Faktur Tagihan: Mengenal Dokumen Pernyataan Tagihan

Faktur Tagihan 

Faktur tagihan adalah dokumen yang digunakan sebagai pernyataan penagihan yang dikeluarkan penjual kepada pembeli. Faktur tagihan berisi rincian item yang dibeli, harga satuan, total harga dan tanggal pembelian. Faktur tagihan lebih dikenal dengan invoice.

Umumnya faktur tagihan dibuat dalam tiga rangkap. Lembar pertama diperuntukan bagi pembeli bila telah melunasi tagihan, satu lembar salinan untuk arsip bagian penjualan, dan lembar ketiga digunakan sebagai laporan bidang keuangan. Lembar faktur tagihan merupakan bukti penjualan yang dilakukan secara kredit.

Semua perusahaan, baik perusahaan dagang maupun perusahaan jasa, membutuhkan faktur tagihan sebagai dokumen penagihan resmi kepada pelanggan.

Fungsi Faktur Tagihan

Seperti penjelasan diatas, faktur tagihan digunakan untuk menagih pembelian yang dilakukan oleh konsumen. Namun berikut ini kegunaan lain faktur tagihan yang dijelaskan secara lebih terperinci :

1. Memberikan informasi tentang barang/jasa yang dibeli oleh konsumen.
2. Memberikan informasi besarnya tagihan dan termin pembayaran yang harus dilakukan konsumen.
3. Sebagai rujukan yang absah jika barang/jasa yang tercantum akan dijual lagi ke pihak lain.
4. Sebagai rujukan yang absah saat menambahkan transaksi ke pembukuan keuangan.
5. Pada kasus tertentu, invoice dapat digunakan sebagai rujukan yang absah sebagai faktur pajak.
6. Menjadi rujukan jika terjadi kesalahan dalam pengiriman barang/perhitungan total tagihan.

Jenis Faktur Tagihan

Dalam penggunaannya ada beberapa jenis faktur tagihan yang sering digunakan oleh beberapa perusahaan diantaranya :

1. Faktur Tagihan Biasa

Merupakan jenis faktur tagihan yang paling sering digunakan saat bertransaksi. Formatnya paling sederhana dibanding faktur tagihan lainnya, seperti rincian item, jumlah item yang dibeli, harga item dan harga total.

2. Faktur Tagihan Proforma

Faktur tagihan proforman merupakan jenis faktur tagihan yang sifatnya sementara. Diberikan kepada pelanggan sebelum penjual mengirimkan semua barang pesanan pelanggan. Faktur tagihan proforma berfungsi sebagai pengganti ketika pengiriman barang yang dilakukan, dilakukan secara bertahap.

Ketika seluruh pesanan telah diterima pelanggan, maka penjual akan menyerahkan faktur tagihan biasa untuk menggantikan faktur tagihan proforma.

3. Faktur Tagihan Konsuler

Faktur tagihan merupakan jenis faktur khusus yang digunakan dalam perdagangan internasional/kegitan impor eksport. Dalam faktur tagihan konsuler harus terdapat pengesahan dan persetjujuan dari perwakilan negara yang mengimpor/atase perdagangan, kantor konsuler dan kedutaan besar negara pengimpor yang ada di negara pengekspor.

Komponen yang Ada dalam Faktur Tagihan

Setiap perusahaan pasti memiliki format faktur tagihan yang berbeda sesuai kebutuhannya. Namun ada beberapa komponan yang wajib ada di dalam invoice agar informasi didalamnya sesuai dengan purchase order dari pelanggan. Beberapa komponen yang ada dalam faktur tagihan di antaranya: 

1. Kop faktur tagihan. Biasanya ditempatkan pada bagian atas fajtur tagihan sebagai judul dokumen.
2. Nama dan alamat perusahaan pengirim faktur tagihan. Untuk memudahkan pelanggan mengetahui pihak pengirim invoice tersebut dan menghubungi jika ada pertanyaan mengenai invoice yang dikirim.
3. Nomor urut faktur tagihan.
4. Nomor order/purchase order.

Nomor order diperlukan untuk memudahkan pelanggan merujuk pada barang/jasa yang telah dipesan sebelumnya Hal ini memudahkan mengecek kesesuaian spesifikasi barang yang ditulis pada faktur penjualan dengan barang yang dipesan sebelumnya.

• Detail barang.
• Sub total.
• Diskon.
• Biaya pengiriman.
• Biaya PPN.
• Total biaya.
• Jatuh tempo faktur tagihan. 
• Denda yang dikenakan jika terlambat membayar.
• Lampiran dokumen tambahan misalnya berita acara serah terima/receiving report dan faktur pajak.