Penandatangan e-Faktur: Dasar Hukum, Tata Cara Pemberitahuan dan Pengubahan Pada Aplikasi e-Faktur

Sekilas Penandatangan e-Faktur

Penandatangan e-Faktur tetap diperlukan dalam era penggunaan faktur pajak elektronik atau e-Faktur. Sama halnya dengan faktur pajak manual, dalam faktur pajak elektronik atau e-Faktur juga diharuskan menyertakan nama penandatangan.

Nama penandatangan e-Faktur ini diperlukan untuk menunjukan pejabat atau pegawai yang ditunjuk oleh Pengusaha Kena Pajak (PKP) sebagai pihak yang bertanggung jawab terhadap pembuatan dan pelaporan e-Faktur.

Sejatinya prosedur dan legalitas antara faktur pajak manual dan e-Faktur sebenarnya sama, sehingga aturan mengenai penandatangan faktur pajak dan penandatangan e-Faktur juga sama. Perbedaannya, jika tanda tangan pada faktur pajak manual adalah tanda tangan basah, maka tanda tangan pada e-Faktur, sesuai namanya, adalah tanda tangan elektronik.

Dasar Hukum Penandatangan e-Faktur

Seperti yang telah disebutkan sebelumnya, baik faktur pajak manual maupun e-Faktur sebenarnya memiliki prosedur dan legalitas yang sama, tak terkecuali mengenai penandatangan e-Faktur, yang juga memiliki dasar hukum yang sama dengan faktur pajak manual.

Dasar hukum penandatangan e-Faktur ini mengacu pada Peraturan Direktur Jenderal Pajak Nomor PER-24/PJ/2014 Pasal 4 Ayat (1) huruf g, yang menyebutkan bahwa e-Faktur harus mencantumkan keterangan nama dan tanda tangan yang berhak menandatangani faktur pajak.

Sementara, terkait dengan tata cara atau aspek teknis terkait penandatangan e-Faktur, mengacu pada PER-24/PJ/2014 adalah sebagai berikut:

1. Penandatangan e-Faktur harus diisi dengan nama yang sesuai dengan kartu identitas yang sah, yakni Kartu Tanda Penduduk (KTP), Surat Izin Mengemudi (SIM) atau paspor, yang berlaku.
2. PKP harus menyampaikan pemberitahuan kepada Kantor Pelayanan Pajak (KPP) tempat PKP dikukuhkan terkait dengan nama penandatangan e-Faktur, disertai dengan contoh tanda tangan. Penyampaian surat pemberitahuan ini juga disertai dengan foto copy kartu identitas pejabat atau pegawai yang ditunjuk sebagai penandatangan e-Faktur.
3. Terkait penandatangan e-Faktur, PKP berhak menunjuk lebih dari 1 orang pejabat atau pegawai sebagai penandatangan e-Faktur.
4. Jika penandatangan e-Faktur mengalami perubahan, maka PKP harus menyampaikan pemberitahuan kepada KPP.

Pemberitahuan Penandatangan e-Faktur

Untuk menginformasikan nama pejabat atau pegawai yang ditunjuk sebagai penandatangan e-Faktur serta menyampaikan spesimen tanda tangan faktur pajak, PKP harus menyampaikan “Surat Pemberitahuan Penunjukan Pejabat/Pegawai yang Berwenang Menandatangani Faktur Pajak”.

Format surat pemberitahuan yang dimaksud adalah sebagai berkut:

Jika PKP melakukan penggantian penandatangan e-Faktur, maka PKP wajib menyampaikan “Surat Pemberitahuan Perubahan Pejabat/Pegawai yang Berwenang Menandatangani Faktur Pajak”.

Format suratnya adalah sebagai berikut:

Penggantian Penandatangan e-Faktur

Langkah untuk mengubah penandatangan e-Faktur cukup mudah. Seperti yang telah disebutkan di atas, PKP harus mengirimkan surat pemberitahuan perubahan nama pejabat atau pegawai yang bertugas sebagai penandatangan e-Faktur kepada KPP tempat PKP tersebut dikukuhkan.

Setelah surat pemberitahuan tersebut diterima dan nama pejabat atau pegawai yang bertugas sebagai penandatangan e-Faktur, telah resmi terdaftar di Direktorat Jenderal Pajak (DJP), maka PKP harus melakukan perubahan dalam aplikasi e-faktur, supaya aplikasi bisa dipergunakan oleh orang yang ditunjuk.

Langkah-langkah mengubah penandatangan e-Faktur dalam aplikasi e-Faktur adalah sebagai berikut:

1. Masuk ke menu “Referensi” dan ke “Administrasi User”. Dalam menu “Administrasi User ini, tinggal mengubah nama user dengan nama baru, yakni orang yang ditunjuk menggantikan penandatangan faktur sebelumnya. Setelah nama user dirubah, klik “Daftarkan User”.
2. Setelah mendaftarkan user baru, yang harus dilakukan adalah mengubah profil PKP di menu “Management Upload” ke “Profil PKP” dan masuk “Penandatanganan”.

Setelah dua langkah ini dilakukan, maka penandatangan e-Faktur telah dirubah dan bisa digunakan. Jika nama penandatangan e-Faktur yang telah diganti tetap muncul pada faktur yang belum upload dan mendapat status approval, hal tersebut akan langsung berubah begitu faktur diunggah dan di-approve, dimana nama penandatangan e-Faktur yang baru akan langsung muncul.