan yang mempermudah pengelolaan invoice dan faktur pajak dalam 1 platform terpusat sehingga departemen finance, departemen accounting, departemen pajak, dan departemen lainnya yang berkaitan dapat mengelola transaksi termasuk utang/piutang usaha dengan lebih efisien secara bersama-sama.
Semua departemen yang terkait, yang terlibat untuk mendukung proses internal dalam menjalankan transaksi, dapat mengakses 1 aplikasi yang sama untuk melihat 1 transaksi yang sama sehingga dapat memperkecil terjadinya kesalahan data yang dapat menghambat transaksi.
Misalnya, perusahaan dapat memanfaatkan fitur Permintaan Pembayaran yang mana perusahaan dapat mengirimkan pengingat pembayaran maupun penagihan langsung ke lawan transaksi dalam 1 klik. Departemen finance dapat melakukan olah data untuk melihat status invoice yang belum lunas, kemudian memilih langsung untuk melakukan penagihan.
Ketika lawan transaksi berhasil melakukan pembayaran, status invoice akan berubah menjadi lunas dan update ini dapat langsung terlihat oleh departemen accounting. Dengan begitu, departemen accounting dapat melakukan pencatatan atas penerimaan pembayaran transaksi tersebut ke buku besar perusahaan.
Kolaborasi yang mulus, dapat menjaga proses bisnis berjalan lancar, bahkan dapat meningkatkan arus kas usaha. Daftar akun di sini untuk mulai menggunakan aplikasi terintegrasi OnlinePajak sekarang!
Baca Juga: Aplikasi Bisnis Terintegrasi, Tingkatkan Kolaborasi Antar-Departemen dalam Menjalankan Transaksi
Cara Memilih Aplikasi Terintegrasi yang Tepat
Ada begitu banyak aplikasi terintegrasi yang menawarkan berbagai benefit. Bagaimana cara memilih yang tepat? Berikut tips yang dapat disimak!
- Kenali Kebutuhan Bisnis
Lakukan evaluasi proses bisnis perusahaan untuk mengetahui bidang atau aspek yang memerlukan otomatisasi. Jika aspek penjualan atau pengelolaan invoice memerlukan transisi ke otomatisasi untuk meningkatkan penjualan, pilih aplikasi terintegrasi yang mendukung kolaborasi sekaligus otomatisasi pengelolaan invoice.
- Pelajari Fitur-Fitur Aplikasi yang Ditawarkan
Riset mendalam mengenai aplikasi terintegrasi yang hadir di pasaran saat ini dan kenali fitur-fitur yang ditawarkan. Pastikan fitur dari aplikasi yang ingin digunakan merupakan solusi yang perusahaan butuhkan.
- Perhatikan Kemudahan dan Kenyamanan Pengguna
Pilih aplikasi yang menawarkan kemudahan dan kenyamanan dalam menggunakannya sehingga semua karyawan perusahaan dapat bekerja secara optimal menggunakan aplikasi tersebut.
- Perhatikan Keamanan Sistem dan Kepatuhan Regulasi
Penyedia jasa aplikasi yang baik adalah mereka yang memiliki keamanan tingkat tinggi dan bersertifikasi. Selain itu, penyedia jasa aplikasi yang professional selalu patuh dengan regulasi yang berlaku.
- Pertimbangkan Biaya Penggunaan Aplikasi
Pastikan biaya penggunaan aplikasi sesuai dengan kemampuan bisnis. Bila perlu, hitung potensi penghematan biaya dan peningkatan efisiensi yang diperoleh Ketika menggunakan aplikasi terintegrasi.
- Layanan Pelanggan yang Siap Sedia
Selain itu, perhatikan juga aspek seperti layanan pelanggan yang ditawarkan oleh penyedia jasa aplikasi. Sebab ketika menghadapi kendala dalam menggunakan aplikasi, perusahaan tentu menghubungi layar pelanggan untuk solusi cepat. Maka, layanan pelanggan yang tanggap menjadi nilai tambahan dalam membuat keputusan penggunaan aplikasi terintegrasi.
- Adanya Fitur Kustomisasi
Nilai tambahan lainnya, aplikasi terintegrasi memiliki fitur kustomisasi yang mana memungkinkan untuk melakukan integrasi/sinkronisasi dengan aplikassi bisnis lainnya. Hal ini tentu dapat semakin memudahkan kolaborasi antar-departemen dalam 1 perusahaan.
Sebagai aplikasi terintegrasi, OnlinePajak tidak hanya menghadirkan sejumlah fitur yang mempermudah kolaborasi antar-departemen, tetapi juga menyediakan fitur multi-user sehingga tiap departemen memiliki akses sesuai kebutuhan dalam menggunakan aplikasi.
Selain itu, OnlinePajak juga menyediakan kustomisasi yang memungkinkan terjadinya integrasi dengan sistem lain yang telah digunakan oleh perusahaan.
Kolaborasi kerja sama antar-departemen yang baik merupakan salah satu kunci untuk meningkatkan proses bisnis, meningkatkan arus kas, hingga meningkatkan pertumbuhan bisnis. Hubungi sales OnlinePajak sekarang untuk mengetahui cara menggunakan fitur-fitur yang saling teringterasi ini.