Sekilas Mengenai Apa itu Faktur
Apa itu faktur? Pertanyaan ini mungkin banyak ditanyakan oleh orang yang belum begitu akrab dengan dokumen transaksi. Jika ini menjadi salah satu pertanyaan Anda juga, jawaban mengenai apa itu faktur dan manfaat faktur secara khusus bahkan apa itu faktur digital akan kami ulas di artikel ini.
Jadi, secara sederhana, faktur merupakan sebutan lain bagi dokumen yang berisi catatan mengenai data transaksi seperti nama, harga, dan jumlah barang. Seiring berkembangnya zaman, penggunaan faktur juga merambah ke ranah digital yang juga sering dikenal dengan faktur digital.
Apa itu Faktur Digital?
Apa itu faktur digital? Faktur digital merupakan lembar bukti pembayaran yang biasanya dibuat dalam format PDF atau file word. Faktur digital bisa jadi merupakan hasil scan dari faktur/invoice fisik. Faktur digital biasanya mudah dimengerti oleh para penggunanya. Faktur digital biasa juga dikenal dengan istilah digital invoice atau invoice digital.
Seperti faktur biasa, faktur digital juga dibuat dalam tiga rangkap. Salinan pertama berwarna putih diperuntukan bagi pembeli, salinan kedua disimpan penjual setelah ditandatangani pembeli dan dijadikan lampiran saat penagihan.
Sedangkan salinan ketiga disimpan dalam dokumen penyimpanan faktur digital. Faktur digital berisi daftar barang yang dipesan yang dilengkapi dengan keterangan nama, jumlah dan harga yang harus dibayar. Keterangan yang telah ditulis tidak dapat diubah jika harga yang telah disesuaikan mengalami kenaikan dari supplier.
Faktur digital juga merupakan faktur yang dapat dilihat dan diproses secara digital. Faktur digital biasanya mudah disimpan. Data yang ada dalam faktur digital biasanya terhubung dan dapat diakses melalui aplikasi-aplikasi akuntansi khusus.
Data dalam faktur digital ini dapat dimunculkan kembali secara otomatis hanya dengan mengetik nomor transaksi atau tanggal pada kolom pencarian. Hal ini tentu saja meringankan pekerjaan Anda bukan ? Anda tidak perlu membuka setumpuk kertas hanya untuk menemukan faktur dari suatu transaksi.
Faktur digital atau digital invoice sudah banyak digunakan dibeberapa perusahaan sebagai bagian dari perkembangan teknologi dan langkah mengurangi penggunaan kertas. Ada dua elemen dari faktur digital yang harus diperhatikan :
1. Aspek visual
Aspek visual merupakan tampilan visual yang memungkinkan pengguna membaca isi dari faktur digital bersangkutan. Aspek ini biasanya disebut juga dengan format faktur digital. Disimpan dalam bentuk pdf, jpg, png, gif, atau tif.
2. Format Data Faktur
Dalam format data, yang terutama adalah kemampuan komputer untuk membaca dan memproses data dalam faktur digital Anda. Format data faktur digital dibagi menjadi 2:
- Unstructured. Ketika data tidak dapat secara otomatis dibaca melalui sistem akuntansi karena erbentuk kode HTML
- Structured. Data dapat dibaca secara otomatis oleh sistem komputer Anda.
Fungsinya Bagi Pengusaha Kena Pajak
Selain membahas apa itu faktur, penting juga untuk mengetahui fungsi dari faktur digital. Beberapa kegunaan faktur digital diantaranya :
- Sebagai informasi mengenai barang/jasa yang telah dibeli atau digunakan
- Rujukan yang sah jika barang/jasa yang tercantum akan dijual lagi ke pihak lain
- Rujukan yang sah ketika menambahkan transaksi ke pembukuan keuangan
- Rujukan jika terjadi kesalahan dalam pengiriman barang/perhitungan total tagihan
- Bukti tagihan bagi PKP yang menyerahkan Barang Kena Pajak/Jasa Kena Pajak
- Bukti Pembayaran PPN yang dilakukan pembeli BKP/JKP
- Sarana kredit pajak masukan bagi PKP